Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation compatible avec l'API URSSAF ?

Mais, comment fonctionne concrètement ce dispositif ? Comment choisir la bonne solution de facturation pour en bénéficier ?

Dans cet article, découvrez ce qu'est précisément un logiciel compatible API Tiers de Prestation, ses avantages et fonctionnalités clés.

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation compatible avec l'API URSSAF ?

Définition de l'API URSSAF (API Tiers de Prestation)

L'API Tiers de Prestation est une interface développée par l'URSSAF pour faciliter l'avance immédiate du crédit d'impôt. Elle permet de connecter votre logiciel de gestion directement aux systèmes de l'administration fiscale. Grâce à cette connexion sécurisée, les données de prestations de services à la personne peuvent être transmises automatiquement. De cette manière, les logiciels avec API URSSAF assurent une communication en temps réel avec les plateformes gouvernementales.

Le principe de l'avance immédiate du crédit d'impôt

L'avance immédiate du crédit d'impôt permet à vos clients particuliers de ne payer que 50% de votre prestation, l'État avançant directement les 50% restants. Cette avance immédiate sous forme de crédit d'impôt supprime le délai d'attente pour bénéficier de l'avantage fiscal. Pour le prestataire, rien ne change, il perçoit le paiement complet : la moitié de la part du client, et l'autre moitié de l'URSSAF. Ce dispositif facilite l'accès aux services à domicile et préserve la trésorerie des particuliers employeurs.

Le rôle du logiciel de facturation dans ce dispositif

Le logiciel de facturation joue un rôle central dans le processus d'avance immédiate. Il permet de transmettre directement les demandes de paiement à l'URSSAF, de suivre l'état de chaque dossier en temps réel et d’être conforme aux exigences de la facturation électronique obligatoire. Le coût à charge du client et celui à avancer par l'État sont calculés automatiquement, l'outil génère les attestations fiscales et assure la traçabilité de vos interventions. Pour les entreprises du secteur des services à la personne, ce type de logiciel est un allié précieux au quotidien.

Bon à savoir : Qui est concerné par l'avance immédiate ?

L'avance immédiate concerne tous les prestataires de services à la personne habilités : aide à domicile, garde d'enfants, soutien scolaire, jardinage, bricolage, assistance informatique, etc. Que vous soyez auto entrepreneur, travailleur indépendant, TPE ou PME, vous devez proposer cette option à vos clients particuliers. L'utilisation d'un logiciel API Tiers devient alors obligatoire pour pouvoir traiter ces demandes.

Les avantages d'un logiciel compatible API URSSAF

Simplification des démarches et automatisations

Un logiciel connecté avec l’URSSAF regroupe toutes vos démarches administratives sur une seule interface. Plus besoin de remplir des formulaires sur différents sites : vous créez votre facture et le logiciel la transmet instantanément à l’URSSAF pour validation de la demande. Il permet également d'automatiser les calculs et tâches répétitives, comme le prix du crédit d’impôt, la répartition entre la part du client et celle de l’État, ou encore les déclarations sociales.

La dématérialisation des factures réduit votre charge administrative et vous prépare à la réforme à venir.

Amélioration de la trésorerie et réduction des risques

Pour vos clients, l'avance immédiate est un gros avantage financier. Cette facilité de paiement rend vos services plus accessibles et vous permet de sécuriser vos propres revenus. Un logiciel de gestion habilité par l'URSSAF intègre toutes les règles de conformité. Les vérifications sont faites automatiquement avant chaque transmission, limitant ainsi le risque d'erreur ou les refus de paiement. 

Bon à savoir : L'impact sur la relation client :

Utiliser un logiciel API Tiers de Prestation renforce la confiance et la satisfaction client. Vos particuliers employeurs apprécient la simplicité du processus : une seule démarche de leur part, un paiement réduit de moitié, et une attestation fiscale générée automatiquement. 

Comment fonctionne l'intégration API URSSAF ?

L'habilitation du logiciel par l'URSSAF

Pour qu'un logiciel puisse se connecter à l'API Tiers de Prestation, il doit d'abord obtenir une habilitation officielle de l'URSSAF. Cette étape garantit que la solution respecte les standards de sécurité et de conformité exigés par l'administration. Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation obligatoire, vérifiez toujours qu'il soit bien habilité en vous rendant sur le site de l'éditeur.

Le processus de connexion, transmission et validation des données

L'intégration API repose sur un système d'authentification sécurisé. Lors de la première utilisation, vous devez créer votre compte professionnel. Certaines solutions proposent un environnement de test pour vous familiariser avec le processus avant d'effectuer vos premières demandes.
Une fois la connexion établie, chaque facture créée pour un service à la personne est transmise automatiquement à l'URSSAF. Le logiciel envoie toutes les données nécessaires via l'API : identité de l'entreprise, adresse, coordonnées du client particulier, nature de la prestation, coût total, date d'intervention, etc.

Après transmission, l'URSSAF traite la demande de paiement et effectue ses vérifications. Le logiciel reçoit en retour une réponse indiquant le statut. De cette façon, vous pouvez suivre au jour le jour l'avancement de chaque dossier : dossier en cours, validation accordée, paiement engagé, ou refus avec motif.

Bon à savoir : Sécurité et conformité des données :

Les logiciels habilités respectent les normes les plus strictes en matière de protection des données. Les échanges avec l'API URSSAF sont chiffrés, et les informations personnelles de vos clients sont stockées conformément au RGPD. La documentation fournie par l'éditeur détaille les mesures de sécurité mises en place. 

Les fonctionnalités essentielles à rechercher

Un bon logiciel de facturation connecté à l'URSSAF doit vous offrir certaines fonctionnalités essentielles pour faciliter la facturation et la gestion de votre activité. Voici une liste des éléments à considérer lors de votre choix :

• Création de devis et factures conformes : modèles de documents intégrant les mentions obligatoires, personnalisation avec votre logo et vos coordonnées, ajout de CGV spécifiques
• Gestion automatisée des déclarations sociales : déclaration sociale nominative (DSN) pour vos employés, suivi de vos cotisations sociales, transmission automatique des données vers l'API Tiers de Prestation
• Suivi des paiements et trésorerie : vision claire des montants reçus des clients, montants en attente de l'URSSAF, factures impayées et relances automatiques pour garder un œil sur votre trésorerie et piloter votre activité sereinement
• Génération d'attestations fiscales : création automatique des documents à la fin de chaque année récapitulant l'ensemble des prestations et leur total pour justifier les dépenses de vos clients auprès des impôts
• Interface intuitive et accessible : ergonomie claire et facile à prendre en main, version mobile indispensable si vous êtes en déplacement, support réactif avec assistance téléphonique, chat ou tutoriels vidéo

Certaines solutions vont encore plus loin en proposant une approche tout-en-un. Des plateformes comme Tiime, par exemple, combinent à la fois les fonctionnalités d’un logiciel de facturation, la gestion comptable et bancaire sur une seule interface. 

Comment choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise ?

Évaluer vos besoins et comparer les solutions

Avant de choisir un logiciel de facturation, prenez le temps d'analyser précisément vos besoins : 

• nombre de factures émises chaque mois ? 
• travail seul ou en équipe ? accès multi-utilisateurs ?
• écosystème d'intégration riche ? 
• connexion banque ou logiciel de comptabilité ?

Pour une TPE ou un auto-entrepreneur, une solution simple et économique peut suffire. En revanche, une PME avec plusieurs employés aura besoin d'un outil plus complet. Si vous souhaitez centraliser votre gestion, privilégiez les plateformes comme Tiime ou autres solutions tout-en-un.
Consultez notre comparatif des meilleurs logiciels de facturation pour trouver la solution adaptée à vos besoins.

Analyser le rapport qualité-prix et tester avant de s'engager

Les prix des logiciels varient parfois du simple au double. Certaines solutions proposent une formule gratuite limitée, tandis que d'autres offrent des fonctionnalités avancées dites "premium" plus onéreuses.

Pour analyser le rapport qualité-prix, vérifiez ce que vous offre le tarif proposé : nombre de factures ou d'utilisateurs limités, engagement annuel ou paiement au mois…
La plupart des éditeurs vont vous proposer un essai gratuit, l'occasion de tester le logiciel, son environnement et ses fonctionnalités. 

Conclusion

En conclusion, choisir un logiciel de facturation avec l'API URSSAF est un réel investissement pour les TPE et PME des services à la personne. Ce type de logiciel spécialisé automatise vos démarches administratives, facilite l'accès de vos clients à l'avance immédiate du crédit d'impôt et vous fait gagner un temps précieux au quotidien.

Une fois vos besoins et critères de choix bien définis, n'hésitez pas à consulter un comparatif logiciel pour trouver celui qui correspond le mieux à votre entreprise.