Les fonctionnalités incontournables d'un logiciel de facturation

Mais par où commencer ? Avec l'abondance d'outils de facturation sur le marché, il n'est pas simple de choisir celui qui vous convient. Pour vous aider à trouver le logiciel de facturation le plus adapté à vos besoins, découvrez ici les 10 fonctionnalités indispensables que tout bon logiciel de facturation doit avoir.

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation en ligne ?

Un logiciel de facturation est généralement une solution complète qui automatise la création de devis et factures d’une entreprise, de l’édition à l’envoi au client en passant par la personnalisation à l'image de son entreprise.

De ce fait, l’entrepreneur aura besoin d’un logiciel de facturation pour simplifier sa gestion au quotidien. Un outil de facturation en ligne n’est pas obligatoire (pour le moment) mais fortement recommandé, d'autant plus quand le volume de factures s'alourdit. Il concerne tout type d’entreprises (auto-entrepreneurs, TPE, PME, indépendants) qui souhaitent centraliser toutes les informations clients au même endroit, gagner du temps, respecter les conformités liées à la facturation, suivre son CA et réduire les impayés.

En bref, un logiciel de facturation facilite la vie des entrepreneurs en automatisant le processus de facturation et de paiements afin qu’ils puissent se concentrer sur d'autres choses plus essentielles.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles on peut utiliser un logiciel de facturation :

• Gagner du temps : un logiciel de facturation permet de créer et de gérer ses devis et factures plus simplement et rapidement. On peut facilement envoyer des factures, suivre les paiements et générer des rapports en un seul endroit.
• Faciliter son quotidien : un logiciel de facturation automatise les tâches et les saisies chronophages, ce qui réduit les erreurs, les oublis sur les factures et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise.
• Être pro : en utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez personnaliser à votre image vos documents (devis et factures). Cela peut vous aider à convertir vos prospects en client.
• Suivre vos paiements : un logiciel de facturation vous permet de recevoir des notifications lorsque les factures sont payées, en attente ou en retard.

Comment choisir sa solution de facturation ?

Voici la liste des principales fonctionnalités indispensables d'un outil de facturation en ligne

1. Création de devis et factures simples et conformes

C'est la fonction essentielle d'un logiciel de facturation. La création de devis et de facture de façon simple qui répondent aux exigences légales actuellement en vigueur et en prenant en compte les exigences futures.

C'est largement le cas dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, ou tous les logiciels de facturation devront se conformer à celle-ci. Il y a des mentions obligatoires à respecter sur une facture, un bon logiciel sera en capacité de les rendre obligatoires.

2. Relance clients en quelques clics

Grâce à un logiciel de facturation, vous allez pouvoir facturer vos clients en quelques minutes. C'est ainsi que vous allez vous créer une base de client que vous pourrez suivre dans l'évolution de leur paiement avec comme très souvent plusieurs possibilités (prélèvements, virements, chèque...). Mais il arrive parfois que vos clients oublient le paiement voir même ne respectent pas les délais.

Afin de faciliter et d'accélérer vos paiements de factures, il est essentiel de s'intéresser à la fonctionnalité de relance de clients, dans le but de pouvoir notifier rapidement vos clients n'ayant pas encore réglé votre facture.

Ce n'est peut-être pas perçu comme essentiel, mais aujourd'hui les entrepreneurs ont quasiment tous été confrontés au moins une fois à des retards de paiements qui auraient pu être évités avec des relances.

3. Personnalisation des factures à son image

Une facture est un document légal, ce qui ne veut pas dire que c'est un document fastidieux. Avec un logiciel de facturation efficace, vous pouvez créer des modèles de factures en ligne et à votre image en les personnalisant à volonté. Tout en gardant leur conformité. L'intérêt est de pouvoir se servir d'une facture comme un moyen commercial et marketing et d'identification à votre marque pour que votre client le rattache facilement à votre entreprise.

Dans une solution complète de facturation, nous devons pouvoir afficher les détails que l'on souhaite laisser apparaître. Ajouter son logo en haut de page, les coordonnées de sa société, le format de numérotation des factures, les couleurs de la typographie, l'application de la TVA ou non, etc.

4. Centralisation des fiches clients

Toutes les informations du client doivent être enregistrées dans votre application de facturation, telle que son nom, son adresse, son e-mail et son numéro de téléphone.

L'outil doit permettre d'ajouter facilement les détails d'un nouveau client et de synchroniser toutes les informations de facturation et de paiements pour chaque client. Les impayés doivent aussi être mis en avant afin de simplifier les relances.

En un seul et même endroit, il faut avoir une vision globale sur tous les clients, les facturations en cours, les paiements, et les différentes prestations.

5. Catalogue de services et produits

Afin de simplifier la création de devis et de factures, penchez vous sur la possibilité de créer un catalogue de produits et de services au sein de votre logiciel de facturation.

Cela permettra d'enregistrer directement le tarif de chacun d'entre eux et de pouvoir l'appliquer en quelques clics à vos factures. Il ne vous restera plus qu'à ajouter les différentes quantités proposées à votre client.

6. Paiements facilités

Être payé le plus rapidement possible sans avoir d'encours, c'est possible. En plus des paiements que vous devez proposer à vos clients. Un bon logiciel de facturation proposera une solution de paiements simplifiés en ligne afin que vos clients puissent payer directement.

Dans le cas de Tiime, il y a la possibilité d'ajouter un lien Stripe et/ou Gocardless en bas de facture. Cela fluidifie le processus de paiement

7. Connexion à un terminal de paiement.

8. Application de facturation Web & Mobile

Pour être au plus près des entrepreneurs, il est essentiel d'être en déplacement partout, tout le temps avec eux. Une application mobile va permettre de suivre le statut de sa facturation, être notifié en temps réel et de facturer ses clients même sur petit écran.

L'avantage est qu'il y a une synchronisation entre le logiciel web et l'application mobile, pour être toujours à jour sur sa facturation.

9. Gestion des Multi-taux de TVA

Les erreurs arrivent souvent sur le calcul des taux de TVA. Avec un logiciel de facturation comme Tiime invoice, plus besoin de se soucier de cela. Plus besoin de faire de calculs.

En effet, lorsque vous allez créer votre compte, vous allez rentrer les différentes informations vous concernant. Le taux de TVA applicable pour votre activité sera directement ajouté à vos factures et calculé automatiquement.

10. Support client Français

Indéniable, le support client est essentiel. Quand on est entrepreneur, on a besoin de gagner du temps, d'avoir des réponses rapides à nos questions et surtout d'avoir un support client qui nous comprend.

La comptabilité et la facturation sont spécifiques à chaque pays et à chaque type d'industrie. C'est pourquoi s'intéresser au support client qui se cache derrière une solution est indispensable. Il est recommandé à 100% de choisir une solution française, avec un support client dédié en France qui a de bons avis clients.

Bonus : un logiciel de facturation 100% gratuit

Alors que les logiciels de facturation continuent de faciliter le quotidien des entreprises et de faire gagner du temps dans les tâches quotidiennes, ils ne feront que de monter en puissance en proposant toujours plus de fonctionnalités pour améliorer la vie des entrepreneurs.

Vous avez pu parcourir les 9 fonctionnalités essentielles qu'un logiciel de facturation doit avoir.

Maintenant, il est temps de se faire sa propre expérience. Venez découvrir Tiime Invoice, notre logiciel de facturation 100% gratuit proposant les fonctionnalités incontournables de la facturation simple, efficace et conforme.