Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

Pourquoi dématérialiser les documents comptables ? 

La digitalisation croissante de notre environnement implique des changements de pratique et les factures n'y échappent pas. Au-delà des aspects positifs, la dématérialisation des factures est à présent une obligation réglementaire : toutes les entreprises sont donc concernées. 

☝️ Pour rappel la dématérialisation des factures entrantes ou sortantes consiste à faire passer des factures d’un support papier à un support électronique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale.

"Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les microentreprises sont obligées d'émettre des factures par voie électronique dès lors que leurs clients sont l'Etat ou les collectivités territoriales. Entre 2026 et 2027, les entreprises devront ensuite transmettre leurs factures dématérialisées."

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront réceptionner les factures en format électronique. Ensuite, entre 2026 et 2027, c’est l’obligation d’émettre des factures dématérialisées qui va entrer progressivement en application, en fonction de la taille des entreprises.

Voici le calendrier établi par l’ordonnance du 15 septembre 2021 :

• Au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises.
• Au 1er septembre 2026 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et dont le chiffre d’affaires est inférieur à 1,5 million d’euros).
• Au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE (moins de 250 salariés et dont le CA ne dépasse pas les 50 millions d’euros), ainsi que les microentreprises et indépendants.

Mais concrètement 🤷‍♀️ 

Quel est le but de la dématérialisation ? Quels sont les avantages pour l'entreprise ?

• Réduction des coûts 💰

Le premier avantage de la dématérialisation est la diminution des coûts pour l'entreprise. En effet, en passant à la facture électronique, vous vous débarrassez des coûts de traitements comme les frais d'impression, d'envoi postal et d'archivage physique. Le passage d'une facture papier à une facture dématérialisée représente un gain financier de 10,90€. En dématérialisant les factures, les coûts de gestion sont réduits de plus de 70%. Au final, il est possible de diviser par 20 le cycle de traitement des factures.  

• Gain de productivité 💻

Un service comptable consacre 30% de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et davantage à la gestion des appels fournisseurs et des retards de paiement. Le passage à la facture électronique permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%. 

La dématérialisation des factures grâce à un logiciel comptable engendre des gains de productivités certains : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d'approbation est fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai court... La mise en place d'un logiciel comptable dans votre entreprise rend possible une automatisation des processus, vous passez moins de temps sur les tâches administratives à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée telles que des activités de conseil, d'accompagnement, etc.  

En 2023, 93 % des Directions Financières envisagent d'investir dans la digitalisation de la fonction finance à court terme. 

• Sécuriser le processus 🧰

Troisième avantage, passer à la dématérialisation et à l'automatisation des processus permet d'éviter les erreurs humaines.

7,5% c'est le pourcentage de factures papiers perdues annuellement par société, retrouver une facture égarée représenterait une somme d'environ 110€ et la reproduction de celle-ci coûterait 200€. 

En effet, les différentes étapes manuelles peuvent être source d'erreur, de risque de perte voir de dégradation des documents. Avec la digitalisation de la facturation, il y a une traçabilité des différentes opérations réalisées. L'intelligence artificielle détecte facilement les informations contenues dans les factures dématérialisées grâce à la GED (gestion électronique des documents) , OCR (optimal character recognition) et LAD. Lorsque vous êtes équipés des bons outils, c'est l'ensemble des risques liés à la facturation qui diminuent. 

De plus, en cas de contrôle fiscal, la mise en place de solutions et de logiciel comptable facilite les conditions de stockage et de fait la présentation des documents.

• Amélioration de la relation client fournisseur 🤝

La facture électronique rend la communication plus claire, simple et efficace entre le(s) client(s) et le(s) fournisseur(s). La plateforme collaborative permet d'échanger directement avec son expert-comptable, de lui communiquer les documents nécessaires rapidement de manière sécurisée, d'éviter les erreurs de saisie.

Par exemple, l'automatisation des processus permet l'envoi de rappels automatiques à la fois pour les factures clients que pour le fournisseur. 

Les sources de litiges sont diminués et les délais de paiement optimisés. 

• Limiter l'impact écologique🌿

Aujourd’hui, 85% du papier utilisé provient des forêts et seulement 15% proviennent du recyclage.  

En France, la consommation annuelle de papier s'élève en moyenne à 131 kg par personne, dont 48 kg utilisés à des fins d'impression ou d'écriture, et donc potentiellement pour l'édition de facture. La fabrication du papier, ainsi que l'impression des factures et leur envoi par courrier ont un sérieux impact sur l’environnement. La suppression progressive de la facture au format papier au profit des factures électroniques se présente comme une bonne nouvelle pour la protection de la planète. Cette dématérialisation engendre une réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise : fini le papier, l'encre d'impression, le transport du courrier… 

De plus, l'aspect environnemental devient un critère de choix clé pour les consommateurs. La dématérialisation est un enjeu majeur qui peut s'intégrer dans votre stratégie RSE. Certaines entreprises l'ont bien compris, par exemple en 2023, 73% des directions financières souhaitent modifier leur modèle de pilotage dans les 3 ans pour mieux intégrer les dimensions de RSE. 

Alors qu'attendez-vous ? 😊 Entre 2024 et 2026, la dématérialisation de vos factures deviendra obligatoire selon votre taille d'entreprise, autant déjà être prêt. En plus de la réduction de vos coûts directs, indirects et du gain de productivité, vous contribuez à valider votre transition numérique tout en préservant la planète à votre échelle. Passer au « zéro papier » devient presque une évidence.

Contactez-nous pour rendre possible la dématérialisation de votre facturation au sein de votre entreprise.