Gestion des dépenses de votre entreprise, pourquoi ne pas l'automatiser ?

Heureusement, aujourd’hui, on vous propose de transformer cette corvée en un jeu d’enfant grâce à l’automatisation. Moins de paperasse, plus de temps pour ce qui compte réellement (comme développer votre business ou savourer votre café tranquillement). Prêts à dire adieu aux galères ?

Comprendre la gestion des dépenses en entreprise

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses englobe tout ce qui concerne l’enregistrement, le suivi, et le contrôle des coûts engagés par une entreprise pour son fonctionnement. Cela inclut les achats de fournitures, le remboursement des notes de frais, et le paiement des factures. Bien gérer ses dépenses, c’est garantir une meilleure maîtrise de sa trésorerie et optimiser ses décisions financières. Cela implique aussi de distinguer clairement les charges fixes / charges variables, en identifiant notamment les coûts fixes et coûts variables pour ajuster les budgets selon l'activité.

Quels sont les 3 types de dépenses ?

• Dépenses fixes : Ces coûts, tels que les loyers ou les salaires, restent constants d’un mois à l’autre. On parle ici de salaire charge fixe ou variable, ou encore de loyer charge fixe ou variable, à analyser selon les contextes.
• Dépenses variables : Évoluent selon l’activité, comme les matières premières ou les coûts logistiques. On peut utiliser des outils pour le calcul charges variables, et consulter une charges variables liste pour mieux les identifier.
• Dépenses imprévisibles : Imprévus ou réparations d’urgence qui nécessitent une gestion anticipée.

Il est aussi pertinent de connaître la liste des charges fixes d'une entreprise, incluant parfois la dotation aux amortissements charge fixe ou variable, les fourniture de bureau charge fixe ou variable, ou encore toute charge de structure liée à l’organisation.

Pourquoi catégoriser les dépenses ?

La catégorisation permet d’avoir une vision claire et ordonnée des finances de l’entreprise. Par exemple : séparer les frais marketing des frais administratifs peut révéler des opportunités d’optimisation budgétaire. Savoir si une amortissement charge fixe ou variable change selon le type de bien ou service concerné aide aussi à prendre de meilleures décisions.

Les enjeux d'une gestion efficace

• Prévenir les difficultés financières : Une bonne organisation évite les surprises de trésorerie.
• Renforcer la rentabilité : Détecter les coûts inutiles et les réduire.
• Motiver les employés : Un processus fluide, comme le remboursement rapide des notes de frais, améliore la satisfaction des équipes.

Les limites de la gestion manuelle des dépenses

Erreurs humaines et conséquences

La gestion manuelle implique souvent des tâches répétitives : collecte de reçus, saisie dans des tableurs, validation par plusieurs responsables. Ces étapes augmentent le risque d’erreurs comme des doublons ou des oublis.

Inefficacité et perte de temps

Le traitement des dépenses peut devenir un gouffre temporel. Imaginez devoir compiler manuellement des données pour établir un rapport en fin de mois. Cela retarde les prises de décisions stratégiques et laisse peu de place à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Insatisfaction des employés

Un processus lent de remboursement des notes de frais peut créer de la frustration. Les collaborateurs avancent généralement leurs propres fonds, ce qui peut générer du stress, surtout s'ils attendent plusieurs semaines pour un remboursement.

L'automatisation de la gestion des dépenses

Qu'est-ce que l'automatisation des dépenses ?

Automatiser la gestion des dépenses signifie utiliser des logiciels pour simplifier et centraliser des tâches comme la numérisation des justificatifs, la validation des frais ou l’intégration comptable. Ces outils remplacent les processus manuels pour gagner en efficacité et en fiabilité.

• Gain de temps : Les reçus peuvent être scannés et reconnus automatiquement grâce à des technologies comme l’OCR (reconnaissance optique des caractères).
• Réduction des erreurs : Fini les doublons ou les reçus perdus.
• Visibilité accrue : Vous pouvez suivre vos dépenses en temps réel sur un tableau de bord centralisé.
• Conformité réglementaire : Archivage sécurisé et export simplifié des données pour les déclarations fiscales.

Quoi de mieux qu'un bon outil pour la catégorisation de vos dépenses ! 

Parmi les solutions disponibles, Tiime se distingue par sa simplicité et sa robustesse. Il permet de :

• Scanner les justificatifs directement via l'application mobile.
• Classer automatiquement les dépenses par catégorie.
• Labelliser toutes vos factures d'achats.
• Fournir les données essentielles à votre expert-comptable.
• Gérer aussi bien vos charges fixes que vos charges variables selon les catégories. 
• Générer des rapports prêts pour la comptabilité en quelques clics

Comment automatiser la gestion des dépenses dans votre entreprise

Analyse de vos besoins

Avant de choisir un outil, identifiez vos points de friction :

• Combien de temps passez-vous sur la gestion de vos factures d'achat ?
• À quelle fréquence rencontrez-vous des erreurs ou des retards ?
• Avez-vous une bonne visibilité sur le calcul charge fixe de votre activité ? 

Choisir une solution adaptée

Critères à considérer :

• Facilité d’utilisation : L’outil doit être accessible à tous, même aux moins technophiles.
• Intégration avec votre comptabilité : Assurez-vous que le logiciel peut exporter les données vers votre outil comptable.
• Coût : Privilégiez une solution au rapport qualité-prix optimal, comme Tiime, qui propose une version gratuite pour commencer.
  
  

Formation et adoption par les équipes

• Proposez une formation rapide à vos collaborateurs pour qu’ils s’approprient l’outil. (Mieux encore, regarder si la solution choisie propose des formations pour être accompagné).
• Communiquez les bénéfices concrets : gain de temps, remboursements plus rapides.

"Pratique et intuitive. On a une dépense, on prend en photo le justificatif sur l'application et le tour est joué ! Le petit plus : la valeur probante auprès de l'administration fiscale" - Charlotte Faudrin

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