La dématérialisation des factures s’intègre pleinement dans l’évolution numérique constante du monde économique. Les factures au format papier alourdissent les démarches administratives et engendrent des difficultés logistiques pour leur stockage. Sous l’impulsion des normes européennes, elles sont de plus en plus abandonnées au profit des factures dématérialisées dont le traitement est automatisé.
Les avantages de la facturation dématérialisée ont poussé l’administration fiscale française à la rendre obligatoire dans les marchés publics et bientôt pour les transactions privées.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ? Quels sont ses avantages et ses conséquences sur la vie des entreprises ? Nous vous en disons plus.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à digitaliser toutes les étapes du processus de facturation. La simple numérisation de la facture papier ne la rend pas complètement dématérialisée puisque sa version physique doit toujours être stockée.
En réalité, la facture dématérialisée est créée, transmise et archivée sous forme électronique. Ses données sont structurées selon un procédé automatisé. Elle se distingue alors de la facture PDF simple.
Les entreprises qui dématérialisent leurs factures fluidifient leurs échanges commerciaux, gagnent en efficacité dans le traitement des factures et réduisent les coûts générés par l’achat du papier, l’impression et le stockage des documents.
L'obligation de la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures au sein de l’Union européenne connaissait une application difficile à cause du grand nombre de normes nationales. Les différences et la complexité de ces règles entravaient le commerce entre les États membres.
Face à ce constat, le Parlement européen et le conseil de l’Union européenne ont rédigé la directive 2014/55/UE pour créer une norme européenne commune de référence. Ce document présente les éléments essentiels des factures électroniques établies dans le cadre des marchés publics.
Au 1er janvier 2017, la France a intégré cette norme dans sa législation en imposant la dématérialisation des factures aux grandes entreprises qui fournissent l’administration (État, établissement public ou collectivité territoriale). Cette obligation s’est progressivement étendue aux catégories d’entreprises : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) au 1er janvier 2018, les petites et moyennes entreprises (PME) au 1er janvier 2019 et les très petites entreprises (TPE) ainsi qu'experts indépendants au 1er janvier 2020.
Toutes les entreprises titulaires de marchés publics doivent envoyer leurs factures sous forme électronique par le portail Chorus Pro. C’est une plateforme gratuite proposant le dépôt, la saisie et le suivi du traitement des factures. Elle permet également de communiquer avec les acheteurs publics, de rechercher des commandes et de bénéficier d’un support en ligne.
Hors secteur public, les entreprises seront concernées par cette obligation dans les années à venir.
La généralisation de la facture électronique.
Le déploiement de l’obligation de facturation électronique aux entreprises du secteur privé a été initié par la loi de finances pour 2020 n°2019-1479 du 28 décembre 2019. Son article 153 prévoit l’émission des factures électroniques pour les transactions réalisées entre entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et établies en France, ainsi que la transmission de leurs données à l’administration.
Les articles 289 bis et 290 du Code général des impôts (CGI) précisent ces deux obligations :
- Les entreprises doivent avoir la capacité d’émettre et de recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. C’est l’e-invoicing.
- Elles transmettent électroniquement à l’administration fiscale les données de leurs transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique : prestations de services et livraisons de biens pour des particuliers, livraisons et acquisitions intracommunautaires, exportations. Cet e-reporting permet le préremplissage des déclarations de TVA.
À noter : le déploiement a été reporté par le gouvernement dans un communiqué de presse datant du 28 juillet 2023 et le nouveau calendrier sera défini par la loi de finances pour 2024.
Pour remplir ses obligations, une entreprise a le choix entre deux modèles :
- Le modèle en V : elle dépose la facture électronique sur la plateforme publique de facturation qui l’envoie directement au client et en récupère les données pour les transmettre à l’administration.
- Le modèle en Y : une plateforme privée certifiée réceptionne la facture de l’entreprise, regroupe les données et les envoie à la plateforme publique. Le client récupère la facture par le biais de cette plateforme privée.
Les enjeux de la facturation dématérialisée
Les données des factures dématérialisées permettent à l’administration de moderniser la collecte et le contrôle de la TVA. Avec l’automatisation, la sécurité et la conformité des factures sont renforcées, ce qui contribue à la lutte contre la fraude à la TVA.
Du côté des entreprises, la dématérialisation facilite le contrôle des factures grâce à une meilleure traçabilité des données. Elle sécurise leurs contenus grâce à des solutions renforçant leur authenticité (signature électronique par exemple). Il est possible de vérifier si la facture a été modifiée irrégulièrement après son émission de manière à conserver son intégrité.
De plus, il est important que les données des factures soient suffisamment compréhensibles. Le format hybride Factur-X (PDF et XML) est un bon moyen de rendre les factures lisibles pour un humain.
Enfin, les risques de litiges entre les entreprises et leurs clients sont réduits grâce à la diminution des délais de paiement et des erreurs de saisie.
Comment se conformer à l'obligation de la facture électronique ?
Le respect de l’obligation de facturation électronique implique de connaître les bons formats pour la dématérialisation des factures. Il en existe trois : Factur-X évoqué précédemment, CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language).
Les factures doivent être conformes à la législation. Leur validité est assurée par l’une de ces trois solutions :
- L’échange de données informatisées (EDI) qui garantit la traçabilité des données des factures.
- La signature électronique prouve l’authenticité de la facture comme une signature manuscrite. Elle confirme l’identité de l’émetteur ainsi que son accord. Elle garantit également l’intégrité du contenu de la facture.
- La piste d’audit fiable a pour but de contrôler la traçabilité des factures en vérifiant leur authenticité, leur lisibilité et leur intégrité. Elle examine de manière chronologique l’ensemble des étapes du processus de facturation pour faire le lien entre les factures, les pièces justificatives et les transactions correspondantes.
En outre, les entreprises doivent choisir la plateforme de dématérialisation adaptée à leur configuration : le portail public de facturation pour les petites entreprises ou une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration en cas de volume important de factures.
La documentation de l'administration fiscale présente des informations utiles pour connaître les solutions de dématérialisation des factures et les bénéfices concrets espérés. Les entreprises peuvent consulter le site internet de la Direction générale des finances publiques impots.gouv.fr.
La dématérialisation des factures peut représenter un défi important pour les TPE et PME. Elles ont tout intérêt à être accompagnées par un professionnel spécialisé afin d’être opérationnelles au moment de la généralisation de la facturation électronique.
L'importance de la dématérialisation des factures dans le contexte actuel.
La dématérialisation des factures répond à l'objectif des entreprises d’être toujours plus compétitives et productives tout en réalisant des économies. Déjà imposée aux acteurs des marchés publics, elle sera bientôt une obligation pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA.
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