Solution de dématérialisation des factures : notre guide 2026

Il existe 6 avantages à la dématérialisation des factures : 
- la réduction des coûts (10,90€ économisés par facture digitale),
- le gain de productivité (30% de temps gagné sur la saisie manuelle par l’intégration avec un logiciel comptable), 
- un processus de facturation plus sécurisé (factures perdues, erreurs humaines, technologies IA comme GED / OCR / LAD), 
- un impact écologique amélioré (papier, encre, logistique), 
- l’amélioration de la relation client fournisseur (meilleurs délais de paiement, relances, moins de litiges)
- et pour finir la réduction de la fraude (dématérialisation fiscale). 

Dématérialiser ses factures est le sujet d'actualité pour toutes les entreprises françaises. En effet, la réforme de la facturation électronique (RFE) est imminente. Vous fonctionnez encore majoritairement avec du papier ou des PDF reçus par mail ? Vous devez sélectionner rapidement une solution de dématérialisation des factures. Cet article vous y aide. C’est un guide pour comprendre à quoi correspond une facture dématérialisée ou électronique. Il explique les enjeux et atouts d’un système informatique pour dématérialiser de tels documents. Il détaille les étapes d’un processus de digitalisation, ainsi que les types d’outils à retenir.

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Les 4 points essentiels sur la solution de dématérialisation des factures

1. La dématérialisation d’une facture consiste à la rendre immatérielle à un moment du processus, par opposition au papier physique.
2. La réforme de la facturation électronique dite RFE correspond à une obligation de dématérialisation dès la création de la facture, plus d’autres exigences réglementaires.
3. Une solution pour dématérialiser, conformément à la RFE, comprend une plateforme pour émettre les factures, mais aussi pour les vérifier, les transmettre, ainsi que les recevoir des fournisseurs et les archiver.
4. Tiime répond totalement à ces besoins, avec sa plateforme agréée (PA) par l’administration fiscale. En plus, c’est un service gratuit pour tous.

Qu'est-ce qu'une solution de dématérialisation des factures ?

Pour comprendre ce qu’un système de dématérialisation réalise, commençons par définir les notions de facture dématérialisée et électronique.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Un tel document est par définition immatériel, par opposition au papier. Deux moyens existent pour y parvenir :

• Créer un fichier de données électroniques à partir de la pièce physique (scan).
• Obtenir une facture immatérielle dès son émission, par exemple, un fichier édité en PDF et transmis par mail à son destinataire.

Factures dématérialisées vs factures électroniques : quelle différence ?

Ces termes s’emploient parfois comme des synonymes. Pourtant, ce sont deux procédés à ne pas confondre.

Facture électronique

Au sens de la réforme qui arrive en 2026, elle se crée, se transmet, se reçoit et se conserve sous une forme électronique. Elle comporte un socle minimum de données dans un format normé et structuré.

Ce document doit respecter un des formats spécifiés par la réglementation, soit Factur-X, UBL ou CII. Il comprend des mentions obligatoires ainsi que des champs prévus par la réforme, comme le numéro de SIREN.

Les entreprises n’ont plus la possibilité de distribuer elles-mêmes leurs factures électroniques aux clients. Elles doivent utiliser obligatoirement les services d’une plateforme agréée (PA) dans ce but. En outre, désormais, l’administration fiscale reçoit les données extraites des factures tout au long de l’année (dispositif appelé e-reporting).

Vous vous demandez si vous devez réaliser de tels changements administratifs ? Consultez notre article : facture électronique obligatoire, êtes-vous concerné ?

Facture dématérialisée

Comme expliqué précédemment, ce terme désigne plus largement la suppression du papier, à un moment du cycle de facturation.

Facture dématérialisée vs facture électronique en synthèse

Attention à ne pas confondre dématérialisé et électronique :

• La facture dématérialisée ne constitue pas forcément une facture électronique, au sens fiscal de la réforme qui arrive en 2026-2027.
• En revanche, toute facture électronique est aussi une facture dématérialisée.

Dans le cadre de la RFE, le principal terme employé désormais est celui de facturation électronique.

Que fait une solution de dématérialisation des factures ?

Un tel outil prend en charge tous les traitements qui consistent à rendre immatérielles les factures. Soit, il réalise la numérisation des factures classiques, puis l’indexation des fichiers et leur archivage numérique. Soit, les factures sont conçues directement sous une forme électronique. Alors, le système de dématérialisation sert à créer, transmettre et conserver les factures.

Notez que les structures qui effectuent des achats ou des ventes dans un pays étranger n’ont pas l’obligation de recevoir ou émettre les factures de façon électronique. Elles peuvent toutefois dématérialiser ces documents pour autant. Ainsi, l’équipement informatique de ces sociétés doit gérer les deux types de factures, électroniques et dématérialisées.

Pourquoi dématérialiser les documents comptables devient-il incontournable en France ?

La facture électronique est en passe de s’imposer de plus en plus en France. C’est une évolution européenne et mondiale.

Une tendance mondiale vers davantage de dématérialisation des factures

La digitalisation croissante de notre environnement implique des changements de pratique. Les factures n'y échappent pas. Cette tendance se développe partout dans le monde, avec en toile de fond, un besoin de réduire la fraude à la TVA. Au-delà des aspects positifs de ce processus que nous détaillons ci-dessous, dématérialiser les factures devient une obligation réglementaire : tous les professionnels assujettis à la TVA et établis en France sont concernés.

Début de la dématérialisation en France : les factures électroniques pour les ventes du secteur public

Pour encourager la dématérialisation des échanges, comme prévu au niveau européen, les pouvoirs publics ont mis en place une première mesure le 1er janvier 2020. Tous les professionnels français, y compris les microentreprises, ont l’obligation d'émettre des factures par voie électronique dès lors qu’ils vendent à des clients de la sphère publique : l'État ou les collectivités territoriales. Dans ce cadre, toutes les factures transitent par un portail public appelé « Chorus Pro ».

Généralisation des factures électroniques pour le B2B, soit entre les entreprises privées

Entre 2026 et 2027, ce système de factures dématérialisées s’étend aux échanges entre les structures privées, situées en France et assujetties à la TVA. Voici le calendrier pour la facturation électronique dans le secteur B2B :

• Dès 2025 et début 2026 : chaque professionnel doit choisir une PA qui détient l'agrément de l'État (aussi appelée PDP). C’est le cas de Tiime depuis mi-décembre 2025.
• Dès le 1er septembre 2026 : tous les professionnels doivent avoir la capacité de recevoir et traiter les factures au format électronique. En effet, à cette même date, toutes les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) ont l‘obligation d’établir leurs factures de cette manière.
• Dès le 1er septembre 2027 : les PME, TPE, micro-entreprises et indépendants doivent émettre des factures électroniques. Ce sont toutes les structures de moins de 250 salariés et dont le CA ne dépasse pas les 50 millions d’euros.

→ Retrouvez ici le calendrier de la facturation électronique en France en 2026 2027.

Quels avantages présente une solution de dématérialisation des factures en entreprise ?

Facturer en mode électronique devient obligatoire dans de nombreux cas, mais la bonne nouvelle, ce sont tous les atouts que cela comporte pour une entreprise.

Une dématérialisation qui génère une réduction des coûts significative💰

Le premier avantage correspond à la réduction des coûts pour l'entreprise. Vous supprimez les frais d’impression, de mise sous pli, d'envoi postal et d'archivage physique. Le remplacement du papier par un fichier dématérialisé représente un gain moyen de 10,90 €. Avec un tel processus, les coûts diminuent de plus de 70 %.

Des factures dématérialisées pour un réel gain de productivité 💻

Un service comptabilité consacre 30 % de son temps à la saisie manuelle des pièces fournisseurs. Ajoutez-y les heures pour la gestion des appels et des retards de paiement. La facture électronique permet d’envisager une économie de temps de 75 % dans le traitement des pièces.

La dématérialisation, associée à un outil de comptabilité, engendre plusieurs gains de productivité :

• automatisation de la saisie comptable et du contrôle de la pièce ;
• processus d'approbation fluide et en ligne ;
• gestion plus rapide des litiges ;
• raccourcissement du délai de paiement des fournisseurs (et moins de relances intempestives).

Une meilleure visibilité de l'entrepreneur sur son entreprise

La mise en place d'un logiciel comptable dans votre entreprise rend possible une automatisation des traitements. Vous passez moins de temps sur les tâches administratives. Vous vous concentrez sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données de gestion. Votre expert-comptable devient plus disponible pour du conseil et de l’accompagnement, ce qui contribue à un pilotage optimisé de l’entreprise. Avec des documents financiers transmis plus vite et au fil de l’eau, vous améliorez la gestion de votre activité, avec des données fraîches et régulières.

Un processus digital pour sécuriser chaque traitement jusqu’à la comptabilisation 🧰

Passer à la dématérialisation et à l'automatisation des processus réduit les erreurs humaines. 7,5 % des factures traditionnelles se perdent annuellement lors de la manipulation physique dans les services d’une société. Retrouver un document égaré revient à environ 110 €. Quant à la reproduction de celui-ci, il coûterait 200 €.

En effet, le traitement manuel à chaque étape est source d'erreur, de risque de perte, voire de dégradation des documents. La digitalisation garantit la traçabilité des différentes opérations réalisées.

L'intelligence artificielle détecte facilement les informations contenues dans les factures dématérialisées, grâce aux technologies suivantes :

• OCR (optical character recognition), soit l'océrisation ou la reconnaissance optique des caractères ;
• LAD (lecture automatique de documents) ;
• GED (gestion électronique des documents),

Lorsque vous êtes équipé des bons outils, c'est l'ensemble des risques liés aux factures qui diminuent. En outre, en cas de contrôle fiscal, la mise en place de ce système ainsi que d’un logiciel de comptabilité facilite les conditions de stockage et, de fait, la présentation des documents.

Une dématérialisation des données de l’entreprise qui améliore la relation client-fournisseur 🤝

La facture électronique rend la communication plus claire, simple et efficace entre les clients et les fournisseurs. Les plateformes collaboratives permettent d'échanger directement avec son expert-comptable, de lui communiquer les documents nécessaires rapidement et de manière sécurisée. Vous évitez ainsi les erreurs de saisie.

Par exemple, l'automatisation des processus comporte l'envoi de rappels automatiques à la fois pour les factures clients et fournisseurs. En outre, avec les systèmes de dématérialisation obligatoire (factures électroniques), les plateformes agréées communiquent aux fournisseurs les statuts des factures chez leurs clients. Cela contribue à fluidifier les échanges.

Les sources de litiges diminuent et les délais de règlement s’améliorent.

Des documents digitaux pour limiter l'impact écologique🌿

Aujourd’hui, 85 % du papier utilisé provient des forêts et seulement 15 % du recyclage. En France, la consommation annuelle de papier s'élève en moyenne à 131 kg par personne. 48 kg servent à des fins d'impression ou d'écriture, et donc pour la facturation sous cette forme traditionnelle.

La fabrication du papier, ainsi que la préparation des factures et leur envoi par courrier impactent sérieusement l’environnement. La suppression progressive de la facture de ce type au profit de l’électronique représente donc une bonne nouvelle pour la protection de la planète. Cette dématérialisation engendre une réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise : fini le papier, l'encre d'impression ainsi que le transport physique du courrier.

De plus, l'aspect environnemental devient un critère de choix clé pour les consommateurs. Dématérialiser comporte un enjeu majeur qui peut s'intégrer dans votre stratégie RSE. Certaines entreprises l'ont bien compris. Ainsi, en 2023, 73 % des directions financières souhaitaient modifier leur modèle de pilotage dans les 3 ans pour mieux incorporer les dimensions de RSE.

Quelles étapes comporte le processus de dématérialisation d'une facture en 2026 ?

Passer à la facture dématérialisée obligatoire ne consiste pas juste à « scanner » un document ou à l’envoyer par e-mail. Souvenez-vous : avec la RFE, les fichiers expédiés depuis sa messagerie privée, c’est bien terminé. Voici les étapes clés pour la mise en place de cette nouvelle dématérialisation :

1. Choisir sa PA

Début 2026, c’est l’étape à franchir sans plus attendre. Ces plateformes agréées, dites PA, ont reçu leur immatriculation officielle de l’administration fiscale. C’est le cas de Tiime depuis mi-décembre 2025.

Deux possibilités existent :

• Soit, vous choisissez un système global comme Tiime pour facturer et gérer la transmission des factures. Dans ce cas, cet outil est à la fois un logiciel de facturation et une PA.
• Soit vous disposez d’un système pour facturer qui se connecte à une PA, que vous devez également sélectionner. Alors, cet outil porte le nom de solution compatible ou SC pour la RFE.

2. Créer des factures de vente pour des clients

Selon le choix technique effectué (PA ou SC+PA), vous générez la facture directement dans la PA ou la SC, au format normé structuré autorisé par la nouvelle loi (Factur-X, UBL…). Le système retenu doit intégrer automatiquement les mentions légales et les données fiscales.

3. Recevoir des factures d’achat de ses fournisseurs

Dès le 1er septembre 2026, la première obligation entre en vigueur : la réception de factures électroniques de vos fournisseurs de grande taille, via une PA. Elles arrivent directement, sans aller les chercher, poussées par la PA de chaque fournisseur vers votre propre plateforme agréée.

4. Transmettre une facture à chaque client de votre TPE ou PME

Dès le 1er septembre 2027, la généralisation de l'envoi de factures électroniques concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Vous gérez une TPE ou une PME ? Communiquez chaque facture de vente à son destinataire, via une PA (éventuellement connectée à une SC ou solution compatible).

La transmission des données s’effectue de manière sécurisée et tracée. La PA se connecte obligatoirement au concentrateur de données, le portail public de facturation (PPF). C’est le seul outil autorisé à échanger ensuite avec l'État.

5. Archiver toutes les factures entrantes comme sortantes

Depuis les plateformes comme Tiime, le stockage de la facture s’effectue dans un espace sécurisé et pendant 10 ans. Il garantit son intégrité et sa lisibilité en cas de contrôle fiscal.

💡 Tiime vous assure l’automatisation de l’ensemble des étapes : vous créez, envoyez, recevez et archivez vos factures sans quitter l’outil. Vous pouvez même payer et recevoir les règlements, rapidement, grâce à notre compte pro.

Bonus : intégrer automatiquement chaque document numérique dans la comptabilité

La cerise sur le gâteau en matière d’automatisation et de dématérialisation, c’est la comptabilisation également automatique, sans saisie manuelle. Cette intégration, Tiime vous la propose, grâce à son module de pré-comptabilité, connecté à votre cabinet comptable.

Quel outil fiable retenir pour dématérialiser ses factures ?

Face à ces évolutions technologiques et ces nouvelles obligations organisationnelles, quelle application pour dématérialiser les factures choisir ? Voici les points d’attention à inclure dans votre dossier ou projet, ainsi que notre offre de services pour tout le processus électronique.

Quelles fonctionnalités comporte une solution de dématérialisation des factures ?

Pour passer à la facture dématérialisée, vous aurez besoin d’un outil qui :

• Émet et reçoit des factures dans les formats conformes à la réforme.
• Dispose de l'agrément délivré par la DGFIP (Direction générale des finances publiques).
• Automatise les tâches chronophages liées aux factures.
• Propose une intégration automatique des pièces dans le logiciel de comptabilité.

Comment la PA Tiime répond-elle à vos besoins de gestion des factures électroniques ?

Tiime est une application complète pour gérer la facturation électronique :

• Création de factures dématérialisées conformes à la réforme.
• Envoi et réception automatiques depuis notre PA.
• Suivi en temps réel des règlements.
• Archivage sécurisé et illimité.
• Paiement des factures reçues depuis notre compte pro.
• Communication automatisée avec le module de comptabilité de votre cabinet.

Avec Tiime, vous avez la capacité de créer, recevoir, envoyer vos factures… Mais aussi suivre vos paiements, gérer votre argent et payer vos factures fournisseurs ou vos achats professionnels en un clic, sans quitter notre application en ligne. Pas besoin d'intermédiaire, ni de multiplier les outils (e-invoicing et e-reporting, compte bancaire professionnel, etc.).

Pour dématérialiser, adoptez un logiciel complet avec facturation et PA

Entre 2026 et 2027, dématérialiser vos factures devient obligatoire pour les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. C’est vrai, quelle que soit leur taille. Que vous vendiez des produits ou des services, auprès de particuliers ou de professionnels, une ou plusieurs mesures de la RFE vous concernent. Alors, autant être prêt. Nous vous proposons un guide de survie avec toutes les infos nécessaires. En plus de la réduction de vos coûts directs, indirects et du gain de productivité, la dématérialisation des factures représente un coup de boost pour la transition numérique.

Soyez prêt pour la facturation électronique

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FAQ

1. Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les documents papier ou PDF par des versions électroniques conformes aux exigences légales et fiscales. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les microentreprises, doivent émettre des factures électroniques lorsqu'elles traitent avec l'État ou les collectivités territoriales. À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et entre 2026 et 2027, l'obligation d'émettre des factures dématérialisées sera étendue progressivement en fonction de la taille de l'entreprise.

2. Un simple PDF suffit-il pour une facture électronique conforme ?

Non. Un simple PDF n’est pas forcément conforme. Une facture dématérialisée doit respecter des normes précises et contenir des données structurées. Pour ce faire, sa création, sa transmission ou sa réception doit être centralisée sur une plateforme de facturation électronique ayant reçu un agrément de l'État (aussi appelée PDP ou PA), ou par l'intermédiaire d'une solution compatible mais non agréée (aussi appelée SC). 

3. Comment se préparer à la dématérialisation des factures ?

Il est essentiel d'adopter une plateforme de dématérialisation partenaire (aussi appelée PDP, PA ou plateforme de facturation électronique) agréée par l'administration fiscale, comme Tiime. Ces plateformes garantissent la conformité des factures et leur transmission sécurisée. Il est également recommandé de former les équipes aux nouvelles pratiques et de mettre à jour les processus internes pour intégrer la dématérialisation de manière fluide.

4. Comment faire une facture dématérialisée ? 

Pour créer une facture dématérialisée conforme à la réforme de l'État, utilisez un logiciel de facturation qui respecte les exigences légales (authenticité, intégrité, lisibilité) et qui peut générer les formats attendus par la réforme. Par exemple, Tiime vous permet de créer, envoyer et archiver vos factures de manière 100 % dématérialisée et conforme.

5. Quel est le calendrier de la dématérialisation des factures ? 

La réforme de la facturation électronique sera mise en place progressivement entre 2026 et 2027, en suivant le calendrier suivant :