Quelles sont les 7 meilleures pratiques pour gérer vos factures fournisseurs ?

Pourquoi optimiser la gestion des factures fournisseurs dans votre entreprise ?

Avant de lister les 7 meilleures pratiques organisationnelles pour votre entreprise, découvrez les bienfaits qu’elles apportent rapidement à votre structure. Ces enjeux méritent d’accorder un peu d’énergie pour la mise en place d’une gestion fournisseur optimale.

Fluidifier les contrôles des achats de la commande au paiement

Un traitement papier, à chaque étape du processus achat, demande du temps et la manipulation de différents documents (commande, bon de réception en stock, facture, voire le contrat d’achat). Avec l’optimisation de la gestion sous une forme digitalisée, le travail s’accélère. Le risque d’erreurs lié aux multiples saisies disparaît. Tout le processus, jusqu'à la comptabilité, se fluidifie, avec une traçabilité maximale de chaque étape.

Simplifier l’archivage et la recherche documentaire dans l’entreprise

Le fait de gérer ses factures fournisseurs en ligne facilite l’archivage. L’entreprise gagne en espace de stockage physique et peut affecter les anciens locaux d’archives à une autre utilisation. Chaque personne habilitée dans la société peut rechercher et trouver tout document relatif à une transaction d’achat ou à un fournisseur. Cet accès documentaire peut d’ailleurs s’effectuer à distance et de partout, souvent avec une simple liaison internet.

Gagner du temps dans le travail administratif et dans le coût de traitement des factures

Tout ce qui consiste à fluidifier et à simplifier les tâches administratives contribue à vous faire gagner du temps. La gestion optimisée des factures fournisseurs n’échappe pas à cette règle. La dématérialisation des contrôles et des documents, notamment avec l’arrivée de la facturation électronique, conduit à des économies sensibles. De 15 euros en moyenne pour le format papier, le traitement de la facture électronique en provenance du fournisseur se réduit de 50 à 75 %.

Sécuriser les contrôles des factures d’achat et leur règlement

La gestion optimisée des factures fournisseurs et en ligne réduit les erreurs dues à la manipulation de documents au format papier ainsi que les ressaisies diverses de données. L’automatisation des processus rend les tâches plus fiables, sans intervention humaine, ce qui accroît aussi la sécurité. La facture enregistrée en comptabilité et son paiement sont conformes à l’achat commandé et reçu.

Améliorer la relation commerciale avec son fournisseur

Plus la gestion des factures est structurée et bien organisée, plus votre fournisseur reçoit le paiement rapidement. La chaîne des achats se déroule sans anicroche, de la commande au règlement des biens ou services achetés, en passant par les approvisionnements et le contrôle facture. Cette relation fluide et saine facilite les échanges.

Sécuriser les approvisionnements de l’entreprise

La conséquence logique des bénéfices décrits précédemment, c’est aussi l’assurance de disposer d’approvisionnements conformes aux commandes en qualité, quantité et délais. Un fournisseur payé rapidement ne vous abandonne pas au milieu du gué. Alors, qu’une gestion erratique des factures, avec des retards de paiement, comporte clairement des risques pour la sécurité de vos approvisionnements. Ce n’est pas la meilleure manière de fidéliser ces entreprises.

Devenir plus compétitif dans un monde économique qui se digitalise

Finalement, les enjeux d’une bonne gestion des factures fournisseurs peuvent se résumer ainsi : elle contribue tout simplement à la performance économique de votre entreprise. Elle permet de rester au contact des meilleurs, alors que la plupart des transactions se réalisent en mode dématérialisé.

#1 - Comment organiser l’automatisation des factures fournisseurs ?

La première bonne pratique en matière de gestion des factures entrantes dans l’entreprise concerne un principe général : l’automatisation. Elle se met en place grâce aux autres techniques que nous détaillons dans la suite de l’article, notamment :

• la dématérialisation des documents ;
• le contrôle en ligne des différentes étapes du processus Procure to Pay ;
• l’intégration automatique des factures en comptabilité avec l’IA (machine learning).

Ainsi, l’automatisation du traitement consiste à supprimer les actions manuelles, comme le rapprochement du BL (bon de livraison) avec le bon de commande et celui de la facture avec le BL notamment.

Automatiser la gestion des dépenses revient également à les catégoriser et à les classer automatiquement, juste après la collecte. Ce travail de pré-comptabilité sert ensuite à votre cabinet comptable. C’est ce que propose Tiime avec la catégorisation automatique des frais, via un système de « labels ».

Ce mode de traitement peut en outre concerner la préparation des paiements, avec l’édition d’un état de factures qui détient leur BAP (bon à payer). En ce sens, l’introduction d’automatismes intervient autant pour les phases avant facturation que pour celles d’après.

#2 - Comment déployer la centralisation des informations fournisseurs en amont de la comptabilité ?

Un processus de gestion des factures fournisseurs efficace présente aussi cette caractéristique forte : un système de centralisation des documents. Il débute dès l’émission d‘une commande, voire même la signature du contrat d'achats. Il se poursuit avec la réception en stock des marchandises ou matières premières.

Ce mode de fonctionnement avant la facturation sert aussi au contrôle des factures fournisseurs. Toute la documentation utile pour justifier la dépense et la contrôler devient ainsi accessible. Tout est centralisé à un seul endroit, souvent sur le cloud. Les personnes autorisées dans l’entreprise retrouvent aisément tous les éléments du dossier pour chaque contrat et chaque transaction à l’intérieur.

#3 - Comment dématérialiser le contrôle de la facturation fournisseur hors champ de la RFE ?

La réforme de la facturation électronique (RFE) est en place depuis le 1er septembre 2026. Depuis cette date, tous les professionnels assujettis à la TVA devront se mettre en mesure de recevoir et de traiter les factures fournisseurs au format électronique.

Cela concerne dans un premier temps les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI), soit par exemple les fournisseurs d’énergie ou de téléphonie.

Mais, les autres achats auprès des PME, TPE et micro-entreprises françaises restent majoritairement pendant la période transitoire au format habituel (jusqu’à septembre 2027). C’est également le cas pour tous les achats à l’international (flux intracommunautaires et importations), car ils sont pour le moment hors champ de la RFE. Pour autant, ces factures peuvent aussi se dématérialiser dès maintenant.

Collectez cette facturation classique au format PDF, notamment à l’aide de connecteurs de récupération de factures. Ou, scannez les pièces qui arrivent encore au format papier. Cette procédure vous permet ensuite de travailler toutes les étapes sous une forme dématérialisée. Le contrôle, la validation, la comptabilisation et l’archivage s'effectuent alors sous cette forme numérique.

#4 - Comment optimiser les contrôles de données sur toute la chaîne Procure to Pay de l’entreprise ?

Le terme anglo-saxon « P2P » désigne la chaîne des achats. Il signifie « Procure to Pay », soit « de l’approvisionnement au paiement ». Avant de pouvoir émettre le règlement d’une facture, l’entreprise doit procéder à de multiples vérifications et tâches dans le système informatique.

Sans dématérialisation et automatisation, ce processus fait intervenir plusieurs personnes. Elles manipulent de nombreux supports papier. Elles formalisent leurs contrôles, apposent leur signature, etc. Tout ceci comporte un risque d’erreurs certain, voire du retard dans le traitement, en cas de flux d'achats importants.

L’optimisation de ce système de contrôle des achats passe également par la suppression du traitement papier. Un tel processus demande d’utiliser une solution informatique de dématérialisation. Elle rend immatériels les documents qui arrivent au format papier.

Cela conduit à réaliser tous les rapprochements en ligne et au même endroit, sur l'application qui stocke les bons de commande, les contrats, les factures, etc. Ajoutons que les solutions de dématérialisation permettent aussi de générer automatiquement les écritures comptables, sans saisie manuelle.

#5 - Comment mettre en place une procédure efficace pour la gestion des factures fournisseurs ?

Une manière d’optimiser la gestion de ses factures fournisseurs consiste à rédiger une procédure écrite. Elle donne toutes les explications à la fois aux acheteurs, aux approvisionneurs et aux comptables pour gérer le processus achat de A à Z. Un tel document décrit qui fait quoi à chaque étape, et avec quels moyens informatiques.

Ce type de procédure :

• détaille les catégories d’achats gérés dans le ou les logiciels ;
• explique comment s’opèrent le référencement et l’ajout de comptes fournisseurs ;
• décrit comment automatiser chaque phase de rapprochement et de comptabilisation :
• comporte les workflows de validation des factures (liste de tâches à réaliser dans un ordre précis).

#6 - Pourquoi et comment un portail comme Tiime simplifie le traitement des factures d’achat ?

Si vous adoptez une plateforme comme Tiime, vous pouvez y gérer notamment toute la documentation relative aux achats. Ce type de portail simplifie :

• la collecte des factures d’achat ;
• leur catégorisation ;
• leur tri ;
• leur classement.

Vous rattachez aisément chaque pièce, à la bonne transaction bancaire, grâce à la connexion de vos comptes à Tiime. Vous prenez en photo une facture fournisseur et l’ajoutez comme justificatif sur la plateforme. Nos systèmes de lecture optique (OCR) et notre algorithme de matching participent à cette automatisation. Ils suppriment le pointage manuel. En outre, demain, avec notre plateforme agréée, vous gérez automatiquement la réception des factures électroniques d’achat.

Pour en savoir plus, consultez notre aide en ligne sur la gestion des pièces d’achat.

#7 - Pourquoi un logiciel tout-en-un avec compte pro facilite le suivi fournisseur ?

Tiime est une plateforme complète qui dépasse la simple gestion des achats. Elle vous permet de réaliser tout le suivi administratif, dossier fournisseur par dossier fournisseur.

S’y ajoute la fonctionnalité de plateforme agréée pour la facture électronique. Cela donne la capacité à tous nos clients de gérer ce format conformément à la réglementation fiscale. Notamment, Tiime communiquera à vos fournisseurs les statuts des factures, comme l’exige la réforme.

En outre, si vous choisissez le compte pro Tiime, vous émettez vos paiements fournisseurs directement de la plateforme. Vous gagnez du temps en réalisant toutes les actions dans l’application, de la réception de la facture à son règlement. Ce service de gestion centralisée et en ligne vous autorise à définitivement oublier le papier.

Quant à votre cabinet comptable, il récupère en temps réel toutes vos transactions, factures comme règlements. En effet, Tiime représente la plateforme idéale pour échanger ses documents facilement avec son comptable.

Un logiciel en ligne comme Tiime représente la solution la plus simple en TPE ou PME pour gérer les achats et les flux de documents, de la commande à la facture. Vous bénéficiez de la centralisation des pièces, de l’automatisation de la collecte, du contrôle et de la catégorisation des dépenses. Vous agissez en toute conformité avec la réglementation relative à la facture électronique. Vous sécurisez votre suivi fournisseur et vos approvisionnements, en évitant tout retard. Vous facilitez la gestion des paiements sur le même portail et gagnez un temps précieux, grâce au compte pro intégré. Nous vous suggérons de découvrir nos offres free, start ou business, calibrées en fonction de la taille de votre entreprise.