Facturer sur Excel/Word quels sont les risques ?

Si vous vous demandez encore quel logiciel vous pouvez utiliser et si vous avez le droit d'utiliser Excel ou Word pour votre facturation, alors vous êtes au bon endroit !

Pour beaucoup de dirigeants et de chefs d'entreprises les logiciels Excel ou Word sont vus comme une solution de facilité pour une question d'organisation ou bien même de la gestion comptable. Ces deux logiciels bien connus des plus grands sont cependant loin d'être les plus simples et les plus sécurisants pour vos données. Malgré le fait que ces deux logiciels développés par Microsoft offrent un grand nombre de possibilités, vous comprendrez dans cet article qu'il ne s'agit pas de la meilleure solution pour émettre et/ou transmettre vos factures.

Est-ce légal de faire une facture sur Excel ou Word ?

Vous avez sûrement déjà créé une facture sur Excel ou Word à partir d'un modèle de facture pour faciliter votre processus de facturation.

L’article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts indique que toute personne assujettie à la TVA doit utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Depuis la mise en place de loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018, l’émission de factures créées via un tableau ou un logiciel de traitement de texte est déconseillée.

Lors de la facturation sur Excel, vous devez mentionner la date de la facture afin de pouvoir la retrouver plus facilement, ainsi que le montant de votre facture.

La saisie de ces données peut sembler simple mais est rapidement sujet à des erreurs qui peuvent valoir très chères car elles seraient assimilées à de la fraude.

Quels sont les risques d'utilisation de Excel ou Word pour sa facturation ?

La législation française n’interdit pas l’utilisation d’Excel et de Word pour émettre des factures. Néanmoins, ces logiciels ne sont pas adaptés à ce processus et peuvent provoquer des erreurs et des oublis.

Par conséquent, il est préférable d’utiliser un logiciel de facturation spécialement conçu à cet effet vous permettant de rentrer automatiquement vos numéros de factures.

1. Éviter du temps de perdu !

L'utilisation d'Excel requière que toutes vos données, chiffres, montant soient intégrées manuellement. Vous ne pouvez malheureusement pas échapper à la rentrée de données manuelle. Si vous n'avez pas l'habitude de réaliser des calculs automatiques sur Excel, vous perdrez un temps considérable. Les "Copier/Coller" ainsi que les "enregistrer sous" sont une source potentielle d'erreur lorsque vous devez rentrer vos montants de TVA.

Vous passerez finalement plus de temps à vous assurer de la bonne saisie de vos montants ou bien même de la mise en conformité de vos factures pour envoyer vos factures à vos fournisseurs. Ce temps pourrait être davantage consacré à vos clients.

En utilisant un logiciel de facturation, comme Tiime invoice, vos factures sont personnalisables et le template pour générer vos factures est simple d'utilisation, il vous permettra également de calculer automatiquement votre montant de TVA.

Avec un outil automatisé comme un logiciel de facturation vous pouvez notamment en un clic transformer vos devis en factures.

D'autant plus, avec la réforme sur la facturation électronique initialement prévue pour le 1er juillet 2024, Excel ou Word ne feront pas un relais automatique de vos données à l'administration fiscale contrairement à un logiciel de facturation qui s'assurera de faire la transmission automatiquement.

2. Assurer un suivi possible et des relances clients

Sur Excel l'une des fonctionnalités les plus appréciées du logiciel Microsoft est le calcul relativement facile des montants et la génération de tableur.

Malgré ces fonctionnalités phares, les choses manquantes à Excel ou bien Word pour créer vos factures sont le suivi et la relance client.

Tiime propose gratuitement une relance client directement sur l'application en proposant un message de relance automatique lorsque que le client a un retard de paiement. Le logiciel de facturation vous permettra également de suivre en temps réel vos flux de trésorerie, ce que ne propose pas le logiciel Excel ou Word.

3. Une communication fluide garantie

L'un des principaux avantages d'un logiciel de facturation est d'assurer le relais d'information avec votre comptable de manière fluide.

Avoir une application vous permettant de vous connecter de manière direct à votre expert comptable, vous assurera la validité de vos données ainsi que le suivi de votre activité en temps réel.

4. Un logiciel plus précis et conforme

Excel n'est pas un logiciel aussi performant et précis qu'on pourrait penser. Contrairement à un logiciel de facturation ou les données sont vérifiées par une double OCR (Reconnaissance optique de caractères), qui lui fait preuve d'une précision hors-norme. 

• L’OCR : cette seconde étape est très importante puisqu’elle permet de détecter les informations essentielles indiquées sur la facture d’achat. L’OCR analyse le montant TTC, la date de la facture, le nom du fournisseur et la TVA inscrite sur le justificatif. Sans elle, notre algorithme ne pourra pas faire le rapprochement avec les informations des transactions.

Est-ce obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation ?

L'utilisation d'un logiciel de facturation n'est pas obligatoire mais fortement recommandée, cependant de nombreux risques existent avec l'utilisation exclusive d'Excel ou de Word.
Des risques tels que la perte de vos données, l'oubli de relance des impayés, les validations des devis...

Avec l'arrivée de la facturation électronique suite à la nouvelle réforme de 2024, utiliser un logiciel de facturation vous permettra d'envoyer, transmettre, extraire vos données relatives à la facturation directement à l'administration fiscale. Sans logiciel de facturation la transmission de vos données ne se fera pas automatiquement et ne garantira pas la transmission de vos données en toute sécurité.