Les débours : fonctionnement, règles et astuces pratiques

Comment gérer ces débours ? Sont-ils inclus dans votre chiffre d’affaires ? Doivent-ils être facturés en TTC ou HT ? Et quelles sont les étapes pour rembourser ces frais correctement ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les débours pour une gestion comptable sans failles.

Qu’est-ce qu’un débours en comptabilité ? Définition et exemples

Les débours désignent les frais que vous engagez au nom et pour le compte de vos clients, sans que ces dépenses concernent directement votre entreprise. Cela signifie que vous agissez comme un intermédiaire financier, en avançant des coûts liés à une demande spécifique de votre client.

Ces frais sont fréquents dans certaines professions, comme celles des avocats, notaires, ou encore des organisateurs d’événements.

Quelques exemples concrets :

• L’achat de fournitures spécifiques pour une prestation, comme du mobilier ou des accessoires de décoration.
• Des frais liés à des matières premières ou des outils nécessaires pour répondre à une commande personnalisée.

Il est important de noter que les débours :

• Ne sont pas inclus dans votre chiffre d’affaires, car ils ne représentent pas un revenu pour votre entreprise.
• Ne sont pas des charges déductibles, puisqu’ils n’appartiennent pas à vos dépenses propres.

Bien comprendre ces distinctions est essentiel pour éviter des erreurs dans vos déclarations fiscales et pour conserver une gestion rigoureuse.

Notes, mandats et gestion des débours : comment ça fonctionne ?

La note de débours

Une note de débours est un document officiel permettant de formaliser la demande de remboursement des frais avancés pour un client. Elle est rédigée par l’indépendant (auto-entrepreneur ou entreprise individuelle) et détaille précisément :

• Les dépenses engagées,
• Les justificatifs correspondants,
• Le montant total à rembourser (TTC).

Le mandat de débours

Avant d’engager des frais, un mandat de débours peut être établi entre vous et votre client. Ce document précise :

• La nature des achats ou dépenses à réaliser,
• Le budget maximum alloué,
• Les conditions de remboursement.

Ce mandat offre une garantie contractuelle pour éviter toute contestation ultérieure. Il encadre la transaction et justifie vos dépenses en cas de litige.

La facturation des débours

Une fois les dépenses effectuées, vous devez transmettre une facture contenant le détail des débours, avec les montants exacts en TTC. Cela permet au client de vous rembourser intégralement, sans que ces frais soient assimilés à vos revenus professionnels.

Comment facturer et qui peut facturer les frais de débours ?

La meilleure façon de documenter les frais de débours est d’établir un mandat de débours, un accord écrit qui précise les conditions d’achat : type de produit, budget maximum, etc.

Ce mandat sert de preuve écrite et engage le client à rembourser intégralement les dépenses engagées, toujours en TTC. La facture des débours est établie sur cette base et reflète le montant exact avancé, sans ajouter de marge ou de TVA.

Qu’est-ce qu’un contrat de débours ?

Il n’existe pas de « contrat de débours » à proprement parler. Toutefois, le mandat de débours ou la note de débours remplit cette fonction en fixant les responsabilités des deux parties :

• L’entrepreneur s’engage à effectuer les achats ou locations mentionnés dans le mandat, dans le respect des caractéristiques définies et du budget maximum.
• Le client s’engage à rembourser l’intégralité des frais avancés, en TTC.

Quelle différence entre frais et débours pour l’auto-entrepreneur ?

Les frais classiques sont des dépenses inhérentes à l’activité de l’auto-entrepreneur. Ce sont des coûts comme :

• Les déplacements professionnels,
• Les frais de restauration,
• L’hébergement.
•  

Ces frais sont directement liés à la production ou la prestation, et ils peuvent être inclus dans la facture finale si les conditions ont été clarifiées au préalable avec le client.

Les débours, en revanche, ne sont pas des charges de l’entreprise. Ce sont des dépenses effectuées au nom du client, refacturées au centime près, sans marge ni TVA récupérable. La facture originale doit être établie au nom du client ou du bénéficiaire final, et les justificatifs (récépissé, ticket de caisse, etc.) doivent être fournis.

👉 Important : Pour être considérées comme des débours, les sommes remboursées par le client doivent correspondre exactement aux montants avancés.

Doit-on comptabiliser la TVA sur les débours en micro-entreprise ?

Non, les débours ne sont pas imposables et ne sont donc pas soumis à la TVA. Le client final est responsable de la TVA, car c’est lui qui est considéré comme l’acheteur. En résumé :

• Le mandat de débours doit mentionner les prix TTC,
• Les remboursements de débours sont intégralement payés par le client,
• Vous ne pouvez pas récupérer la TVA, parce que vous n’êtes pas l’acheteur réel.
  
  

Les débours doivent être classés dans un compte tiers et ne sont pas inclus dans le calcul du chiffre d’affaires de votre entreprise.

Sur quel compte comptabiliser les débours ?

Les débours ne sont ni des charges ni des produits. Ils n’affectent pas votre chiffre d’affaires et doivent être comptabilisés de manière distincte.

En comptabilité, ils sont enregistrés dans le compte 467 - Autres comptes débiteurs et créditeurs, où ils apparaissent à la fois en débit et en crédit.

Débours ou note de frais ? Quelle est la différence ?

Bien que le débours et la note de frais impliquent tous deux une avance de dépenses, ils diffèrent fondamentalement :

• La note de frais correspond à des dépenses personnelles engagées pour des raisons professionnelles, comme un repas d’affaires ou un déplacement. Ces frais sont imputés à l’entreprise et peuvent être déductibles fiscalement.
• Le débours est une avance effectuée pour le compte d’un client ou d’une autre entreprise. Ces dépenses ne sont pas considérées comme des frais professionnels, car elles sont remboursées intégralement par le client, sans impact sur vos finances propres.
  
  

👉 En résumé : le débours est une dépense externe (au nom d’un client), tandis que la note de frais est une dépense interne (au nom de l’entreprise).