Facture pro forma : L'essentiel à savoir !

Définition d'une facture pro forma

Une facture pro forma est un document qui indique les détails d'une transaction commerciale à venir, comme la nature des produits ou services qui seront vendus, le prix et les modalités de paiement. Elle n'est pas considérée comme une facture, mais elle peut être utilisée comme un document de la trésorerie pour les entreprises, pour obtenir des avances sur paiement ou pour faciliter l'obtention d'un crédit. Elle peut également être utilisée comme un moyen de vérifier les détails de la transaction.

Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?

Une facture définitive est un document émis par un prestataire de services ou un vendeur de marchandises à un acheteur pour indiquer les produits ou services qui sont vendus, le prix de chaque article ou prestation, et le montant total de la vente. Une facture est émise lorsque la vente est terminée et que le paiement est dû à la différence de la facture pro forma qui est envoyée pour une transaction à venir.

Quand utiliser une facture pro forma ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise pourrait utiliser une facture pro forma :

Obtenir un financement : une facture pro forma peut-être utilisée pour obtenir un financement auprès de banques ou de fournisseurs de crédit. Elle peut servir de preuve de la valeur des biens ou des services qui seront livrés et peut aider à évaluer la solvabilité de l'entreprise.

Planification du budget : une facture pro forma sûrement utilisée pour aider à planifier les budgets de l'entreprise. Elle peut fournir une estimation du coût total de la transaction et aider à déterminer si l'entreprise peut se permettre de procéder à l'achat ou à la prestation de services.

Communication avec les clients : une facture pro forma certainement utilisée pour communiquer avec les clients et leur fournir une estimation du coût total de la transaction.

Négociations commerciales : une facture pro forma peut être utilisée pour négocier les termes de la transaction avec les clients ou les fournisseurs. Elle peut aider à établir les conditions de paiement et à déterminer les modalités de livraison.

En général, une facture pro forma est un outil utile pour les entreprises qui souhaitent planifier et gérer leurs finances de manière efficace, tout en communiquant clairement avec leurs clients et leurs fournisseurs.

Est-ce qu'on comptabilise une facture pro forma ?

Comme expliqué précédemment, une facture pro forma n'est pas considérée comme une facture, mais plutôt comme une estimation du coût de la transaction. Elle n'est pas comptabilisée comme une facture définitive enregistrée dans les livres de comptes de l'entreprise et ne fait pas partie de son chiffre d’affaires.

En revanche, une fois que le service ou le produit est proposé et que la facture est envoyée aux clients, celle-ci est comptabilisée dans les comptes de l'entreprise.

Quid entre devis et facture pro forma

Un devis engage l'entreprise qui le produit et dès lors qu’il est signé dans sa date de validité, il devient un contrat, contrairement à la facture pro forma ne fait qu’informer des modalités d’une vente (notamment financières).

Le devis est un document contractuellement reconnu. Il est émis avant que la prestation de services ou la vente d'un produit soient réalisées. Lorsque le devis est signé, il engage les deux parties prenantes. Tandis que la facture pro forma est un document avec aucune valeur contractuelle, il est juste informationnel.

Comment établir une facture pro forma ?

La rédaction d'une facture pro forma est très simple. Elle est d'autant plus simple quand on utilise un logiciel de facturation en ligne. Cela permettra d'éviter les erreurs ou les oublis d'éléments.

• Mention de "facture pro forma", des informations de votre entreprise et de votre client (noms, adresses postales, raisons sociales, numéro de TVA intracommunautaire, numéros de téléphone, SIREN et forme juridique).
• Précision de la date de la facture pro forma ainsi que des modalités de paiement.
• Description des produits ou des services que vous fournissez, en précisant le nombre, le prix et le total.
• Ajout des frais supplémentaires (frais de livraison ou taxes).
• Calcul du montant total.
• Signez et datez la facture pro forma pour la rendre valide.

Il est important de vérifier que toutes les informations contenues dans la facture pro forma sont exactes et complètes avant de la soumettre à votre client. Cela vous permettra de minimiser les erreurs et les confusions.

Exemple de facture pro forma gratuit

Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture pro forma en PDF téléchargé à partir de l'application Tiime.