- La notion de doublon en facturation revêt plusieurs formes. Citons la facture émise par le fournisseur en double avec un nouveau numéro ou l’envoi de la même pièce par plusieurs canaux. S’y ajoute l’erreur de manipulation chez le client, qui comptabilise deux fois la même pièce.
- La survenance d’un tel doublon s’explique par des causes diverses, soit chez le fournisseur, soit chez le client. L’absence de procédures suffisamment cadrées pour identifier les doublons explique une grande partie des doubles écritures comptables.
- Le démarrage de la facturation électronique risque d’accroître les doublons pendant la période transitoire. L’administration fiscale a émis des recommandations pour identifier et régler ces cas de figure.
- Afin de limiter les conséquences des doublons sur la trésorerie ainsi que sur le résultat de l’entreprise, nous vous proposons plusieurs axes de travail. Notamment, équipez-vous d’un logiciel de gestion de la facturation électronique et des achats, comme la plateforme Tiime.
Comment caractériser un doublon de facturation ?
Dans la pratique, plusieurs situations peuvent constituer des doubles de facturation, même si, en théorie, il s'agit plutôt d’enregistrer (voire de payer) deux fois la même pièce, donc des factures qui comportent le même numéro.
La réception d’une même facture par plusieurs canaux
C’est le cas de figure le plus classique. Un fournisseur vous envoie une facture par mail et également par courrier. C’est la même pièce, car elle comporte le même numéro.
Malheureusement, les deux arrivent dans l’entreprise et se présentent de façon strictement identique, sans la mention « copie » ou « duplicata », par exemple. Vous risquez de comptabiliser les deux factures et de régler deux fois vos achats.
La double saisie comptable d’une même facture fournisseur
Cette situation se produit, par exemple, si quelqu’un a photocopié la facture et la remet dans le circuit de la comptabilité. Cela peut également arriver si le fournisseur transmet la même pièce à plusieurs jours d’intervalle. En cas d'insuffisance de procédure de vérification, vous risquez de passer à côté du doublon. Enfin, en cas de saisie manuelle des pièces en comptabilité, le comptable peut, par inadvertance, comptabiliser deux fois la même facture.
Des erreurs de lecture optique lors de la dématérialisation de factures non électroniques
Les erreurs humaines n’expliquent pas tous les doublons en comptabilité. La dématérialisation des factures consiste à rendre les factures papier immatérielles et à automatiser leur comptabilisation, grâce au processus OCR (lecture optique des caractères avec machine learning).
Normalement, ces systèmes informatiques détectent les doublons de facturation, car ils comparent le contenu des champs à comptabiliser avec les écritures déjà saisies (notamment le numéro de la pièce). Mais, en cas de dysfonctionnement du processus d'océrisation, l’alerte n’est pas donnée.
L’émission de deux factures distinctes pour la même transaction commerciale
Ici, la société qui vend génère le doublon. Elle commet une erreur dans le traitement de sa facturation. Si ses clients ne s’aperçoivent pas du doublon, elle peut même encaisser deux fois le montant de la vente. L’entreprise qui achète le produit ou le service peut toutefois s’apercevoir de l’erreur et exiger l'annulation d’une des deux factures non justifiée, en réclamant à son fournisseur un avoir.
Qu’est-ce qui génère des doublons de factures ?
Les cas de doublons dans votre comptabilité s’expliquent par des dysfonctionnements variés, qu’ils soient humains ou matériels.
Un manque de rigueur dans le processus de facturation chez le fournisseur
La gestion de la facturation client dans une entreprise exige de l’organisation et de la précision. Bien sûr, c’est essentiel de s’assurer que toutes les ventes de prestations de services ou toutes les livraisons de bien font l’objet d’une émission de facture. En effet, sans ce traitement administratif, la société rencontre rapidement un problème financier et comptable : elle vend sans encaisser le montant de la vente.
Inversement, toute transaction commerciale doit faire l’objet d’une seule facturation. Facturer deux fois la même transaction et transmettre deux factures différentes au client constitue une erreur manifeste. C’est le signe d’une complète désorganisation dans l’entreprise. Un logiciel de facturation correctement paramétré doit faciliter l’établissement et la transmission des factures, en partant des devis, bons de commande ou bons de livraison, selon les cas.
L’absence de contrôles informatisés à l’arrivée de la facture chez le client
Tant pour deux factures émises pour la même opération commerciale que pour une même facture envoyée deux fois, l’entreprise du client porte la responsabilité des doublons. Son système informatique s’avère défaillant sur le plan de l’identification des doublons ou du processus de rapprochement des factures avec les bons de livraison ou de commande.
Un processus de contrôle et de validation des factures peu fiable ou peu respecté
Parfois, les collaborateurs ne respectent pas les procédures internes de contrôle des pièces comptables. C’est le cas uniquement si le système informatique tolère de passer outre certaines vérifications. Alors, la facturation en double peut générer deux saisies en comptabilité et probablement deux paiements. L’automatisation de l’intégration des factures en comptabilité évite ces traitements manuels intempestifs.
Pourquoi la période transitoire de la facturation électronique est-elle à surveiller tout particulièrement ?
La réforme de la facturation électronique, dite RFE, est en place depuis septembre 2026 en France. Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent accepter et traiter les factures au format électronique envoyées par leurs fournisseurs.
Les factures électroniques côtoient les factures traditionnelles
La mise en place de la facturation électronique obligatoire s’étale de septembre 2026 à septembre 2027, conformément au calendrier fixé. Cela signifie que, durant un an, certaines entreprises auront basculé vers le format électronique et d'autres non.
En outre, la RFE ne concerne pas les ventes à des particuliers ou à des entreprises situées en dehors de la France. Aussi, et particulièrement durant la période transitoire, la plupart des entreprises doivent gérer la facturation des achats sous plusieurs formats : papier, PDF classique ou format électronique (UBL, CII ou Factur-X).
De nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à émettre des factures électroniques dès septembre 2026
Ajoutez le fait que certaines structures ne peuvent pas matériellement recevoir les factures électroniques dès septembre 2026, malgré l’obligation légale. Dans ce cas, le fournisseur peut transmettre la pièce rejetée par sa plateforme agréée d’émission sous une forme classique. S’il omet d’indiquer la mention « duplicata », il risque de créer un doublon, lorsque la facture électronique finit par passer.
Une période qui implique de nombreux changements
La mise en place de l'e-invoicing et de l’e-reporting dans les entreprises constitue un projet important de digitalisation des flux financiers. Elle suppose de réfléchir à la manière de gérer les flux de factures, les réceptionner, les classer, les contrôler, etc.
Les logiciels utilisés dans l’entreprise doivent communiquer correctement avec la plateforme agréée qui réceptionne les factures électroniques. Ils doivent aussi continuer de traiter les autres factures hors champ de la RFE. Si cette organisation est insuffisamment analysée et adaptée, le risque de doublons s’accroît.
Quels sont les risques induits par les factures en double ?
Les doublons dans la facturation des achats créent plusieurs types de perturbation pour la gestion comptable et administrative. Des conséquences immédiates sur la trésorerie et le résultat de l’entreprise existent. Par ailleurs, ils exigent de trouver une solution pour rectifier ou annuler l’écriture comptable, voire pour récupérer les montants réglés en double.
Voici les trois conséquences que nous entrevoyons :
- impact sur la trésorerie en cas de double paiement de la même dépense, le temps de récupérer le trop versé ;
- impact sur les résultats comptables de l’entreprise, car la facture en double signifie la comptabilisation de deux fois la charge ;
- tensions commerciales possibles avec les fournisseurs, surtout s’il faut obtenir le remboursement du trop-payé ou exiger l’émission d’une facture d’avoir.
Comment éviter les doublons de facturation ?
Vous avez en tête désormais les situations qui peuvent générer des doublons et vous cherchez des solutions pour les réduire au maximum.
Utiliser des logiciels qui identifient les doublons au moment du traitement en comptabilité
Si vous travaillez manuellement, l’arrivée de la facturation électronique vous conduit à vous équiper obligatoirement d’une plateforme agréée (PA) pour la réception des factures fournisseurs. Si vous optez pour un logiciel comme Tiime, vous bénéficiez à la fois du système obligatoire de PA, mais aussi d’un module pour la gestion des achats.
Cet outil de gestion des factures fournisseurs permet de centraliser, numériser et classer toutes les factures en un seul endroit, y compris celles au format électronique. Selon le type d’offre que vous retenez, vous disposez également d’un compte pro afin de piloter vos paiements (et vos encaissements).
Mettre en place des procédures de contrôle et de rapprochement des factures avec les bons de livraison et bons de commande
Suivez nos conseils pour optimiser la gestion des factures fournisseurs. Notamment, structurez toutes les étapes du processus order to pay, soit de la commande au paiement. C’est d’autant plus important si, dans votre entreprise, plusieurs personnes doivent intervenir pour vérifier, approuver et comptabiliser les factures.
Automatiser au maximum la gestion des achats pour éviter les erreurs manuelles
Notez que plus vous travaillez sur des factures électroniques et des factures dématérialisées, plus l’automatisation des contrôles devient possible. Or, de nombreux fournisseurs restent encore avec de la facturation traditionnelle, soit non électronique. Adoptez un logiciel de dématérialisation afin de traiter toutes vos factures entrantes de façon numérique avec de l’automatisation. Là encore, la plateforme de Tiime vous apporte aussi cette fonctionnalité. Ainsi, votre cabinet comptable récupère toutes les factures d’achat aisément, quel que soit le format d’origine de chaque pièce.
Que recommande l’administration fiscale pour le démarrage de la facturation électronique ?
La DGFiP a publié fin juillet un guide pratique de démarrage de la facturation électronique au 1er septembre 2026. Il répond aux interrogations les plus fréquentes des entreprises et notamment sur le thème des doublons.
Que faire en cas de réception de factures par plusieurs canaux ?
Votre rôle, en tant que client, consiste à limiter au maximum le double traitement d’une facture, et, par conséquent, de limiter le risque de double paiement ou de double déduction de la TVA. Commencez par tout vérifier sur la pièce suspecte afin de vous assurer qu’il s’agit réellement d’un doublon, soit une même facture reçue plusieurs fois.
Vous choisissez alors le document qui devient celui de référence et qui sert à justifier le paiement. Les autres exemplaires en double reçus des fournisseurs sont à identifier comme des duplicatas, copies ou doublons. Conservez la trace de vos contrôles, en particulier si le doublon s’explique par une régularisation liée au démarrage de la facturation électronique. Si vous doutez de la nature du doublon, contactez votre fournisseur pour analyser la pièce.
Comment éviter les doubles paiements ou comptabilisations en cas de ré-émission ou de régularisation ?
Même si vous devez demander à un fournisseur de régulariser une facture, cette opération ne doit pas générer de doublon dans votre comptabilité. En cas d’envoi d’informations complémentaires à une facture électronique initiale correctement transmise, votre fournisseur doit éviter d’utiliser la boîte mail et s’en tenir au canal prévu, soit les statuts des factures.
Seuls les rejets de la facture ou problèmes de routage peuvent entraîner l’envoi de la facture sous une forme traditionnelle, comme le fichier PDF transmis par mail. Cela se justifie pour les besoins de continuité d’activité. Dans ce cas, le client doit pouvoir lire clairement le rattachement de ce duplicata reçu par un autre canal à la facture électronique initiale. Par exemple, le document porte le nom de « copie de continuité », « copie », ou « duplicata ».
Tiime vous accompagne dans la gestion de vos factures jusqu’à l’encaissement
Les doublons en matière de facturation ne constituent pas un phénomène nouveau. Mais, le début des factures électroniques en réception constitue une nouvelle étape dans la gestion administrative. Elle peut accroître les risques de pièces en double. Avec un équipement comme la plateforme Tiime, vous rationalisez la collecte et toutes les étapes du traitement jusqu’au paiement. Nos fonctionnalités pour la gestion des factures électroniques, en réception comme en émission, restent totalement gratuites à vie. Pour découvrir en profondeur les services offerts, n’hésitez pas à créer un compte ici.
Sources
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