- établir ses factures au format électronique ;
- les envoyer via une plateforme agréée (PA ou ex-PDP) ;
- transmettre des données de vente et de paiement à l'administration fiscale (e-reporting et e-invoicing).
À l’heure de la digitalisation, tous ces processus exigent de choisir les bons équipements (logiciel de facturation, plateforme agréée et système d’archivage légal). Analysez les 5 aspects suivants ;
- comprendre les exigences techniques et le calendrier ;
-
- réaliser la cartographie de ses flux (classer les opérations par cas d’usage) ;
- étudier la conformité des plateformes agréées et des logiciels de facturation ;
- élargir sa réflexion aux autres services que ces outils peuvent offrir ;
- retenir une ergonomie simple et accessible, avec une centralisation maximale des fonctionnalités au sein d’un même outil, et le tout pour un prix abordable, voire gratuitement.
Tiime se veut le système idéal pour toute cette gestion administrative dans les petites structures et chez les indépendants.
1 - Pourquoi choisir un système de facturation électronique en 2026 ?
Pour bien choisir son équipement informatique en vue de la réforme de la facturation électronique (RFE), commencez par comprendre vos nouvelles obligations. Intéressez-vous à ce qu’elle change dans votre organisation administrative et fiscale.
Pourquoi une facture électronique ne correspond-elle pas à un PDF à envoyer par mail ?
Cette réglementation inscrite au Code général des impôts redéfinit notamment la notion de facture électronique. Elle la rend obligatoire pour toutes les ventes aux entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Oubliez le PDF édité à partir de Word, Excel, ou même d’un logiciel de facturation et adressé aux clients par mail. Ce document n’est pas conforme pour la RFE. Avec la nouvelle réglementation, la facture correspond à un fichier de données structurées, donc qui respecte des normes et un format précis.
La facture électronique s’émet, s’envoie, se reçoit, se traite et s’archive toujours sous une forme numérique. En outre, les dispositions fiscales exigent d’utiliser un canal de distribution particulier, une plateforme agréée (PA) par l'administration fiscale.
Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique change pour les entreprises en 2026 et en 2027 ?
La RFE comporte plusieurs types d’obligations qui modifient le travail d'administration des ventes dans les entreprises privées. L’e-invoicing et l’e-reporting constituent les deux volets de cette réforme.
Facturation électronique obligatoire et processus e-invoicing
- Obligation de facturer au format électronique pour les ventes en France aux entreprises assujetties à la TVA.
- Transmission de ces factures à l’administration fiscale (DGFiP) tout au long de l’année (processus appelé e-invoicing).
- Prise en charge des factures et des données e-invoicing par les plateformes agréées.
Cette obligation concerne les plus grandes entreprises dès septembre 2026. Elle implique que tous les professionnels s’organisent à cette date, afin de recevoir et traiter ces factures électroniques en provenance de leurs fournisseurs.
Les PME, TPE et micro-entreprises bénéficient d’un délai d’un an supplémentaire pour émettre à leur tour leur facturation dans ce nouveau format.
Obligation d’émission d’un e-reporting pour la DGFiP
L’objectif de l'administration fiscale consiste à reconstituer tout le chiffre d’affaires des contribuables tout au long de l’année. Ainsi, elle pourra d’ici quelques années pré-remplir les déclarations de TVA des entreprises. Cela suppose donc de récupérer d’autres informations en plus des factures électroniques. C’est tout l’objet du rapport de données appelé e-reporting que les plateformes agréées doivent préparer et communiquer aux instances gouvernementales.
Le calendrier pour cette obligation fiscale est le même que celui des factures électroniques obligatoires. Les petites entreprises s’organisent donc pour septembre 2027.
Comment vérifier que votre entreprise est soumise à cette réforme fiscale française de la TVA dès 2026 ?
Vérifiez que vous êtes assujetti à la TVA. Si c’est le cas, même si certaines activités réalisées sont exonérées de TVA, la réforme vous impacte. Attention, les micro-entrepreneurs sont assujettis, même ceux qui ne facturent pas la taxe TVA. Leur chiffre d’affaires reste inférieur au plafond autorisé pour le régime de la franchise en base. Ils n’en sont pas moins assujettis.
Consultez aussi notre article pour vérifier votre éligibilité grâce au simulateur Tiime.
2 - Pourquoi est-ce nécessaire d’analyser d’abord les flux de factures de son entreprise ?
Vous comprenez donc que vous devez vous organiser pour l’e-invoicing et l’e-reporting, ainsi que la réception et l’émission des factures au nouveau format. Avant de vous lancer dans la recherche d’un système de facturation électronique, prenez le temps d’analyser vos besoins précis.
Comment savoir quelles normes et quels cas d’usage respecter pour créer ses propres factures ?
D’une part, la RFE impose de facturer dans un des formats électroniques prévus pour la France, soit UBL, CII ou Factur-X. Les trois comportent un fichier de données structurées lisible par la machine. Ils respectent la norme européenne EN 19631 et comportent des champs standardisés. C’est la condition pour rendre les échanges de tels fichiers opérationnels et faciliter le traitement automatisé chez les émetteurs et les récepteurs.
La commission AFNOR spécialisée sur la RFE en France a émis la norme XP Z12-014 (version de février 2026). Elle détaille les 44 cas d’usage possibles pour la facturation électronique. Ce document comporte des recommandations pour les éditeurs de logiciels et entreprises, afin de structurer correctement les fichiers de factures.
Comment procéder pour établir cette cartographie et comment s’en servir ensuite ?
Si vous réalisez, avec votre expert-comptable notamment, une analyse de vos achats et de vos ventes, vous pouvez les classer par cas d’usage. Peut-être constaterez-vous que seule une dizaine de cas existent dans votre entreprise.
Cette cartographie des flux de factures vous renseigne sur les différentes obligations qui vous concernent, notamment pour l’e-reporting. Par exemple, si vous vendez à des particuliers avec un système de caisse enregistreuse, vous devez déclarer ces ventes dans l’e-reporting journée par journée. C’est le ticket Z qui sert de base au processus en général, à condition de pouvoir aisément récupérer les données en automatique.
Ce travail aide à poser ensuite des questions pour la recherche d’un système de facturation électronique. Par exemple :
- Si vous êtes restaurateur, le cas 28 sur les notes de restaurant vous intéresse particulièrement.
- Si vous êtes agriculteur, vous devez probablement gérer l’auto-facturation (cas d’usage 19a et 19b).
- Si vous vendez sur une marketplace, vous avez besoin de mettre en place les recommandations du cas d’usage 17a. Il concerne la facture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement.
3 - Comment s’assurer de la conformité d’une solution de facturation électronique étape par étape ?
Maintenant que vous maîtrisez les nouvelles obligations et avez réalisé la cartographie de vos flux de facture, vous êtes en mesure d’analyser les offres du marché. La première chose à regarder pour un système de facturation électronique, ce sont les fonctionnalités et leur conformité avec la RFE.
Vous l’aurez compris, votre équipement doit comporter un logiciel de facturation conforme ainsi qu’une plateforme agréée pour la facturation électronique.
S’équiper d’une plateforme agréée pour recevoir les factures électroniques des fournisseurs
Cette décision s‘impose à tous les entrepreneurs et avant le 1er septembre 2026. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, il s’agit ici d’abord d’une plateforme pour réceptionner les factures des fournisseurs. Cette PA doit détenir l’immatriculation définitive octroyée par la DGFiP. C’est le cas de Tiime, qui l’a obtenue dans les toutes premières en décembre 2025.
Attention : les PA n’ont pas l’obligation de traiter tous les cas d’usage qui existent en France. Assurez-vous que celle que vous envisagez de choisir répond bien à vos propres besoins. C’est cela qui vous garantira une bonne conformité pour votre entreprise.
Mettre en place son système de facturation client au format électronique et générer les données de l’e-reporting
La seconde exigence pour détecter le bon système de facturation électronique concerne l’émission des factures et la génération des informations pour l’e-reporting.
Si vous optez pour un logiciel de facturation professionnel, examinez :
- Les formats de factures électroniques proposés, ce qui évite de devoir faire convertir par la PA les factures dans un format autorisé.
- Le respect des recommandations que comportent les cas d’usage identifiés dans votre entreprise.
- Le fonctionnement des statuts pour suivre le cycle de vie des factures (obligatoires, voire facultatifs).
- La gestion des autres factures (les particuliers et les exportations), le cas échéant, sachant que le format électronique reste possible, mais hors champ de la RFE.
- L’alimentation de la PA pour l’e-reporting (les transactions de vente ainsi que les données de paiement).
4 - Quelles autres fonctionnalités stratégiques analyser pour choisir ses outils de facturation électronique ?
Ce serait dommage d’examiner les solutions de facturation électronique seulement sous l’angle des nouvelles exigences fiscales. Un tel système transforme votre entreprise sur le plan digital et, souvent, d’autres sphères administratives peuvent en bénéficier.
Aussi, pensez à interroger les éditeurs de logiciels. Analysez notamment ce qu'ils proposent, en standard ou sur option pour :
- L’émission des devis et factures ;
- les fonctionnalités de plateforme agréée ;
- le système de caisse enregistreuse ;
- La gestion des achats fournisseurs et des dépenses ;
- Le pilotage de la trésorerie et l’émission des paiements avec un compte pro intégré comme Tiime ;
- Le suivi des encaissements clients et des relances ;
- Le lien avec la comptabilité et son expert-comptable.
Par exemple, une plateforme tout-en-un comme Tiime fait à la fois office de PA et de module de facturation. Elle va bien au-delà : elle comporte toutes les fonctionnalités listées précédemment. Ainsi, vous couvrez l’ensemble des besoins administratifs de votre entreprise.
5 - Quels autres critères entrent en ligne de compte pour la facturation électronique ?
Pour bien choisir votre système de facturation électronique, examinez aussi les autres paramètres en dehors de la conformité et des fonctionnalités. Nous pensons tout particulièrement à ;
- son ergonomie et sa simplicité d’utilisation ;
- la centralisation des informations au même endroit sur le cloud, soit une stratégie zéro papier avec une seule plateforme pour tous ;
- des coûts modérés, voire de la gratuité, pour un système de facturation électronique efficace, sans disposer d’une solution surdimensionnée pour votre entreprise.
Tiime propose aux petits entrepreneurs une plateforme complète, conforme avec la RFE et gratuite
Vous dirigez une TPE, êtes freelance, indépendant ou micro-entrepreneur ? Vous savez que la réforme de la facturation électronique exige de s’équiper correctement pour respecter les obligations fiscales. Vous appréciez votre organisation antérieure et aimeriez conserver sa simplicité ? Comme le dit l’adage, « le mieux est l’ennemi du bien ». Plutôt que de chercher un système de facturation électronique trop complexe ou trop riche pour votre activité, orientez-vous vers une solution complète et prévue pour les entreprises comme la vôtre.
C’est ce que Tiime s'attache à réaliser avec sa plateforme et cela sans surcoût. Commencez par créer votre compte en ligne pour éditer une première facture sans engagement. Nous sommes disponibles pour évoquer notamment vos cas d’usage et les solutions que nous vous offrons.
Sources
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