Migration facturation électronique : comment gérer la bascule ?

Qu’entend-on par migration de la facturation électronique ?

Comme les oiseaux qui passent d’un pays à l’autre au bout d’un long vol, la migration vers la facturation électronique représente un exercice à mener avec méthode et anticipation.

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique obligatoire ?

Vous en entendez parler un peu partout depuis quelques mois : la réforme de la facturation électronique obligatoire ou RFE arrive à grands pas, avec la première phase de septembre 2026. Cette nouvelle réglementation fiscale s’insère dans un projet européen plus vaste en matière de TVA et de lutte contre la fraude.

En France, le format électronique va ainsi s’imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA pour leurs ventes à des professionnels situés en France et également assujettis. Ces mêmes documents serviront à extraire au fil de l’eau les informations exigées par l’administration fiscale (DGFiP) et transmises dans le cadre du processus appelé e-invoicing.

Cette RFE comporte aussi une obligation majeure pour les autres transactions commerciales qui n’entrent pas dans le champ de la facture électronique. En effet, les mêmes entreprises devront déclarer périodiquement à la DGFiP certaines données extraites de leurs autres ventes. Ce sont les opérations avec des particuliers, des associations ainsi que des clients situés en dehors du territoire français. Ce processus porte le nom d’e-reporting comme « rapport électronique ».

Pour davantage d’informations, consultez notre article qui détaille la réforme de la DGFiP.

À quoi correspond une migration informatique dans une entreprise ?

Ce terme évoque un projet informatique afin de déployer un nouveau logiciel, une nouvelle organisation des flux économiques et de leur traitement de bout en bout. Le mot migrer signifie que les entreprises passent d’un état de fonctionnement antérieur à un nouveau. La migration exige de l’analyse, un choix d’outils, de la préparation, des tests et de la formation. C’est un projet transversal à part entière et qui concerne souvent plusieurs services ou personnes dans la société, voire en dehors (clients, fournisseurs et experts-comptables).

Quelles sont les échéances prévues par le calendrier de la RFE ?

La migration des entreprises vers les nouvelles obligations fiscales s’opère en deux temps, comme le détaille le calendrier officiel :

1. Au plus tard, le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire doivent passer à l’émission des factures électroniques quand ce format est requis. Ces structures doivent aussi organiser pour cette date le volet appelé e-reporting pour leurs autres ventes. De ce fait, tous les professionnels doivent avoir la capacité technique de recevoir de telles factures électroniques de leurs fournisseurs, et donc d’avoir choisi leur plateforme agréée (PA) pour la réception.
   
   
2. Enfin, un an plus tard, le 1er septembre 2027, les autres entreprises (PME, TPE et micros) doivent à leur tour adopter la facture électronique en émission, l’e-invoicing ainsi que l’e-reporting.

Comment organiser la bascule pour vos factures électroniques en réception ?

C’est le plus urgent, car l’échéance se situe à la fin du mois d’août 2026. Pour le moment, vos fournisseurs vous envoient leurs factures au format papier par la poste ou sous la forme de fichiers PDF par email. Parfois, vous devez vous connecter à un portail spécifique pour récupérer certains documents. Pour les plus grandes entreprises avec qui vous travaillez, tout ceci prend fin au 31 août.

Qui est impacté par la gestion des factures électroniques entrantes au 1er septembre 2026 ?

Comme pour l’éligibilité à la RFE, ce sont toutes les entreprises situées en France et assujetties à la TVA. En cas de doute, vous pouvez vérifier votre présence dans l’annuaire national de la facturation électronique, grâce à notre simulateur.

Quels sont les flux de factures et cas d’usage concernés pour votre entreprise ?

Vous pensez que ce volet ne vous impacte pas ? Faites le point de toutes vos dépenses professionnelles récurrentes. Vous détenez un abonnement auprès d’un grand opérateur de téléphonie ou d’énergie ? Ces fournisseurs modifieront leur mode de facturation avec vous dès septembre 2026. Si vous exercez une activité artisanale dans un secteur du bâtiment, par exemple, vos achats de matériaux s'effectuent probablement chez de grands comptes nationaux également concernés par la RFE en septembre 2026.

Où trouver une plateforme agréée pour la réception des factures d’achat ?

Les plateformes agréées (PA) sont les seuls à pouvoir :

• distribuer les factures électroniques des fournisseurs à leurs clients ;
• envoyer les données de l’e-invoicing et de l’e-reporting au PPF (pour transmission ensuite à l’administration fiscale).
  
  

Ces prestataires privés disposent d’une immatriculation officielle et respectent un cahier des charges strict par rapport à la RFE. Toutes les PA comme Tiime figurent sur une liste publiée sur une page web spéciale du site impots.gouv.fr.

Tiime vous offre ses services de plateforme pour la facturation électronique, tant pour recevoir que pour émettre des factures. Notre solution convient parfaitement aux besoins de conformité des petites entreprises et des indépendants et, en outre, elle est gratuite à vie.

Comment communiquer avec ses fournisseurs au sujet de la réforme ?

Une fois la plateforme choisie, cela implique de signer un accord formel avec elle. C’est votre PA de réception de factures qui complète l’annuaire concernant votre entreprise. Elle mentionne le choix de la PA et la date de mise en service pour vous, ainsi que la ou les adresses électroniques à utiliser.

Si vous choisissez une seule adresse de réception des factures, inutile de la communiquer à vos fournisseurs. Ils récupèrent l’information, via leur propre PA, au niveau de l’annuaire. En revanche, si vous optez pour plusieurs adresses électroniques, vous devez transmettre à chaque fournisseur des consignes afin qu'il sache laquelle employer. Pour des TPE ou des freelances notamment, nous recommandons la simplicité de l’adresse unique.

Comment gérer la migration de la facturation électronique sortante et de l’e-reporting ?

Vous dirigez une petite entreprise ou êtes indépendant, voire micro-entrepreneur ? Le passage de vos factures clients vers le format électronique est à organiser pour septembre 2027 au plus tard.

Que signifient les spécifications externes et les cas d’usage de la facturation électronique ?

Le dossier des spécifications externes comporte tous les formats et modalités d’échanges des fichiers avec l’administration fiscale, via le portail public de facturation (PPF) et Chorus Pro. En complément, la commission facture électronique de l’AFNOR a édicté des normes pour couvrir les autres aspects de la réforme. Notamment, il s’agit de structurer les échanges de données entre les PA et les autres logiciels de l’entreprise (solution compatible dite SC) ainsi qu’entre les PA.

Tout cela implique que vous devez construire chaque facture de façon précise, dans son contenu et dans son format. Que vous choisissiez Factur-X, UBL ou CII, le respect des normes prévues par la réforme s’impose. De nombreux champs réglementés existent afin que les messages soient correctement gérés, puis décodés par votre PA, vos clients et l’administration fiscale.

La norme de l’AFNOR XP 12 - 014 décrit tous les cas d’usage entre les entreprises privées.

Chacun propose un fonctionnement précis au regard de la RFE afin de traiter une situation caractéristique de vente qui conduit à émettre une facture ou un avoir. La dernière version publiée de la norme date de février 2026 et comporte 44 cas d’usage de facturation électronique différents.

Quels sont les cas d’usage et spécificités de votre entreprise en matière de facture ?

Si vous disposez d’un expert-comptable, faites-vous accompagner pour identifier les types de factures que vous devez émettre au cours d’un exercice comptable. Classez vos factures par cas d’usage afin d’étudier la variété, voire la complexité de vos flux. Cela vous aide à analyser quels logiciels vous devez adopter : un logiciel de facturation, un système de caisse enregistreuse et une plateforme agréée.

Comment établir ses factures électroniques ?

C’est la première étape de la migration pour les factures de vente. Plusieurs situations peuvent exister :

• Vous travaillez encore sur Excel ou Word ? Vous pouvez tout simplement oublier ce mode de travail. Mettez-vous en recherche d’une solution informatique pour devis et factures. Tiime vous offre cette fonctionnalité gratuitement et de façon illimitée.
• Vous disposez d’un logiciel de facturation professionnel ? Étudiez avec l’éditeur s’il constitue une solution compatible (SC), apte à échanger avec une plateforme agréée.
• Vous utilisez un système de facturation comme Tiime ? Vous bénéficiez déjà du format électronique sans le savoir. En outre, notre outil représente en même temps un logiciel de facturation et une plateforme agréée. Tout s’effectue sur le même outil. Sauf, si vous rencontrez les quelques cas d’usage bien spécifiques que nous avons choisi de ne pas traiter, vous avez la certitude de pouvoir gérer la migration complètement avec Tiime.

Quels contrôles réaliser en amont de la bascule vers les factures électroniques ?

Pour vous préparer à la bascule vers le format électronique, mettez à jour tous les nouveaux champs exigés par la RFE. Cela concerne notamment :

• le contrôle et l’actualisation des mentions obligatoires sur factures, y compris les nouvelles mentions liées à la facturation électronique ;
• le contrôle du fichier client, en particulier les SIREN, les adresses de facturation et de livraison, les numéros de TVA intracommunautaire ;
• l’ajout de l’adresse électronique que le client a choisi pour recevoir les factures ;
• le contrôle du fichier articles, notamment afin de catégoriser l’opération (biens, services, mixtes).

Ma plateforme agréée de réception sera-t-elle ma plateforme agréée d’émission ?

Se pose enfin le choix de la plateforme agréée d’émission. Rien n’oblige les entreprises à disposer d’une seule PA, à la fois pour recevoir et pour émettre leurs factures électroniques. Toutefois, c’est le plus simple en général pour les petits entrepreneurs.

Mais, si votre métier présente des spécificités fortes liées à son secteur d’activité, tournez-vous vers une plateforme agréée sectorielle. Cela existe dans certains domaines, comme l’agriculture, la pharmacie, le bâtiment, etc.

Comment mettre en place le e-reporting le cas échéant ?

La phase 2 de la migration pour votre petite entreprise comporte potentiellement aussi la construction de l'e-reporting. Vous vendez à des particuliers ou des associations ? Vous réalisez des opérations avec d’autres pays de l’Union européenne ou ailleurs dans le monde ? Alors, l’e-reporting vous impacte.

Comme pour l'e-invoicing, identifiez les flux de vente concernés et les cas d’usage. En particulier, assurez-vous de la conformité de votre système de caisse enregistreuse. Vérifiez les modalités de récupération automatique des données des tickets Z.

Pour les autres opérations qui relèvent de l'e-reporting, le plus simple peut aussi consister à émettre des factures électroniques, même sans l’obligation. Cela facilite l’extraction des données par la plateforme agréée afin d’alimenter le fichier à destination du portail public de facturation. Dans ce cas, ces flux de facture ne doivent pas suivre ceux qui entrent dans l’e-invoicing.

Comment migrer lors du go-live des opérations qui présentent un cycle de vie long ?

Le go-live est le jour où vous appuyez pour la première fois sur le bouton pour émettre des factures électroniques ou pour générer l'e-reporting. Or, le cycle de vie d’une transaction commerciale peut durer un certain temps. De telles transactions commencent parfois avant la bascule informatique (donc avec les anciens systèmes) et se terminent à l’ère électronique. Ces opérations méritent toute votre attention.

Le cas des factures d’acompte ou de situation

Dans certains métiers, la demande d’acompte financier à la commande est chose courante. Dans ce cas, la facture est obligatoire dans tous les cas et la TVA devient exigible. Parfois, notamment dans le secteur du BTP, l’artisan émet des factures de situation en fonction de l’avancement du chantier. Vous percevez bien qu’une telle vente longue peut débuter au format papier et se terminer au format électronique.

Comment procéder ?

Ceci n’est pas un problème en soi. La réforme impose une date maximale pour passer au format électronique, soit le 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises. Mais, elle ne contraint personne à réaliser toute la série de factures successives qui a trait à une commande ou à un contrat sous une seule forme. Ce qui importe est la date à laquelle vous changez de mode de facturation. Pour vous simplifier la vie, nous recommandons aux petites structures d’adopter le format électronique pour toutes les factures et tous les clients à la même date.

Prenons un exemple

Vous êtes prestataire de services et n’avez pas opté pour la TVA sur les débits. Le 15 août 2026, vous créez une facture d’acompte papier de 30 %. Votre client la règle le 05 septembre suivant. Puis, au 28 septembre, la mission achevée, vous émettez une facture de solde pour les 70 % restants, et cela au format électronique. Le règlement intervient le 5 octobre 2026.

Voici le traitement de ces opérations pour la RFE :

• e-invoicing du mois de septembre : extractions des données de la facture électronique de 70 % ;
• e-invoicing du mois d’octobre : envoi de la date de paiement du 5 octobre pour les 70 % facturés (données de paiement requises par l’administration fiscale).

Le cas d’avoirs au format électronique émis sur des factures d’avant la bascule

Nous pouvons raisonner de la même manière pour l’émission d‘un avoir. La facture d’avoir constitue avant tout une facture négative. Avec le format électronique, l’avoir doit comporter toutes les rubriques recommandées par les instances nationales. L’avoir fait référence à la facture sur laquelle il porte.

Le fait que l’entreprise a émis cette pièce avant la migration vers le format électronique ne change strictement rien. Ainsi, l’avoir électronique peut venir annuler partiellement ou totalement une facture classique datée d’avant la bascule, y compris au format papier.

Tiime, l’application complète en ligne pour anticiper la facturation électronique obligatoire

Chez Tiime, nous visons un accompagnement à 360° des entrepreneurs dans leur gestion administrative, financière et commerciale. C’est donc tout logiquement que notre plateforme pour la facturation électronique comporte toutes les solutions pour leur conformité fiscale. Si vous recherchez des outils simples, accessibles financièrement et même gratuits, vous devriez trouver votre bonheur sur notre plateforme. Quelques clics suffisent pour créer votre compte, sans le moindre engagement. Ainsi, vous essayez et émettez votre première facture au format Factur-X.

Sources & Références

• Je consulte la liste des plateformes agréées, Impots.gouv.fr.
• Norme XP Z12-014 - Cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la réforme de la facture électronique en France.