Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique.
L’article 26 de la loi de finances rectificatives pour 2022 prévoit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Comment faire pour dématérialiser une facture ?
Pour dématérialiser une facture, vous pouvez suivre les étapes suivantes :- Vérifier la réglementation en vigueur : il est important de vous assurer que vous respectez les exigences légales et fiscales en matière de facturation électronique, en respectant des normes de sécurité par exemple.
- Choisir un format de facture électronique : en fonction de vos besoins et des exigences légales en vigueur, vous pouvez choisir le format de facture électronique qui convient le mieux à votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de facturation électronique : il existe de nombreux logiciels de facturation électronique sur le marché, certains gratuits et d'autres payants. Il est important de choisir un logiciel qui convient à vos besoins et qui offre des fonctionnalités de sécurité et de conformité.
- Créer la facture électronique : en utilisant votre logiciel de facturation électronique, vous pouvez créer la facture électronique en incluant toutes les informations requises, telles que les coordonnées de l'émetteur et du destinataire, la description des biens ou services, les montants hors taxes et toutes les informations légales requises.
- Envoyer la facture électronique : une fois la facture électronique créée, vous pouvez l'envoyer au destinataire par courrier électronique ou par le biais d'une plateforme de facturation électronique. Il est important de vous assurer que la facture est bien parvenue au destinataire et qu'il est en mesure de l'accepter.
- Conserver une copie de la facture électronique : il est important de conserver une copie de la facture électronique pendant une durée minimale légale. Il est recommandé de stocker les factures électroniques dans un système de gestion électronique des documents (GED) sécurisé pour une meilleure traçabilité et une protection contre la perte ou le vol de données.
Comment se présente une facture électronique ?
Voici les éléments généralement présents dans une facture électronique :1. Informations sur l'émetteur de la facture :
- Nom et adresse de l'entreprise
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Numéro SIRET
2. Informations sur le destinataire de la facture :
- Nom et adresse de l'entreprise
- Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)
3. Date d'émission de la facture
4. Numéro de la facture
5. Détails de la prestation ou des produits vendus :
- Désignation des produits ou services fournis
- Quantité et prix unitaire
- Montant total hors taxes
- Taux de TVA applicable
- Montant total de la TVA
- Montant total TTC
6. Conditions de paiement :
- Délai de paiement
- Date limite de règlement
- Pénalités de retard éventuelles
7. Informations sur les modes de paiement acceptés
8. Mentions légales :
- Numéro de déclaration auprès de la CNIL (si applicable)
- Mention de la TVA
- Numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés)
Quels sont les différents formats de facture électronique ?
Il existe plusieurs formats de facture électronique, chacun ayant des avantages et des inconvénients en termes de compatibilité, de facilité d'utilisation et de sécurité.La facture structurée suit les normes de l’EDI, ou échanges de données informatisés. Elle répond à des enjeux d’efficacité, permettant d’éviter les erreurs de traitements ou de saisie.
La facture non structurée, elle se présente sous la forme d’un fichier au format JPG et PDF.
La facture hybride, les factures “mixtes” ou hybrides sont un mélange des deux formes précédentes. Il s'agit d'un PDF, dont les informations sont également structurées. Le meilleur exemple de cela est la facture X.
⚠️ Dès 2024, les factures en France devront obligatoirement être dans un des trois formats suivants :
- UBL (Universal Business Language) : c'est un format de facture électronique basé sur XML, qui fournit un modèle de données standard pour la facturation électronique. Il est soutenu par plusieurs organisations internationales et est compatible avec une large gamme de systèmes.
- CII (Cross Industry Invoice) : la Facture Inter Industries est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux.
- Facture X : contient à la fois un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et ses données attachées en XML, c’est le format le plus utilisé pour être peu onéreux par rapport au procédé comme l’EDI fiscal.
Ainsi pour ne pas vous soucier des prochaines réformes à propos de la facturation électronique, choisissez dès maintenant la solution de facturation 100% électronique et 100% conforme.
