Comment fonctionne la numérotation des factures ?

Pour tout savoir sur la numérotation de facture :

Pourquoi numéroter ses factures ?

Une facture est un document important dans la gestion financière d'une entreprise. Elle atteste de la vente d'un bien ou d'un service entre deux parties. La facture doit comporter des éléments indispensables (montant, TVA, date...). Parmi ces éléments, figure le numéro de la facture.

• La numérotation des factures a un côté pratique. En effet, il permet d'identifier facilement et rapidement vos documents et de les classer par ordre chronologique. Le suivi et le traitement sont simplifiés, ainsi que la gestion de la comptabilité de votre activité.

💡À savoir : une facture doit être conservée pendant une durée minimale de 10 ans. 

• Pour éviter les erreurs et la fraude. En utilisant une numérotation, les entreprises peuvent s'assurer que leurs factures ont bien été émises et enregistrées, et que les transactions commerciales sont clairement identifiées et traçables.
  
  
• C'est obligatoire de numéroter ses factures puisque cela fait partie des mentions obligatoires. En effet, la réglementation oblige les entreprises de toute taille à numéroter clairement les factures en continu et en suivant une séquence chronologique. Oui, après 5, c'est 6 !
  
  💡À savoir : les factures d'avoir et d'acompte doivent comporter un numéro unique.

Finalement, la numérotation va être pratique pour l'entrepreneur pour lui faire gagner du temps, mais va lui permettre aussi d'être en règle au vu de la loi.

Comment numéroter ses devis et ses factures ?

Les règles obligatoires de la numérotation des factures : 

Comme évoqué ci-dessus, il y a des règles qui sont applicables à toutes les factures :

• Continu : les factures ne doivent pas comporter de rupture dans la numérotation. 
• Unique : une facture est un document unique, il ne peut pas y avoir de doublons. Elle est destinée à une seule autre partie prenante de la transaction commerciale. 
• Chronologique : toutes les factures se suivent, une rupture de la chronologie est signe d'erreur.

Exemple :

Cas 1 : 2023-04-0013 et 2023-04-0014 ✅

Cas 2 : 2023-04-0013 et 2023-04-0015 ❌

Dans cet exemple, nous retrouvons un cas 2 avec une facture manquante 2023-04-0014. La facturation est incorrecte car non-continu, et non chronologique.

Personnaliser la numérotation de vos factures

Hormis les éléments obligatoires, libre à vous de numéroter vos factures comme vous le souhaitez.

Afin de faciliter le classement et la sauvegarde de vos factures, il est fortement recommandé d'utiliser un préfixe temporel au début de la numérotation. C'est souvent le préfixe "année" ou "année - mois" qui est utilisé. Ce sont d'ailleurs les conseils que nous vous proposons dans notre application.

Exemple :

Facture n° 2023-001 ou Facture n° 2023-04-001✅

Les erreurs à ne pas commettre 

Certaines erreurs peuvent avoir des conséquences néfastes sur le suivi et le traitement des factures et indirectement sur la gestion de votre entreprise.

Il est déconseillé d'utiliser une numérotation trop complexe. En effet, la numérotation d'une facture est là pour vous aider, pour vous simplifier le quotidien. Si votre numérotation devient un calvaire à suivre et à gérer, vous aurez potentiellement des délais de traitement plus long, ce qui pourrait entraîner des retards et des erreurs.

La suppression d'une facture est aussi une erreur courante. Il est donc préférable quand une erreur a été commise, de refacturer avec un avoir avec un montant négatif qui remettra les pendules à l'heure et vous évitera un trou dans votre numérotation.

Non-respect de la numérotation des factures

En cas de non-respect de la numérotation des factures, vous êtes passible d'une sanction en cas de contrôle fiscal.

Toute numérotation incorrecte entraîne une amende de 15€ et n'excédera pas le 1/4 du montant de la facture. 

En revanche si la numérotation est manquante alors vous vous exposez à une amende de 50% du montant de la facture. Toutefois, si vous corrigez l'erreur, alors l'amende sera réduite à 5% du montant total.

Pour plus de sérénité et de sécurité dans la numérotation de vos factures, nous vous recommandons fortement d'utiliser un logiciel de facturation. En effet, celui-ci annotera directement les numéros de factures en prenant en compte les précédentes, évitant ainsi les erreurs de discontinuité. De plus, vos factures seront en totale conformité avec la présence de mentions obligatoires.

Pour aller plus loin :

Découvrez notre vidéo sur la conservation des factures afin de tout savoir sur la durée de conservation ainsi que les avantages et les risques liés à ce sujet.

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FAQ 

Pourquoi la numérotation des factures est-elle importante ?

La numérotation des factures est essentielle pour assurer une traçabilité claire, faciliter le suivi comptable et répondre aux obligations légales. Elle permet d’éviter les doublons et de garantir une organisation rigoureuse des documents.

Quelle règle doit-on suivre pour numéroter ses factures ?

Les factures doivent être numérotées de manière unique, continue et chronologique. Chaque numéro doit être attribué une seule fois, sans interruption ni doublon, pour assurer une traçabilité parfaite.

Peut-on réutiliser un numéro de facture ?

Non, un numéro de facture ne doit jamais être réutilisé, même en cas d’annulation ou d’erreur. Chaque facture doit avoir un numéro distinct pour respecter les règles comptables et fiscales.

Existe-t-il des formats recommandés pour la numérotation des factures ?

Il n’existe pas de format imposé, mais il est conseillé d’adopter un système clair et cohérent, par exemple en combinant l’année et un numéro séquentiel (ex : 2024-001, 2024-002). Certains ajoutent des préfixes pour différencier les types de documents.

Que faire en cas d’erreur dans la numérotation ?

En cas d’erreur, il ne faut pas modifier ou supprimer une facture déjà émise. Il est préférable d’émettre une facture d’avoir ou une facture rectificative en faisant référence à la facture initiale.

La numérotation des devis doit-elle respecter les mêmes règles que les factures ?

La numérotation des devis n’est pas réglementée aussi strictement que celle des factures, mais il est conseillé de suivre une numérotation claire et organisée pour faciliter le suivi commercial.