Tout savoir sur l'archivage des factures électroniques

Qu'est-ce que l'archivage électronique des factures ?

Définition de l'archivage électronique

L'archivage électronique est un processus qui implique la conservation de documents sous forme numérique et à long terme, pour une utilisation future. Ce processus inclut la collecte, l'organisation, le stockage et la récupération de ces documents. 

Dans le contexte de la facturation, c’est principalement pour des raisons légales qu’il est obligatoire de conserver les factures, notamment en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Les différents moyens de stockage

Il existe plusieurs méthodes pour stocker les factures électroniques. Celles-ci incluent la sauvegarde, la Gestion Électronique des Documents (GED) et le Système d'Archivage Électronique (SAE).

• La sauvegarde : cela consiste simplement à copier, puis stocker des données sur un support différent de celui où elles se trouvent habituellement. Cela permet de récupérer les données en cas de problème sur le support d’origine ;

• La Gestion Électronique des Documents (GED) : il s’agit plutôt ici d’un système qui permet de gérer et modifier les documents d'une entreprise de manière 100% numérique. La GED facilite la recherche, l'accès et le partage des documents ;

• Le Système d’Archivage Électronique (SAE) : totalement complémentaire à la GED, le SAE est un système de conservation légale des données. Il garantit l'intégrité, l'authenticité et la traçabilité des documents stockés. Il est généralement utilisé pour les documents qui ont une valeur légale ou qui doivent être conservés pendant une longue période. D’ailleurs, il est possible de bénéficier de ce que l’on appelle “l'archivage à valeur probante” qui permet de répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013 en termes d’archivage numérique légal. Ainsi, les documents ont la même valeur légale que le document d’origine.

Comment archiver les factures dématérialisées ?

Les trois grands principes

Selon l’article 289 du Code Général des impôts, l'archivage des factures électroniques doit respecter trois principes fondamentaux : l'authenticité de l’origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.

• L'authenticité : c'est la garantie que la facture a été créée par l'entité déclarée (numéro SIRET, Kbis, numéro de TVA intracommunautaire, adresse, email, etc.) et qu'elle n'a pas été falsifiée ;

• L'intégrité : c'est la garantie que le contenu de la facture n'a pas été modifié après sa création. C’est aussi vérifier la présence de mentions légales obligatoires ;

• La lisibilité : c'est la garantie que la facture peut être lue et comprise par une personne ou un logiciel.

Ces trois grands principes doivent être respectés tout au long de la durée de conservation de la facture.

La Piste d’Audit Fiable : son rôle et son importance

La facture électronique avec piste d'audit fiable consiste à mettre en place des contrôles internes permanents quant à la gestion des factures. C’est un ensemble de documents et d'informations qui permettent de prouver au vérificateur fiscal l'authenticité et l'intégrité d'une facture. 

La Piste d'Audit Fiable inclut tous les documents liés au cycle de la transaction, tels que les bons de commande, les bons de livraison et les preuves de paiement. 

La piste d'audit doit être conservée avec la facture pour des raisons légales.

Les avantages de l'archivage électronique

L'archivage électronique offre plusieurs avantages par rapport à l'archivage traditionnel des documents papiers :

• La valeur des documents : les factures électroniques ont la même valeur légale que les factures papier, à condition qu'elles respectent les principes d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité ;

• La sécurité des données : les factures électroniques sont stockées de manière sécurisée et sont protégées contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé ;

• Les accès contrôlés : seules les personnes autorisées peuvent accéder aux factures électroniques, ce qui protège la confidentialité des informations ;

• Le gain d'espace et d'argent : l'archivage électronique nécessite moins d'espace que l'archivage papier et réduit les coûts associés à l'impression, à l'envoi et à la conservation des factures papier.

Comment mettre en place un Système d’Archivage Électronique (SAE) ?

La mise en place d'un Système d'Archivage Électronique comprend plusieurs étapes : l'état des lieux, la définition du processus, le choix des outils et le suivi.

1. Faire un état des lieux

Avant de mettre en place un SAE, il est important de faire une évaluation de l'état actuel de la gestion des factures dans l'entreprise. Cela commence par l'analyse des processus actuels, l'évaluation des besoins et des objectifs, et pour terminer l'identification d’éventuelles contraintes.

2. Définir les processus

Une fois l'état des lieux terminé, il faut définir les processus qui seront utilisés pour l'archivage électronique. Dans un premier temps, on détermine les méthodes de collecte, de stockage et de récupération des documents. Ensuite, on établit des règles d'accès et de sécurité.

3. Choisir ses outils

Il existe de nombreux outils disponibles pour l'archivage électronique, chacun ayant ses propres caractéristiques et avantages. Il est important de choisir les outils qui répondent le mieux aux besoins et aux objectifs de l'entreprise. 

4. Suivre et optimiser

Après la mise en place du SAE, il est important de surveiller régulièrement son fonctionnement et surtout son efficacité. Cela comprend la vérification de la conformité aux règles et procédures établies et l'évaluation de la performance du système. Enfin, on peut rechercher des moyens d'améliorer et d'optimiser ce processus d'archivage au fur et à mesure du temps.

La législation de l'archivage électronique

L'archivage électronique est réglementé par plusieurs normes françaises ou venant de l'union européenne quant à la durée ou encore les règles de conservation.

Quelle est la durée de conservation d'une facture électronique ?

Selon le Code du commerce, les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Cependant, le droit fiscal prévoit une période de conservation de 6 ans. Il est donc important de se conformer à la période de conservation la plus longue pour éviter tout problème légal en cas de contrôle.

Quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?

Les factures électroniques doivent être stockées de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité. Elles doivent être conservées dans un système d'archivage électronique qui offre une protection adéquate contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé. De plus, elles doivent être facilement accessibles et récupérables en cas de besoin.

Enfin, l'article L102C du Livre des Procédures Fiscales prévoit que les factures électroniques doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d'un autre État membre de l'Union européenne ; ou d'un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.

Doit-on garder les factures papier ?

Si l'entreprise reçoit une facture au format papier, elle a la possibilité de la dématérialiser notamment par le biais de la numérisation au format PDF. Si l'entreprise respecte la procédure des articles A102 B-1 et B-2 du Livre des Procédures Fiscales, alors il n'est pas nécessaire de garder les factures papier, c'est-à-dire sous leur forme originelle. Le document numérisé doit également suivre toutes les procédures d’archivage légal.

À l'inverse, si l’entreprise ne peut pas respecter ces règles de la dématérialisation, elle doit alors conserver la facture en format papier.

Conclusion

Pour résumer, l'archivage électronique des factures est un processus essentiel en entreprise. Il offre de nombreux avantages, tels que la sécurité des données, l'économie d'espace et d'argent, et la conformité aux lois et règlements. Il a également l'avantage de faire gagner un temps précieux lors d'un contrôle de l'administration fiscale, puisqu'il permet un accès rapide et structuré aux données. Cependant, sa mise en place nécessite une planification, une gestion minutieuse et un suivi régulier.

Pour faciliter ce processus, il peut être utile d'intégrer un logiciel de facturation comme Tiime qui offre une solution complète pour la création, l'envoi et l'archivage des factures électroniques pour une durée de 10 ans.