La facture d'acompte : définition, obligations et utilisation

L'article L441-3 du Code de commerce définit en détail ce qu'est une facture par les termes suivants : 

" Une convention écrite conclue entre le fournisseur, à l'exception des fournisseurs de produits mentionnés à l'article L. 443-2, et le distributeur ou le prestataire de services [...]  d'application". 

La facture d'acompte par définition est donc plus concrètement une pièce comptable permettant de constater une partie de la convention écrite dans le but d'un versement à l'avance d'une partie de la commande, un acompte. 

En d'autres termes, une facture d'acompte est une facture qui représente une partie du prix d'un achat ou d'une commande. Elle est généralement utilisée pour les achats importants, pour lesquels le paiement est réalisé en plusieurs fois. Mais comment fonctionne une facture d'acompte ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Découvrons ensemble tout ce qu'il faut savoir sur la facture d'acompte !

Facture d'acompte obligatoire ou non ?

La facture d'acompte n'est pas obligatoire dans tous les cas, mais elle peut s'avérer très utile dans certaines situations commerciales ou contractuelles.

Voici quelques points pour comprendre quand elle devient pertinente ou recommandée :

• Transactions importantes ou personnalisées : Pour des transactions qui impliquent des montants significatifs ou des commandes personnalisées, où le fournisseur doit engager des coûts initiaux importants, la facture d'acompte permet de sécuriser une partie du paiement à l'avance.
• Sécurisation des transactions : Elle offre une garantie pour les deux parties – l'acheteur s'assure que le fournisseur s'engage sur la commande, et le fournisseur sécurise un paiement partiel avant de commencer le travail ou de commander des matériaux spécifiques.
• Conditions générales de vente (CGV) : Certaines entreprises incluent dans leurs CGV la possibilité ou l'exigence d'émettre une facture d'acompte pour commencer les travaux ou la production. Cela devient une pratique contractuelle entre les parties.
• Gestion de la trésorerie : Pour les fournisseurs, demander une facture d'acompte peut être un moyen d'améliorer la gestion de leur trésorerie, en garantissant des entrées d'argent régulières et en réduisant le risque d'impayés.
• Conformité légale pour certains secteurs : Bien que généralement non obligatoire, dans certains secteurs d'activité ou pour certains types de services, les conditions réglementaires ou les usages professionnels peuvent rendre la pratique de l'acompte plus systématique.
• Code général des impôts et facturation : Selon l'article 289.I du Code général des impôts, toute perception d'argent avant la livraison d'un bien ou la réalisation d'un service peut nécessiter l'émission d'une facture (dans ce cas, d'acompte), en fonction de l'interprétation des obligations fiscales du vendeur. 

Quand et comment utiliser la facture d'acompte ?

Pour tous paiements qui interviennent avant la date de signature du contrat ou de clôture de celui-ci, une facture d'acompte avant ou après paiement devra être émise.

Si vous souhaitez être réglé ou percevoir une avance de votre client avant la facturation définitive, vous devez obligatoirement émettre une facture d'acompte (article 289.l.c du Code Général des impôts). 

Cette pratique vous permettra donc de réduire le risque d'impayés en garantissant un premier virement effectué avant la réalisation de la prestation. Cette facture d'acompte permettra par ailleurs de couvrir vos avances et acomptes.

Mais comment se réalisent-elles ? Tout comme les mentions obligatoires d'une facture, les factures d'acompte se composent de mentions obligatoires et obligations légales devant être respectées. 

Comment établir une facture d'acompte ?

Comme évoqué précédemment, les factures d'acompte sont aussi régies par des mentions obligatoires, on peut retrouver ces différentes mentions dans l'article 242 nonies A du Code Général des impôts.

Les mentions que vous devrez faire figurer dans votre facture d'acompte sont les suivantes :

• Vos informations (Dénomination sociale, SIREN, capital social, adresse postale), 
• Les informations de votre client (Dénomination sociale, adresse postale),
• Le numéro de facture,
• L'objet de la facture,
• La désignation du produit ou de la transaction,
• La date de l'émission de la facture,
• Le taux de TVA applicable,
• Les rabais, remises,
• Le montant HT et TTC,
• La mention légale si exonération de TVA,
• La référence au devis initial

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Quelle est la TVA applicable sur une facture d'acompte ?

La TVA applicable à une facture d'acompte dépend de l'article de la facture et de la date de la facture. Si la facture est émise avant le 1er janvier 2021, les articles soumis à la TVA doivent être facturés à un taux normal, tandis que les articles non soumis à la TVA doivent être facturés à un taux réduit ou nul.

Si la facture est émise après le 1er janvier 2021, les articles soumis à la TVA doivent être facturés à un taux normal ou intermédiaire, tandis que les articles non soumis à la TVA doivent être facturés à un taux réduit ou nul.

Comment calculer un acompte sur une facture ?

Calculer un acompte sur une facture est simple, malgré tout ce montant doit être validé avec votre client au moment de la signature du devis. 

Il suffit de prendre le montant total de la facture et de le multiplier par le pourcentage d'acompte prévu. Par exemple, si la facture s'élève à 500 euros et que le pourcentage d'acompte est de 20%, l'acompte à payer sera de 500 * 0,20 = 100 euros.

L'acompte représentera en général 30% du montant total de la transaction commerciale.

À savoir : Vous pouvez également déterminer le coût de votre acompte en fonction du temps et des montants que vous avez investis sur la prestation. 

L'important est que la méthode utilisée pour calculer votre acompte, soit validée par toutes les parties du contrat.

Comment fonctionne la comptabilisation d'une facture d'acompte ?

La comptabilisation d'une facture d'acompte doit refléter le fait qu'une transaction n'est pas encore complètement réalisée, mais qu'un paiement partiel a été effectué. Ce processus se déroule en deux étapes principales : la comptabilisation de l'émission de la facture d'acompte et la comptabilisation de la facture finale.

Voici comment cela se déroule généralement :

• Quand un fournisseur émet une facture d'acompte à son client, il enregistre cette facture dans sa comptabilité comme une dette du client (un crédit client). Du côté du client, l'acompte versé est enregistré comme une créance sur le fournisseur.

• Quand la transaction est complète et que la facture finale est émise, la comptabilisation doit refléter le coût total des biens ou services, moins l'acompte déjà payé.

Il est toujours recommandé de consulter un expert-comptable pour s'assurer que la comptabilisation est correctement réalisée conformément aux règles en vigueur.

Entrez dans les détails avec un exemple de facture d'acompte

À l'aide de logiciel de facturation, vous avez la capacité de créer rapidement et simplement des factures d'acomptes. Vous trouverez ci-dessous l'exemple d'une facture d'acompte :

Que faire dans le cas où je reçois la facture d'acompte ?

Dans le cas où vous recevez la facture d'acompte de l'un de vos fournisseurs, vous devez vérifier que toutes les informations fournies sont exactes et conformes à ce qui a été convenu entre le fournisseur et vous-même.

Vous devez ensuite vérifier que le montant et le mode de paiement sont corrects. Une fois ces contrôles effectués, vous pouvez payer la facture d'acompte et attendre la facture définitive. On dira alors que la factura d'acompte est acquittée. 

Si vous avez la moindre question en ce qui concerne les factures d'acompte, nos équipes support sont là pour vous répondre. 🤝