Comment fonctionne la numérotation des factures

Pourquoi numéroter ses factures ?

Une facture est un document important dans la gestion financière d'une entreprise. Elle atteste de la vente d'un bien ou d'un service entre deux parties. La facture doit comporter des éléments indispensables (montant, TVA, date...). Parmi ces éléments, figure le numéro de la facture.

• La numérotation des factures a un côté pratique. En effet, il permet d'identifier facilement et rapidement vos documents et de les classer par ordre chronologique. Le suivi et le traitement sont simplifiés, ainsi que la gestion de la comptabilité de votre activité.

💡À savoir : une facture doit être conservée pendant une durée minimale de 10 ans. 

• Pour éviter les erreurs et la fraude. En utilisant une numérotation, les entreprises peuvent s'assurer que leurs factures ont bien été émises et enregistrées, et que les transactions commerciales sont clairement identifiées et traçables.
  
  
• C'est obligatoire de numéroter ses factures puisque cela fait partie des mentions obligatoires. En effet, la réglementation oblige les entreprises de toute taille à numéroter clairement les factures en continu et en suivant une séquence chronologique. Oui, après 5, c'est 6 !
  
  💡À savoir : les factures d'avoir et d'acompte doivent comporter un numéro unique.

Finalement, la numérotation va être pratique pour l'entrepreneur pour lui faire gagner du temps, mais va lui permettre aussi d'être en règle au vu de la loi.

Comment numéroter ses devis et ses factures ?

Les règles obligatoires de la numérotation des factures : 

Comme évoqué ci-dessus, il y a des règles qui sont applicables à toutes les factures :

• Continu : les factures ne doivent pas comporter de rupture dans la numérotation. 
• Unique : une facture est un document unique, il ne peut pas y avoir de doublons. Elle est destinée à une seule autre partie prenante de la transaction commerciale. 
• Chronologique : toutes les factures se suivent, une rupture de la chronologie est signe d'erreur.

Exemple :

Cas 1 : 2023-04-0013 et 2023-04-0014 ✅

Cas 2 : 2023-04-0013 et 2023-04-0015 ❌

Dans cet exemple, nous retrouvons un cas 2 avec une facture manquante 2023-04-0014. La facturation est incorrecte car non-continu, et non chronologique.

Personnaliser la numérotation de vos factures

Hormis les éléments obligatoires, libre à vous de numéroter vos factures comme vous le souhaitez.

Afin de faciliter le classement et la sauvegarde de vos factures, il est fortement recommandé d'utiliser un préfixe temporel au début de la numérotation. C'est souvent le préfixe "année" ou "année - mois" qui est utilisé. Ce sont d'ailleurs les conseils que nous vous proposons dans notre application.

Exemple :

Facture n° 2023-001 ou Facture n° 2023-04-001✅

Les erreurs à ne pas commettre 

Certaines erreurs peuvent avoir des conséquences néfastes sur le suivi et le traitement des factures et indirectement sur la gestion de votre entreprise.

Il est déconseillé d'utiliser une numérotation trop complexe. En effet, la numérotation d'une facture est là pour vous aider, pour vous simplifier le quotidien. Si votre numérotation devient un calvaire à suivre et à gérer, vous aurez potentiellement des délais de traitement plus long, ce qui pourrait entraîner des retards et des erreurs.

La suppression d'une facture est aussi une erreur courante. Il est donc préférable quand une erreur a été commise, de refacturer avec un avoir avec un montant négatif qui remettra les pendules à l'heure et vous évitera un trou dans votre numérotation.

Non-respect de la numérotation des factures

En cas de non-respect de la numérotation des factures, vous êtes passible d'une sanction en cas de contrôle fiscal.

Toute numérotation incorrecte entraîne une amende de 15€ et n'excédera pas le 1/4 du montant de la facture. 

En revanche si la numérotation est manquante alors vous vous exposez à une amende de 50% du montant de la facture. Toutefois, si vous corrigez l'erreur, alors l'amende sera réduite à 5% du montant total.

Pour plus de sérénité et de sécurité dans la numérotation de vos factures, nous vous recommandons fortement d'utiliser un logiciel de facturation. En effet, celui-ci annotera directement les numéros de factures en prenant en compte les précédentes, évitant ainsi les erreurs de discontinuité. De plus, vos factures seront en totale conformité avec la présence de mentions obligatoires.