La facture acquittée : Mode d'emploi et obligations

Dans cet article, découvrez ce qu'est une facture acquittée, pourquoi elle est importante, comment l'émettre, quelles sont les mentions obligatoires à indiquer, et bien plus encore.

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ? Définition

Une facture acquittée en définition, également appelée facture payée, est une version de votre facture initiale qui a été marquée comme payée. C'est un document comptable qui prouve que le paiement a été reçu en totalité concernant une facture particulière.

La facture acquittée diffère d'une facture normale en ce sens qu'elle porte la mention « acquittée », ce qui indique que toutes les sommes dues ont été réglées.

Il est à noter que l’envoi d’une facture acquittée n’est pas obligatoire. En effet, rien n’oblige le vendeur à l’établir, ou l’acheteur à l'obtenir.

Pourquoi émettre une facture acquittée ?

Une facture acquittée joue un rôle important en tant que preuve de paiement, à la fois sur le plan comptable, mais aussi sur le plan juridique. 

En effet, elle confirme que le client a réglé la facture en totalité, ce qui peut être crucial en cas de litige. Ce document comptable est d’ailleurs recevable devant le tribunal.

De plus, que l’on soit client, fournisseur ou prestataire de service, la facture acquittée facilite grandement la gestion de la trésorerie de l'entreprise en gardant une trace claire des paiements reçus.

Comment faire acquitter une facture et comment l'obtenir ?

Le processus d’acquittement d'une facture est assez simple. Il peut venir du fournisseur ou du client lui-même.

Facture acquittée par le fournisseur du bien ou du service

Il est fréquent que le fournisseur envoie, après la réception du paiement du client, un document indiquant que les sommes dues ont bien été réglées en apposant la mention « acquittée » sur la facture liée. Soit ce document est envoyé spontanément au client, soit c’est le client qui en fait la demande.

Facture payée et acquittée par le client

Le client, à la réception de la facture, organise le paiement de la somme due. Il peut s'agir d'un virement bancaire, d'un chèque ou d'un prélèvement automatique, entre autres. 

Première option : une fois le paiement effectué, le client peut demander une facture acquittée auprès du fournisseur comme susmentionné.

Deuxième option : c’est le client lui-même qui acquitte sa facture dès lors que son compte bancaire a bien été débité des sommes dues. Ainsi, il peut joindre une copie du relevé de compte bancaire sur lequel le montant a été prélevé.

Mentions obligatoires sur une facture acquittée

Pour être considérée comme une facture acquittée, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires, notamment :

• La mention « acquittée » clairement indiquée

• La date du règlement

• Le mode de règlement

• Les références du règlement

• La signature de l'entreprise

• La date d'émission de la facture
• Le délai de paiement
  

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Quelle est la valeur juridique de la facture acquittée ?

La facture acquittée a une valeur juridique importante. Elle sert de preuve de paiement et peut être utilisée pour justifier votre bonne foi en cas de litige.

Elle est recevable devant un tribunal, conformément à l'article 1353 du Code civil “Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation.”

Quelle est la différence en facture acquittée ou facture payée ?

La distinction entre une facture acquittée et une facture payée repose principalement sur la forme et la mention explicite du règlement sur le document, bien que dans la pratique quotidienne, les termes soient souvent utilisés de manière interchangeable.

Voici les nuances entre les deux :

• Une facture acquittée est un document qui indique clairement que le paiement de la facture a été reçu en totalité. Cette mention est généralement apposée directement sur la facture initiale ou sur une copie de celle-ci. Son but principal est de servir de preuve que toutes les obligations financières du client envers le fournisseur ont été remplies pour la transaction concernée.
• Le terme "facture payée" désigne habituellement une facture pour laquelle le paiement a été effectué, sans qu'il n'y ait nécessairement une mention ou un cachet officiel sur le document indiquant ce paiement. L'objectif est d'indiquer que le client a effectué le paiement, mais sans que cela soit forcément confirmé sur le document de facture lui-même.
  

Les deux termes sont utilisés pour indiquer qu'une transaction a été réglée. Cependant, la facture acquittée, avec sa mention spécifique et souvent la signature, sert davantage de document officiel pour prouver le paiement complet face à des tiers, comme lors de litiges ou pour des besoins comptables précis.

Comment mettre "acquittée" sur une facture ? Modèle de cachet

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler la mention qui doit être indiquée sur une facture acquittée :

Facture acquittée le ../../…. 

D’un montant de…. euros, par chèque numéro … ou virement bancaire 

Signature de l'entreprise

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Preuves d'acquittement : les alternatives à la facture acquittée

Même si la facture acquittée n'est pas toujours délivrée, il existe d'autres moyens de prouver la bonne réception d’un paiement. Ces alternatives peuvent comprendre :

• L'utilisation de relevés bancaires montrant les dépenses. Le libellé de l'opération doit être suffisamment explicite et doit indiquer le numéro de la facture correspondante ;

• La certification d'un état récapitulatif des dépenses par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes.

L'importance de la facture acquittée dans la gestion d'une entreprise

La facture acquittée est essentielle dans la gestion d'une entreprise. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, elle offre une preuve claire de paiement et facilite la gestion de la trésorerie.

Comprendre son importance et son fonctionnement, que ce soit à travers un modèle de facture acquittée gratuit ou des pratiques d'établissement des factures, est crucial pour fournisseurs et clients.

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FAQ

Comment faire pour une facture acquittée en espèce ? Y a-t-il des différences ?

Pour acquitter une facture en espèces, le processus est similaire à tout autre mode de paiement, mais il est crucial de s'assurer que la transaction est correctement documentée, étant donné la nature physique de l'espèce. Après le paiement :

• Marquez la facture comme "Acquittée": Indiquez clairement sur la facture originale ou sur une copie que la facture a été payée, avec la mention "acquittée".
• Indiquez le mode de paiement : Précisez que le paiement a été réalisé en espèces, en incluant la date du règlement.
• Fournissez un reçu : Il est fortement recommandé de fournir un reçu au client attestant du paiement en espèces, mentionnant le montant exact payé.

Les différences résident principalement dans la nécessité d'une documentation précise et d'un reçu pour le paiement en espèces, afin d'assurer une trace claire pour les deux parties.

Y a-t-il des recommandations dans l'établissement des factures pour qu'elles soient plus rapidement acquittées ?

Oui, plusieurs pratiques peuvent aider à accélérer l'acquittement des factures :

• Clarté et précision : Assurez-vous que la facture est claire, lisible, et contient toutes les informations nécessaires (descriptions des biens/services, prix unitaires, montant total, informations de paiement).
• Modalités de paiement : Offrez plusieurs options de paiement pour faciliter le règlement par le client.
• Rappels de paiement : N'hésitez pas à envoyer des rappels courtois avant et après la date d'échéance.
• Incentives : Considérez la possibilité d'offrir des remises pour paiement anticipé.
• Relation client : Entretenez de bonnes relations avec vos clients, une bonne communication peut encourager des paiements plus rapides.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture acquittée ?