Journal d'achats : tout savoir pour le tenir correctement

Au programme :

• À quoi correspond un journal d’achats pour une entreprise ?
• Quelles sont les obligations de tenir un journal des achats dans une entreprise ?
• Que contient un journal d’achats et quelle forme prend-il ?
• Comment ce suivi de chaque achat s’insère-t-il dans la comptabilité d’une entreprise ?
• Pour une gestion des achats sereine

À quoi correspond un journal d’achats pour une entreprise ?

Tenir sa comptabilité demande de l’organisation et de la rigueur. Vous pouvez prendre l’image d’une armoire ou d’un dressing. Sans des rangements efficaces et clairs par tiroir ou placard, ce serait bien difficile de retrouver ses affaires. Le journal d’achats est en quelque sorte un de ces espaces de classement.

Journal des achats : définition et utilité

Ce journal comprend uniquement vos opérations liées aux achats avec des fournisseurs et justifiées par des factures. La notion de journal signifie que les enregistrements des informations s’effectuent transaction par transaction et de façon chronologique. Ce document comptable recense donc tous les flux d’achats réalisés sur un même exercice, du premier jour à la clôture.

Un tel enregistrement de toute opération d’achat dans un journal sert à organiser et simplifier le suivi de la comptabilité.

C’est le cas pour tous les journaux auxiliaires, les ventes, la trésorerie, la paie, etc. Ce registre permet aussi de répondre aux besoins de conformité fiscale et comptable de l’entreprise. Il comporte des mentions identiques pour toutes les sociétés et les écritures inscrites sont non modifiables.

Les synonymes à connaître

Différents mots se rencontrent pour désigner un tel journal comptable orienté sur les achats. Le Code de commerce évoque le livre-journal. Celui-ci se décompose en plusieurs journaux comptables auxiliaires, pour faciliter le suivi, dont celui des achats. Pensez toujours à votre dressing avec ses armoires qui comportent chacune plusieurs étagères et tiroirs.

Vous pouvez aussi entendre parler de registres des achats ou de livres d'achats. Ces termes se rencontrent notamment pour les micro-entreprises, comme nous l’expliquons dans la suite de l’article.

Quels achats suivre dans votre registre ?

Le journal d’achats doit prendre en compte toutes les factures, y compris les factures d’avoir, mais pas les factures pro forma, car elles n’entrent pas en comptabilité. Quant à la facture d’acompte, elle ne fait pas partie des achats qui figurent au compte de résultat, même si désormais elle comporte systématiquement de la TVA. Pour ce type de pièce, rapprochez-vous de votre cabinet comptable, afin de mettre en place les bons suivis administratifs.

Les pièces justificatives qui entrent dans ce type de journal correspondent à des :

• marchandises achetées et destinées à la revente ;
• matières premières ou matériaux pour de la fabrication ;
• autres consommables ;
• emballages ;
• énergies ;
• services extérieurs ou frais généraux ;
• investissements à immobiliser, sachant que ces immobilisations entrent généralement dans un journal spécifique et séparé.

Les services extérieurs correspondent à de nombreuses dépenses comme :

• les locations et crédit-baux ;
• les charges d’intérimaires ;
• la maintenance et les dépenses d'entretien ;
• les assurances ;
• les cotisations ;
• les honoraires ;
• les coûts de télécommunication et de téléphonie ;
• la publicité et les dépenses de communication.

Quelles sont les obligations de tenir un journal des achats dans une entreprise ?

Un tel registre présente un caractère obligatoire pour la plupart des entreprises. Toutefois, certaines en sont exonérées et les micro-entreprises doivent tenir plutôt un registre des achats selon les paiements émis.

Les obligations prévues au Code de commerce pour les journaux

Le journal fait partie des obligations comptables à connaître. C’est le Code de commerce qui exige pour tout commerçant la tenue d’un livre-journal, selon l’article R123-73. D’autres articles en détaillent le contenu (voir ci-dessus). La variété des types de transactions que rencontrent toutes les sociétés et entreprises individuelles conduit à éclater ce registre en plusieurs journaux auxiliaires, dont les achats.

Quelles entreprises sont dispensées de tenir un journal de leurs achats ?

L’obligation s’applique dès lors que l’entreprise doit tenir, non pas une comptabilité de trésorerie, mais une comptabilité d'engagement. Aussi, rien n’impose aux structures suivantes de disposer d’un tel journal :

• les professions libérales qui exercent en entreprise individuelle (EI) ;
• les sociétés civiles qui ne sont pas soumises aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et à l’IS (impôt société) ;
• les associations qui ne réalisent pas de comptabilité d’engagement ;
• les auto-entreprises, comme détaillé dans le paragraphe qui suit.

Le cas particulier de la micro-entreprise

Les entrepreneurs qui exercent leur activité professionnelle sous le régime fiscal de la micro-entreprise bénéficient d’obligations administratives réduites. Ils ne doivent pas établir de documents comptables classiques.

Les seules exigences sont les suivantes :

• suivi chronologique des ventes encaissées (les recettes), quelle que soit l’activité ;
• suivi chronologique des achats décaissés (les dépenses), pour les activités de vente de marchandises (ainsi que pour les fournitures, les denrées à consommer sur place ou à emporter, etc.).

Ce registre des achats, quand il existe, se distingue toutefois du classique journal des achats, car il part des opérations de banque et non pas des factures. C’est une différence majeure. C’est en quelque sorte le même suivi des achats que pour une entreprise qui réalise une comptabilité de trésorerie.

Que contient un journal d’achats et quelle forme prend-il ?

Voici concrètement comment opérer pour tenir correctement votre registre des achats.

Quels informations et comptes en colonnes prévoir pour vos opérations dans un journal des achats ?

L’article R123-74 du Code de commerce précise ce que doit comporter le journal comptable en général : « les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal ». Ce texte décrit ensuite les informations à mentionner pour chaque montant enregistré.

Ainsi, votre journal d’achats indique généralement :

• l’origine (date de la facture et identification du fournisseur) ;
• le contenu (nature de l’achat avec une description succincte) ;
• le montant hors taxes, la TVA et le montant TTC ;
• l’imputation comptable de chaque montant ;
• la référence de la pièce justificative qui correspond à cet achat.

Exemple de saisie d’un achat dans le registre comptable des achats

Voici un exemple d’enregistrement, colonne par colonne. C’est une facture d’achat de marchandises N° FA801. Son montant s’élève à 5 000 euros HT, avec une TVA de 20 %.

Quel support retenir pour votre registre des achats ?

Le Code de commerce évoque à l’article R123-73 les modalités à respecter pour les journaux comptables. La première possibilité consiste à tenir le registre avec une côte et un paraphe réalisé par le greffe du tribunal de commerce.

Dans la pratique, le format numérique s’impose. Le Code de commerce prévoit aussi cette solution. Il précise : « des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal et de grand-livre. Dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve ».

Avec l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, les entreprises ne saisissent plus manuellement les montants dans chaque journal. Les pièces viennent alimenter le registre des achats automatiquement, grâce aux systèmes du type machine learning. Cette forme d’IA sait imputer correctement les pièces, en fonction de sa connaissance de l’historique de l’entreprise.

Comment ce suivi de chaque achat s’insère-t-il dans la comptabilité d’une entreprise ?

Le journal d’achat représente une partie seulement de vos données à comptabiliser au cours d’un exercice. Vous réalisez les mêmes suivis dans les autres domaines de l’entreprise. C’est le cumul de tous ces journaux qui constituent en réalité la comptabilité complète. Elle se finalise avec une liste de documents qui servent à présenter la situation financière et économique. Ce sont le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Quels sont les différents journaux comptables ?

Dans toutes les entreprises, y compris les TPE, vous retrouvez au minimum :

• le journal des achats ;
• le journal des ventes ;
• le journal de banque (un par banque) ;
• le journal de caisse (un par caisse) ;
• le journal de paie ;
• Le journal des opérations diverses, pour les ajustements liés à la clôture des comptes (provisions et amortissements) ainsi que pour corriger des écritures.

Peut-on créer autant de journaux que l’on veut dans une comptabilité ?

Oui ! La quantité de journaux dépend en partie de la taille de l’entreprise, de la complexité de son organisation et de son activité. Exactement comme dans une maison, en fonction de la dimension de la famille et de la quantité d’éléments à classer, vous pouvez démultiplier les placards de rangement.

Par exemple, pour des cartes virtuelles utilisées par vos collaborateurs, vous pouvez créer un journal uniquement pour comptabiliser les montants de dépenses issues de ce mode de paiement.

Vous souhaitez distinguer les achats en provenance d’une plateforme de facturation électronique et réalisés en France de ceux de fournisseurs étrangers ? Ouvrez plusieurs journaux :

• les achats domestiques ;
• les achats intracommunautaires ;
• les importations.

Qu’est-ce qui relie le grand livre et le livre-journal ou les journaux comptables ?

Les commerçants doivent, en plus du livre-journal, tenir un grand-livre, conformément à l’article R123-173 du Code de commerce.

Les données incluses dans le grand-livre proviennent toutes des journaux comptables, dont celui des achats. Ici, chaque tiroir de l'armoire contient les informations d’un compte comptable et non pas un seul type d’écriture (achats, ventes, écritures de banque, etc.). Finalement, la différence entre ces deux registres comptables correspond à la manière de ranger les données.

Pour une gestion des achats sereine, équipez-vous d’un logiciel comme Tiime

Une bonne gestion des dépenses suppose de bien renseigner son journal des achats notamment. Si vous êtes tenu à une comptabilité d’engagement, cette obligation doit se compléter d’un suivi des règlements et des échéances. C’est indispensable pour le contrôle et le pilotage de la trésorerie.

Pour tous ces registres comptables, équipez-vous d’outils digitaux simples et adaptés aux petites entreprises. Vous serez guidé dans la manière de tout comptabiliser et vous éviterez les ressaisies. Tiime vous offre ce type de services administratifs, avec une plateforme qui centralise tout ce dont vous avez besoin : facturation, comptabilité et compte pro. Pour tester gratuitement l'application Tiime et sans vous engager, créez votre compte en ligne en quelques clics.