Tout savoir sur la facturation en prestation de service

Pour en savoir plus sur la facturation :

Définition de la facturation en prestation de service

Une facture de prestation de service est établie par une entreprise pour obtenir du client le paiement d’une prestation réalisée à son profit. Elle peut être envoyée sous format papier ou de manière dématérialisée.

À noter : dès 2024, la facturation électronique sera progressivement obligatoire pour toutes les entreprises réalisant des ventes de biens ou des prestations de services pour des clients professionnels.

L’émetteur de la facture peut être une personne morale (société, association) ou une personne physique (auto-entrepreneur par exemple). La facture prend l’appellation de note d’honoraires lorsque le prestataire est une profession libérale.

La date d'émission de la facture correspond à la date de réalisation de la prestation de service. Si plusieurs prestations doivent être accomplies pour un même client, il est possible d’émettre la facture à la fin du mois de réalisation de ces missions.

La facture de prestation de service sert de preuve matérielle et est dotée de quatre fonctions :

• Juridique : elle atteste de la délivrance de la prestation au client. Le vendeur peut donc l’utiliser pour demander un paiement.
• Fiscale : elle est utile pour la collecte et la déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Si le prestataire est exonéré de cet impôt, il le précise sur la facture.
• Commerciale : elle contient les caractéristiques de la négociation du service rendu et participe à la construction d’une relation commerciale de confiance.
• Comptable : elle sert de pièce justificative pour l’enregistrement de la prestation dans les comptes de l’entreprise.

Puisqu’elle prouve la réalisation d’une mission intellectuelle ou manuelle, la facture de prestation de service se distingue de la facture de produit qui concerne la livraison de biens matériels comme les marchandises.

La facture de prestation de service en fonction du destinataire

Comment faire une facture pour une association ?

Lorsque le client est une association, le prestataire doit savoir si cet organisme est redevable de la TVA. Le cas échéant, le vendeur devra mentionner sur la facture le numéro d’identification fiscal individuel de l’association.

Comment facturer une prestation de service à une entreprise à l’étranger ?

Si le client est une entreprise établie à l’étranger, la prestation de service n’est pas imposable à la TVA française, mais à la TVA du pays de l’acheteur sauf exception. La facture sans TVA a un montant hors taxes.

Lorsque le client assujetti à la TVA se situe dans un pays membre de l'Union européenne (UE), le prestataire doit également respecter les règles des prestations de services intracommunautaires.

En outre, il peut être nécessaire de traduire la facture dans la langue du client ou à défaut dans une langue internationale comprise par les deux parties comme l’anglais.

Il est possible de facturer dans une devise étrangère, mais la TVA doit être indiquée en euro avec le taux de change de la Banque centrale européenne.

Comment réaliser une facture de prestation de service à un client particulier ?

Lorsque le client est un particulier, l’envoi de la facture est obligatoire pour une prestation de service dont le montant est supérieur à 25 euros toutes taxes comprises (TTC). Pour les opérations inférieures à ce montant, le prestataire n’est pas tenu de transmettre une facture à moins que le client le demande.

Les variantes de la facture de prestation de service

La facture de prestation de service possède deux variantes : la facture d'acompte et la facture intracommunautaire.

Créer un acompte sur une facture de service

Un acompte est une fraction du prix total de la prestation de service que le client verse avant le début de la mission. L'entrepreneur s’engage à réaliser la prestation selon les conditions discutées et validées par l'acheteur généralement dans un devis.

D’après l’article 289 du Code général des impôts, le prestataire a l’obligation d’émettre une facture lorsqu’il perçoit un acompte. Ce versement doit avoir lieu avant la réalisation de la prestation de service.

À la fin de l'exécution de la prestation, le vendeur crée une facture dont la somme à payer est amputée du montant de l’acompte.

Émettre une facture de service intracommunautaire

La facture de service intracommunautaire est envoyée à un client situé dans un pays membre de l’Union européenne et assujetti à la TVA. Selon les règles générales des prestations de services intracommunautaires, la mission est imposable à la TVA du pays du client.

Le prestataire doit facturer hors taxes et réaliser une déclaration des services au plus tard le 10e jour ouvrable qui suit la date d'émission de la facture.

À savoir : les prestataires bénéficiaires de la franchise en base de TVA ne sont pas redevables de cet impôt. Toutefois, ils doivent récupérer leur numéro de TVA intracommunautaire s’ils veulent réaliser des prestations de services pour des clients étrangers situés au sein de l’Union européenne.

Il existe plusieurs règles particulières concernant par exemple les transports de passagers ou les prestations des agences de voyages. Si ces opérations ont lieu sur le territoire français, elles sont imposables à la TVA française.

Comment rédiger une facture de prestation de service ?

Une facture de prestation de service doit inclure les mentions obligatoires suivantes :

• Informations du prestataire de service : nom ou dénomination sociale si c’est une personne morale, forme juridique, numéro de SIRET, code NAF/APE, numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) pour un commerçant, numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire, adresse du siège social.
• Identité et coordonnées du client.
• Date d'émission et numéro de la facture.
• Description détaillée de la prestation de service : nature, quantité ou nombre d’heures, prix, date de réalisation.
• Modalités de paiement.
• Taux et montant de TVA applicable s’il y a lieu.
• Montant total à payer.

Il est important de respecter le formalisme d’une facture pour échapper aux sanctions. Chaque oubli ou erreur est puni d’une amende de 15 euros. Le montant total des amendes ne peut pas excéder 25 % du montant de la facture. Cette limite passe à 50 % en cas de dissimulation ou de modification du nom ou de l'adresse de l'acheteur.

Facturation d'une prestation de service en tant que particulier sans SIRET

Un particulier ne détenant pas de numéro de SIRET ne peut pas établir une facture. En effet, il faut obtenir un statut juridique pour y être autorisé.

Si une personne physique désire facturer le service qu’elle rend, elle doit nécessairement s’immatriculer auprès du guichet unique des formalités des entreprises. Elle pourra par exemple obtenir le statut d'entreprise individuelle, ce qui permet d’éviter la création d’une société.

Facturation d'une prestation de service en tant qu'auto-entrepreneur

Comme les autres types d’entreprises, l’auto-entrepreneur doit émettre des factures pour toutes les prestations de services qu’il effectue en tant que travailleur indépendant.

Puisqu'il n'a pas de dénomination sociale, propre aux sociétés, il s'identifie avec son nom patronymique. Cependant, il peut tout à fait utiliser un nom commercial. La mention « entrepreneur individuel » ou les initiales « EI » doivent suivre son nom.

Souvent, le montant de son chiffre d’affaires lui permet de bénéficier de la franchise en base de TVA. C’est un régime fiscal qui exonère le professionnel de la déclaration et du paiement de la TVA. Pour en notifier le client, il doit indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur chaque facture. La somme à payer est hors taxes.

En revanche, il est possible que l’auto-entrepreneur soit redevable de la TVA. Dans ce cas, il doit inscrire sur la facture son numéro de TVA intracommunautaire, ainsi que le taux et le montant de la TVA applicable.

À noter : un auto-entrepreneur non redevable de la TVA a l’obligation d’avoir un numéro de TVA intracommunautaire s’il réalise des prestations de services supérieures à 10 000 € par an pour des entreprises situées dans l’UE.

Conclusion

La facture de prestation de service est similaire à la facture de vente de marchandises au niveau des mentions obligatoires. Pourtant, elle se dote de caractéristiques spécifiques par rapport au destinataire, au statut du prestataire ou à la nature de la prestation de service.

Une bonne connaissance de ces règles de facturation, comme les mentions obligatoires, limite le risque d'erreurs. Les amendes peuvent perturber la gestion d’une entreprise : perte de temps, allongement des délais de paiement...

Vous avez toutes les cartes en main pour rédiger vos futures factures de prestation de service !