Facture électronique et acomptes : comment facturer un acompte en format structuré ?

Acompte : de quoi parle-t-on ?

Commençons par une définition simple. Un acompte, c'est une partie du prix payée d'avance. Le client verse une somme avant que le travail commence ou que le bien soit livré. Le reste suit plus tard, une fois la prestation terminée.

C'est une pratique courante dans le bâtiment, le conseil ou l'artisanat, un secteur où l'on engage des frais avant de livrer. La somme engage les deux parties : le client s'engage à payer, le fournisseur à livrer. Dès qu'un premier versement est effectué, une facture d'acompte doit être émise. Ce n'est pas une option, c'est une obligation.

Le montant est libre. Il se négocie entre le fournisseur et son client, le plus souvent au moment de la commande, puis il est reporté sur la facture.

Acompte, arrhes et avance : trois choses différentes

On confond souvent ces termes. Pourtant, ils n'ont pas les mêmes effets juridiques.

Voici ce qui les distingue :

• L'acompte engage fermement les deux parties : aucune ne peut se retirer sans risque de dommages et intérêts ;
• Les arrhes laissent une porte de sortie : le client peut renoncer en perdant la somme, le vendeur en remboursant le double ;
• L'avance est un terme plus large, souvent utilisé comme synonyme dans le langage courant.
  
  

Sur le document, c'est bien le mot « acompte » qui doit apparaître.

Pourquoi demander un acompte ?

Un acompte n'a rien d'anodin. Il sécurise la relation et préserve la trésorerie.

Voici ses principaux avantages :

• Il limite le risque d'impayé : le client a déjà engagé une partie de la somme ;
• Il finance le lancement du travail, utile quand les frais arrivent tôt ;
• Il confirme l'engagement des deux parties sur la commande.
  
  

Côté gestion, c'est aussi un repère pour suivre l'encaissement et préparer la facture finale.

Facture d'acompte ou facture de situation ?

Autre point qui prête à confusion. La facture d'acompte est émise avant le début de la prestation. Elle correspond à un paiement partiel anticipé.

La facture de situation, ou facture d'avancement, suit le rythme du chantier. Elle facture le travail déjà réalisé, étape par étape. On la retrouve surtout sur les chantiers longs, où le client paie au fil des travaux réalisés.

Facture d'acompte et TVA : ce qui a changé depuis 2023

La TVA sur les acomptes a connu une réforme importante. Depuis le 1er janvier 2023, les règles sont les mêmes pour tout le monde.

L'exigibilité de la TVA sur les acomptes

Avant cette date, deux régimes coexistaient. Pour une prestation de services, la taxe était exigible dès l'encaissement. Pour une livraison de biens, elle ne l'était qu'au moment de la livraison effective.

La loi de finances pour 2022 a aligné les deux cas de figure. Depuis janvier 2023, la TVA est exigible dès le paiement, qu'il s'agisse d'une prestation ou de la livraison d'un bien. Cette règle découle de l'article 269 du code général des impôts.

Une condition s'applique tout de même. La taxe n'est exigible qu'à une double condition : les biens ou services sont déjà désignés avec précision, et la réalisation de l'opération n'est pas incertaine. Ce cadre réglementaire est en vigueur pour tous les contrats en cours depuis janvier 2023.

Le taux de TVA appliqué au versement est le même que celui de la prestation ou de la livraison finale. Il n'y a pas de taux à part pour l'acompte.

Le cas de la franchise en base de TVA

Toutes les entreprises ne facturent pas de TVA. Celles qui bénéficient de la franchise en base en sont dispensées.

Dans ce cas, la facture d'acompte ne comporte pas de taxe. Elle indique la mention d'exonération prévue par la réglementation, du type « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le montant facturé reste le montant net.

Les mentions obligatoires d'une facture d'acompte

Une facture d'acompte est une vraie facture. Elle respecte le même format qu'une facture classique, fixé par l'article 289 du code général des impôts. Deux niveaux se cumulent : les mentions présentes sur toute facture, et ceux ajoutés par la réforme de la facturation électronique.

Les informations communes à toute facture

Le nom de votre entreprise et celui du client figurent en tête, comme sur tout document commercial.

Voici les éléments à faire figurer :

Une fois réunis, ces éléments rendent la facture conforme. Tant que la facture définitive n'est pas émise, c'est elle qui fait foi.

Les quatre nouvelles mentions de la réforme

La facturation électronique ne se limite pas à un changement de format. Elle ajoute quatre nouvelles mentions au socle existant. Elles viennent du décret du 7 octobre 2022 et servent au traitement automatique des factures par l'administration.

Ces nouvelles informations sont les suivantes :

• le numéro SIREN du client professionnel, en plus de celui de l'émetteur, pour identifier le destinataire ;
• l'adresse de livraison des biens, quand elle diffère de l'adresse de facturation ;
• la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services ou les deux ;
• la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », pour les prestataires qui ont choisi ce régime.
  
  

Une facture d'acompte conforme devra, elle aussi, les faire figurer.

Comment facturer un acompte en facturation électronique ?

La réforme ne crée pas de règle propre aux acomptes. La logique reste identique. Ce qui évolue, c'est le format du document et son mode de transmission.

Ce que la réforme change pour les acomptes

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises envoient leur facture d'acompte en PDF par mail. Demain, ce ne sera plus suffisant pour les transactions entre professionnels en France.

La facture devra être émise dans un fichier structuré : Factur-X, UBL ou CII. Ce fichier reste lisible par un humain, mais sa lecture par un logiciel devient automatique, sans ressaisie. L'acompte entre ainsi dans le même circuit que les autres factures, avec une meilleure traçabilité de chaque opération.

La règle ne vaut que pour les échanges entre entreprises assujetties, en B2B. Un acompte versé par un particulier relève du e-reporting, l'autre volet de la réforme : les données de paiement sont transmises à l'administration, sans facture électronique. De nombreuses entreprises sont également concernées par les deux dispositifs à la fois.

Le calendrier suit celui de la réforme :

Les factures d'acompte entre professionnels suivent exactement ces dates.

Émettre un acompte via une plateforme agréée

Avec l'entrée en vigueur de la réforme, une facture électronique ne pourra plus être envoyée directement au client. Elle devra obligatoirement transiter par une plateforme agréée par l'administration fiscale, anciennement appelée PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Cette plateforme transmettra la facture au client et remontera les données à l'administration.

La PA gère le processus de bout en bout : création du document, transmission, traçabilité et archivage. Elle assure aussi la sécurité et la confidentialité des données échangées entre chaque entité.

Dans la pratique, un logiciel de facturation conforme génère l'acompte directement au bon format, puis l'envoie via cette plateforme. Aucune manipulation technique : vous saisissez le montant, l'outil s'occupe du reste.

De l'acompte à la facture de solde : le cycle complet

Une facture d'acompte ne vit jamais seule. Elle s'inscrit dans un cycle qui se termine par la facture finale.

Prenons un exemple simple. Un prestataire signe un devis initial de 1 000 € HT avec une avance de 30 %.

La facture de solde reprend le montant total, puis déduit la partie déjà payée. Le client ne règle que le montant restant. Cette méthode garantit que la taxe n'est facturée qu'une seule fois sur l'ensemble.

Côté comptabilité, l'opération se constate dès l'encaissement. La comptabilisation passe par un compte d'acompte dédié, repris lors de la facture de solde. Cet enregistrement permet une traçabilité entre le premier versement et le solde final.

Sources & Références

• DGFiP : Réforme de la facturation électronique ; impots.gouv.fr
• BOFiP : Exigibilité de la TVA sur les acomptes (BOI-TVA-BASE-20-10) ; bofip.impots.gouv.fr
• Code général des impôts : articles 269 et 289 : legifrance.gouv.fr
• Loi n° 2021-1900 de finances pour 2022, article 30 : legifrance.gouv.fr
• economie.gouv.fr : Mentions obligatoires d'une facture
• entreprendre.service-public.gouv.fr : Dates d'exigibilité de la TVA