La facturation électronique en 5 étapes

Pour commencer, c'est quoi la facturation électronique ?

La facturation électronique fait référence à un nouveau processus de facturation qui permet de créer et recevoir des factures générées sous un format normé transmise par l'intermédiaire de plateformes partenaires de l'Etat.

Contrairement aux factures papier ou aux simples PDF envoyés par e-mail, une facturation électronique est conçue dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII) permettant son traitement automatisé et son intégration directe dans les logiciels comptables et doit être transmise et/ou reçue par l'intermédiaire de plateformes partenaires, les fameuses PDP.

1. Comprendre ce qui change pour votre entreprise

La facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les transactions réalisées entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Concrètement, cela signifie :

• Toutes les entreprises concernées devront émettre et recevoir des factures sous un format normalisé , excluant les simples PDF envoyés par mail.
• Les factures transiteront obligatoirement par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) accréditées par l’administration fiscale.
• De nouveaux statuts devront être communiqués pour suivre l'état d'avancement des factures.
• De nouvelles données (notamment les données de transaction et de paiements) devront être communiquées à votre PDP pour transmission à l'administration.
  
  
  

2. Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Contrairement aux prévisions initiales, le Portail Public de Facturation (PPF) ne sera pas mis en place pour recevoi et / ou émettre des facturations électroniques. Ainsi, toutes les entreprises devront obligatoirement passer par une PDP certifiée.

3. Adapter votre organisation interne

La transition vers la facturation électronique impacte toute l’entreprise et nécessite une adaptation des processus internes :

• Former et sensibiliser vos collaborateurs aux nouvelles obligations et aux outils de gestion électronique.
• Mettre à jour vos modèles de factures en incluant les 4 nouvelles mentions obligatoires, qui sont le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison des biens si elle diffère de celle du client, la catégorie des opérations concernées par la facture,(livraisons de biens, prestations de services ou mixte) et l'option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant
• Appréhender les nouveaux statuts de facture et définir quand et qui les actualisera (refusée, paiement transmis...) 
  
  

4. Tester la facturation électronique avant la date limite

Ce qui différencie une facture électronique d’un simple PDF

• Format structuré : une facturation électronique selon la réforme contient des données structurées (UBL, CII), exploitables automatiquement par les logiciels .
• Transmission sécurisée : elle est échangée via des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréées.
  
  

L’anticipation de la mise en place de la réforme est la clé d’une transition réussie :

• Effectuer des tests en interne pour vous assurer que votre logiciel de facturation fonctionne correctement.
• Simuler des générations et transmissions de factures électroniques avec vos clients et fournisseurs pour identifier d’éventuelles difficultés techniques.
• Vérifier la conformité des factures émises afin de ne pas risquer de sanctions administratives.

5. Mettre en place une veille réglementaire continue

Les réglementations évoluent régulièrement, et il est essentiel de rester informé :

• Suivre l’actualité de la réforme sur les sites officiels (ex: impots.gouv.fr)
• Vérifier les mises à jour de votre PDP et des logiciels de facturation.
• S’assurer de la conformité continue des factures émises et reçues pour éviter toute erreur.

Conclusion

Se préparer à la facturation électronique en anticipant ces cinq étapes est essentiel pour éviter les sanctions et fluidifier la transition. La mise en place d’une PDP, la formation des équipes et la mise à jour des outils comptables sont des actions à engager dès maintenant.

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