Cas d’usage facturation électronique : 5 exemples pour TPE

La réforme de 2026 rend obligatoire le format électronique pour toutes les ventes à des clients assujettis à la TVA et basés en France. Elle oblige aussi à déclarer les autres transactions commerciales réalisées, ainsi que les dates de paiement des factures (prestations de services). Le format électronique exige une normalisation des factures, selon des champs standardisés pour tous.

La norme AFNOR sur les cas d’usage est un guide détaillé de recommandations, afin de traiter chaque cas concret en toute conformité. Nous avons retenu 5 cas parmi les 44 que comporte la version de février 2026. Découvrez pour ces exemples comment procéder. Si vous disposez d’un expert-comptable, le plus simple consiste à analyser vos flux de factures en concertation avec votre cabinet. Servez-vous ensuite de ce travail réalisé pour vérifier si les logiciels envisagés gèrent correctement vos cas d’usage.

Qu’est-ce qu’un cas d’usage pour la facturation électronique ?

Vous avez probablement entendu parler de cette notion de « cas d’usage » par votre expert-comptable ou dans les communications nationales sur la réforme de la facturation électronique (dite RFE). Avant de prendre quelques exemples parmi les 44 cas identifiés en date de février, posons le cadre pour comprendre de quoi il s’agit.

En quoi consiste la réforme de la facturation électronique française (RFE) ?

L’analyse des cas d’usage est indispensable pour adopter la facturation électronique obligatoire. Cette réforme de nature fiscale (elle vise à lutter contre la fraude à la TVA) se met en place par étape en France, comme dans les autres pays de l’Union européenne. Elle a débuté en 2020 avec les factures à des clients du secteur public. Voilà le temps venu de la phase 2 dite B2B, soit les ventes entre les entreprises.

La RFE arrive en septembre 2026 et impactera tous les professionnels immatriculés à la TVA en France d’ici septembre 2027. Consultez aussi notre infographie pour connaître le calendrier et les modalités principales.

Si vous êtes entrepreneur indépendant, freelance, dirigeant d’une PME, TPE ou micro-entreprise, voici vos obligations :

• Accepter les factures électroniques de vos fournisseurs dès septembre 2026, avec le choix d’une plateforme agréée (PA), seul prestataire autorisé à échanger les factures entre fournisseurs et clients.
• Mettre en place votre facturation au nouveau format de données structurées et numériques pour septembre 2027, pour toutes les ventes à des clients français assujettis à la TVA. Trois formats sont autorisés : Factur-X, CII ou UBL.
• Organiser avec votre PA la remontée au PPF (portail public de facturation) des informations exigées par l’administration fiscale. Il s’agit d’une part de l’e-invoicing (les données extraites des factures électroniques). D’autre part, le dispositif appelé e-reporting correspond aux autres ventes de votre entreprise ainsi qu’aux données de paiement (pour les prestataires de service, sauf s’ils optent pour la TVA sur les débits).
• Suivre les cycles de vie des factures électroniques, de l’émission au paiement, avec la gestion des statuts prévus par la réforme.

Archiver ces documents électroniques avec un système conforme aux obligations fiscales.

Que signifie un cas d’usage pour votre projet RFE ?

La facture électronique, comme le définit le Code général des impôts, doit respecter une structure bien spécifique, en conformité avec la norme européenne EN 16931. C’est un fichier qui contient donc des informations structurées et similaires dans toutes les entreprises. De cette manière, tous les systèmes informatiques connaissent les règles pour décrypter chaque facture, quel que soit son émetteur.

En France, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) a démarré un travail avec les acteurs de la RFE, afin d’identifier les cas qui peuvent se présenter en matière de facturation. Vous pensez probablement aux spécificités sectorielles ? En effet, cela fait partie de la liste des cas recensés, mais pas seulement. Nous expliquons les typologies dans la suite de l’article.

Quel est le rôle de la commission de normalisation AFNOR en matière de facturation électronique ?

La dernière mise à jour des cas d’usage publiés par les instances nationales du projet RFE date de juin 2024. Elle en comportait déjà 36. Puis, l’organisation de la réforme a évolué en France avec la mise en place d’une Commission de normalisation AFNOR autour de la facturation électronique.

Composée de plusieurs groupes de travail, cette commission AFNOR associe l'administration fiscale, les éditeurs de logiciels, les entreprises, etc. Elle vise à « élaborer et publier des normes d’application volontaire et des documents de bonnes pratiques complémentaires ».

Un des axes d’intervention concerne les cas d’usage, pour lesquels la commission AFNOR a repris le flambeau à la DGFiP. Elle a enrichi l’analyse et publié une norme XP Z12-014 « cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la Réforme Facture Électronique en France ». Régulièrement amendée, elle fait l’objet de mises à jour périodiques, dont la dernière date de février 2026.

Quelles catégories de cas d’usage existent et à quoi servent ces cas concrètement ?

Nous ne pouvons pas étudier dans cet article les 44 cas d’usage identifiés et détaillés dans la norme XP Z12-014. Toutefois, ils peuvent se ranger dans plusieurs catégories. Cela peut vous aider à les exploiter pour mettre en place vos nouvelles obligations fiscales.

Trois catégories pour classer les 44 cas d’usage identifiés en février 2026

Voici les différents types de flux analysés dans la norme avec des propositions de solution pratiques :

• Les cas d’usage pour lesquels la facture exige des informations supplémentaires ou des dérogations au standard concernant les données. Citons les factures relatives à des livraisons ou commandes multiples, les acomptes, la gestion de l'escompte, des opérations avec TVA calculée sur la marge, etc.
• Les cas d’usage qui ont des conséquences sur le cycle de vie de la facture. Entrent dans cette catégorie les facturations pour lesquelles le règlement impacte la gestion de la TVA.
• Les cas d’usage de factures qui dépassent le seul cadre de l’entreprise émettrice, parce que des tiers interviennent dans l’établissement de la pièce. Ce type de traitement arrive avec des opérations comme l’auto-facturation, les notes de débours ou des transactions e-commerce dans le cadre de marketplaces.

La liste des 44 cas d’usage identifiés en février 2026

Cette liste avec le numéro du cas d’usage et son libellé figure dans l’annexe A de la norme « description des principaux cas d’usage spécifiques », en date du 26 février 2026.

Source : Annexe A de la norme XP Z12-014, version 1.3 du 26 février 2026.

Cartographier les flux de factures sortantes et entrantes dans l’entreprise à partir des cas d’usage

Si vous comprenez le concept de cas d’usage, vous pouvez passer en revue tous les types de factures qui entrent ou sortent de votre entreprise afin de les classer. Ainsi, vous disposez de règles claires définies par la norme AFNOR pour réaliser les paramétrages nécessaires à chaque type de flux. Idéalement, ce travail s’effectue conjointement avec votre expert-comptable. Ensuite, vous pouvez commencer à vérifier que la plateforme agréée que vous envisagez d’utiliser prévoit bien le traitement de tous vos cas d’usage.

Mieux piloter la TVA et sa gestion administrative

Avec la cartographie, vous connaissez exactement les différentes situations que vous rencontrez dans votre entreprise. Notamment, vous passez en revue la manière de piloter la TVA tant collectée que déductible. N’oubliez pas qu’à terme, l'administration fiscale vise le pré-remplissage de votre déclaration.

Prenons un exemple. Si vous vendez ou achetez à des clients situés dans un pays étranger, dans l’Union européenne ou pas, les données de facturation entrent dans la déclaration fiscale du type e-reporting. Le cas d’usage 42 correspond à ces transactions. La norme décrit alors vos obligations actuelles et les évolutions à venir dans le cadre de la réforme européenne ViDA (horizon 2030).

Identifier les outils adaptés à vos besoins : logiciel de facturation et plateforme agréée

Avec cette approche cartographiée, c’est plus simple de se projeter dans le choix des outils indispensables à la gestion de vos nouvelles obligations, comme ceux de Tiime. Citons les logiciels pour la création des factures ainsi que ceux pour les échanges de flux de factures et de données (e-reporting).

N’oublions pas les entreprises qui vendent à des particuliers avec une caisse enregistreuse. Elles doivent se préoccuper de la conformité du logiciel de caisse. Elles doivent également pouvoir récupérer les données des tickets Z pour établir cette déclaration e-reporting.

Vous pouvez aussi améliorer vos procédures internes ainsi que la manière de travailler de vos collaborateurs et des comptables. Tout ceci vous aide à rester ou vous mettre en règle sur le plan fiscal.

Par exemple, si votre activité consiste à vendre des biens d'occasion ou des œuvres, vous appliquez le régime de la TVA sur la marge. C’est le cas d’usage 33. Vérifiez auprès de la plateforme agréée que vous envisagez de choisir qu’elle a bien prévu de prendre en compte ce cas de figure.

5 exemples de cas d’usage pour les petites entreprises, indépendants et freelances

Pour illustrer ces explications, voici une sélection de cas, soit courants dans les entreprises, soit plus spécifiques.

#1. Facture multi-commande ou multi-livraison (cas n° 1)

La norme européenne EN 16931 ne gère pas de tels cas de figure. C’est pourquoi la France prévoit des « extensions » pour apporter les informations indispensables au traitement de telles factures. Citons la saisie à la ligne du numéro de commande ou du n° d’avis d’expédition, de l’adresse de livraison, etc. De cette manière, vous pouvez créer une facture unique pour plusieurs commandes différentes ou plusieurs livraisons distinctes.

#2. Les tickets de péage, l’exception de la RFE (cas n° 27)

Lorsque vous, ou vos collaborateurs, prenez une autoroute dans le cadre professionnel, en théorie, la dépense réalisée lors du paiement du ticket de péage correspond à une opération B2B (soit, entre votre entreprise et la société de péage). Elle devrait donc faire l’objet d’une facture électronique.

Imaginez les bouchons, si vous deviez indiquer les coordonnées de votre structure, son SIRET et son adresse électronique pour recevoir la facture électronique, via votre plateforme agréée. C’est pourquoi la DGFIP a accepté de déroger aux règles de la RFE uniquement pour les péages (pas pour les parkings). Ainsi, les reçus imprimés à la barrière de péage et qui comportent le taux et le montant de la TVA font office de factures.

Les sociétés de péage ont l’obligation de considérer ces flux financiers aux barrières de péage comme des ventes B2C, même pour un acheteur du type entreprise. Elles les déclarent dans leur e-reporting. Elles ne disposent en effet pas d’informations sur le client qui a payé le ticket.

En tant qu’acheteur de la prestation de péage, vous devrez corriger la déclaration de TVA lorsqu’elle vous arrivera pré-remplie. En effet, le montant à déduire ne peut pas y figurer, du fait de la déclaration e-reporting et non pas e-invoicing par le prestataire d’autoroute.

Attention : si votre entreprise fournit des badges aux collaborateurs, elle reçoit bien une facture périodique à son nom. Dans ce cas, ces abonnements entrent pour la société de péage dans l’e-invoicing et non dans l’e-reporting. En tant qu’acheteur, vos factures mensuelles arriveront alors au format électronique.

Notez aussi que ce cas d’usage ne doit pas se confondre avec tous ceux prévus pour les notes de frais de collaborateurs, notamment dans les restaurants. C’est important de bien distinguer les flux, afin de faciliter le travail comptable et de rester en conformité avec la réglementation fiscale (TVA).

#3. La facture d’acompte (cas n° 20) et la facture définitive (cas n° 21)

Vous pratiquez le système d’acompte à la commande ?

💡Bon à savoir :

Désormais, toute demande de paiement anticipé de ce type doit faire l’objet d’une facture d’acompte, conformément à l’article 289-I.1.c du Code général des impôts. Pour un tel processus, l’émetteur de la facture doit reverser la TVA collectée dès l’encaissement de l’acompte, tant pour des prestations de services que pour la vente de biens.

Notez que Tiime vous offre gratuitement la gestion des acomptes et des factures de solde dans son application, cela en toute conformité avec la législation.

Le cas d’usage explique le fonctionnement de cette facture d’acompte. Elle n’entre pas en comptabilité au compte de résultat, mais seulement au bilan. Il détaille aussi les champs que doit comporter la facture électronique, notamment le code BT-3 qui correspond au type de facture est 386 pour une facture d’acompte et 503 pour un avoir sur facture d’acompte.

Le cas d’usage n° 21 explique comment établir la facture finale ou définitive. Deux possibilités s’offrent aux entreprises :

• Reprendre en détail les lignes d’acompte dans les lignes de cette facture. Dans ce cas, la comptabilisation doit s’opérer ligne à ligne, pour éviter d’intégrer les données d’acompte au compte de résultat.
• Ou se servir de la zone en pied de facture pour mentionner le montant déjà payé. Ainsi, vous disposez d’un total HT correct (dans le champ BT-109) pour le chiffre d’affaires à enregistrer en comptabilité.

#4. Facture avec régime de TVA sur la marge (cas n° 33)

L'administration fiscale vise à pré-remplir les déclarations de TVA des entreprises d’ici quelques années. Or, pour certaines activités, la taxe à la valeur ajoutée se calcule sur la marge et non pas sur le prix de vente facturé. C’est un cas complexe, car la facture ne comporte pas le prix d’achat. La DGFIP ne récupère pas ces montants avec l’e-invoicing.

Le cas d’usage prévoit des informations particulières pour chaque ligne de la facture qui relève du régime de la TVA sur la marge bénéficiaire. Notamment :

• Les montants déclarés sont tous en TTC, y compris les prix unitaires.
• Le type de TVA (champ BT-151) exige un code « E ».
• Un autre code donne le motif d’exonération de TVA selon l’activité. Par exemple, « VATEX-FR-F » sert pour les ventes d'occasion.

Ce type de facture n’envoie donc pas d’informations à la DGFIP sur le montant de la TVA collectée au niveau du flux 1. Aussi, c’est un cas de figure qui obligera dans le futur l’entreprise à corriger la déclaration de TVA pré-remplie.

#5. Factures avec exigence de secret professionnel ou données sensibles (cas n° 36)

Nous avons rédigé récemment un article sur la facturation électronique pour avocat. Une des préoccupations de ces professionnels concerne le respect de la confidentialité des données avec la facturation électronique. Le cas d’usage n° 36 prend ceci en considération.

La commission AFNOR propose donc que la facture électronique comporte la description de l’opération réalisée. Ainsi, le client en a connaissance. Cette information est à prévoir dans une balise BT-154 accessible seulement au fournisseur et à son client. Elle ne fait pas partie du flux 1, soit les données extraites de la facture par la plateforme agréée afin de les envoyer à la DGFIP (en passant par le portail PPF).

Ce besoin de confidentialité vous concerne ? Rapprochez-vous de votre plateforme agréée et de votre éditeur de logiciel de facturation. Demandez-leur s’ils gèrent correctement ce cas d’usage.

Adoptez une plateforme pour toute la gestion administrative conçue pour les TPE

La mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise constitue une excellente occasion de remettre à plat les types de transactions avec des tiers. Passez tout en revue, avec chaque client acheteur, sous-traitant, fournisseur, etc., cela avec ou sans intermédiaire. La richesse des cas d’usage identifiés en France reflète la variété des flux qui existent en entreprise.

La transmission et la réception de factures correctement paramétrées, avec les bonnes données structurées, impactent demain la conformité en matière de TVA. Faites-vous aider des collaborateurs comptables de votre cabinet pour réaliser cette analyse. Tiime, en tant que plateforme agréée 100% gratuite pour TPE, freelances, indépendants et micro-entrepreneurs, vous apporte des solutions pratiques pour les cas d’usage les plus courants en France. N’hésitez pas à nous contacter pour analyser vos besoins ensemble, tant pour un logiciel de facturation qu’une PA.

Sources

• Norme AFNOR XP Z12-014 en vigueur en mars 2026, version publiée en février 2026

• « Facturation électronique - Publication du dossier des cas d'usage », impots.gouv.fr ,19 juin 2025

• « Facture électronique : des normes pour harmoniser les pratiques », actualités AFNOR, 17 décembre 2025

• « Facturation électronique : retour sur 5 cas d’usage les plus courants », Revue française de comptabilité, Revue française de comptabilité

• Facture électronique AFNOR/FE, composition de la commission de normalisation