Factures dématérialisées : quels sont les avantages ?

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Qu'est-ce qu'une facture dématérialisée ?

Définition d'une facture dématérialisée

Voici la définition d'une facture dématérialisée : c'est une facture créée, envoyée et conservée sous forme électronique qui comporte un socle minimum de données dans un format normé et structuré. Elle se différencie des factures papier ou des PDF... Qui dès 2026, sont considérés comme obsolètes. 

En effet, avec la réforme de la facturation électronique, terminés les envois de factures par la poste ou par e-mail. Pour être considérée comme dématérialisée au sens légal, une facture doit respecter des normes précises (authenticité, intégrité, lisibilité) et intégrer certaines données structurées. 

Pour simplifier, voici ce que vous devez retenir : dès 2025, il est nécessaire de choisir une plateforme de facturation électronique qui respecte les enjeux de la dématérialisation. Et si vous vous demandez "suis-je concerné par ce choix de logiciel de dématérialisation ?" (spoiler : oui), consultez notre article : Facture électronique obligatoire, êtes-vous concerné ?

Factures dématérialisées vs factures électroniques : quelle différence ?

On utilise souvent les termes factures dématérialisées et factures électroniques comme des synonymes… Pourtant, ce sont deux termes distincts ! 

• La facture électronique est une facture au format numérique qui respecte les exigences légales et fiscales, au sens de la réforme. C'est-à-dire : un format structuré reconnu par l'administration (Factur-X, UBL, CII), qui comporte les mentions obligatoires d’une facture sous un format donné dans un champ dédié (par exemple le numéro de SIREN du fournisseur et du client, la date d’émission de la facture, l’adresse complète de livraison du bien ou du service si différente de l’adresse du client, …) et qui est transmise ou reçue par l'intermédiaire d'une plateforme de facturation agréée par l'État.
  
  
• La facture dématérialisée désigne plus largement la suppression du papier dans le cycle de facturation. La notion de "facture dématérialisée" inclut celle de "facture électronique". Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, le principal terme qui sera employé à l'avenir sera plutôt celui de facturation électronique. 

Pourquoi dématérialiser les documents comptables ? 

La digitalisation croissante de notre environnement implique des changements de pratique et les factures n'y échappent pas. Au-delà des aspects positifs, la dématérialisation des factures est à présent une obligation réglementaire : toutes les entreprises sont donc concernées. 

Pour encourager la dématérialisation des échanges, les pouvoirs publics, une première mesure a été mise en place le 1er janvier 2020. Toutes les entreprises françaises, y compris les microentreprises, sont obligées d'émettre des factures par voie électronique dès lors que leurs clients sont l'Etat ou les collectivités territoriales. Dans ce cadre, toutes les factures transitent via une plateforme publique dédiée appelée « Chorus Pro ».

Entre 2026 et 2027, ce système de factures dématérialisées va être étendu aux échanges de factures interentreprises. Autrement dit, toutes les entreprises B2B sont concernées et doivent suivre un calendrier et des règles précises : 

• Dès 2025 : choisir une plateforme de facturation électronique ayant reçu l'agrément de l'État (aussi appelée PDP ou PA).
• Dès le 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront réceptionner les factures en format électronique. 
• Dès le 1er septembre 2027 :  Envoyer des factures électroniques inter-entreprises depuis ce logiciel de dématérialisation, pour les PME et TPE (moins de 250 salariés et dont le CA ne dépasse pas les 50 millions d’euros), ainsi que les microentreprises et indépendants.

Quel est le but de la dématérialisation ? Quels sont les avantages pour l'entreprise ?

• Réduction des coûts 💰

Le premier avantage de la dématérialisation est la diminution des coûts pour l'entreprise. En effet, en passant à la facture électronique, vous vous débarrassez des coûts de traitements comme les frais d'impression, d'envoi postal et d'archivage physique. Le passage d'une facture papier à une facture dématérialisée représente un gain financier de 10,90€. En dématérialisant les factures, les coûts de gestion sont réduits de plus de 70%. Au final, il est possible de diviser par 20 le cycle de traitement des factures.  

• Gain de productivité 💻

Un service comptable consacre 30% de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et davantage à la gestion des appels fournisseurs et des retards de paiement. Le passage à la facture électronique permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%. 

La dématérialisation des factures grâce à un logiciel comptable engendre des gains de productivités certains : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d'approbation est fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai court... La mise en place d'un logiciel comptable dans votre entreprise rend possible une automatisation des processus, vous passez moins de temps sur les tâches administratives à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée telles que des activités de conseil, d'accompagnement, etc.  De plus, avec l'obligation de facturation électronique, les documents comptables sont disponibles à tout moment, depuis n'importe où. 

En 2023, 93 % des Directions Financières envisagent d'investir dans la digitalisation de la fonction finance à court terme. 

• Sécuriser le processus 🧰

Troisième avantage, passer à la dématérialisation et à l'automatisation des processus permet d'éviter les erreurs humaines.

7,5% c'est le pourcentage de factures papier perdues annuellement par société, retrouver une facture égarée représenterait une somme d'environ 110€ et la reproduction de celle-ci coûterait 200€. 

En effet, les différentes étapes manuelles peuvent être source d'erreur, de risque de perte voir de dégradation des documents. Avec la digitalisation de la facturation, il y a une traçabilité des différentes opérations réalisées. L'intelligence artificielle détecte facilement les informations contenues dans les factures dématérialisées grâce à la GED (gestion électronique des documents), OCR (optimal character recognition) et LAD. Lorsque vous êtes équipés des bons outils, c'est l'ensemble des risques liés à la facturation qui diminuent. 

De plus, en cas de contrôle fiscal, la mise en place de solutions et de logiciel comptable facilite les conditions de stockage et de fait la présentation des documents.

• Amélioration de la relation client fournisseur 🤝

La facture électronique rend la communication plus claire, simple et efficace entre le(s) client(s) et le(s) fournisseur(s). La plateforme collaborative permet d'échanger directement avec son expert-comptable, de lui communiquer les documents nécessaires rapidement de manière sécurisée, d'éviter les erreurs de saisie.

Par exemple, l'automatisation des processus permet l'envoi de rappels automatiques à la fois pour les factures clients que pour le fournisseur. 

Les sources de litiges sont réduites et les délais de paiement optimisés.

• Limiter l'impact écologique🌿

Aujourd’hui, 85% du papier utilisé provient des forêts et seulement 15% proviennent du recyclage.  

En France, la consommation annuelle de papier s'élève en moyenne à 131 kg par personne, dont 48 kg utilisés à des fins d'impression ou d'écriture, et donc potentiellement pour l'édition de facture. La fabrication du papier, ainsi que l'impression des factures et leur envoi par courrier ont un sérieux impact sur l’environnement. La suppression progressive de la facture au format papier au profit des factures électroniques se présente comme une bonne nouvelle pour la protection de la planète. Cette dématérialisation engendre une réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise : fini le papier, l'encre d'impression, le transport du courrier… 

De plus, l'aspect environnemental devient un critère de choix clé pour les consommateurs. La dématérialisation est un enjeu majeur qui peut s'intégrer dans votre stratégie RSE. Certaines entreprises l'ont bien compris, par exemple en 2023, 73% des directions financières souhaitent modifier leur modèle de pilotage dans les 3 ans pour mieux intégrer les dimensions de RSE.

Les 5 étapes du processus de dématérialisation d'une facture 

Passer à la facture dématérialisée ne consiste pas seulement à "scanner" un document ou à l’envoyer par e-mail. Souvenez-vous : avec la réforme de la facturation électronique, les PDF envoyés depuis sa messagerie privée... C'est terminé ! Voici les étapes clés pour passer à la dématérialisation :

1. Choisir sa plateforme de facturation électronique 

• Une plateforme privée ayant reçu l'agrément de l'État, comme Tiime.
• Ou une plateforme dite "compatible" avec des outils agréée

2. Créer sa facture 

• La facture est générée directement dans le logiciel agréé ou compatible, au format normé structuré autorisé par la nouvelle loi (Factur-X, UBL…).

• Dès le 1er septembre 2026, la première obligation entre en vigueur : la réception de facture via une plateforme agréée. 
• Les données peuvent être intégrées directement dans le logiciel comptable.

4. Transmettre une facture 

• Dès le 1er septembre 2027, la généralisation de l'envoi de factures électroniques concerne toutes les entreprises : une facture est envoyée via une plateforme agréée (PA/PDP) ou une solution compatible. 
• Les données sont transmises de manière sécurisée et tracées, car la plateforme est connectée au portail de facturation public (PPF), l'outil utilisé par l'État. 

• Toujours depuis une plateforme de facturation comme Tiime, une facture est stockée pendant 10 ans dans un espace sécurisé, garantissant son intégrité et sa lisibilité en cas de contrôle fiscal.

💡 Avec Tiime, l’ensemble de ces étapes est automatisé : vous créez, envoyez, recevez et archivez vos factures sans quitter l’outil. Vous pouvez même payer et être payé rapidement, grâce à notre compte pro. 

Quel outil fiable utiliser pour la dématérialisation des factures ?

Pour passer à la facture dématérialisée, vous aurez besoin d’un outil qui :

• Émet et reçoit des factures dans les formats conformes à la réforme.
• A reçu l'agrément délivré par l'administration fiscale (la DGFIP, direction générale des finances publiques) 
• Automatise les tâches chronophages liées à la facturation et au suivi.

Tiime propose une solution complète pour gérer la facturation électronique :

• Création de factures dématérialisées conformes à la réforme.
• Envoi et réception automatisés depuis notre plateforme. 
• Suivi en temps réel des paiements.
• Archivage sécurisé et illimité.
• Paiement des factures reçues depuis notre compte pro'. 

Avec Tiime, vous êtes prêts à créer, recevoir, envoyer vos factures... Mais aussi suivre vos paiements, recevoir votre argent et payer vos factures fournisseurs ou vos achats professionnels en un clic, sans quitter notre solution. Pas besoin d'intermédiaire, pas besoin de multiplier les outils (e-invoicing et e-reporting, compte bancaire professionnel, etc.)

Conclusion

Entre 2026 et 2027, la dématérialisation de vos factures deviendra obligatoire pour les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Que vous vendiez des produits ou des services, auprès d'une cible de particuliers ou de professionnels, avec une petite ou grande société... Vous êtes au moins concerné par une des mesures de la réforme de la facturation électronique.

Alors, autant être prêt. Et pour ça, nous vous avons préparé un guide survie avec toutes les infos nécéssaires. En plus de la réduction de vos coûts directs, indirects et du gain de productivité, la dématérialisation des factures est un coup de boost pour la transition numérique.  

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FAQ

1. Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les documents papier ou PDF par des versions électroniques conformes aux exigences légales et fiscales. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les microentreprises, doivent émettre des factures électroniques lorsqu'elles traitent avec l'État ou les collectivités territoriales. À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et entre 2026 et 2027, l'obligation d'émettre des factures dématérialisées sera étendue progressivement en fonction de la taille de l'entreprise.

2. Comment se préparer à la dématérialisation des factures ?

Non. Un simple PDF n’est pas forcément conforme. Une facture dématérialisée doit respecter des normes précises et contenir des données structurées. Pour ce faire, sa création, sa transmission ou sa réception doit être centralisée sur une plateforme de facturation électronique ayant reçu un agrément de l'État (aussi appelée PDP ou PA), ou par l'intermédiaire d'une solution compatible mais non agréée (aussi appelée SC). 

3. Comment se préparer à la dématérialisation des factures ?

Il est essentiel d'adopter une plateforme de dématérialisation partenaire (aussi appelée PDP, PA ou plateforme de facturation électronique) agréée par l'administration fiscale, comme Tiime. Ces plateformes garantissent la conformité des factures et leur transmission sécurisée. Il est également recommandé de former les équipes aux nouvelles pratiques et de mettre à jour les processus internes pour intégrer la dématérialisation de manière fluide.

4. Comment faire une facture dématérialisée ? 

Pour créer une facture dématérialisée conforme à la réforme de l'État, utilisez un logiciel de facturation qui respecte les exigences légales (authenticité, intégrité, lisibilité) et qui peut générer les formats attendus par la réforme. Par exemple, Tiime vous permet de créer, envoyer et archiver vos factures de manière 100 % dématérialisée et conforme.

3. Quel est le calendrier de la dématérialisation des factures ? 

La réforme de la facturation électronique sera mise en place progressivement entre 2026 et 2027, en suivant le calendrier suivant :