- La pré-comptabilité consiste à organiser les données extraites des factures et des mouvements bancaires en vue de les intégrer automatiquement dans le logiciel comptable.
- Contrairement à la tenue de la comptabilité (saisie des écritures, clôture de l’exercice et établissement des comptes annuels), ce processus pré-comptable est ouvert à tous.
- Grâce à la pré-comptabilité, le chef d’entreprise (ou son assistante administrative) collabore davantage avec son comptable. Il devient acteur de sa comptabilité.
- La pré-comptabilité présente de nombreux avantages. Elle réduit le temps passé au suivi des factures et des banques. Elle diminue les erreurs et accélère la sortie des tableaux de bord.
- L’utilisation d’un logiciel collaboratif de pré-comptabilité s’impose pour automatiser et fluidifier ce dispositif. Il réalise toutes les étapes, de la collecte des justificatifs jusqu’à la transmission des écritures au logiciel de comptabilité.
- Les tâches de pré-comptabilité vont se généraliser dans toutes les entreprises avec la réforme de la facturation électronique. Et, le système deviendra plus naturel et plus simple. Ainsi, la collecte des pièces tendra à disparaître au profit d’un flux continu de factures électroniques poussées par la plateforme agréée. Tiime se positionne pleinement comme acteur de cette évolution technologique.
À quoi correspond la pré-comptabilité pour votre entreprise ?
Lorsque vous recherchez un logiciel pour toute la gestion administrative de votre activité, vous avez le choix entre des outils spécialisés ou une solution globale comme Tiime, qui vous simplifie la comptabilité. C’est important de comprendre qui fait quoi, notamment, si vous souhaitez organiser la préparation de votre comptabilité sans la tenir vous-même.
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
Cette expression est apparue avec les systèmes de dématérialisation des factures. Cela consiste à préparer les écritures comptables, avant de les intégrer en comptabilité, donc sous une forme automatique. La pré-comptabilité correspond à un ensemble de tâches préparatoires de la comptabilité et réalisables par des personnes sans formation dans le domaine. Ces actions, appelées aussi « gestion pré-comptable », sont prises en charge par les dirigeants de TPE ou des prestataires, souvent indépendants, comme des office managers.
Quelles différences existent entre comptabilité et comptabilité ?
Vous ne devez pas confondre les deux termes. D’une part, tenir la comptabilité d’une entreprise signifie réaliser toutes les écritures comptables, sur la base de justificatifs, afin d’établir les comptes annuels ou intermédiaires. L’objectif consiste à disposer des données exhaustives et justes pour analyser la situation financière de l’entreprise, son résultat d’exploitation, et plus globalement sa performance économique.
La pré-comptabilité, en revanche, se contente de collecter et de mettre en forme les factures et autres justificatifs comptables, en vue de leur traduction dans les comptes. C’est donc un processus qui précède l’établissement du bilan et qui peut s’effectuer par un non-expert du domaine.
Comment ce processus partage-t-il le travail de comptabilité entre l’expert-comptable et l'entrepreneur ?
Comme évoqué précédemment, la pré-comptabilité correspond aux tâches qui se trouvent en amont du logiciel de comptabilité. C’est généralement le chef d’entreprise ou l’indépendant qui le prend lui-même en charge. Parfois, pour une structure plus importante, il délègue ces travaux à un spécialiste de l’administratif, par exemple un office manager. Celui qui réalise la pré-comptabilité reçoit les factures, les vérifie et les valide. Il organise la transmission de ces éléments à son comptable.
Ce dernier contrôle l’intégration automatique des écritures préparées par le logiciel de pré-comptabilité et gère les rejets ou anomalies. Il comptabilise toutes les autres écritures nécessaires pour établir les comptes, comme le calcul des provisions et des amortissements ainsi que la paie.
Le dirigeant, s’il est équipé d’un logiciel collaboratif, visualise rapidement l’avancée de sa comptabilité, ou du moins l’état des dépenses et des encaissements. Il peut ainsi aisément interagir avec son cabinet comptable, signaler certains points ou compléter l’information.
Quels atouts présentent un système de pré-comptabilité ?
L’étape de pré-comptabilité présente plusieurs avantages pour l’entreprise :
- Avec des opérations pré-comptables, l’entrepreneur évite de perdre de l’énergie dans la manipulation des documents au format papier, afin de les vérifier et de les envoyer à son expert-comptable.
- Ces économies de temps conduisent à réduire les coûts administratifs.
- En outre, la comptabilité devient plus fiable, par rapport au traitement manuel de chaque pièce. Les erreurs et les litiges diminuent.
- La gestion de la trésorerie s’améliore, avec une réconciliation automatique des mouvements bancaires avec la comptabilité.
- Le non-spécialiste de la comptabilité, freelance, dirigeant ou indépendant, est totalement partie prenante du processus comptable.
- La pré-comptabilité constitue aussi un système d’automatisation des écritures et donc une accélération de la sortie des comptes. Le dirigeant bénéficie d’une meilleure visibilité sur la marche de son activité, car la comptabilité est tenue davantage sans latence, soit au fil de l’eau.
- La pré-comptabilité s’effectue sur un logiciel en ligne partagé avec l’expert-comptable, ce qui renforce la collaboration et améliore la communication entre eux.
Comment fonctionne un processus pré-comptable en 7 étapes ?
Les opérations pré-comptables réalisées par l’entreprise avant l’intervention du logiciel de comptabilité peuvent se résumer ainsi :
- collecte des pièces et justificatifs (factures de vente et d’achat, notes de frais et transactions bancaires) ;
- contrôle et validation pour les factures fournisseurs notamment ;
- ajout éventuel d’informations analytiques, comme avec un système de labels chez Tiime ;
- envoi des documents au logiciel de pré-comptabilité pour extraction et lecture optique des caractères, en vue de la comptabilisation ;
- préparation des écritures et transmission au logiciel comptable qui se charge de les intégrer dans le logiciel de comptabilité ;
- établissement en automatique du rapprochement bancaire, soit la réconciliation des flux bancaires et des écritures comptables du compte de banque ;
- archivage des pièces dans un système de gestion électronique des documents.
Qu’est-ce qu’un logiciel de pré-comptabilité ?
Les opérations pré-comptables génèrent des gains de temps appréciables pour le chef d’entreprise parce qu’elles s’effectuent au sein du même logiciel avec des systèmes d’automatisation.
Quelles sont les fonctionnalités d’un outil de pré-comptabilité ?
Un tel système réalise chaque phase du processus pré-comptable, comme expliqué précédemment. Aussi, il doit comporter les fonctionnalités suivantes :
- collecte des informations, auprès de portails fournisseurs, dans les boîtes mail, par dépôt de documents scannés, etc. ;
- contrôle de la conformité des documents collectés et validation ;
- indexation des pièces et classement, afin de pouvoir les retrouver aisément selon des critères de recherche ;
- lecture optique des données, en vue de préparer les imputations comptables, selon des règles paramétrées et par comparaison aux données historiques (machine learning) ;
- rapprochement bancaire automatique ;
- préparation, validation et émission des paiements, puis génération automatique de leur comptabilisation ;
- transmission des fichiers d’écritures au cabinet d’expertise comptable, afin de les intégrer dans le logiciel de comptabilité.
Pourquoi les logiciels de dématérialisation répondent-ils déjà au besoin de pré-comptabilité ?
Dématérialiser un document signifie partir du format papier et le rendre immatériel. Le résultat de la dématérialisation correspond à un fichier de données numériques ou numérisées. Comme nous l'avons expliqué, la pré-comptabilité revient à préparer l’alimentation de la comptabilité avec des informations déjà exploitées et traduites en futures écritures comptables.
Cela suppose de travailler sur des fichiers numériques afin de réaliser la lecture optique des caractères. C’est exactement ce que réalisent de telles solutions de dématérialisation des factures. Les fichiers qui en ressortent sont donc prêts pour le processus pré-comptable.
Comment la plateforme Tiime vous fait-elle gagner du temps pour votre gestion comptable ?
La solution Tiime, c’est tout cela à la fois : un logiciel de dématérialisation, de gestion de la facturation électronique et de pré-comptabilité. Ajoutons que notre plateforme tout-en-un comporte aussi un module d’émission de devis et de factures, un compte pro ainsi qu’un système de gestion des notes de frais.
Tous ces travaux administratifs sont incontournables pour alimenter la comptabilité. Le fait de tout concentrer sur une seule plateforme et de la partager avec son expert-comptable fait gagner du temps à tout le monde. Il suffit de se connecter pour déposer un document, vérifier une facture d’achat, etc. Le traitement pré-comptable s’effectue automatiquement et le cabinet récupère les pièces et écritures préparées au fil de l’eau. Il lui reste à les intégrer en comptabilité et à contrôler les imputations.
Comment la facturation électronique va-t-elle intensifier la pré-comptabilité des entreprises ?
La réforme de la facturation électronique concerne tous les professionnels français assujettis à la TVA, même s’ils ne facturent pas la taxe (auto-entrepreneurs en franchise en base ou réalisation d’activités exonérées). En effet, selon le calendrier, dès septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront accepter le format électronique pour les factures fournisseurs.
Une automatisation des écritures systématique pour toutes les factures
Cela signifie que la dématérialisation de ces pièces deviendra native, sans devoir scanner un document pour créer un fichier de données numériques. Cette dématérialisation systématique s'accompagnera alors d’une étape également incontournable de pré-comptabilité.
Un flux de factures poussé vers le logiciel de comptabilité
Les factures seront même poussées directement par la plateforme agréée (PA) du fournisseur vers celle du client. Avec une PA comme le propose Tiime, la phase collecte de la pré-comptabilisation se simplifie. En outre, le système de contrôle des factures se structure sous une forme digitale pour tous les chefs d’entreprise. C’est une nouvelle étape vers davantage de pré-comptabilité structurée et automatique.
Pour chaque professionnel, qu’il exerce en TPE ou en PME, voire qu’il soit indépendant, une telle organisation simplifie le suivi des factures d’achat. Inutile d’aller chercher les informations à divers endroits : elles arrivent seules, dès la récupération des pièces par la plateforme agréée. Votre cabinet comptable arrête de vous appeler pour vous réclamer des justificatifs manquants pour vos transactions bancaires.
Et, surtout, le bénéfice de cette pré-comptabilité amplifiée par le format électronique, c’est la mise à disposition de vos tableaux de bord et de vos indicateurs au fil de l’eau. Ces chiffres se trouvent à portée de main sur votre smartphone, sans devoir attendre l’analyse de votre expert-comptable.
Tiime, une plateforme tout-en-un pour tenir votre comptabilité en temps réel
En tant que chef d’entreprise, ce qui vous importe dans le processus comptable, ce sont les deux étapes d’avant et d’après. D’une part, la pré-comptabilité vous aide à alimenter votre cabinet comptable en justificatifs au fil de l’eau et à valider vos achats afin de les payer notamment. D’autre part, une fois les écritures comptables enregistrées, vous vous souciez surtout d’analyser vos chiffres, donc de lire les résultats au travers de votre tableau de bord financier.
Avec une plateforme complète comme Tiime, vous réalisez toutes ces étapes et vous donnez aussi l’accès à votre cabinet comptable pour la réalisation de leurs missions. Vous gagnez du temps à chaque phase du processus. Vous améliorez la visibilité sur vos affaires et sur votre trésorerie, sans attendre les informations de votre expert-comptable. En outre, notre plateforme agréée pour la facturation électronique présente d’autres avantages, dont sa gratuité à vie. Essayer ne vous engage à rien !
Sources
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