Qu'est ce qu'une facture d’avoir ?

Dans cet article, découvrez ce qu'est une facture d'avoir, pourquoi elle est utilisée, quelle est la loi régissant son utilisation, dans quelles situations l’émettre, ou encore comment bien la rédiger.

Définition d’une facture d'avoir. 

Une facture d'avoir également connue sous le nom de note de crédit est un document comptable. Elle est généralement émise par un fournisseur de produit ou un prestataire de services à son client afin d’indiquer une rectification et une diminution d’un montant initialement dû.

On peut alors dire qu’une facture d’avoir est une reconnaissance de dette envers le client. Elle permet à ce dernier d'obtenir un remboursement partiel ou total d'une facture qu’il a précédemment reçue. La facture d’avoir reste habituellement valide pendant 5 ans.

Aussi, contrairement à une facture classique qui réclame le paiement d'un montant dû, une facture d'avoir fonctionne en sens inverse, visant à rectifier la transaction précédente. La facture classique entraîne alors un débit, tandis que la facture d'avoir inscrit un crédit au compte du client.

En résumé, l'objectif d'une facture d'avoir est de corriger le solde comptable en annulant ou en ajustant les montants enregistrés dans la comptabilité, permettant ainsi aux parties impliquées de maintenir une relation commerciale saine et transparente.

Pourquoi faire une facture d'avoir ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un fournisseur ou un prestataire peut choisir d'émettre une note de crédit. Parmi les plus courantes, on trouve :

• La correction d'une erreur de facturation (trop-perçu, double facturation, oubli de remise ou erreurs de coordonnées du client)

• Le remboursement d'un client insatisfait

• Le remboursement lorsque le client exerce son droit de rétractation

• La gestion d'une situation d'indisponibilité de certains matériaux ou marchandises

• Le geste commercial suite à un litige, afin de garder et fidéliser un client

Ainsi, suite à l’émission d’une facture d’avoir, le client peut soit :

• Voir le montant de sa facture modifié et se faire rembourser partiellement

• Voir sa facture annulée et se faire rembourser totalement

• Voir une réduction sur sa prochaine facture

Une facture d'avoir permet de maintenir de bonnes relations avec les clients tout en respectant les obligations légales en matière de comptabilité.

Facture d'avoir en comptabilité : la réglementation

Conformément à la loi anti-fraude à la TVA de 2018, il est interdit de supprimer ou de modifier une facture une fois qu'elle a été enregistrée. En effet, toute facture manquante est considérée comme un délit de fraude fiscale.

Ainsi, pour corriger ou annuler une facture déjà émise, il est nécessaire d'émettre une facture d'avoir. Cette réglementation vise à assurer la transparence et à prévenir la fraude fiscale.

Est-ce qu'un avoir est une facture ? Les différences entre avoir et facture d'avoir

L’avoir et la facture d'avoir sont deux termes souvent utilisés de manière interchangeable. Toutefois, ils ne désignent pas exactement la même chose. L’avoir est une opération comptable visant à corriger ou annuler une facture, tandis que la facture d'avoir est le document qui matérialise cette opération.

Facture d’avoir et facture d’acompte : quelle différence ?

Il est important de faire la distinction entre les factures d'avoir et les factures d'acompte, ces deux documents n'étant pas émis pour les mêmes raisons.

La facture d’acompte est émise pour le paiement d’un premier versement qui constitue donc un acompte avant de livrer les produits ou les services commandés.

Comment établir une facture d'avoir ?

Les mentions obligatoires d'une facture d'avoir.

La facture d’avoir doit respecter les mêmes règles qu’une facture classique et comporter les mentions obligatoires à savoir :

• Les coordonnées du client ;

• L’adresse de facturation ;

• Le numéro de la facture ;

• Le numéro du bon de commande ;

• La date d’émission de la facture ;

• La date à laquelle le produit ou service a été vendu ;

• La quantité et la description des produits ou services ;

• Le prix unitaire ;

• Le montant total HT et TTC ;

• La TVA applicable ;

• Le montant forfaitaire pour frais de recouvrement ;

• Les taux de pénalité en cas de retard de paiement ;

• Les conditions de vente.

Comment mentionner un avoir sur facture ? Exemples d'éléments à indiquer

Ensuite, concernant les mentions obligatoires qui sont spécifiques à la facture d’avoir, on retrouve :

• La mention "facture d'avoir" ou "avoir" doit apparaître clairement sur le document ; 

• Certaines informations présentes sur la facture initiale doivent être reprises, comme les informations de facturation du client et de l'entreprise, la référence de la facture concernée par l'avoir, etc. 

• La mention "net à payer" doit être remplacée par "net à déduire" ou "net à créditer" ;

• Les modalités de remboursement : chèque, virement, remise sur une prochaine facture, émission d’un bon d’achat…

• S’il s’agit d’une facture d’avoir adressé à un professionnel, alors celle-ci devra mentionner le délai de paiement ainsi que l’indemnité forfaitaire et le taux de pénalité en cas de retard de paiement

La numérotation d'une facture d'avoir.

La facture d’avoir doit être numérotée sans discontinuité, soit en utilisant la numérotation habituelle, soit en créant une numérotation parallèle spécifique aux avoirs.

Que se passe-t-il si la facture initiale contient de la TVA ?

Si la facture à corriger contient de la TVA, alors la facture d’avoir doit aussi l’inclure en retour. De même que le montant de la facture, la TVA doit être notée comme “à déduire”.

Faire ses factures d'avoir avec un logiciel de facturation !

Il est tout à fait possible de rendre les processus liés aux factures d’avoir plus simples pour les entreprises. Pour cela, elles peuvent avoir recours à des logiciels de facturation afin d’éditer leurs factures d’avoir.

Il y a plusieurs avantages à cela :

• Le logiciel garde en mémoire toutes les informations de la facture initiale sur laquelle se base la facture d’avoir ;

• Il permet d'appliquer ou non la TVA et de calculer automatiquement son montant ;

• Il permet de générer automatiquement les mentions légales et les conditions de vente et de paiement adaptées à votre activité.

Comment enregistrer une facture d'avoir client dans sa compta ?

La comptabilisation des factures d'avoir s’effectue généralement à la clôture d’un exercice comptable. Pour enregistrer une facture d'avoir, il faut débiter le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d'affaires sur factures à établir », ensuite créditer le compte 4198 « Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir ».

À noter que la comptabilisation d'une facture d'avoir n’est pas la même pour le fournisseur et pour le client.

Conclusion

La facture d'avoir est donc un document essentiel en comptabilité. Elle permet d'apporter des corrections ou des annulations à une facture déjà émise, tout en respectant les obligations légales.

Il est d'ailleurs important de distinguer la facture d'avoir d'un simple avoir ou encore de la facture d'acompte.

Que vous soyez un fournisseur, un prestataire ou un client, il est important de bien comprendre ce qu'est une facture d'avoir, comment elle est utilisée et comment la rédiger correctement afin d’avoir une gestion comptable rigoureuse et une relation client harmonieuse.

🌟FAQ pour aller plus loin :

Qu'est-ce qu'une facture d'avoir et dans quelles situations une facture d'avoir est-elle obligatoire ?

Définition : une facture d'avoir, également connue sous le nom de note de crédit, est un document comptable émis pour rectifier ou annuler une facture précédemment émise. L'émission d'une facture d'avoir est obligatoire lorsqu'il est nécessaire de corriger une facture pour des erreurs telles que la surcharge, les erreurs de produit, ou les retours de marchandises. Elle est également requise légalement pour assurer la transparence et la conformité avec les réglementations fiscales, notamment en matière de TVA.

Qui établit la facture d'avoir ?

La facture d'avoir est généralement établie par le fournisseur ou le prestataire de services qui a initialement émis la facture originale. Cela garantit que toutes les corrections nécessaires sont officiellement enregistrées et que la comptabilité du fournisseur reste précise et à jour.

Existe-t-il un modèle de facture d'avoir ?

Oui, il existe des modèles de facture d'avoir (en PDF, Excel ou Word) qui peuvent vous aider à créer correctement ce document. Ces modèles fournissent une structure prédéfinie qui inclut toutes les mentions obligatoires et facilitent la saisie des ajustements nécessaires. Nous vous recommandons quand même d'utiliser un logiciel de facturation comme Tiime pour faciliter la création de ce type de facture.

Comment rédiger une facture d'avoir en anglais ?

Pour rédiger une facture d'avoir en anglais, vous pouvez utiliser le terme "credit note". Le format reste similaire à celui en français, avec des sections dédiées au montant ajusté, à la description des corrections et aux détails du client et du fournisseur. Assurez-vous de traduire correctement toutes les mentions légales et les conditions spécifiques. Sur Tiime, toutes les mentions sont déjà traduites si vous faites le choix de rédiger vos factures en anglais. 

Comment la facture d'avoir est-elle traitée en comptabilité ?

En comptabilité, la facture d'avoir est enregistrée comme une réduction des revenus de la période où la facture originale a été comptabilisée. Si la facture initiale a été comptabilisée comme un revenu, l'avoir doit être enregistré comme une réduction de ce revenu, affectant ainsi le compte de résultat de l'entreprise.