Archivage des factures électroniques : tout sera automatique ?

Ce que la réforme de 2026 implique pour l’archivage des factures

À partir de 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures sous forme électronique, dans un format structuré.

Cette réforme introduit plusieurs obligations, notamment :

• La transmission obligatoire des factures via des plateformes agréées (Plateformes de Dématérialisation Partenaires – PDP – ou Plateforme Publique).
• La conservation des factures dans un cadre légal strict, garantissant leur lisibilité, leur intégrité et leur accessibilité pendant une période de 10 ans.
• L’archivage à valeur probante, c’est-à-dire la capacité à prouver l’authenticité et l’inaltérabilité des documents.

À retenir : Une mauvaise gestion de l’archivage peut entraîner des sanctions fiscales. Il est donc essentiel de s’y préparer en amont.

 

Archivage automatique : quelles réalités techniques ?

L’automatisation de l’archivage facture électronique est désormais possible grâce à des logiciels comme Tiime. Ces outils permettent notamment de :

• Classer automatiquement les factures dès leur réception.
• Horodater chaque document pour garantir la valeur probante.
• Stocker les fichiers dans un “coffre-fort numérique” conforme aux exigences légales.

Mais attention : automatisé ≠ magique. Le contrôle humain reste essentiel pour vérifier la qualité des données.

🛑 Les 3 pièges de l'automatisation “aveugle” :

• Factures mal classées → introuvables en cas de contrôle
• Archivage dans un format non conforme
• Absence d’horodatage ou de traçabilité
  
  

Le rôle des logiciels dans la mise en conformité

Certains outils, comme Tiime, ont été conçus pour répondre précisément aux exigences de la réforme. Leur objectif est de simplifier la gestion des devis et factures (et pas que !) tout en garantissant la conformité.

Avec Tiime, il est possible de :

• Collecter automatiquement les factures.
• Classer et indexer les documents de manière structurée.
• Garantir un archivage horodaté et sécurisé, conforme aux obligations légales.
• Retrouver facilement chaque facture, même plusieurs années après son émission.
  
  

En anticipant l’interconnexion avec les futures PDP, ces solutions permettent de centraliser les flux de facturation tout en répondant aux exigences de l’administration fiscale.

Ce que vous devez comprendre

L’usage d’un logiciel ne suffit pas à assurer la conformité à lui seul. Il est essentiel que les entreprises comprennent les principes clés de l’archivage facture électronique :

• Durée de conservation : 10 ans pour la plupart des factures.
• Format requis : un format structuré, lisible et inaltérable.
• Conditions d’accès : les documents doivent être accessibles à tout moment, notamment en cas de contrôle fiscal.
  
  

Bon à savoir : Pour vérifier si l’archivage est conforme, posez-vous les questions suivantes :

1. Les factures sont-elles horodatées et conservées dans un format non modifiable ?
2. Leur accessibilité est-elle garantie pendant toute la durée légale ?
3. La solution utilisée permet-elle de démontrer l’intégrité du document ?
   
   

Si la réponse est oui aux trois, vous êtes sur la bonne voie — Pour vous rassurer, Tiime répond à ces 3 points.

Vers une gestion documentaire plus fiable et encadrée

L’archivage des factures électroniques devient une obligation encadrée à partir de 2026. Il ne peut être laissé au hasard. Même si des solutions comme la nôtre permettent d’automatiser une grande partie du processus, la compréhension des règles et le contrôle des pratiques restent essentiels.

Avec des solutions adaptées, les entreprises peuvent :

• Réduire le risque d’erreur ou de perte de données,
• Faciliter les contrôles fiscaux,
• Et gagner du temps dans la gestion quotidienne des factures.
  
  

Si vous voulez en savoir plus sur la facturation électronique, vous pouvez télécharger notre guide sur la facturation électronique ou directement vous inscrire à un de nos webinaires.