Logiciel de facturation et comptabilité : les 9 modules phares

Les 5 points à retenir sur les fonctionnalités d’un logiciel de facturation et comptabilité

1. L’analyse des fonctionnalités de chaque logiciel intervient après l’examen de vos besoins, de votre équipement et de votre environnement (cabinet d’expertise comptable).
2. Elle exige aussi que vous compreniez les nouvelles obligations réglementaires qu’apporte la réforme de la facture électronique.
3. La facturation au sens large comprend idéalement les fonctionnalités de devis, de factures entrantes comme sortantes, ainsi que la gestion des encaissements et des relances. Pour davantage d’efficacité administrative, associez la gestion des paiements fournisseurs, voire les moyens de paiement avec un compte pro.
4. L’aspect collaboratif de l’outil retenu est essentiel pour bien communiquer avec votre cabinet comptable.
5. Tiime vous offre toutes ces fonctionnalités gratuites ou payantes selon les cas, le tout au sein d‘une plateforme en ligne et collaborative.

Comment choisir son logiciel de facturation et comptabilité sans se tromper sur le plan des fonctionnalités ?

Les outils pour émettre des devis et factures abondent sur le Web. D’autres prennent en charge le traitement comptable. Plus rares sont les solutions qui proposent de gérer à la fois la facturation et la comptabilité.

Pourtant, tout regrouper au sein du même logiciel a le mérite de la simplicité pour l’utilisateur, sans oublier le gain de temps au quotidien. Vous réalisez toutes vos tâches au même endroit, sans avoir à sortir de l’application ou sans ressaisir d’informations. C’est ce que permet Tiime.

Les offres du marché présentent des fonctionnalités variées. Pour réaliser un choix cohérent pour votre entreprise, commencez par lister vos besoins, en fonction de votre activité et de votre équipement actuel. Pensez aussi à analyser la capacité des logiciels à accompagner la croissance.

Demandez-vous comment vous souhaitez fonctionner pour ce travail administratif et comptable.

Recherchez-vous des outils pour agir en toute autonomie ou avez-vous recours à un cabinet comptable ? Quel niveau de compétences présentent les utilisateurs de ce logiciel dans votre entreprise ?

Examinez la conformité des modules du logiciel avec la réglementation fiscale et comptable. Le choix d’un tel logiciel ne doit pas laisser de doute, notamment sur le plan de la réforme de la facturation électronique.

Prenez aussi le temps d’examiner les avis en ligne d’utilisateurs pour les principales fonctionnalités examinées. Demandez également l’avis de votre expert-comptable. Il se montre de bon conseil pour le choix d’un tel équipement et connaît parfaitement la réglementation.

1 - Un logiciel pour émettre ses devis

Le devis fait partie des bonnes pratiques commerciales. Consultez la réglementation pour savoir quelles activités imposent l'établissement d’un devis ainsi que les amendes en cas de non-respect de ces dispositions.

Très répandu dans de nombreuses entreprises, ce document se distingue de la facture. Il la précède. Un devis intervient avant la facturation et même avant le début de la vente, qu’il s’agisse de produits ou de services. Le devis constitue une offre commerciale émise par un fournisseur à un client ou futur client. Il comporte de nombreuses données afin d’éclairer l’acheteur. Une fois signé, il vaut contrat et donc engagement.

Dans la mesure où parfois vous émettez systématiquement des devis et que la facture peut reprendre toutes ses caractéristiques, mieux vaut l’établir sur un logiciel professionnel. Pour le maximum de praticité, le logiciel pour devis doit permettre de transformer ces documents en factures en quelques clics.

2 - Un outil de facturation pour les clients

La seconde fonctionnalité à examiner pour votre futur logiciel de facturation et de comptabilité concerne le module de factures de vente. C’est un élément central de votre organisation commerciale, financière et comptable. Tout comme pour les devis, cet outil doit faciliter la création de chaque ligne de la facture, en toute conformité avec la réglementation.

Même si rien pour le moment n’oblige à adopter un logiciel de facturation professionnel, mieux vaut abandonner Excel ou Word. Notamment, les documents réalisés sur tableur ne répondent pas aux obligations fiscales de facturation électronique qui arrivent en 2026 en France.

Avant de choisir, étudiez les fonctionnalités d’un logiciel de facturation :

• typologies de factures possibles : facture d’acompte, facture définitive, facture d’avoir, facture pro forma, note de débours, facture acquittée, etc. ;
• gestion des dates des factures et de leur numérotation chronologique ;
• organisation des articles vendus, tant pour de la prestation que pour des marchandises (codification, libellés, familles, gestion de la TVA) ;
• lien avec le fichier client et les données de chaque fiche (codification, coordonnées, TVA, etc.) ;
• existence d’un mode brouillon avec visualisation avant validation ;
• modalités de validation et de numérotation infalsifiable ;
• personnalisation des factures, selon la charte graphique de l’entreprise (logo et couleurs).

3 - Une solution pour la gestion des factures des fournisseurs et des achats

Les factures concernent aussi la gestion des achats. Ce serait dommage d’oublier ce volet dans le choix de votre logiciel de facturation et comptabilité. En outre, vous avez l’obligation d’accepter le format électronique de vos fournisseurs dès septembre 2026. Mieux vaut donc étudier ce que proposent les outils du marché sur ce plan.

Voici les aspects à examiner en matière de gestion des factures fournisseurs et des dépenses au sens large :

• Formats de factures et de justificatifs de dépenses acceptés (photo d’une facture papier, facture électronique conforme à la réforme, transfert d’un PDF par mail, etc.).
• Modalités de transfert automatique au cabinet comptable pour les justificatifs.
• Fonctionnalité d’archivage de ces factures fournisseurs, en conformité avec la réglementation fiscale française (valeur probante).
• Fonctionnalité d’indexation et de recherche des documents archivés.
• Rattachement automatique des factures aux transactions bancaires (comme chez Tiime avec son système d’océrisation et son algorithme de matching).
• Possibilité de réaliser aussi la gestion des autres dépenses, du type notes de frais et indemnités kilométriques, comme avec Tiime.

4 - Des fonctionnalités pour se conformer à la réforme de la facture électronique (PA)

Comme évoqué, la réforme de la facturation électronique (RFE) apporte de nouvelles obligations pour les entreprises françaises, du moins, celles assujetties à la TVA. Commencez par vérifier votre éligibilité à la facturation électronique en 2 clics, grâce à notre simulateur FE.

Toute entreprise TPE ou PME éligible doit :

• S’organiser pour pouvoir accepter les factures électroniques qui émanent des fournisseurs dès septembre 2026. Cela suppose notamment de choisir un prestataire appelé plateforme agréée (PA), comme Tiime.
• Mettre en place avant début septembre 2027 les deux volets de la réforme pour les ventes. Il s’agit de l’e-invoicing et de l’e-reporting. Le premier dispositif correspond à l’émission de factures électroniques pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. Le second est un rapport d’informations pour l'administration et contient les autres ventes non soumises au format électronique. Là aussi, l’utilisation d’une PA s’impose pour les échanges clients-fournisseurs-administration fiscale.

En synthèse, vous disposez de deux options pour gérer tous les aspects de la RFE :

• Vous adoptez plusieurs outils qui doivent communiquer entre eux. Vous utilisez alors un logiciel de facturation du type « solution compatible ». Il se connecte à une plateforme agréée (PA). Vous ajoutez un outil d’archivage légal.

Vous optez pour une PA agréée comme Tiime. C’est une plateforme de facturation électronique gratuite à vie. Elle réalise l’émission, la réception et l’échange de factures et de reportings. Elle comporte une fonctionnalité d’archivage à la valeur probante pour les entreprises qui souscrivent l’offre Start ou Business.

5 - Un outil pour l’archivage des factures et des justificatifs comptables

Comme évoqué, préoccupez-vous des modalités d’archivage des factures électroniques, comme celles au format papier, tant pour les ventes que pour les achats. Les délais de conservation des documents en entreprise prévoient une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable pour les factures. Notez que l’archivage doit assurer l’authenticité de la pièce, son intégrité et sa lisibilité. Les factures émises ou reçues au format électronique sont à archiver aussi dans ce format.

C’est important de savoir que la réforme de la facturation électronique n’impose pas aux plateformes agréées de réaliser cet archivage légal et sécurisé. Toutefois, certaines, comme celle de Tiime, le proposent. Chez nous, c’est disponible à partir de l’offre Start.

6 - Un logiciel pour automatiser l’intégration des factures en comptabilité

Une fois les factures émises ou reçues, vous vous intéressez aux fonctionnalités de transfert en comptabilité. La dématérialisation de la facturation existe déjà dans de nombreuses entreprises, avec le traitement de fichiers PDF reçus par mail, par exemple, ou de photos de justificatifs déposés sur une plateforme.

Les logiciels qui prennent en charge ce traitement utilisent des techniques comme l’océrisation (lecture optique des caractères) et l’intelligence artificielle pour codifier automatiquement les écritures comptables. Ces outils réalisent une tâche de pré-comptabilité, en amont du logiciel de comptabilité. Ils évitent de devoir saisir à la main chaque facture.

Le processus sera similaire avec le déploiement de la facture électronique. Vous devez donc examiner ce que proposent les logiciels de facturation et comptabilité. Par exemple, Tiime réalise tout ce traitement en automatique et génère les fichiers d’écritures comptables à partir des factures. Puis, votre cabinet réalise l'interface de ces données en comptabilité.

7 - Un logiciel de facturation et de comptabilité tout-en-un et partagé avec son expert-comptable

C’est utile aussi de s’assurer que les logiciels envisagés présentent des fonctionnalités collaboratives. Lorsque l’entreprise et son cabinet comptable utilisent la même plateforme en ligne, les échanges se simplifient et le temps se raccourcit. Voilà encore un point positif pour l’offre Tiime. Avec notre plateforme agréée pour la facture électronique, votre expert-comptable bénéficie d’un accès pour la tenue de votre comptabilité et l’élaboration des comptes et situations. C’est la simplicité par excellence.

8 - Un outil pour surveiller l’encaissement des factures clients en comptabilité

Facturer ses clients, c’est indispensable, une fois réalisée la livraison des produits (ou la prestation convenue). Mais la vente ne s'arrête pas là. Sans encaissement du prix convenu, l’entreprise revient au point de départ : elle n’a rien vendu, et même elle a perdu de l’argent.

Prenez le temps d‘analyser ce que les logiciels vous proposent en matière de suivi des règlements clients. Idéalement, l’outil à retenir comporte une fonctionnalité pour le recouvrement des factures impayées, avec notamment la gestion des relances clients. Chez Tiime, nous proposons des services sur ce plan à tous les entrepreneurs, indépendants ou non, grâce à notre partenariat avec la société Caarl.

9 - Un logiciel pour émettre les paiements des factures fournisseurs avec intégration directe en comptabilité

Tant qu’à équiper votre entreprise d’un logiciel unique pour les factures et la tenue comptable, intéressez-vous aussi au dossier des paiements fournisseurs.

Certains outils vous permettent de récupérer les paiements émis en banque (flux bancaires) afin de les rapprocher automatiquement de vos factures. Tiime propose cette fonctionnalité gratuite avec son offre START. Mais, nous allons plus loin pour la gestion de trésorerie de nos utilisateurs.

D’autres outils pour la facturation et la comptabilité comportent des fonctionnalités de compte pro. C’est le cas de Tiime, avec son offre BUSINESS. Avec l’accès sur notre plateforme à un compte pro, inutile de détenir un compte bancaire en plus. Ainsi, vous simplifiez votre comptabilité immédiatement. En effet, vous émettez vos paiements en un clic, directement dans le même logiciel, sans devoir vous connecter à une application bancaire. En outre, vous bénéficiez d’une carte pro Mastercard, avec protection contre la fraude, sans commissions ou frais.

Tiime, la plateforme qui coche toutes les cases fonctionnelles pour les factures et la comptabilité

La facturation et la comptabilité couvrent l’ensemble des obligations administratives d’une entreprise avec les déclarations fiscales et de TVA qui en découlent. Les entrepreneurs qui cherchent la solution la plus complète et la plus simple pour réaliser toutes ces tâches doivent passer en revue les 9 fonctionnalités décrites dans l’article.

Chez Tiime, nous avons la chance de vous proposer un tel outil de gestion. Nous ne laissons personne de côté, du freelance ou auto-entrepreneur à la PME. Chacun peut trouver une version adaptée à ses besoins, et parfois gratuite. Nous vous proposons de découvrir le contenu de notre offre évolutive et qui s’adapte au développement de votre activité.