Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation certifié et dans quel cas est-il obligatoire ?

Au programme : 

• Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation certifié ?
• Dans quels cas le logiciel de facturation certifié est-il obligatoire ?
• Quelles sont les amendes en cas de logiciel de facturation non conforme ?
• Comment choisir un logiciel de facturation certifié conforme ?
• Facturation électronique 2026 : une nouvelle obligation à anticiper
• Tiime, votre solution de facturation certifiée et conforme pour la réforme 2026

Résumé : 

• Un logiciel de facturation certifié respecte quatre critères obligatoires (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). Cette obligation concerne les entreprises assujetties à la TVA réalisant des ventes aux particuliers avec un logiciel de caisse ou une fonction d'encaissement ;

• L'absence d'attestation entraîne une amende de 7 500 €, portée à 15 000 € après 60 jours. Les factures non conformes exposent à 15 € par mention manquante ou 50 % du montant pour facture fictive ;

• Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques. L'émission deviendra obligatoire le 1er septembre 2027 pour les TPE/PME via des plateformes agréées ;

• Tiime propose une facturation gratuite conforme à la réforme 2026. Immatriculée Plateforme Agréée, Tiime intègre facturation, comptabilité et compte professionnel.

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation certifié ?

Définition et origine de l'obligation

L'obligation d'utiliser un logiciel de facturation certifié trouve son origine dans la loi de finances pour 2016, renforcée par l'article 88 de la loi de finances pour 2018. Cette mesure législative vise à lutter contre la fraude à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et la dissimulation de recettes, pratiques qui représentent un manque à gagner important pour l'État.

L'obligation entre en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2018 pour toutes les entreprises concernées. Concrètement, un logiciel de facturation certifié garantit l'impossibilité de modifier ou supprimer des transactions enregistrées sans laisser de trace, assurant ainsi la fiabilité des données transmises à l'administration fiscale lors des contrôles.

Les 4 critères de certification obligatoires

Un logiciel de facturation certifié doit obligatoirement respecter quatre critères techniques définis par l'administration fiscale : 

• L'inaltérabilité : garantit l'impossibilité de modifier, supprimer ou altérer les données enregistrées sans qu'une trace de cette modification ne soit conservée. Chaque opération effectuée sur une transaction doit être traçable et horodatée ;

• La sécurisation : protège votre système contre les accès non autorisés et les tentatives de fraude. Le logiciel doit identifier précisément chaque utilisateur et limiter les droits d'accès selon les profils ;

• La conservation : impose un archivage des données pendant une durée minimale de six ans, conformément aux obligations légales de conservation des documents comptables ;

• L'archivage : assure l'intégrité des données conservées dans le temps, garantissant leur lisibilité et leur exploitabilité pendant toute la durée de conservation obligatoire.

💡 Bon à savoir : Ces quatre critères sont précisément définis par la documentation fiscale BOI-TVA-DECLA-30-10-30 du Bulletin Officiel des Finances Publiques.

Comment obtenir la certification ?

La certification de votre logiciel de facturation doit être délivrée par un organisme accrédité reconnu par l'État, tel qu'AFNOR Certification (norme NF525) ou le Laboratoire National de métrologie et d'Essais (LNE).

La date butoir pour obtenir une certification par un organisme accrédité est fixée au 1ᵉʳ septembre 2026. Passé ce délai, l'utilisation d'un logiciel non certifié expose votre entreprise aux sanctions prévues par la réglementation.

💡 Bon à savoir :  Depuis 2025, l'auto-certification par les éditeurs de logiciels n'est plus acceptée. Seuls les certificats émis par des organismes indépendants et accrédités garantissent la conformité aux exigences réglementaires.

Dans quels cas le logiciel de facturation certifié est-il obligatoire ?

Les entreprises concernées par l'obligation

L'obligation d'utiliser un logiciel de facturation certifié s'applique aux entreprises qui cumulent trois conditions : 

• Être assujetties à la TVA ;

• Réaliser des ventes à des particuliers (clients non assujettis à la TVA) ;
• Utiliser un logiciel de caisse ou un logiciel de facturation intégrant une fonction d'encaissement.

Cette obligation vise principalement les commerces de détail, les restaurants et tous les professionnels encaissant directement leurs clients particuliers. Les entreprises en e-commerce mixte (combinant ventes B2B et B2C) sont également concernées pour la partie de leur activité destinée aux particuliers. 

💡 Bon à savoir :  En pratique, si vous émettez des tickets de caisse ou enregistrez des paiements en temps réel, vous êtes probablement concerné par cette réglementation.

Les cas de dispense

Plusieurs situations vous exemptent de l'obligation d'utiliser un logiciel de facturation certifié.

Les micro-entrepreneurs bénéficiant du régime de franchise en base de TVA ne sont pas concernés, car ils ne collectent pas de TVA. De même, les entreprises réalisant exclusivement des ventes B2B (entre professionnels) échappent à cette obligation, la facturation étant déjà obligatoire et traçable dans ces relations commerciales.

De plus, les entreprises exonérées de TVA pour leur activité (certaines prestations médicales, formations, etc.) ne sont pas soumises à cette réglementation. Enfin, l'absence totale d'utilisation d'un logiciel de caisse ou d'encaissement dispense naturellement de cette obligation.

Le tableau suivant récapitule les principales situations pour vous aider à identifier rapidement si votre entreprise est concernée par cette obligation :

Logiciel de caisse vs logiciel de facturation : quelle différence ?

La distinction entre ces deux outils détermine votre obligation de certification.

Un logiciel de caisse enregistre les encaissements en temps réel, au moment où le client effectue son paiement. Il génère des tickets de caisse et suit instantanément les flux financiers du point de vente.

Un logiciel de facturation permet de créer, personnaliser et envoyer des factures à vos clients, avec un suivi des paiements différé dans le temps.

Point clé : Seule la fonction caisse doit être certifiée dans un logiciel multifonction combinant facturation, comptabilité et gestion. Si votre logiciel de facturation n'inclut aucune fonctionnalité d'encaissement direct, il n'est pas soumis à l'obligation de certification.

💡 À retenir : Un logiciel de facturation sans fonction d'encaissement n'est PAS soumis à certification, sauf si vous l'utilisez pour enregistrer des paiements comme une caisse.

Quelles sont les amendes en cas de logiciel de facturation non conforme ?

Les sanctions pour absence de certification

L'utilisation d'un logiciel de facturation non certifié expose votre entreprise à des sanctions financières immédiates.

L'absence d'attestation de conformité entraîne une amende de 7 500 € dès le constat de l'infraction par l'administration fiscale. Si la non-conformité persiste après un délai de mise en conformité de 60 jours, une seconde amende de 7 500 € s'ajoute à la première, portant le montant total à 15 000 €.

Ces sanctions s'appliquent généralement lors d'un contrôle fiscal, lorsque l'inspecteur constate l'utilisation d'un logiciel non conforme ou l'absence d'attestation de certification. Le risque augmente considérablement pour les entreprises manipulant d'importants volumes de transactions en espèces.

Les amendes pour factures non conformes

Au-delà de l'absence de certification, d'autres infractions relatives à la facturation exposent votre entreprise à des sanctions financières importantes.

Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte sur une facture entraîne une amende de 15 € par omission, plafonnée à 25 % du montant total de la facture. Cette sanction vise notamment l'absence de numéro de facture, de date, d'identification des parties ou de taux de TVA applicable.

Le défaut total de facturation ou la délivrance d'une facture fictive expose votre entreprise à une amende égale à 50 % du montant de la transaction. Cette sanction peut être réduite à 5 % du montant si vous apportez la preuve d'une comptabilisation régulière dans les 30 jours suivant la mise en demeure de l'administration fiscale.

Conséquences au-delà des amendes

Les sanctions financières ne constituent qu'une partie des risques encourus en cas de non-conformité.

• L'impact sur votre trésorerie s'avère immédiat : les amendes doivent être réglées rapidement, mobilisant des fonds précieux pour votre activité ;

• Votre réputation professionnelle peut également être affectée, notamment si vos clients ou partenaires découvrent votre non-conformité lors d'un contrôle ;

• Les complexités administratives se multiplient : échanges avec l'administration fiscale, justifications à fournir, régularisations à effectuer ;

• La détection d'une irrégularité déclenche souvent un contrôle fiscal approfondi sur l'ensemble de vos déclarations et documents comptables.

💡 Bon à savoir : En cas d'erreur sur une facture, vous pouvez la rectifier en émettant une facture d'avoir ou une facture rectificative sans risquer de sanction.

Comment choisir un logiciel de facturation certifié conforme ?

Vérifier la certification du logiciel

Avant de choisir votre logiciel de facturation, plusieurs vérifications s'imposent pour garantir sa conformité réglementaire : 

• Demandez systématiquement l'attestation de conformité à l'éditeur du logiciel. Ce document officiel prouve que l'outil respecte les exigences réglementaires en vigueur ;

• Vérifiez ensuite que la certification porte le label NF525 (délivré par AFNOR Certification) ou LNE (Laboratoire National de métrologie et d'Essais). Ces deux certifications garantissent le respect des exigences réglementaires ;

• Assurez-vous enfin que le certificat émane bien d'un organisme accrédité et non d'une simple auto-déclaration de l'éditeur, désormais interdite depuis 2025.

Les fonctionnalités indispensables

Au-delà de la certification, certaines fonctionnalités techniques garantissent l'efficacité et la conformité de votre logiciel de facturation.

Le verrouillage automatique des données après enregistrement empêche toute modification ultérieure sans traçabilité. La traçabilité complète des modifications permet d'identifier qui a effectué quelle action et à quel moment, assurant une transparence totale lors des contrôles.

L'archivage sécurisé pendant au moins six ans répond aux obligations légales de conservation des documents comptables. Enfin, les mentions légales automatiques évitent les oublis et garantissent la conformité de chaque facture émise.

Les critères de choix au-delà de la conformité

D'autres critères déterminent l'adéquation du logiciel à vos besoins quotidiens.

Privilégiez un outil offrant :

• Facilité d'utilisation : interface intuitive permettant une prise en main rapide sans formation complexe
• Personnalisation selon votre secteur : modèles de factures adaptés à votre activité (BTP, conseil, e-commerce, etc.)
• Intégrations natives : connexion automatique avec votre comptabilité, votre CRM et votre compte bancaire professionnel
• Support client réactif : assistance disponible par chat, téléphone ou email pour résoudre rapidement vos problèmes techniques
• Tarification transparente : abonnement mensuel clair sans frais cachés ni surprises à la facturation

💡 Bon à savoir : Privilégiez un logiciel déjà compatible avec la facturation électronique obligatoire en 2026 pour anticiper la prochaine réforme et éviter une migration coûteuse.

Facturation électronique 2026 : une nouvelle obligation à anticiper

La réforme de la facturation électronique

Une nouvelle obligation majeure concernera toutes les entreprises françaises à partir de 2026 : la facturation électronique pour les échanges entre professionnels (B2B).

Le calendrier s'articule en deux phases distinctes. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs, quelle que soit leur taille. 

À partir du 1er septembre 2027, les TPE et PME devront également émettre leurs factures au format électronique.

Cette réforme impose le passage par des plateformes agréées : le Portail Public de Facturation (PPF), solution gratuite proposée par l'État, ou les Plateformes Agréée, solutions privées certifiées par l'administration fiscale.

Lien avec la certification des logiciels de facturation

Ces deux obligations réglementaires poursuivent des objectifs distincts qu'il convient de ne pas confondre.

La certification des logiciels de caisse (obligation 2018) vise la sécurisation et l'inaltérabilité des données d'encaissement pour lutter contre la fraude à la TVA dans les transactions B2C. Elle concerne les entreprises utilisant un logiciel de caisse pour enregistrer des paiements clients.

La facturation électronique (obligation 2026-2027) organise la dématérialisation des flux de factures entre entreprises pour simplifier les échanges B2B et améliorer la collecte de la TVA.

Privilégiez un logiciel capable de gérer ces deux conformités si votre activité combine ventes B2C avec encaissement et échanges B2B facturés.

💡 Bon à savoir : La facturation électronique concerne uniquement les relations B2B (entre entreprises), tandis que la certification des logiciels concerne les ventes B2C avec fonction de caisse.

Tiime, votre solution de facturation certifiée et conforme pour la réforme 2026

Tiime propose un logiciel de facturation 100 % gratuit spécifiquement conçu pour anticiper la facturation électronique obligatoire en 2026. Bien que Tiime ne soit pas un logiciel de caisse et ne nécessite donc pas de certification NF525, notre solution répond aux obligations de conformité pour la gestion de vos factures professionnelles.

Une plateforme agréée pour la facturation électronique

Tiime est immatriculé Plateforme Agréée de facturation électronique, garantissant votre conformité aux exigences de la réforme 2026. Dès le 1er septembre 2026, vous pourrez recevoir vos factures électroniques et, à partir du 1er septembre 2027, émettre automatiquement vos factures au format Factur-X.

Des fonctionnalités complètes pour votre facturation

• Création de factures et devis illimitée : générez vos documents professionnels en quelques clics
• Mentions légales automatiques : toutes les mentions obligatoires sont intégrées automatiquement
• Archivage sécurisé : conservation de vos factures pendant 10 ans selon les normes légales
• Suivi des paiements : détection automatique des encaissements grâce à la connexion bancaire
• Relance des impayés : gérez vos créances clients en un clic
• Application web et mobile : accédez à votre facturation partout, tout le temps

Une solution tout-en-un accessible

Au-delà de la facturation gratuite, Tiime propose des offres complètes intégrant compte professionnel, comptabilité et pilotage financier, à partir de 17,99€ HT/mois. Le support client réactif (téléphone, mail, chat) vous accompagne au quotidien.