Formats de facture électronique : comparatif et conseils

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures destinées au secteur public en format électronique. Aujourd’hui, cette obligation s'étend progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA, pour l'ensemble de leurs échanges commerciaux entre professionnels (B2B). Le calendrier officiel se déroule en deux temps : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. À partir du 1er septembre 2027, l'obligation d'émission s'étend à toutes les PME, TPE, micro-entreprises et indépendants.

Prévue par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 et précisée par la loi de finances pour 2024, la réforme impose d’adopter des formats électroniques structurés et de passer par une plateforme agréée. 

Concrètement, une question revient sans cesse chez les entrepreneurs : parmi les trois formats retenus (Factur-X, UBL et CII), lequel choisir ? Dans cet article, on compare les formats point par point et on vous aide à identifier celui qui correspond à votre activité.

🔔 Rappel : Si vous êtes indépendant, micro-entrepreneur ou dirigeant de TPE, vous devez pouvoir recevoir vos factures au format électronique dès le 1er septembre 2026, mais votre obligation de les émettre n'entre en vigueur que le 1er septembre 2027.

Pour comprendre en détails les échéances, les formats et les bonnes pratiques consultez notre guide complet de la facturation électronique. 

Comment faire pour dématérialiser une facture ?

Pour dématérialiser une facture, vous devez utiliser une Plateforme Agréée de facturation électronique afin d'être prêt pour la réforme. La date à retenir dépend de votre situation : réception dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises, émission au 1er septembre 2027 pour les TPE, micro-entreprises et indépendants. 

• Vérifier la réglementation en vigueur : assurez-vous que vous respectez bien les normes fiscales et de sécurité imposées, en respectant des normes de sécurité par exemple.
• Choisir un format de facture électronique : adaptez le format de vos factures aux exigences légales et à vos besoins métiers.
• Utiliser un logiciel de facturation électronique : privilégiez un outil simple et conforme. Il existe de nombreuses Plateformes de Facturation Electronique sur le marché. Choisissez celui qui vous convient le mieux. 
• Créer la facture électronique : en utilisant votre  logiciel de facturation électronique renseignez les informations légales et fiscales obligatoires.
• Envoyer la facture électronique via une Plateforme de Facturation Electronique : à partir de septembre 2026, l’envoi direct par e-mail ne sera plus conforme pour les factures B2B soumises à la réforme.
• Conserver une copie de la facture électronique : il est recommandé de stocker les factures électroniques dans un système de gestion électronique des documents (GED) sécurisé pour une meilleure traçabilité et une protection contre la perte ou le vol de données. Informez-vous ici. 

Comment se présente une facture électronique ?

Voici les éléments généralement présents dans une facture électronique :

1. Informations sur l'émetteur :

• Nom et adresse de l'entreprise
• Numéro de TVA intracommunautaire
• Numéro SIRET

2. Informations sur le destinataire :

• Nom et adresse de l'entreprise
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)

3. Date d'émission de la facture

4. Numéro de la facture

5. Détails de la prestation ou des produits vendus :

• Désignation des produits ou services fournis
• Quantité et prix unitaire
• Montant total hors taxes
• Taux de TVA applicable
• Montant total de la TVA
• Montant total T

6. Conditions de paiement :

• Délai de paiement
• Date limite de règlement
• Pénalités de retard éventuelles

7. Informations sur les modes de paiement acceptés

8. Mentions légales :

• Numéro de déclaration auprès de la CNIL (si applicable)
• Mention de la TVA
• Numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés)

Les 3 formats de la facture électronique

• La facture structurée suit les normes de l’EDI, ou échanges de données informatisés. Elle répond à des enjeux d’efficacité, permettant d’éviter les erreurs de traitements ou de saisie. 
  
  
• La facture non structurée, elle se présente sous la forme d’un fichier au format JPG et PDF. 
  
  
• La facture hybride, les factures “mixtes” ou hybrides sont un mélange des deux formes
  précédentes. Il s'agit d'un PDF, dont les informations sont également structurées. Le meilleur exemple de cela est la facture X.

• UBL (Universal Business Language) : c'est un format de facture électronique basé sur XML qui fournit un modèle de données standard pour la facturation électronique. Il est soutenu par plusieurs organisations internationales et est compatible avec une large gamme de systèmes.
• CII (Cross Industry Invoice) : la Facture Inter Industries est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux.
• Facture-X : contient à la fois un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et ses données attachées en XML, c’est le format le plus utilisé pour être peu onéreux par rapport au procédé comme l’EDI fiscal. 

🤓 Bon à savoir : Ces trois formats reposent sur la même base : la Norme Sémantique Européenne EN 16931. C'est elle qui garantit qu'une facture émise en France pourra être lue et traitée partout dans l'Union européenne. 

Comparatif des 3 formats de factuue

Pour y voir clair d'un coup d'œil, voici un comparatif des trois formats autorisés, avec leurs points forts, leurs limites et le profil d'entreprise auquel ils conviennent le mieux.

Quel format de facture électronique choisir selon votre activité ?

Bonne nouvelle : en pratique, vous n'avez pas à devenir expert des formats techniques. Votre Plateforme Agréée se charge de convertir vos factures dans le bon format pour vos clients. Le choix se résume donc surtout à votre profil et à vos usages.

Vous êtes indépendant, micro-entrepreneur ou dirigeant de TPE

Le format Factur-X est le plus adapté. Comme il conserve un fichier PDF lisible en plus des données structurées, vous gardez une facture que vous et votre client pouvez lire et imprimer normalement, tout en étant parfaitement conforme. C'est le format le plus simple à adopter au quotidien et celui choisit par Tiime. 

Vous travaillez à l'international ou dans l'e-commerce

Les formats UBL et CII, entièrement structurés, sont pensés pour l'automatisation et l'interopérabilité entre systèmes. Le format UBL est très répandu dans l'e-commerce et les échanges internationaux ; le format CII s'adresse davantage aux grandes structures et aux secteurs multi-industries connectés à des ERP.

Le sens de cette réforme, au fond, c'est d'en finir avec la double saisie. Comme le résume Sébastien Rabineau, Directeur du projet facturation électronique à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) :

« Il y a quelque chose d'absurde à fabriquer une facture dans un ordinateur, la transformer en papier ou en PDF, l'envoyer, et que quelqu'un de l'autre côté soit obligé de la ressaisir. Ça coûte cher. » - Sébastien Rabineau, Directeur du projet facturation électronique à la DGFIP

Le format Factur-X combine un PDF lisible et un fichier XML structuré : c'est le plus accessible pour une automatisation totale sans perdre la lisibilité. Les formats UBL et CII sont exclusivement structurés et favorisent l'interopérabilité directe entre les systèmes. Dans tous les cas, l'envoi d'un simple PDF “image” ou d'une facture papier ne sera plus considéré comme une facturation électronique légale entre entreprises.

Pour aller plus loin : comprendre la pré-immatriculation plateforme de facturation électronique avec Tiime

La réforme approche, et pour rester serein, il est essentiel de savoir si votre outil est bien en règle. Tiime fait partie des premières solutions à avoir été pré-immatriculée comme Plateforme Agréée de facturation électronique par l’État. Cela signifie que vous pouvez dès aujourd’hui anticiper la réforme sans risque d’incompatibilité ou de changement futur.

Pour mieux comprendre ce que cela implique concrètement pour votre entreprise, consultez notre article dédié : Comprendre la pré-immatriculation plateforme agréée de facturation électronique avec Tiime.

Ainsi, pour ne pas vous soucier des prochaines réformes à propos de la facturation électronique, choisissez dès maintenant la solution de facturation électronique et conforme.

Soyez conforme pour la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique est gratuite avec Tiime, immatriculé Plateforme Agréée de facturation électronique.

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