En tant que gérant d’une entreprise, toutes transactions comptent. Ainsi, chaque facture émise ou payée contribue à la santé financière de votre structure. C'est là qu'intervient la notion de facture acquittée qui permet de justifier que le règlement d’un bien ou d’une prestation de service a bien été réalisé.
Dans cet article, découvrez ce qu'est une facture acquittée, pourquoi elle est importante, comment l'émettre, quelles sont les mentions obligatoires à indiquer, et bien plus encore.
Qu'est-ce qu'une facture acquittée ? Définition
Une facture acquittée, également appelée facture payée, est une version de votre facture initiale qui a été marquée comme payée. C'est un document comptable qui prouve que le paiement a été reçu en totalité concernant une facture particulière.
La facture acquittée diffère d'une facture normale en ce sens qu'elle porte la mention « acquittée », ce qui indique que toutes les sommes dues ont été réglées.
Il est à noter que l’envoi d’une facture acquittée n’est pas obligatoire. En effet, rien n’oblige le vendeur à l’établir, ou l’acheteur à l'obtenir.
Pourquoi émettre une facture acquittée ?
Une facture acquittée joue un rôle important en tant que preuve de paiement, à la fois sur le plan comptable, mais aussi sur le plan juridique.
En effet, elle confirme que le client a réglé la facture en totalité, ce qui peut être crucial en cas de litige. Ce document comptable est d’ailleurs recevable devant le tribunal.
De plus, que l’on soit client, fournisseur ou prestataire de service, la facture acquittée facilite grandement la gestion de la trésorerie de l'entreprise en gardant une trace claire des paiements reçus.
Comment faire acquitter une facture et comment l'obtenir ?
Le processus d’acquittement d'une facture est assez simple. Il peut venir du fournisseur ou du client lui-même.
Facture acquittée par le fournisseur du bien ou du service
Il est fréquent que le fournisseur envoie, après la réception du paiement du client, un document indiquant que les sommes dues ont bien été réglées en apposant la mention « acquittée » sur la facture liée. Soit ce document est envoyé spontanément au client, soit c’est le client qui en fait la demande.
Facture payée et acquittée par le client
Le client, à la réception de la facture, organise le paiement de la somme due. Il peut s'agir d'un virement bancaire, d'un chèque, d'un prélèvement automatique, entre autres.
Première option : une fois le paiement effectué, le client peut demander une facture acquittée auprès du fournisseur comme susmentionné.
Deuxième option : c’est le client lui-même qui acquitte sa facture dès lors que son compte bancaire a bien été débité des sommes dues. Ainsi, il peut joindre une copie du relevé de compte bancaire sur lequel le montant a été prélevé.
Mentions obligatoires sur une facture acquittée
Pour être considérée comme une facture acquittée, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires, notamment :
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La mention « acquittée » clairement indiquée
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La date du règlement
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Le mode de règlement
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Les références du règlement
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La signature de l'entreprise
Valeur juridique de la facture acquittée
La facture acquittée a une valeur juridique importante. Elle sert de preuve de paiement et peut être utilisée pour justifier votre bonne foi en cas de litige.
Elle est recevable devant un tribunal, conformément à l'article 1353 du Code civil “Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation.”
Comment mettre "acquittée" sur une facture ? Modèle de cachet
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler la mention qui doit être indiquée sur une facture acquittée :
Facture acquittée le ../../….
D’un montant de…. euros, par chèque numéro … ou virement bancaire
Signature de l'entreprise
Preuves d'acquittement : les alternatives à la facture acquittée
Même si la facture acquittée n'est pas toujours délivrée, il existe d'autres moyens de prouver la bonne réception d’un paiement. Ces alternatives peuvent comprendre :
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L'utilisation de relevés bancaires montrant les dépenses. Le libellé de l'opération doit être suffisamment explicite et doit indiquer le numéro de la facture correspondante ;
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La certification d'un état récapitulatif des dépenses par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes.
Conclusion : l'importance de la facture acquittée dans la gestion d'une entreprise
En résumé, la facture acquittée est un document comptable essentiel dans la gestion d'une entreprise. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, elle offre une preuve claire de paiement et peut faciliter la gestion de la trésorerie. Que vous soyez un fournisseur ou un client, il est crucial de comprendre l'importance d'une facture acquittée et son mode de fonctionnement.
