Archivage des factures électroniques : quels changements avec la réforme ?

Qu'est-ce que l'archivage des factures électroniques ? 

Définition de l’archivage électronique des factures

L’archivage électronique des factures désigne l’ensemble des méthodes, outils et règles permettant de conserver les factures au format numérique, tout en garantissant 3 principes clés. L’article 289 du Code Général des Impôts les définit comme étant : « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture ».

• L’authenticité de l'origine : on peut prouver l’identité de l’émetteur (Kbis, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, e-mail, adresse, etc.)
• L’intégrité  du contenu : les factures ne peuvent pas être modifiées après leur émission et doivent intégrer des mentions obligatoires. 
• La lisibilité : chaque facture doit être lue et comprise, par un humain et un logiciel, pendant toute la durée légale de conservation (10 ans). 
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De plus, concernant les règles d'archivage et le cadre légal lié à sa mise en œuvre, on parle d'archivage à valeur probante : les factures archivées peuvent servir de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal. L’archivage doit donc intégrer les notions suivantes : 

• Une signature électronique qualifiée,
• Un horodatage fiable,
• Un système garantissant l’inaltérabilité des documents.

Enfin, avec la réforme de la DGFIP, l’archivage prend une dimension nouvelle. En plus de ces 3 fondements, les factures électroniques (émises et reçues) devront transiter par des logiciels, comme Tiime. Terminés, les PDF échangés par e-mail ! On parle parfois de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou de Plateformes Agréées (PA). Chez Tiime, pour éviter tous ces acronymes, on parle le plus souvent de plateformes de facturation électroniques... Tout simplement. 

Factures dématérialisées vs archivage vs sauvegarde : quelles différences ?

Dans le jargon de la dématérialisation, trois notions se côtoient, mais elles ne signifient pas la même chose :

• Facture dématérialisée : c’est la facture au format électronique, créée, transmise et reçue dans un format structuré (ex. Factur-X, UBL), conforme à la réforme. On en parle dans cet article, sur la dématérialisation des factures. 
• Archivage électronique : c’est le processus de conservation sécurisé et légalement conforme de ces factures, garantissant leur intégrité et leur disponibilité pendant 10 ans.
• Sauvegarde : c’est la copie technique des données pour éviter leur perte (ex. backup sur un disque dur ou dans le cloud). Mais une sauvegarde n’est pas forcément un archivage légal ! 

💡 Exemple concret : envoyer un PDF par e-mail et le stocker sur Google Drive, c’est une sauvegarde, pas un archivage électronique conforme à la réforme de la facturation électronique. 

Peut-on parler d'archivage automatique ?

L’automatisation de l’archivage facture électronique est désormais possible grâce à des logiciels comme Tiime. Ces outils permettent notamment de :

• Classer automatiquement les factures dès leur réception.

• Horodater chaque document pour garantir la valeur probante.

• Stocker les fichiers dans un “coffre-fort numérique” conforme aux exigences légales.

Avec Tiime comme solution de facturation électronique agréée par l'administration fiscale,
les entrepreneurs peuvent gérer tout leur processus de dématérialisation... De la création à l'archivage de facture, en passant par l'envoi ou la réception de paiements, grâce au compte pro.

En d'autres termes, les avantages sont nombreux : sécurisation des données, gain de temps et d'efficacité au quotidien, réduction d'espace de stockage, centralisation dans un seul et même outil, confidentialité des informations...  Pour découvrir tous les avantages, le mieux, c'est d'essayer : 

Soyez prêt pour la facturation électronique

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Comment archiver des factures électroniques ?

Cas pratique : Archiver ses factures en 6 étapes 

1. Choisir un logiciel d’archivage de factures : nous vous conseillons d'opter pour une solution de facturation électronique conforme à la réforme, proposant de l'archivage en respectant le cadre légal. 
2. Créer, transmettre et recevoir des factures aux formats normés structurés exigés par la DGFIP : Factur-X, UBL ou CII. Ces formats sont directement proposés par les plateformes de facturation électronique agréés. 
3. Automatiser le classement des factures par date, client/fournisseur et statut.
4. Sécuriser l’accès à votre plateforme et aux documents via authentification et gestion des droits.
5. Mettre en place des sauvegardes en plus de l’archivage légal.

💡 Avec Tiime, toutes ces étapes d'émission, transmission, réception et archivage sont centralisés au même endroit.

Archivage automatique des factures : 5 bonnes pratiques dès 2025

À partir du 1er septembre 2026, les entreprises établies en France et assujetties à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) devront passer à la facturation électronique. Dès maintenant, cela implique quelques changements. Voilà 5 bonnes pratiques à mettre en place, quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre spécificité (vente de produits ou service) : 

1. Anticiper : même si certaines obligations entrent en vigueur en 2026-2027, basculer dès 2025 sur une plateforme de facturation électronique vous évite un rush de dernière minute.
2. Centraliser et conserver vos factures dans un seul outil pour éviter les pertes et doublons.
3. Vérifier régulièrement l’intégrité et la lisibilité des fichiers archivés.
4. Former vos équipes à la recherche et à la restitution des factures archivées.
5. Suivre les évolutions légales : la réforme pourra être ajustée au fil du temps, et les règles de conservation des factures peuvent évoluer. 

Quel logiciel d’archivage des factures utiliser ?

Certains outils, comme Tiime, ont été conçus pour répondre précisément aux exigences de la réforme. Leur objectif est de simplifier la gestion des devis et factures (et pas que !) tout en garantissant la conformité. 

Avec Tiime, il est possible de :

• Collecter automatiquement les factures.
• Classer et indexer les documents de manière structurée.
• Garantir un archivage horodaté et sécurisé, conforme aux obligations légales.
• Retrouver facilement chaque facture, même plusieurs années après son émission.
• Payer directement les fournisseurs et être payé directement par les clients, grâce au compte pro’ 

Conclusion : l'essentiel à retenir sur l'archivage de factures 

L’usage d’un logiciel ne suffit pas à assurer la conformité d'un document comptable à lui seul. Il est essentiel que les entreprises comprennent les principes clés de l’archivage facture électronique :

• Durée de conservation : 10 ans pour la plupart des factures.
• Format requis : un format structuré, lisible et inaltérable.
• Conditions d’accès : les documents doivent être accessibles à tout moment, notamment en cas de contrôle fiscal.

En cas de non respect des règles d'archivage, les entreprises risquent différentes sanctions : pénalité de 50 % des montants facturés en cas de défaut de conservation des factures clients, rejet de déduction des charges en cas de défaut de conservation des factures fournisseurs,  rejet de comptabilité voire procédure de rectification contradictoire par l'administration fiscale en cas de défaut de conservation des documents comptables... 

Pour limiter les risques de sanctions et vérifier si votre archivage est conforme, posez-vous les questions suivantes :

1. Mes factures sont-elles horodatées et conservées dans un format non modifiable ?
2. Leur accessibilité est-elle garantie pendant toute la durée légale ?
3. Ma solution utilisée permet-elle de démontrer l’intégrité du document ?

Si la réponse est oui aux trois, vous êtes sur la bonne voie. Et pour vous rassurer... Sachez que Tiime répond à ces 3 points ! 

FAQ 

1. Quelle est la durée légale d’archivage des factures électroniques ?

La loi impose une conservation de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

2. Un simple stockage sur Google Drive ou un dossier d'ordinateur est-il un archivage conforme ?

Non. Une sauvegarde dans un espace comme Google Drive ou votre ordinateur n’est pas un archivage électronique à valeur probante. Il faut respecter des règles précises d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité.

3. Est-il obligatoire d'archiver toutes les factures ?

Oui, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, toutes les factures (clients, fournisseurs...) doivent être archivées conformément aux règles de l'administration fiscale. Les formats de factures structurés reconnus par la réforme sont Factur-X, UBL, CII. 

4. Comment archiver des factures électroniques ? 

Il existe plusieurs méthodes d'archivage, comme la GED (Gestion électronique des documents) et le SAE (Système d'archivage électronique). Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, nous vous conseillons d'opter pour une plateforme de facturation électronique agréée par l'État, vous permettant de créer, envoyer, recevoir et centraliser des factures conformes. 

5. Quand la réforme de la facturation électronique entre-t-elle en vigueur ?

Réception obligatoire dès septembre 2026, émission obligatoire pour toutes les entreprises à partir de septembre 2027. Mais le plus simple pour comprendre de A à Z cette réforme reste de lire notre guide de survie à la facturation électronique !