Comptabilité de trésorerie : une gestion simple et efficace en TPE

Quels que soient votre activité et votre régime fiscal, la comptabilité de trésorerie présente des atouts au quotidien. Elle consiste à suivre les encaissements et les décaissements de façon chronologique et exhaustive. C’est un procédé qui se simplifie énormément grâce aux outils modernes utilisables en ligne et connectés aux comptes bancaires.

Ce type de gestion comptable ne suffit pas toujours, selon les obligations qui s’imposent à certaines entreprises. Mais, dans tous les cas, c’est une étape utile et accessible à tout entrepreneur. Tiime vous explique tout.

Comment fonctionne la comptabilité de trésorerie ?

Deux types de suivis comptables existent en France : la comptabilité de trésorerie ou de caisse et la comptabilité d’engagement. Chacun poursuit un but précis et s’applique à des entreprises spécifiques.

Comment définir la comptabilité de trésorerie ou comptabilité de caisse ?

Cette comptabilité se concentre sur les flux d’opérations bancaires et de caisse, soit les encaissements et les décaissements. Elle enregistre donc tous les mouvements qui interviennent sur chaque compte de banque ou caisse et les classe par date et nature. Elle recense aussi les modes de règlement (virements, prélèvements, chèques, effets de commerce, espèces).

Toutefois, comme nous l’expliquons dans la suite de l’article, cette comptabilité se complète à la fin de l’exercice. Ainsi, la clôture prend en compte les factures non payées, tant côté client que fournisseur, afin de constater les créances et les dettes au bilan.

Quelles sont les autres formes de suivi comptable en France ?

Deux autres systèmes existent, dont celui hybride de la micro-entreprise et celui de la comptabilité d’engagement.

Les obligations comptables spécifiques aux micro-entreprises : une comptabilité de trésorerie allégée

L’auto-entreprise ou micro-entreprise correspond à une entreprise individuelle (EI) qui ne dépasse pas les seuils de chiffre d’affaires prévus par les textes. Ces petites structures bénéficient d’un régime fiscal allégé et d’obligations comptables limitées.

Les prestataires de services se contentent de suivre leurs encaissements chronologiques. Quant aux commerçants, ils y ajoutent les décaissements relatifs aux achats. En quelque sorte, ils réalisent donc une comptabilité de trésorerie restreinte, car ils n’ont pas l’obligation d’établir un bilan et un compte de résultat. Ils n’ont pas besoin de comptabiliser les engagements à la clôture, soit les dettes et les créances.

Toutefois, c’est important de suivre également les factures émises et en attente de règlement client, tout comme celles qui proviennent des fournisseurs.

La comptabilité d’engagement : la prise en compte des créances et des dettes

Ce type de comptabilité consiste à recenser les engagements vis-à-vis des tiers, clients, fournisseurs et salariés. C’est donc un système comptable qui enregistre d’abord les factures, les bulletins de salaire, les déclarations sociales, de TVA, les tickets, justificatifs et notes de frais. Il ne se préoccupe pas dans un premier temps de savoir si les montants sont payés ou pas. Puis, il comptabilise aussi les règlements entrants comme sortants.

Prenons un exemple avec l’émission d’une facture client qui s’enregistre immédiatement ainsi :

Cette écriture sert donc à constater la vente, la TVA à reverser à l’État et la créance que le client doit payer à l’entreprise pour ses achats.

Dès que le client envoie le règlement, par exemple par virement bancaire, l’entreprise récupère le mouvement sur le compte et l’intègre en comptabilité ainsi :

Ainsi, le compte client 411 est soldé. Additionnez les mouvements des deux écritures, vous obtenez 1 200 euros au débit et 1 200 euros au crédit. La différence (le solde) s’élève donc à zéro. Et, l’argent se retrouve sur le compte de banque.

Quelles sont les entreprises autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie plutôt que d’engagement ?

Ces deux systèmes, la comptabilité d'engagement et la comptabilité de trésorerie, sont réglementés. Vous devez vérifier vos obligations comptables, même si des options restent possibles pour la comptabilité d’engagement. Cela dépend à la fois du type d'activité et du régime fiscal.

Cas des bénéfices industriels et commerciaux (BIC)

La comptabilité de trésorerie est autorisée pour les commerçants et artisans qui relèvent du régime micro-BIC (voir l’analyse sur l’auto-entreprise ci-dessus) ou du réel simplifié d’imposition (RSI). Cela signifie que les entreprises qui atteignent les seuils du réel normal doivent en revanche disposer d’une comptabilité d’engagement.

Les BIC concernent aussi les professionnels soumis selon leur activité aux BNC, mais qui exercent leur métier dans une société commerciale soumise à l’IS.

Le plafond de chiffre d’affaires à ne pas dépasser actuellement pour la comptabilité de trésorerie s’élève à :

• 840 000 euros pour les activités commerciales et artisanales ;
• 254 000 euros pour les activités de services soumises aux BIC.

Cas des bénéfices non commerciaux (BNC)

Les professionnels qui réalisent des prestations de service et qui exercent dans une structure soumise à l’impôt sur le revenu sont imposés selon le régime des BNC. Ce sont des indépendants, des consultants, les professions libérales, le secteur médical, etc.

Dans ce cas, ils doivent impérativement tenir une comptabilité de trésorerie. Ils établissent sur le plan fiscal une déclaration appelée « déclaration contrôlée » (formulaire n° 2035).

En quoi consiste concrètement une tenue comptable basée sur les encaissements et décaissements ?

Même si la comptabilité de caisse s’avère plus simple que la comptabilité d'engagement, les entrepreneurs ont tout intérêt à collaborer avec un expert-comptable.

D’une part, ce système ne les dispense pas de déposer les déclarations de TVA et les liasses fiscales. En outre, les écritures de fin d’exercice qui viennent s’ajouter aux mouvements bancaires demandent plus de qualification comptable.

La comptabilisation des opérations courantes en cours d’exercice

Tout au long de l’exercice comptable, les écritures enregistrent de façon chronologique toutes les dépenses et recettes de l’entreprise, jour par jour. En plus des règlements relatifs aux factures, citons le paiement des salaires, de la TVA, des charges sociales et des échéances d’emprunt. N’oubliez pas aussi les différents impôts et taxes.

Les écritures à ajouter à la clôture des comptes pour les activités BIC soumises au RSI

Même si vous pouvez vous contenter d’une comptabilité de trésorerie, sauf si vous êtes micro-entrepreneur, vous devez établir des comptes annuels en fin d’exercice. 

Aussi, les comptabilisations suivantes s'ajoutent à la clôture :

• les factures de vente émises et non encaissées, soit les créances clients ;
• les livraisons réalisées et non facturées, sous forme de provisions (produits à recevoir) ;
• le montant du crédit de TVA à se faire rembourser sur l'exercice suivant ou le montant de la TVA à payer (le cas échéant) ;
• les factures d’achat reçues et non payées, soit les dettes fournisseurs ;
• les livraisons des fournisseurs qui restent en attente de facturation, sous forme de provisions (charges à payer) ;
• les autres dettes ou engagements vis-à-vis des salariés ou organismes sociaux (provisions pour congés payés notamment) ;
• les autres écritures d’inventaire, dont les stocks ;
• les amortissements des immobilisations et les provisions pour dépréciation éventuelles.

Quelle est la différence entre une comptabilité de trésorerie et un budget de trésorerie ?

En cours d’année, vous pourriez penser que la comptabilité de trésorerie ressemble à un budget. En réalité, elle reste l’enregistrement des transactions financières passées. Ce n’est donc pas une prévision budgétaire.

En revanche, ce suivi de trésorerie constitue souvent le point de départ utile et pertinent pour un entrepreneur qui souhaite réaliser des projections financières. C’est plus simple de partir des encaissements et décaissements par nature pour bâtir un prévisionnel. Vous devez toutefois vous interroger sur l’évolution de votre activité, surtout si elle présente une croissance ou une saisonnalité importante.

Pourquoi cette méthode de comptabilité de caisse mérite-t-elle toute l’attention de l’entrepreneur ?

Tenir sa comptabilité constitue une obligation légale pour la plupart des entreprises, mais pas seulement. Suivre les mouvements de trésorerie revêt une grande importance pour la gestion d’une activité au quotidien.

En ce sens, la comptabilité de trésorerie s’avère idéale, facile et accessible dans beaucoup de petites sociétés.

Un système accessible au dirigeant de TPE et solopreneur afin de suivre ses dépenses et recettes au fil de l’eau

Ce type de comptabilité ne demande pas de compétences comptables particulières. Il s’agit de reprendre les transactions présentes sur les comptes bancaires. C’est un mode de comptabilisation simple que tout entrepreneur, avec un outil adéquat, peut réaliser seul en général. C’est d’autant plus vrai, que les systèmes informatiques actuels automatisent ces opérations en relation avec les comptes bancaires, via des connecteurs.

Dans le même temps qu’il alimente sa comptabilité d’un point de vue légal et fiscal (TVA), le dirigeant de TPE dispose donc d’un classement régulier des différents montants, par catégorie ou nature. Le logiciel qu’il utilise lui permet en général de consulter, filtrer et analyser les opérations historiques.

Des nouvelles technologies qui encadrent les processus et réduisent les risques d’erreurs

Ce mode de comptabilisation de trésorerie devient encore plus simple pour le chef d’entreprise qui souhaite le réaliser seul, du fait des nouveaux outils disponibles sur le marché. Ce type d’application comporte un système de récupération ou d’intégration des mouvements bancaires en automatique dans la comptabilité.

Aucune saisie manuelle n’est requise pour générer ces écritures comptables. Ceci réduit les risques d’erreurs. L’affectation d’étiquettes ou la catégorisation de chaque montant s’effectue selon des règles paramétrées.

Une simplicité de l’analyse et de la gestion en temps réel avec des outils en ligne comme Tiime

Parmi ces outils, Tiime occupe une place de choix. C’est l'application phare pour l’entrepreneur, tant pour la facturation, la gestion comptable que pour son compte bancaire pro.

Non seulement le chef d’entreprise peut payer avec un compte pro directement intégré à l’application, mais il synchronise tous ses comptes bancaires.

Tiime propose ainsi plus de 200 connecteurs. Il peut associer facilement chaque justificatif à chaque écriture de banque.

Toutes les dépenses sont classées catégorie par catégorie, afin de suivre la trésorerie. Citons enfin, parmi les divers avantages, la prise en charge de l’archivage des documents sur la durée légale et dans les conditions requises par la loi.

Un préalable à toute bonne projection de trésorerie pour les semaines et mois à venir

Le fait de suivre ses dépenses et ses recettes en temps réel, grâce à la comptabilité de trésorerie, aide à piloter les liquidités. C’est la base de toute réflexion sur les projections d’encaissements et de décaissements sur plusieurs semaines.

Cette manière de fonctionner facilite l’évaluation des pics de trésorerie positifs comme négatifs. Ainsi, l’entrepreneur peut optimiser l’excédent de trésorerie et le placer correctement, sur la bonne durée. Avec une telle vision, il peut aussi identifier les moments où il doit faire attention à ses sorties de cash, voire chercher un financement à court terme.

Synthèse : 6 points à garder en tête pour la comptabilité de trésorerie d’une petite entreprise

1. La comptabilité de trésorerie enregistre les mouvements constatés sur les comptes bancaires. Elle se complète dans certains cas au moment de la clôture.
2. La différence avec la comptabilité d’engagement réside essentiellement dans sa simplicité au quotidien pour l’entrepreneur.
3. La comptabilité de trésorerie est réservée à certaines entreprises, selon leur activité et leur régime fiscal.
4. Dans beaucoup de cas, ce type de comptabilisation s’automatise avec des outils comme Tiime, du fait de connecteurs avec des centaines de banques.
5. Le suivi des dépenses et des recettes réalisé de cette manière constitue un excellent point de départ pour optimiser et établir des prévisions en matière de liquidités.
6. Toutefois, nous recommandons aussi de gérer les engagements avec les fournisseurs et ceux que vos clients ont pris envers vous. Le niveau de créances à recouvrer est à surveiller de près. De la même manière, se lancer dans des dépenses exige de respecter les dates auxquelles vous devez émettre les paiements.

La comptabilité de trésorerie est une méthode très simple pour suivre ses finances en TPE, du moins, pour les entreprises autorisées à retenir ce système comptable. En tant qu’entrepreneur, votre énergie doit se concentrer ailleurs que sur les tâches administratives.

C’est pourquoi Tiime vous apporte une solution technique pour réaliser ce suivi de façon efficace et automatique. Vous disposez ainsi de tous les flux de trésorerie, rangés et classés par catégorie. En outre, votre expert-comptable, s’il utilise aussi le logiciel Tiime, finalise la clôture de l'exercice et les déclarations fiscales directement dans le même outil.

La création d’un compte Tiime est rapide et ne vous engage à rien, sinon à découvrir toutes les fonctionnalités offertes par la plateforme. Envie d’essayer ? C’est ici.