Pourquoi éviter de refuser une facture électronique en général ?

Refuser une facture électronique : un des statuts obligatoires

La réforme de la facturation électronique (dite RFE) apporte de nouvelles obligations dans toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, micro-entreprises incluses. Le contenu et la forme d’une facture électronique respectent des normes précises. Sa circulation et même toute sa vie, jusqu’à son archivage, entrent dans un schéma bien cadré.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La RFE impose la dématérialisation des factures aux entreprises privées et publiques. Pour leurs clients professionnels assujettis à la TVA et situés en France, elles doivent émettre des factures électroniques. L’obligation intervient selon un calendrier par étape. Il dépend de la taille de la structure qui émet la facturation (micro-entreprises, PME. ETI et grandes entreprises).

La notion de facture électronique signifie que la pièce est numérique à chaque étape de sa vie : émission, transmission, réception et archivage. Un tel document comporte obligatoirement des données structurées précises, afin que tout ordinateur puisse la lire aisément. En outre, certaines informations en sont extraites pour les transmettre à l’administration fiscale (DGFiP). C’est le processus e-invoicing.

La pièce doit également respecter un des formats prévus par la réforme, soit CII, UBL ou Factur-X. L’avantage de Factur-X, système que nous privilégions chez Tiime, c’est le double format. Il comporte, en plus du fichier XML destiné aux logiciels informatiques, un PDF A/3, pour la lecture humaine.

Enfin, seules des plateformes agréées par l'administration fiscale ont l’autorisation de transmettre ces factures du fournisseur au client. Elles prennent aussi en charge le dispositif e-invoicing expliqué précédemment.

La plateforme pour la facturation électronique de Tiime figure sur cette liste officielle des PA. Nous vous rappelons que tout professionnel doit choisir une telle plateforme avant le 1er septembre 2026, sous peine de sanctions financières.

Que signifient le cycle de vie et les statuts d’une facture électronique ?

Une facture naît lors de sa création. Elle vit de nombreux jours et passe par plusieurs statuts durant ce cycle, jusqu’à son paiement complet et son archivage. La réforme fiscale de la facturation électronique parle de cycle de vie pour désigner toutes ces étapes. Elle prévoit des suivis de ces différentes phases par des indicateurs appelés statuts. Ce sont aussi les plateformes agréées qui gèrent ces statuts transmis tout au long de la vie des factures.

De cette manière, le flux financier bénéficie d’un contrôle de bout en bout et le client comme le fournisseur peuvent consulter l’état d’avancement. Certains de ces statuts sont de nature obligatoires pour la RFE et font alors l’objet d’une transmission également à l’administration fiscale. Vous comprenez ainsi que le client qui vous dit avoir égaré la pièce devra trouver un autre motif pour repousser le paiement, par exemple.

La norme XP Z12-012 de la commission facture électronique de l’AFNOR décrit ces statuts. Ce document est à destination des éditeurs de logiciels, dont notamment les plateformes agréées comme Tiime.

Source : illustration du cycle de vie et des différents types de statuts, norme AFNOR XP Z12-012 2026-02, page 76

Refuser une facture électronique : un des quatre statuts obligatoires pour l’administration fiscale

Il existe des statuts relatifs à la transmission, au traitement, au paiement ainsi que pour compléter une information. Seuls quatre présentent un caractère obligatoire et doivent faire l’objet d’une transmission par les plateformes agréées au portail public de facturation (PPF). Les voici :

• Statut « déposée » lorsque le fournisseur communique la pièce à sa plateforme agréée. Ce statut donne seulement cette information et ne garantit pas que les contrôles que la PA doit réaliser seront conformes.
• Statut « rejetée » envoyé par la PA quand la facture pose problème sur le plan de la conformité technique avec la RFE. Par exemple, des mentions obligatoires manquent, le client facturé ne figure pas dans l’annuaire national du PPF, etc.
• Statut « refusée » : cette information transmise du client au fournisseur correspond à un rejet commercial malgré une bonne conformité technique. Comme nous allons le détailler dans la suite de l’article, ce mode de contestation engendre des conséquences à mesurer avant de l’utiliser.
• Statut « encaissée » pour informer sans délai de l’arrivée du paiement. Cette information sert notamment à la DGFiP pour le cas des opérations soumises à la TVA selon les encaissements.

Quelles conséquences entraîne un statut « facture refusée » ?

Si nous insistons sur le fait qu’il vaut mieux éviter de refuser une facture électronique, c’est bien à cause des conséquences d’un tel statut. Contrairement à avant, avec la RFE, le refus revient à supprimer purement et simplement la pièce en question.

Vous avez l’obligation de fournir un motif de refus

Avant tout, ce statut particulier que le client choisit d’utiliser pour exprimer son refus au fournisseur oblige à donner le motif avec un code précis. Cette disposition encadrée par la norme AFNOR XP Z12-012 exige de l’attention et une raison valable pour rejeter la pièce.

Voici les deux catégories de motifs autorisés selon l’annexe A de la norme :

• Le client facturé ne connaît pas ce vendeur ou n’a pas commandé le produit ou service mentionné.
• La pièce ne respecte pas les conditions prévues au contrat commercial, ce qui rend impossible son traitement du fait d’une information manquante.
  
  

Tableau des motifs de statuts filtré sur « refusée en BTB » (Annexe A de la norme XP Z12-012) :

Ces mêmes motifs sont tout à fait admis pour le statut de facture « en litige ». Mais, certains motifs possibles pour la facture en litige ne sont pas acceptés pour le statut « refusée ». C’est le cas, par exemple, pour une quantité facturée erronée ou un prix unitaire incorrect.

La facture refusée n’existe plus pour l’entreprise émettrice

Même si tous les motifs précédents sont admis pour rejeter une facture électronique, manipulez ce statut avec la plus grande précaution. En effet, cette information transmise à l’administration fiscale lui signifie que la pièce est purement et simplement annulée. La DGFiP supprime donc toutes les données relatives à la TVA collectée et à la TVA déductible, qu'elle avait reçues avec la facture électronique.

Les spécialistes parlent d’ailleurs en cas de refus d’un statut terminal. Aucun point de retour n’existe. Par opposition, la notion de « litige » permet de continuer à faire vivre la facture en vue de la résolution du problème.

Impossible de corriger une erreur de facturation en cas de refus

Un tel statut « refus » entraîne donc la fin du cycle de vie de la facture, soit sa mort pure et simple. Vous ne pouvez alors pas la corriger en tant qu’émetteur, car juridiquement, elle n’existe plus.

Les conséquences du refus par l’acheteur

Si l’acheteur a enregistré cette facture dans sa comptabilité, il ne recevra jamais d’avoir pour cette pièce. De la même manière, le vendeur qui a émis cette facture et l’a comptabilisée doit aussi se débrouiller pour l’annuler dans ses comptes, sans pouvoir émettre une facture d’avoir en bonne et due forme. La mise en place d’un système d’avoirs internes s’impose alors pour régulariser la comptabilité.

Quelles bonnes pratiques appliquer en cas de désaccord sur une facture ?

Ce statut de refus est donc à manipuler avec précaution par l'acheteur qui reçoit une facture électronique qui ne lui convient pas. Même si les motifs sont cadrés, mieux vaut quand même éviter autant que possible de rejeter définitivement des factures.

Réserver le refus de factures électroniques à des cas très précis

Votre fournisseur s’est trompé sur la quantité facturée ? Ne vous précipitez pas en envoyant électroniquement un refus. Vous compliqueriez le processus, alors que vous souhaitez recevoir soit :

• un avoir partiel pour la partie de la somme trop facturée ;
• ou un avoir complet qui annule la pièce initiale, ainsi qu’une facture rectificative nouvelle pour les bons montants.
  
  

Contentez-vous de rejeter de façon définitive ce document si vous ne connaissez pas le vendeur, ou s’il s’agit d’une transaction commerciale déjà facturée, par exemple.

Utiliser les statuts facultatifs « en litige » ou « suspendue » pour poursuivre le cycle de vie sans problème

Autant que possible, si votre plateforme agréée a décidé de gérer le statut facultatif « litige », privilégiez cette solution pour manifester votre désaccord. C’est en outre assez facile dans la mesure où tous les motifs du statut « refusée » sont acceptés également pour le statut « en litige ». De cette manière, il reste possible de résoudre le litige sans complication. Le vendeur émet un avoir que vous comptabilisez.

Chez Tiime, nous avons choisi de proposer le statut facultatif « litige » sur notre plateforme agréée.

Appeler son fournisseur comme autrefois en cas d’acceptation impossible

Attention aux plateformes agréées qui ne gèrent pas les statuts facultatifs de ce type. Dans ce cas, vous pouvez toujours fonctionner comme autrefois, du temps où cette réforme n’existait pas.

Échangez avec votre fournisseur sur la raison de votre désaccord. Ainsi, vous pouvez obtenir un avoir sur cette facture non conforme, sans refuser ou sans la mettre en litige. Une fois l’avoir reçu, vous acceptez la facture initiale, vu que l’avoir vient la corriger. Le fait d’éviter le clic ici sur le statut « refusée » épargne à tout le monde des complications administratives et fiscales. Cela permet à tous d’économiser aussi un temps précieux.

Vérifier si votre plateforme agréée gère le statut facultatif « litige »

Vous n’avez pas encore de plateforme agréée pour la réception des factures électroniques ? Lors de votre prise dé décision, analysez ce qui est prévu sur le plan des statuts facultatifs.

Tiime, la plateforme pour la facturation électronique qui privilégie le processus « litige »

Les transactions commerciales se passent majoritairement bien. Toutefois, un grain de sable peut entraîner des erreurs de facturation diverses dans une entreprise. Le rejet de la facture pour non-conformité semble alors logique. Mais pour le format électronique exigé par la RFE, ce statut « refusée » doit se réduire à quelques situations particulières. Même si les statuts « litige » et « suspendue » ne constituent pas une obligation pour les PA, ce sont les solutions pratiques à privilégier.

Chez Tiime, c’est ce que nous proposons à nos clients. Voilà un exemple pour lequel nous préférons vous simplifier la vie et en plus gratuitement. Pour mieux comprendre l’étendue de ce que notre plateforme pour la facturation électronique permet, prenez connaissance de notre offre et des tarifs.

Sources & Références

• Comment la réforme de la facturation électronique va s’appliquer dans votre entreprise, facturation électronique - DGFIP 2025 - Fiche 1-f-ps.
• Norme XP Z12-12 - Formats et profils des messages factures et statuts de cycle de vie, constitutifs du socle minimal applicable à la réforme facture électronique en France.

• Je consulte la liste des plateformes agréées, impots.gouv.fr, 8/6/2026.