Facture Excel en automatique : que faut-il en penser pour 2026 ?

Sur papier, un tel fichier avec un modèle de facture à personnaliser semble y répondre. Nous vous expliquons comment vous y prendre étape par étape avec un classeur Excel. Toutefois, si vous comparez ce processus à un logiciel de facturation, le résultat est sans appel. Mieux vaut se tourner vers des outils de gestion administrative gratuits et en ligne.

Au programme : 

• Pourquoi la facture Excel en automatique semble-t-elle une idée séduisante ?

• Comment automatiser ses factures avec un modèle sur Excel ?

• Quelles sont les limites d’une facturation automatisée sur tableur ?

• Pourquoi le logiciel de facturation gratuit de Tiime supplante-t-il Excel ?

• Abandonnez Excel pour la facture automatique au profit d’une application professionnelle gratuite

Pourquoi la facture Excel en automatique semble-t-elle une idée séduisante ?

Quand vous pensez au tableur Excel pour le suivi de vos devis et de vos factures clients, vous avez immédiatement la sensation de facilité. Cet outil aisément accessible est présent dans toutes les entreprises, y compris les plus petites.

Le tableur de Microsoft, un outil financièrement abordable et très répandu

La plupart des entrepreneurs paient un abonnement annuel à Microsoft 365 Entreprise ou ont acheté une licence Microsoft Office pour une utilisation autonome. Dans les deux cas, malgré la hausse des tarifs, ce sont des outils bureautiques à prix modéré et qui peuvent servir pour de multiples usages. C’est tout le principe du tableur : des feuilles, des lignes, des colonnes, soit des milliers de cellules à renseigner avec des données, qu’il s’agisse de saisies ou de formules.

Factures sur Excel : la sensation de la simplicité pour l’entrepreneur

Faire une facture semble souvent une tâche administrative complexe, voire insurmontable pour l’entrepreneur qui se lance. Opter pour la facture sur Excel ou sur Word fait parfois partie des réflexes sécurisants. Vous avez la sensation de pouvoir poser vos données comme sur une feuille de papier, sans devoir vous former à un logiciel sophistiqué. Mais, ce fonctionnement reste généralement assez artisanal, sans réelle automatisation, faute de connaissances.

Rien de plus simple que d'imprimer une facture Excel en PDF et de l’envoyer par mail

Les petites entreprises trouvent également pratique d’utiliser Excel pour l’envoi des factures et devis aux clients sous la forme d’un PDF. La fonctionnalité pour imprimer dans ce format existe désormais sur tous les ordinateurs et sans perte de temps. Vous émettez quelques factures par mois seulement ? Il vous suffit ensuite de joindre la pièce PDF à chaque email. Pour ceux qui sont à l’aise avec le tableur Excel, ils peuvent aussi personnaliser la facture avec leur logo et leurs couleurs. Avec un format comme PDF, l’effet visuel peut sembler très professionnel.

Une solution accessible pour la micro-entreprise qui ne facture pas de TVA

Les très petites structures du type micro-entreprise émettent des factures en franchise de TVA, comme l’autorise la réglementation fiscale. Si ces entrepreneurs restent sous le seuil prévu par les textes, cette taxe ne les concerne donc pas. Ils ont parfois tendance encore plus que les autres à réaliser toute leur facturation sur un outil comme Excel. Le tableur leur semble plus simple à prendre en main. Pourtant, c’est souvent par méconnaissance de leurs obligations en matière de facture (mentions obligatoires, suivi des ventes encaissées et bientôt la facturation électronique).

Comment automatiser ses factures avec un modèle sur Excel ?

Si Excel vous tente, mais que vous manquez de méthode, vous pouvez vite vous perdre sans cadre pour industrialiser vos processus de facturation. Tout le monde cherche à gagner du temps. Alors, comment rendre plus efficace un tel système sur Excel ? Même si le tableur ne constitue pas la meilleure solution pour vos travaux administratifs, voici les étapes à suivre.

#1 - Dénicher un modèle de fichier Excel pour devis et factures

La première chose à faire pour vous lancer dans de la facturation sur un tableau Excel, c’est de bannir la feuille blanche. Mieux vaut télécharger un modèle de fichier conçu pour des devis et des factures. Vous évitez ainsi la création de toute pièce de votre premier document, surtout si vous n’avez suivi aucune formation. De nombreux modèles existent sur le Web ou chez Microsoft.

#2 - Adapter la maquette de la facture à son entreprise

Peu importe le modèle que vous décidez de télécharger, la gestion de votre facturation exige de l’adaptation.

Assurez-vous que les données en colonne pour chaque facture comportent bien :

• la référence de l’article vendu (produit ou service) ;
• la description ;
• le prix unitaire hors taxes ;
• la quantité ;
• le prix total.

Vérifiez bien la formule de « total HT » pour la colonne « prix total » en bas de tableau, ainsi que la présence des mentions et calculs comme « total TTC » et « TVA ». Prenez soin au format des cellules pour les données qui correspondent à des euros.

Contrôlez aussi chaque formule du type (quantité x prix unitaire). N’oubliez pas que ce calcul est à recopier sur toutes les lignes de chaque facture. Les taux de TVA, sauf pour les entreprises soumises au régime de la franchise en base, sont également à vérifier article par article. En effet, la même entreprise peut disposer de plusieurs taux de TVA, en fonction des produits commercialisés.

#3 - Alimenter la base de données clients dans un onglet du fichier Excel

Pour automatiser vos factures sur Excel, mieux vaut éviter de tout saisir à la main à chaque fois : code article, libellé, prix unitaire, taux de TVA, coordonnées du client, etc. Un tel processus structuré passe par la création de bases de données : celle des clients et celle des articles. Ajoutez simplement un onglet spécifique pour inscrire les données clients, par un clic droit sur le nom de la feuille existante. Choisissez « insérer » puis « feuille ».

La création d’une telle base de données consiste à fixer le contenu des différentes colonnes d’un tableau, les unes après les autres, sans « trou ». Par exemple, la première correspond au numéro du client. Puis, vous renseignez successivement son nom, son adresse, son numéro de TVA, les délais de paiement octroyés, etc. Ensuite, ligne par ligne, vous complétez avec les informations, client par client.

#4 - Créer sa base articles pour les produits et services à vendre

Procédez ensuite de la même manière pour tous les articles proposés à la vente. Vous utilisez une nouvelle feuille pour la création de cette seconde base de données. C’est aussi cet onglet du fichier Excel qui comporte les prix unitaires, voire les taux de remise, ainsi que les taux de TVA, article par article.

#5 - Relier la feuille facture aux bases de données et tester le logiciel Excel

Pour automatiser le processus, lancez-vous ensuite dans la création de chaque formule indispensable pour aller chercher les informations dans les bases de données. Ces formules se trouvent dans la feuille de préparation de la facture, afin de rappeler les éléments relatifs aux produits et aux clients.

Par exemple, la saisie du code client peut servir à rechercher toutes les données (nom, adresse, numéro de TVA le cas échéant). C’est seulement dans ce cas que vous gagnez du temps par rapport à de la saisie pure ligne à ligne.

Une fois toutes ces formules d’automatisation prêtes dans l’onglet « facture », il vous reste à tester votre système de facturation. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour des devis, avec un onglet spécifique dans le même classeur Excel.

Quelles sont les limites d’une facturation automatisée sur tableur ?

Toutes ces étapes pour automatiser ses devis et factures sur Excel représentent du travail et exigent de la rigueur, sans compter la connaissance de formules élaborées. Ce n’est donc pas accessible à n’importe qui sans formation ou sans appui d’un spécialiste du tableur. Cette méthode de facturation est même à déconseiller, tant elle comporte d’inconvénients et de risques.

Les risques d’erreurs d’une facturation sur Excel

Excel, qu’il comporte un onglet ou plusieurs, présente des risques réels pour son utilisateur. Une erreur d’inattention, et voilà une formule supprimée malencontreusement. Système de classeur ouvert s’il en est, Excel dispose rarement de sécurités, sauf à verrouiller des plages de cellules. Mais, même cela exige des connaissances.

Il vous manque des lignes ? Vous décidez d’en rajouter à la fin et vous tombez dans le piège : la somme de la colonne reste inchangée parce que vous oubliez de modifier la plage. Les conséquences peuvent peser lourd en bas de la facture, par exemple avec un total hors taxes erroné.

La non-conformité à venir avec la facturation électronique

L’arrivée de la facture électronique en France pour toutes les entreprises change la donne. En effet, poursuivre avec un tableau Excel pour ses factures deviendra bientôt impossible.

En quoi consiste cette réforme fiscale en quelques mots ?

Au sens de la réforme de 2026-2027, une facture électronique entre deux entreprises établies en France et assujetties à la TVA est électronique à tous les stades : émission, envoi, réception, archivage.

En outre, elle doit utiliser un format précis, Factur-X, UBL ou CII. Le simple PDF généré après la création de la facture sur Excel ne respecte pas ces conditions de forme. Enfin, chaque facture doit passer par une plateforme agréée (ou PDP), comme Tiime. C’est la seule solution pour envoyer les factures à la fois à l’administration fiscale et à chaque client.

Consultez aussi notre infographie sur la facture électronique pour comprendre tout ce qui vous attend.

Impact de la facturation électronique obligatoire sur la facturation Excel

Ainsi, une facture Excel éditée en PDF et envoyée par mail sera de ce fait non conforme. Mieux vaut passer dès maintenant à la facturation électronique, plutôt que d’attendre le stress du dernier moment.

La réforme de la facturation électronique impacte-t-elle les micro-entreprises ?

Oui, cette réforme concerne aussi les micro-entrepreneurs, même ceux qui ne facturent pas de TVA du fait de la franchise en base. En effet, ils sont assujettis à la TVA, mais dispensés de la facturer dans la mesure où ils ne dépassent pas le seuil de chiffre d’affaires prévu par les textes. Par ailleurs, s’ils vendent uniquement à des particuliers, la réforme les impacte également : ils devront transmettre à l’administration fiscale un reporting de données de ventes appelé e-reporting.

La difficulté d’intégration automatique des factures en comptabilité

N’oubliez pas que, sauf exception, vos obligations comptables comprennent l’établissement d’une comptabilité complète avec bilan, compte de résultat et annexe. L’exception principale concerne les micro-entreprises qui bénéficient d’allègements administratifs importants.

Or, la facturation sur Excel représente un frein à l’automatisation de la comptabilité. Ce n’est pas le moyen le plus efficace d’intégrer les écritures en compta, sauf à devenir un pro d’Excel qui génère aussi les formats d’écritures.

Une bonne dématérialisation des factures vise la simplicité de bout en bout, y compris la fin de la saisie manuelle des écritures comptables. Excel perd clairement ce match, face à un logiciel de facturation en ligne connecté à un module de comptabilité.

Pourquoi le logiciel de facturation gratuit de Tiime supplante-t-il Excel ?

Les avantages de la facturation en ligne prennent encore plus d’ampleur avec la réforme de la facture électronique. En outre, avec un logiciel tout-en-un comme Tiime, vous pouvez aussi réaliser l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, et pas seulement des factures clients.

Tiime, un logiciel de facturation totalement gratuit

Tiime vous propose une application en ligne pour toute la gestion de vos devis et factures clients. Non seulement, ce système respecte la nouvelle réglementation et sécurise vos tâches administratives, mais, en plus, il ne vous coûte pas cher : ce module facturation est totalement gratuit, sans limites de volume et sans durée.

Ce logiciel de facturation en ligne existe aussi sur smartphone Android ou iOS. Vous pouvez ainsi émettre un devis ou une facture en deux minutes de n’importe où. Vous personnalisez vos documents commerciaux avec votre propre logo. Vous disposez des mentions obligatoires intégrées, une sécurité pour la conformité fiscale.

L'assurance d’être prêt pour la réforme de la facturation électronique dès 2026

L’application Tiime vous garantit d’être conforme à la nouvelle réglementation fiscale de la facture électronique. Vos factures s’émettent déjà au format Factur-X. En outre, vous n’avez plus à vous soucier des modalités de réception et d’envoi des factures à compter de septembre 2026. Si vous choisissez notre plateforme, nous prenons en charge ces échanges clients-fournisseurs ainsi que la transmission obligatoire à l’administration fiscale.

Nous disposons, comme toutes les autres PA à ce jour, du statut de plateforme agréée immatriculée sous réserve et poursuivons les tests pour obtenir l’agrément définitif. Avec Tiime, vous bénéficiez aussi d’une plateforme de facturation électronique gratuite à vie.

Pour vérifier si la facturation électronique concerne votre entreprise, utilisez notre simulateur en ligne.

Un outil qui dépasse la facturation et apporte un gain de temps maximal

L’application globale Tiime dépasse largement les seuls besoins de facturation et d’échanges de factures et de devis. C’est aussi un outil pour :

• Suivre vos encaissements clients et la relance, en cas de factures échues et non réglées.
• Réaliser la gestion comptable, avec l’intégration automatique des factures dans la comptabilité.
• Piloter et automatiser la gestion des dépenses et des factures fournisseurs.
• Gérer votre trésorerie, avec un module compte pro intégré à la plateforme.
• Collaborer avec votre expert-comptable, équipé du même outil.
• Établir vos notes de frais et calculer les indemnités kilométriques.

Abandonnez Excel pour la facture automatique au profit d’une application professionnelle gratuite

Excel est et restera toujours un super outil pour les TPE et les PME. Mais, vouloir persister à automatiser sa facturation à partir d’un tableau vous conduira dans une impasse. Au lieu de télécharger un classeur Excel avec un modèle à adapter, colonne par colonne, puis vérifier le calcul correct dans de nombreuses cellules, onglet par onglet, passez à la simplicité.

Ajoutez à votre équipement informatique une application web gratuite comme Tiime. Conçue par des professionnels de la comptabilité et de la facturation, notre plateforme vous garantit efficacité et conformité. C’est aussi plus de sérénité et sans débourser un euro. Même les auto-entrepreneurs devraient sérieusement y songer. Envie de tester ? Il vous suffit de cliquer ici.