TVA sur les débits ou encaissements : quelle est la différence pour une entreprise ?
Ces deux modes de fonctionnement diffèrent sensiblement quand il s’agit de gérer la taxe à la valeur ajoutée. Faisons le point.
Qu’est-ce que l’exigibilité de la TVA ?
Ne confondez pas le fait générateur de la taxe et son exigibilité. Ce qui donne naissance à la créance que constitue la TVA pour le trésor public s’appelle le fait générateur. Pour la majorité des ventes de biens, il intervient à la date de livraison. En cas de prestations de services, c’est la réalisation des travaux.
En revanche, l’exigibilité de la TVA correspond au moment où cette créance de l’administration fiscale (DGFiP) devient exigible. C’est donc la date à laquelle l’entreprise doit la reverser au trésor public. Plus précisément, c’est la période durant laquelle vous devez déclarer les sommes, si vous souhaitez faire votre déclaration de TVA vous-même.
La TVA sur les encaissements : une taxe exigible lors du paiement des factures
Ce type d’exigibilité de la taxe correspond au régime par défaut pour les prestations de services. Pour ces activités, le fait générateur diffère donc de la date à laquelle la TVA devient exigible. L’entreprise attend que son client règle la facture avant de porter la taxe sur la déclaration périodique. Si elle établit ses déclarations mensuellement, la somme collectée est portée sur celle relative au mois du paiement.
Ce régime ne concerne pas les ventes de biens. Notez que les entreprises qui réalisent de telles prestations peuvent toutefois prendre l’option du paiement de la TVA selon les débits (voir infra).
La TVA sur les débits : une exigibilité dès la livraison du bien ou la réalisation du service
Pour les ventes de biens, la date d’exigibilité et le fait générateur sont identiques : la TVA est à déclarer le mois de la livraison. Dans la mesure où la facturation s’effectue généralement dès la livraison, l’exigibilité intervient donc lorsque les sommes sont portées au débit du compte du client, soit dès l'émission de la facture. D'où l'expression de la TVA sur les débits.
Que dit la réglementation en matière de TVA collectée par les entreprises ?
Maintenant que vous comprenez la différence entre la TVA sur les débits et sur les encaissements, voyons le fonctionnement pratique et les cas particuliers qui peuvent se produire.
Le régime applicable par défaut
Par défaut, pour une vente de produits, la TVA facturée est exigible dès le débit au compte du client. Pour un service rendu, c’est en revanche la date d'encaissement par défaut qui oblige à payer la TVA collectée au trésor public.
Cela impose donc de bien suivre ses opérations commerciales dans sa comptabilité afin de gérer correctement le reversement de la TVA.
L’option possible pour la TVA sur les débits pour les prestataires de services
Les entreprises de services peuvent toutefois déroger à la règle par défaut. Dans ce cas, elles prennent l’option du paiement de la TVA sur les débits, soit dès l’émission des factures de prestations.
Voici comment procéder pour lever cette option fiscale. Le Code général des impôts autorise les prestataires de services à modifier le régime d’exigibilité de la TVA. Ils doivent déposer une demande expresse par écrit. Une lettre simple auprès de leur service des impôts des entreprises (SIE) suffit. Ils gardent toutefois la possibilité de revenir au système classique de la TVA sur les encaissements. La démarche consiste alors en un courrier écrit de renonciation expresse.
Le cas particulier des activités mixtes
Comment procéder si vous réalisez une transaction commerciale mixte ? Par exemple, vous émettez une facture pour des travaux de rénovation avec la fourniture d’équipements et de matériaux. Deux possibilités s’offrent à vous :
- conserver et gérer deux dates d’exigibilité différentes de la TVA (ce qui peut s’avérer complexe pour la comptabilisation des écritures) ;
- opter pour la TVA sur les débits pour les prestations de services, ce qui conduit à un seul mode de gestion de la taxe.
Le cas particulier des factures d’acompte
Le changement de réglementation intervenu en France en 2023 simplifie la gestion de la TVA sur les acomptes. Désormais, quel que soit l’objet de la facture d’acompte, l’exigibilité de la taxe survient dès le paiement effectif par le client. Aussi, c’est le régime de la TVA sur les encaissements qui s’applique dans tous les cas depuis la loi de finances pour 2022, avec date d’effet au 1er janvier 2023. Veillez bien à créer systématiquement une facture d'acompte avec de la TVA si l’opération en question est taxable.
Quels sont les impacts de la facturation électronique sur la gestion de la TVA collectée ?
La réforme de la facturation électronique (RFE) arrive dans toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA dès septembre 2026. Même si les plus petites structures (PME et micro-entreprises) disposent d’un an de plus pour émettre leurs factures dans ce format, elles doivent au moins les accepter en provenance de leurs fournisseurs.
La réforme de la facturation électronique entraînera le pré-remplissage de la déclaration de TVA
Cette réforme a pour but de réduire la fraude à la TVA et de faciliter les échanges entre les entreprises, de l’établissement au paiement des factures. L'administration fiscale a pour objectif, d’ici 2029 ou 2030, de mettre en place les déclarations de TVA pré-remplies. Aussi, elle organise au travers de la RFE la remontée de toutes les informations nécessaires pour ce processus. Elle a besoin de connaître toutes les transactions commerciales réalisées par les entreprises, ainsi que les dates d’exigibilité de la taxe pour chacune.
Le processus e-reporting pour les données de paiement
La réforme comporte diverses obligations en plus de l'établissement de factures électroniques pour des clients assujettis à la TVA française. Notamment, l'administration exige de recevoir périodiquement une déclaration appelée e-reporting. Ce rapport de données numériques vise à compléter le niveau de connaissances de la DGFiP sur les activités économiques.
L’e-reporting comprend deux volets, dont un en lien direct avec cet article :
- Les données de transaction, soit les éléments relatifs aux ventes non soumises au format électronique pour la facturation. Il s’agit des opérations réalisées avec des particuliers, des associations ainsi que les exportations principalement.
- Les données de paiement, soit les dates auxquelles les clients ont réglé les factures de prestations de service (sauf en cas de l’option pour la TVA sur les débits) ainsi que les factures d’acompte.
Mentions obligatoires sur les factures électroniques en cas d’option pour le paiement de la taxe sur les débits
Un autre point important est à signaler dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Les entreprises doivent désormais inclure quatre nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Parmi ces données supplémentaires, figure l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant. Cet élément permet de compléter les informations de la DGFiP, en vue de pré-remplir les déclarations de TVA.
Pourquoi la RFE ne devrait pas conduire à modifier ses choix en matière de TVA ?
La réforme fiscale ne réinvente pas la manière dont la TVA collectée doit se déclarer et donc se payer. Elle ajoute de nouvelles obligations déclaratives, mais cela ne devrait pas inciter à changer fondamentalement la gestion de la taxe dans votre entreprise.
Choisir son régime de la TVA collectée en fonction des conséquences pour sa propre entreprise
Si votre activité consiste à vendre des biens en France ou à l’étranger (exportations et livraisons intracommunautaires), la TVA que vous collectez est à reverser dès la facturation. La RFE ne comporte aucune obligation nouvelle déclarative pour ces flux.
En revanche, si vous êtes prestataire de services et au régime par défaut de l’encaissement, vous pourriez être tenté d’opter pour la TVA sur les débits. Vous évitez ainsi d’établir l’e-reporting des données de paiement. C’est vrai, sauf si votre entreprise pratique des demandes d’acomptes. En effet, dans tous les cas, l’exigibilité de la TVA intervient à l’encaissement pour ces opérations. Donc, vous devez alors déclarer les dates de paiement des acomptes sur l’e-reporting.
En outre, opter pour la TVA sur les débits peut sembler simple, surtout si vous réalisez les deux types d’activités (services et biens). Mais, c’est oublier l'impact immédiat sur la trésorerie. Le régime de la TVA sur les débits signifie que vous avancez à l’État la TVA avant de l’avoir collectée auprès des clients. Lever cette option aurait donc une conséquence directe sur vos liquidités.
Bien choisir sa plateforme agréée pour automatiser la préparation de l’e-invoicing et de l’e-reporting
Voilà un autre élément pour vous convaincre de ne rien changer en matière d’exigibilité de la taxe à la valeur ajoutée. La RFE interdit désormais d’envoyer et de recevoir les factures électroniques directement entre fournisseurs et clients.
Vous devez choisir impérativement une plateforme agréée (PA) par la DGFiP. C’est le seul intermédiaire autorisé pour les échanges de factures. C'est également l’unique solution pour la transmission des données à l'administration fiscale (e-invoicing et e-reporting).
Ces PA n’ont pas l’obligation de préparer l’e-reporting elles-mêmes. Toutefois, c’est une prestation que certaines plateformes offrent à leurs clients. Si vous redoutez cette obligation d’e-reporting, notamment pour la TVA sur les encaissements, tournez-vous vers une PA qui s’occupe de tout, comme celle de Tiime. Ainsi, les nouvelles exigences réglementaires ne vous demanderont pas davantage de travail.
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Qu’il s’agisse de facturer, de se faire payer les factures ou de gérer la TVA, mieux vaut s’équiper d’outils qui automatisent au maximum les traitements. Les TPE, freelances et auto-entrepreneurs n’ont pas de temps pour accroître leur charge administrative. Cela tombe bien : une plateforme pour la facturation électronique comme Tiime concentre toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin pour se mettre en conformité. En plus, notre PA est totalement gratuite à vie, ainsi que le module pour émettre vos factures électroniques. Inscrivez-vous ici pour créer votre compte et commencez à tester nos outils de facturation sans le moindre engagement.
Sources & Références
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