Facturation électronique en restauration : le guide complet pour vous mettre en conformité

Facturation électronique en restauration : qui est concerné et à quelle date ?

Quels restaurants sont concernés par la réforme ?

Tous les restaurants établis en France et assujettis à la TVA sont concernés par la facturation électronique obligatoire. La taille de votre établissement n'a pas d'importance : un restaurant gastronomique de 40 couverts, une brasserie de quartier, un food truck ou une dark kitchen sont logés à la même enseigne.

Deux situations méritent une attention particulière :

• Restaurants en franchise en base de TVA : même si vous ne facturez pas de TVA à vos clients, vous devez recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs et transmettre vos données de vente en e-reporting.
• Auto-entrepreneurs en restauration : vous êtes inclus dans le périmètre de la réforme, au même titre que les sociétés. Les obligations spécifiques des micro-entrepreneurs face à la facturation électronique méritent d'être bien comprises avant l'échéance.

Bon à savoir : La réforme ne concerne pas uniquement les restaurants « classiques ». Les traiteurs, les cafés, les bars et les hôtels avec restauration (secteur CHR au sens large) sont tous soumis aux mêmes obligations.

Le calendrier officiel selon la taille de votre établissement

Le déploiement se fait en deux vagues. Voici le calendrier complet :

La réception est obligatoire dès septembre 2026 pour toutes les catégories. Autrement dit, même si votre restaurant est une TPE, vous devez être capable de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs à cette date. Pour ne manquer aucune échéance, consultez le calendrier détaillé de la facturation électronique avec toutes les dates clés.

Comment identifier votre catégorie (TPE, PME, ETI, grande entreprise) ?

Trois critères déterminent votre catégorie : l'effectif, le chiffre d'affaires annuel et le total du bilan. Vous appartenez à une catégorie dès que vous dépassez les seuils de la catégorie inférieure sur au moins deux de ces trois critères.

Prenons deux exemples concrets :

• Restaurant indépendant de 8 salariés, CA annuel de 650 000 € : vous êtes une TPE. Vous devez recevoir les factures électroniques dès septembre 2026 et émettre vos factures B2B en e-invoicing à partir de septembre 2027.
• Groupe de restauration avec 300 salariés et un CA de 45 M€ : vous êtes une ETI. Vous devez recevoir et émettre dès septembre 2026.

La très grande majorité des restaurants indépendants sont des TPE ou des PME. Votre échéance d'émission est donc septembre 2027, mais la réception arrive dès septembre 2026. Si vous n'êtes pas certain de votre catégorie, un outil permet de vérifier votre éligibilité à la facturation électronique en deux clics.

E-invoicing et e-reporting : quelle différence pour un restaurant ?

L'e-invoicing : vos factures entre professionnels (B2B)

L'e-invoicing (facturation électronique interentreprises) concerne les factures que vous émettez à destination d'un client professionnel assujetti à la TVA. En restauration, cela couvre plusieurs situations : une entreprise qui organise un déjeuner d'équipe, un séminaire, un traiteur pour un événement corporate ou un comité d'entreprise qui règle des repas.

Avec la réforme, ces factures doivent transiter via une plateforme agréée (PA) dans un format structuré : Factur-X, UBL ou CII. Pour comprendre les spécificités de chacun, un comparatif des formats UBL, CII et Factur-X vous aidera à choisir le bon. Une facture PDF envoyée par e-mail ne sera plus conforme.

Si votre client est une administration publique (cantine scolaire, marché public d'une collectivité), la facture passe par Chorus Pro, le portail de l'État.

L'e-reporting : vos ventes aux particuliers (B2C)

L'e-reporting concerne la majorité de vos ventes. Quand un client particulier règle son addition, vous ne lui envoyez pas de facture électronique. En revanche, vous devez transmettre les données de cette transaction (montant, date, taux de TVA) à l'administration fiscale via votre plateforme agréée. Pour bien saisir ce que représente l'e-reporting comme volet complémentaire de la facturation électronique, il est utile d'en lire le fonctionnement détaillé.

Cette transmission peut se faire de deux façons : en cumul périodique (par exemple chaque jour ou chaque décade) ou en temps réel, selon le paramétrage choisi. Le client, lui, ne voit aucune différence. Il reçoit son addition habituelle.

Les ventes à des clients étrangers non assujettis à la TVA française (touristes, par exemple) relèvent aussi de l'e-reporting.

Bon à savoir : L'e-reporting ne crée pas de charge supplémentaire visible pour le client. C'est votre logiciel de caisse, connecté à votre plateforme agréée, qui transmet les données en arrière-plan.

Cas concret : un service du midi avec clients mixtes

Imaginons un mardi midi dans votre restaurant. Trois tables règlent l'addition :

Table 1 - Un couple de particuliers (addition : 52 €)
Aucune facture électronique à émettre. Les données de la transaction sont transmises en e-reporting via votre plateforme agréée. Le couple reçoit sa note habituelle.

Table 2 - Un cadre qui demande une facture au nom de sa société (addition : 38 €)
Le client vous communique le SIREN de son entreprise. Vous émettez une facture au format structuré, qui transite en e-invoicing via votre PA. L'entreprise cliente reçoit la facture directement sur sa propre PA.

Table 3 - Un touriste américain (addition : 67 €)
Client étranger non assujetti à la TVA française. Les données sont transmises en e-reporting, comme pour le couple de la table 1.

Résultat : sur un même service, vous gérez simultanément de l'e-invoicing et de l'e-reporting. C'est la raison pour laquelle votre logiciel de caisse doit être capable de distinguer ces deux flux. Des cas d'usage concrets de facturation électronique pour les TPE illustrent d'autres situations similaires.

Note de restaurant ou facture : quand faut-il émettre quoi ?

La note de restaurant (ticket de caisse) : règles et seuil

La note (ou addition) est obligatoire dès que le montant du repas consommé sur place atteint 25 € TTC. Elle doit comporter au minimum : la date, le nombre de couverts, le détail des prestations (plats, boissons) et les prix TTC.

Cette note n'est pas une facture au sens fiscal. Elle ne contient ni numéro de TVA, ni SIRET client, ni numéro chronologique. Elle ne transite donc pas en e-invoicing.

La facture restaurant : quand est-elle obligatoire ?

Dès qu'un client professionnel demande une facture, vous êtes tenu de la lui fournir. Aucun refus n'est possible. Cette facture doit comporter toutes les mentions obligatoires sur une facture :

• SIRET de votre restaurant
• Numéro de TVA intracommunautaire (émetteur et client)
• Désignation détaillée des prestations
• Taux de TVA ventilés par ligne
• Numéro de facture chronologique
• Date d'émission

Pour les additions inférieures à 150 € HT, une facture simplifiée est tolérée : vous n'êtes pas tenu d'identifier le client par son SIREN. Au-delà de 150 € HT, la facture complète avec identification du client est obligatoire.

Les 3 cas de figure pour les notes de frais restaurant < 150 € HT

Voici les trois scénarios que vous rencontrerez le plus souvent, du point de vue du restaurateur :

Cas n° 1 - Le client ne demande pas de facture
Un particulier règle un repas à 45 € TTC. Vous lui remettez sa note. Aucune facture n'est émise. Les données de la vente sont transmises en e-reporting via votre plateforme agréée. C'est le scénario le plus fréquent.

Cas n° 2 - Le client fournit son SIREN à l'encaissement
Un salarié en déplacement règle un repas à 85 € TTC et vous communique le SIREN de son entreprise. Vous émettez immédiatement une facture au format structuré via votre PA. La facture transite en e-invoicing. L'entreprise cliente la reçoit sur sa propre plateforme agréée et peut déduire la TVA directement. Pour retrouver ou vérifier un numéro SIREN, il existe des méthodes simples pour trouver et vérifier un SIREN ou SIRET.

Cas n° 3 - Le client demande une facture après coup
Un client professionnel a réglé un repas à 120 € TTC sans demander de facture. Trois jours plus tard, il vous rappelle avec son SIREN. Vous émettez une facture a posteriori via votre PA, en y ajoutant la mention « TVA déjà collectée ». Cette mention signale que la TVA a déjà été déclarée lors de la vente initiale (via l'e-reporting), ce qui évite une double collecte.

Avec Tiime, les factures émises et reçues sont automatiquement catégorisées et rapprochées de vos écritures comptables, y compris les factures a posteriori avec mention « TVA déjà collectée ».

Les taux de TVA en restauration : rappel indispensable avant de facturer

TVA à 10 % : repas consommés sur place

Le taux intermédiaire de 10 % s'applique à la nourriture et aux boissons non alcoolisées servies sur place. Il couvre aussi les plats à emporter préparés en vue d'une consommation immédiate (sandwich, salade composée, plat chaud à emporter).

TVA à 5,5 % : produits à emporter

Le taux réduit de 5,5 % concerne les produits alimentaires conditionnés et conservables vendus à emporter : conserves, bocaux, pâtisseries emballées. L'eau plate en bouteille vendue à emporter relève aussi de ce taux.

TVA à 20 % : boissons alcoolisées

Le taux normal de 20 % s'applique à toutes les boissons alcoolisées, que la consommation soit sur place ou à emporter. Les confiseries et certains produits chocolatés (contenant moins de 50 % de chocolat) sont aussi soumis à ce taux. Pour une vue d'ensemble des taux de TVA applicables en France, un guide complet recense tous les cas par secteur.

Pourquoi la ventilation des taux est critique en facturation électronique

En facturation électronique, le format structuré exige une ligne distincte par taux de TVA. Impossible d'appliquer un taux unique sur une addition qui mélange nourriture sur place, boissons alcoolisées et produits à emporter. C'est une erreur fréquente, et elle sera détectée automatiquement par les plateformes agréées.

Voici un exemple concret avec une addition de 85 € TTC :

Votre logiciel de caisse doit ventiler automatiquement chaque article au bon taux. Si ce n'est pas le cas, vos factures électroniques seront rejetées ou signalées comme non conformes.

Certification NF525 : votre logiciel de caisse est-il conforme ?

Qu'est-ce que la certification NF525 et pourquoi est-elle obligatoire ?

La certification NF525 garantit que votre logiciel de caisse respecte quatre exigences : l'inaltérabilité des données, leur sécurisation, leur conservation pendant 6 ans et leur archivage. Tout logiciel ou système de caisse qui enregistre des règlements clients doit être certifié. Pour aller plus loin sur ce sujet, les règles applicables aux logiciels de facturation certifiés détaillent les cas où la certification est obligatoire et les nouvelles normes en vigueur.

Depuis septembre 2025, l'auto-certification par l'éditeur du logiciel n'est plus acceptée. Seul un organisme accrédité (AFNOR, LNE ou SGS) peut délivrer le certificat NF525. Si votre éditeur vous fournit uniquement une attestation sur l'honneur, elle n'a plus de valeur légale.

Bon à savoir : Ne confondez pas la certification NF525 (obligatoire pour les logiciels de caisse) avec l'agrément de plateforme agréée (PA). Ce sont deux dispositifs distincts. Votre caisse doit être certifiée NF525, et votre PA doit être agréée par l'État.

Comment vérifier que votre caisse est certifiée ?

Trois actions simples permettent de vérifier votre conformité :

1. Demandez le certificat NF525 à votre éditeur de logiciel de caisse.
2. Vérifiez la validité du certificat sur le site de l'organisme certificateur (AFNOR, LNE ou SGS).
3. Contrôlez que le certificat mentionne la version exacte du logiciel que vous utilisez. Un certificat valable pour la version 3.2 ne couvre pas la version 4.0.

Quelle sanction si votre caisse n'est pas certifiée ?

L'amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non certifié (article 1770 duodecies du CGI). Si vous avez deux caisses non conformes, l'amende monte à 15 000 €.

La DGFIP peut contrôler votre certification à tout moment, sans préavis. Cette amende est cumulable avec les sanctions liées au défaut de facturation électronique.

Quelles sanctions en cas de non-conformité à la facturation électronique ?

Amende pour défaut de facture électronique

Chaque facture non émise au format électronique alors qu'elle aurait dû l'être entraîne une amende de 15 € par facture (article 1737 du CGI). Le plafond est fixé à 15 000 € par année civile. Pour avoir une vue complète des risques, le détail des sanctions pour une facture non conforme recense tous les cas de figure.

Amende pour défaut d'e-reporting

Le même barème s'applique : 15 € par transaction non déclarée en e-reporting, plafonné à 15 000 € par an.

Pour un restaurant, le risque est amplifié par le volume de transactions B2C. Prenons un exemple concret :

• Votre restaurant sert 150 couverts par jour, 300 jours par an.
• 10 % de vos clients sont des professionnels, soit 15 factures B2B par jour.
• Si aucune de ces factures n'est émise au format électronique : 15 factures × 15 € = 225 € par jour.
• Le plafond de 15 000 € est atteint en seulement 67 jours, soit environ deux mois d'activité.

Pour l'e-reporting B2C, le calcul est encore plus rapide si les données ne sont pas transmises du tout.

Sanctions complémentaires (DGCCRF et DGFIP)

La DGCCRF peut sanctionner le défaut de remise de note ou de facture au client. L'amende atteint jusqu'à 375 000 € pour une personne morale.

Le défaut de logiciel de caisse certifié NF525 ajoute 7 500 € par caisse, comme vu précédemment.

Enfin, des données incohérentes entre votre caisse et vos déclarations d'e-reporting peuvent déclencher un contrôle fiscal et un redressement de TVA. Les enjeux du contrôle fiscal liés à la facturation électronique et à la DGFIP sont à ce titre particulièrement importants à anticiper.

Comment choisir votre plateforme agréée (PA) pour votre restaurant ?

Plateforme agréée vs Chorus Pro : quelle différence ?

Chorus Pro est le portail public de l'État. Il est réservé aux factures destinées au secteur public : cantines scolaires gérées par des collectivités, marchés publics, etc. Si vous facturez une mairie pour un repas officiel, la facture passe par Chorus Pro. Pour savoir précisément dans quels cas Chorus Pro est obligatoire, les règles applicables en 2026 sont clairement détaillées.

Pour tous vos autres flux, vous avez besoin d'une plateforme agréée (PA) privée. C'est un opérateur habilité par l'État à transmettre vos factures électroniques (e-invoicing B2B) et vos données de vente (e-reporting B2C) à l'administration fiscale. Un restaurant a besoin d'une PA pour gérer ses flux B2C, qui sont largement majoritaires.

Les critères de choix pour un restaurateur

Votre PA doit répondre à des besoins spécifiques au secteur CHR. Pour vous aider à comparer les offres disponibles, une liste des plateformes agréées de facturation électronique recense les opérateurs habilités par l'État :

1. Compatibilité avec votre logiciel de caisse : vérifiez que la PA est connectée à votre caisse via une API ou un connecteur natif. Sans cela, vous devrez saisir les données manuellement.
2. Gestion simultanée e-invoicing et e-reporting : votre restaurant gère les deux flux au quotidien. La PA doit traiter les deux sans manipulation supplémentaire.
3. Tarification adaptée au volume : un restaurant émet peu de factures B2B mais transmet un volume élevé de données e-reporting. Privilégiez une PA dont la tarification ne pénalise pas ce type de profil.
4. Support technique réactif : en cas de panne ou de blocage, vous ne pouvez pas attendre 48 h en plein service.
5. Gestion multi-sites : si vous gérez plusieurs établissements, la PA doit centraliser les flux de chaque point de vente.

Checklist de mise en conformité avant septembre 2026

Voici les six étapes à suivre pour être prêt à temps :

1. Vérifier la certification NF525 de votre logiciel de caisse (responsable : gérant). Demandez le certificat à votre éditeur et contrôlez la version couverte.
2. Choisir et vous inscrire sur une plateforme agréée (responsable : gérant ou comptable). Pour vous aider dans ce choix, un guide pour choisir sa plateforme de facturation électronique passe en revue les critères essentiels.
3. Connecter votre logiciel de caisse à la PA (responsable : éditeur du logiciel de caisse). Vérifiez que l'API ou le connecteur fonctionne correctement.
4. Paramétrer les flux e-invoicing et e-reporting (responsable : comptable ou PA). Définissez la fréquence de transmission de l'e-reporting (quotidienne, par décade, etc.).
5. Former votre équipe de salle (responsable : gérant). Apprenez à vos serveurs à identifier le type de client dès la prise de commande.
6. Tester en conditions réelles (responsable : gérant + comptable). Lancez une phase de test avant la date butoir pour détecter les blocages.

Tiime centralise la réception de vos factures fournisseurs et le suivi de votre comptabilité, ce qui facilite le raccordement à votre plateforme agréée et la conformité de vos flux e-invoicing.

Former votre équipe : les bons réflexes au quotidien

Identifier le type de client dès la prise de commande

La question à intégrer dans le script d'encaissement est simple : « Souhaitez-vous une facture au nom de votre entreprise ? »

Si le client répond oui, demandez son SIREN ou son numéro de TVA intracommunautaire. La facture sera émise en e-invoicing via votre PA.

Si le client répond non (ou ne dit rien), la transaction est traitée en e-reporting. Rien ne change pour lui : il reçoit sa note habituelle. Pour préparer vos équipes en profondeur, la question de la formation à la facturation électronique pour les entrepreneurs mérite d'être posée.

Gérer les cas atypiques pendant le service

Trois situations reviennent régulièrement :

Un salarié paie avec sa carte personnelle mais veut une facture entreprise. Pas de problème : demandez le SIREN de l'entreprise et émettez la facture en e-invoicing. Le moyen de paiement n'a pas d'impact sur le traitement fiscal.

Un client demande une facture après avoir quitté le restaurant. C'est possible. Il vous transmet son SIREN par téléphone ou par e-mail. Vous émettez une facture a posteriori via votre PA avec la mention « TVA déjà collectée ».

Un groupe mixte (particuliers et professionnels). Si un seul convive demande une facture pour sa part, vous devez scinder l'addition. La part facturée au professionnel passe en e-invoicing, le reste en e-reporting.

Anticiper le rush : automatiser au maximum

Pendant le coup de feu, personne n'a le temps de chercher un numéro de SIREN. Voici comment fluidifier le processus :

Paramétrez votre logiciel de caisse pour afficher un bouton « facture B2B » à l'écran d'encaissement. Un clic suffit pour basculer du traitement B2C au traitement B2B.

Créez des fiches clients récurrents dans votre caisse. Les entreprises locales, les comités d'entreprise et les clients réguliers qui demandent systématiquement une facture sont pré-enregistrés avec leur SIREN. Plus besoin de le redemander à chaque visite.

Pour les clients particuliers, l'e-reporting est entièrement automatique. Le logiciel de caisse transmet les données en arrière-plan, sans aucune action manuelle au moment du paiement. Le service n'est pas ralenti. La gestion des factures fournisseurs suit la même logique d'automatisation côté achats.

Sources & Références

Service-Public.fr : Généralisation de la facturation électronique

Impots.gouv.fr : La facturation électronique, qu'est-ce que ça change pour moi ?

Legifrance : Article 1737 du Code général des impôts