Indemnités kilométriques 2025 : barèmes applicables et exemples

Au programme : 

• Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et qui peut en bénéficier ?
• Quel est le barème kilométrique applicable pour 2025 ?
• Comment fonctionnent ces remboursements de frais sur le plan fiscal ?
• Exemple de calcul des frais kilométriques pour un véhicule personnel utilisé dans le cadre professionnel
• Comment gérer les indemnités et notes de frais ?

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et qui peut en bénéficier ?

Plusieurs systèmes d’indemnisation de kilomètres parcourus existent en France, mais, en tant qu’entrepreneur, vous ne devez pas les confondre. Leur fonctionnement est différent.

Définition des indemnités kilométriques

Un salarié qui prend sa voiture pour se rendre chez un client, par exemple, engage des dépenses pour le compte de sa société (usure du véhicule et carburant notamment). Il peut alors prétendre à un remboursement forfaitaire de ces dépenses, appelé indemnités kilométriques (IK).

Ce système d’indemnités, autorisé par l’administration fiscale, se calcule à partir de barèmes qui dépendent :

• du type de véhicule utilisé (voiture comme deux-roues) ;
• de leur puissance administrative en chevaux (CV) ;
• du type de moteur thermique ou électrique.

Qui peut bénéficier d’une indemnité kilométrique dans l’entreprise ?

Tous les employés et tous les dirigeants de sociétés à l’IS qui se servent de leur propre automobile ou véhicule deux-roues, pour un déplacement professionnel, peuvent se faire rembourser les frais avancés.

Notez toutefois que les entreprises doivent pouvoir justifier :

• le mode de transport retenu par le bénéficiaire de l’indemnité, sa puissance administrative, et son type ( moteur électrique ou non) ;
• les déplacements réalisés, motif, quantité et distance parcourue.

En outre, certains autres dirigeants peuvent utiliser un autre barème pour s’octroyer une telle indemnité. C’est le barème des frais de carburant. Il s’agit notamment des sociétés soumises aux BNC (bénéfices non commerciaux) ou aux BA (bénéfices agricoles) selon le régime simplifié.

En cas de doute, adressez-vous à votre expert-comptable en ligne ou un expert proche de votre entreprise.

Différence avec les frais de transport domicile-travail

Ne confondez pas les indemnités kilométriques versées à un salarié qui se déplace pour une mission professionnelle avec le remboursement de frais pour le trajet entre le domicile et le travail. Ce dispositif permet de bénéficier d’une indemnisation partielle des dépenses pour aller jusqu’à l’entreprise, avec exonération de cotisations sociales, dans certaines limites. Les employeurs doivent respecter des conditions strictes.

Les règles des frais de transport domicile-travail dépendent aussi de la nature du transport :

• moyen public : prise en charge partielle obligatoire ;
• moyen privé : sur accord d’entreprise ou décision du dirigeant.

Bien sûr, les collaborateurs qui disposent d’un véhicule de fonction ne sont pas éligibles à cette aide financière. Pour l’année 2025, le remboursement de ces frais de transport domicile-travail est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 300 euros par an en cas de moteur thermique. Pour un moteur électrique, hydrogène ou hybride rechargeable, le montant est doublé.

Différence avec l’indemnité vélo ou forfait mobilité durable (FMD)

Le FMD est un autre système d’indemnisation des frais personnels pour le transport des salariés jusqu’à leur lieu de travail. Totalement facultatif, ce dispositif concerne exclusivement les modes de transport alternatifs, soit :

• le covoiturage ;
• les cyclomoteurs et motocyclettes en location ou en mode libre-service ;
• les trottinettes, skateboards, etc. ;
• les vélos, y compris les modèles électriques ;
• le transport partagé pour des véhicules à faible émission ;
• les transports publics hors abonnement (sachant que le train est exclu).

Ce FMD est exonéré de cotisations sociales à hauteur de 600 euros par an pour 2025, dont 300 euros au maximum de prime carburant. Notez que ce système incitatif peut se cumuler avec le remboursement transport, dans la limite d’un plafond annuel de 900 euros (pour 2025).

Quel est le barème kilométrique applicable pour 2025 ?

Pour déterminer le montant à verser à vos salariés pour les dépenses engagées avec leur véhicule dans le cadre d’un déplacement professionnel, vous devez utiliser le barème officiel. Il change souvent chaque année et l’Urssaf, notamment, le publie.

Des indemnités kilométriques 2024 reconduites sur 2025

Souvent, ce barème officiel pour les frais professionnels liés à l'utilisation d’un véhicule personnel paraît avant la date de dépôt des déclarations de revenus. Cette année, le barème 2025 applicable aux indemnités kilométriques liées aux dépenses 2024 reste identique à celui de l’année précédente. La dernière revalorisation remonte même au printemps 2023, avec une hausse de 5,4 %. C’est donc la troisième année consécutive que le barème détaillé ci-après s’utilise.

Quel est le tarif au km applicable pour les voitures en 2025 ?

Voici le tableau détaillé du barème pour calculer les IK liées à l’utilisation d’une voiture, en fonction d’une distance parcourue de (d) :

À combien s’élève l'indemnité kilométrique pour les deux-roues en 2025 ?

Pour les deux-roues, vous devez distinguer le barème des indemnités kilométriques pour les motos de celui applicable aux deux roues de moins de 50 cm³.

Les motos

Les cyclomoteurs de moins de 50 cm³

Dans ce cas, le calcul des indemnités dépend de la distance parcourue pour tous les deux-roues de ce type :

• jusqu’à 3 000 km par an : (d) x 0,315 ;
• entre 3 001 et 6 000 km par an : [(d) x 0,079 + 711] ;
• plus de 6 000 km par an : (d) x 0,198.

Quelles majorations d’indemnités existent pour les véhicules électriques ?

Toutes ces données calculées avec le barème fiscal officiel sont majorées de 20 % en cas de véhicule électrique. Ce taux est identique depuis 2021. L’objectif ici est d’inciter les salariés à utiliser un véhicule plus durable.

Comment fonctionnent ces remboursements de frais sur le plan fiscal ?

D’une part, en tant qu’employeur, vous avez le droit de déduire ces indemnités versées aux employés du résultat fiscal de l’entreprise. C’est la même chose que pour les frais annexes justifiés lors de déplacements professionnels, comme les frais de péage et de parking, par exemple. Nous parlons ici des dépenses, à l’exception de celles réglées par une carte bancaire professionnelle attribuée à vos collaborateurs.

De la même manière, vos salariés perçoivent le remboursement des frais qu’ils ont engagés pour leur mission professionnelle. Cette indemnité ne constitue pas un avantage en nature. Elle n’entre pas dans son revenu imposable.

Exemple de calcul des frais kilométriques pour un véhicule personnel utilisé dans le cadre professionnel

Prenons le cas d’un salarié qui dispose d’un véhicule électrique de 6 chevaux (CV). Il engage des dépenses personnelles du fait de déplacements professionnels pour lesquels il privilégie, en accord avec l’employeur, sa propre automobile. La distance parcourue sur l’année s’élève à 25 500 km.

Voici le calcul de l’indemnité kilométrique à laquelle il peut prétendre de la part de son employeur, sans cotisations sociales et sans impôt sur le revenu :

• Barème pour les automobiles d’une puissance fiscale de 6 CV et pour une distance (d) supérieure à 20 000 km : (d) × 0,447.
• Soit : (25 500) X 0,447 = 11 398.50 euros, ce qui représente presque 1 000 euros par mois.
• Majoration de l’indemnité liée au moteur électrique : (11 98,50 x 1,20) = 13 678,20 euros.

Comment gérer les indemnités et notes de frais avec Tiime ?

Pour faciliter le remboursement des kilomètres parcourus par vos collaborateurs, ainsi que toutes leurs dépenses professionnelles, Tiime vous propose ses outils en ligne. Sur l'application mobile ou sur PC avec un lien web, le calcul de ces indemnités de déplacement prend deux minutes. C’est la meilleure solution, tant pour vous, en tant qu’entrepreneur, que pour vos collaborateurs, de justifier tous vos trajets professionnels.

Avec l'application :

• vous enregistrez vos trajets favoris, sans devoir réaliser l’évaluation des kilomètres parcourus et les renseigner manuellement à chaque fois ;
• vous bénéficiez d’un calcul automatique des distances entre la société et vos destinations en cas de déplacement ;
• vous transmettez automatiquement en temps réel toutes ces informations à votre cabinet comptable ;
• vous préparez toutes les notes de frais en ligne, en plus du remboursement des distances parcourues.

Les indemnités kilométriques représentent un système intéressant pour les entreprises qui ne disposent pas de véhicules de fonction ou de service. Elles demandent toutefois de la rigueur dans leur justification et calcul. Mieux vaut vous appuyer sur un outil en ligne qui vous aide à tout documenter et calculer, dans le respect des barèmes fiscaux. Pour en savoir plus, téléchargez notre infographie spéciale indemnités kilométriques.