Recouvrement des factures impayées : comment s’y prendre ?

Les 5 points à retenir sur le recouvrement de factures impayées

1. Relancer ses clients, même avant l’échéance, constitue un principe de bonne gestion.
2. Le recouvrement de factures impayées est incontournable pour tenter de se faire régler d’un débiteur qui laisse passer la date d’échéance.
3. Deux procédures existent : d’abord la voie amiable, puis, en cas d’échec, la voie judiciaire.
4. Le recouvrement amiable s’effectue directement dans l’entreprise, ou peut se confier à un cabinet spécialisé dans ce domaine.
5. L’entreprise peut automatiser ses relances clients grâce à des outils de facturation qui comportent des fonctionnalités pour cette gestion des relances. La plateforme de Tiime en fait partie.

Qu’est-ce que le recouvrement des factures impayées ?

Recouvrer est l’action de récupérer ou de retrouver ce que vous avez perdu. Recouvrer la santé se dit d’un malade qui cherche à guérir. Pour des sommes d’argent facturées à un client, le recouvrement revient obtenir le paiement de ces créances.

Même si vos clients ont l’obligation de régler leurs dettes au plus tard à l’échéance mentionnée sur la facture, ils repoussent parfois la date. La facture reste impayée dans votre comptabilité. Vous voilà devant l’obligation de mettre en place une procédure de recouvrement de ces factures.

Quelles procédures existent pour recouvrer des impayés dans une entreprise ?

Sauf si vous établissez vos factures avec un paiement comptant, dès la livraison des produits ou la réalisation du service, votre client obtient systématiquement un crédit. Il dispose de plusieurs jours entre la date d'émission de la facture et la date d’échéance qui y figure. Ce phénomène classique suppose que l’acheteur respecte ensuite son engagement et envoie l’argent dans les délais prévus. Mais, toute entreprise est confrontée à des retards de paiement. Elle doit alors mettre en place des actions pour se faire payer chaque facture en souffrance.

Qu’est-ce que la procédure de recouvrement amiable ?

Le terme amiable s’oppose au terme contentieux. Le recouvrement de ce type s’effectue entre l’entreprise et son client directement, afin de trouver un accord, une conciliation, etc. C’est donc un processus pour obtenir le paiement, avec des relances, des échanges, voire la négociation d’un report d’échéance.

Cette procédure respecte des règles précises que nous détaillons dans la suite de l’article, afin de presser le débiteur d’émettre son paiement au plus vite. Ce mode de recouvrement intervient toujours en premier, avant d’envisager une action en contentieux ou auprès d’un tribunal.

Quand mettre en œuvre la procédure de recouvrement judiciaire ?

Par opposition au recouvrement amiable, l’entrepreneur peut recourir à la voie judiciaire s’il n’est pas parvenu à récupérer son argent. Vos relances successives restent sans réponse ? C’est essentiel de chercher une autre solution, plutôt que de persister à envoyer des lettres de rappel. La justice permet d’utiliser plusieurs voies pour recouvrer ses créances.

Quelles sont les différentes procédures judiciaires pour recouvrer des créances ?

L’entrepreneur dispose de plusieurs actions en justice en cas de factures impayées :

• Recours à un commissaire de justice (ex-huissier) pour deux procédures simplifiées. La première concerne l’injonction de payer. Elle consiste à faire condamner le débiteur par un juge, sans avoir à le convoquer. Quant à la seconde, c’est le recouvrement de petites créances. Il intervient pour des montants de moins de 5 000 euros, intérêts de retard inclus. Dans ce cas, l’huissier cherche l’accord des deux parties et délivre un titre exécutoire, sans devoir recourir pour cela au juge.
• Le reféré-provision, une procédure par laquelle l’entreprise saisit le juge. Celui-ci ordonne le versement d’une avance par le débiteur. Cette méthode de recouvrement judiciaire présente le mérite de la rapidité. Elle suppose que la créance soit déterminée et certaine. Le juge décide et émet une ordonnance exécutoire qui condamne le débiteur à payer sans délai.
• L’assignation en paiement, un processus plus lourd devant les tribunaux. Pour ce processus, si votre créance dépasse la somme de 10 000 euros, vous avez l’obligation de recourir à un avocat. En outre, si elle est inférieure à 5 000 euros, la loi vous oblige à avoir d‘abord tenté le recouvrement amiable.

Comment déployer le recouvrement amiable de factures ?

Dans tous les cas où le client tarde à payer ses factures, les règles de bonne gestion recommandent au créancier de commencer par la relance amiable.

Quelles sont les étapes d’une relance amiable d’un débiteur pour factures impayées ?

Pour une organisation efficace, mettez en place une gestion des relances étape par étape :

1. Actualisation de la comptabilité et lettrage des comptes (voir notre lexique pour le vocabulaire comptable).
2. Édition de la balance âgée, soit la liste des comptes clients avec un classement des sommes dues par tranche d'ancienneté (factures échues depuis 30 jours, 60 jours, etc.).
3. Mise en place de relances périodiques, par exemple chaque semaine, soit pour démarrer, l’envoi d’un mail ou communication téléphonique.
4. Émission du second rappel formel, si la première lettre de relance est restée sans réponse. Ce courrier de rappel se veut plus insistant. Il comporte aussi la facturation de pénalités (intérêts de retard et amende administrative de 40 euros).
5. Envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception pour informer le client que c’est la dernière relance amiable avant procédure contentieuse.
6. Transmission du dossier au contentieux (commissaires de justice notamment), en cas d’impayé confirmé.

Comment automatiser le recouvrement des factures impayées en entreprise ?

Si vous émettez de très nombreuses factures chaque mois à vos clients, la gestion des relances en mode manuel peut devenir chronophage. Pourtant, envoyer des rappels reste indispensable pour éviter et réduire les impayés. Nous recommandons même de réaliser des pré-relances, avant l’échéance des factures. C’est un rappel bienveillant à vos débiteurs qui contribue à accélérer les règlements.

Heureusement des solutions vous aident à automatiser vos processus de relance ainsi qu’à améliorer la prévention d’impayés. Optez pour un outil de facturation qui propose un module de gestion des relances. Cela facilite l’envoi de courriers types, adaptés à chaque niveau de relance, de la première à la dernière, pour la phase amiable. Ce type de logiciel simplifie le suivi des dossiers.

En outre, notez que la réforme de la facture électronique qui arrive en 2026 et 2027 comporte des spécificités qui contribuent à automatiser le suivi de la facturation.

Notamment, les plateformes agréées, comme Tiime, ont l’obligation de transmettre au fournisseur les statuts des factures chez son client. Ainsi, vous saurez où en est le traitement de vos créances chez votre débiteur.

Quels logiciels sont recommandés pour le suivi des factures impayées et leur recouvrement ?

En fonction de la taille de votre entreprise et du volume de factures à traiter, il existe de multiples solutions sur le marché pour le recouvrement de factures impayées. Vous pouvez notamment faire appel à un prestataire dont c’est le métier. Vous pouvez aussi conserver tout le suivi amiable en interne de l’entreprise, même pour une TPE.

Certaines plateformes spécialisées en gestion commerciale vous permettent de tout traiter au même endroit. C’est exactement ce que vous propose Tiime :

• modèle de devis pour créer les vôtres ;
• transformation des devis en factures électroniques, avec les mentions obligatoires ;
• transmission de la facturation aux clients, via une plateforme agréée ;
• archivage des factures électroniques pour toute la durée prévue par la réglementation fiscale ;
• traitement des encaissements, en liaison directe avec votre compte pro ;
• émission de lettres de relance ;
• transmission des factures automatique à la comptabilité en ligne, un des modules de la plateforme ;
• recevoir les factures des fournisseurs et les payer ;
• gérer et optimiser les excédents de trésorerie de l’entreprise.

En outre, chez Tiime, nous proposons le recouvrement automatique sur notre plateforme, grâce à notre partenariat avec la société Caarl.

Avec Tiime, simplifiez-vous la facturation et les relances

Tiime vous facilite la tâche, tant pour émettre et transmettre vos factures de vente, que pour la gestion du recouvrement. Avec notre plateforme en ligne, vous gagnez du temps pour le suivi administratif et commercial, sans oublier la gestion de trésorerie. Nous incorporons dans les fonctionnalités l’aspect recouvrement de factures impayées.

Avec nos modèles à personnaliser, vous professionnalisez la démarche, gagnez en efficacité et préservez la relation client. Vous bénéficiez d’automatisation, avec la programmation de rappels réguliers et progressifs. Envie de tester ? Inscrivez-vous et commencez par établir votre première facture en ligne.