Logiciel comptable SASU : les 7 questions pour bien choisir

1 - Quelles sont les obligations auxquelles répond un logiciel comptable en SASU ?

Comprendre ce que vous impose la réglementation vous aide ensuite à analyser les outils du marché pour identifier celui qui convient le mieux à votre SASU.

Qu’est-ce qu’une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ?

C’est une société commerciale, comme la SAS, la SARL ou l’EURL. En fait, c’est le même type de structure qu’une SAS, mais avec un seul associé. Le président de la SASU représente la société. C’est souvent l’associé unique qui occupe cette fonction. La SASU dispose obligatoirement d’un capital social, mais sans montant minimum. Ce sont les statuts, dès la création de l’entité juridique, qui régissent son fonctionnement.

Qu’est-ce que l’obligation de tenue de la comptabilité pour une SASU ?

En tant que structure commerciale, la SASU doit systématiquement respecter des obligations sur le plan de la facturation, de la comptabilité et de la fiscalité. C’est le régime fiscal en matière d’imposition des résultats qui détermine le niveau des obligations comptables.

Dans tous les cas, une SASU doit enregistrer chronologiquement toutes les opérations qui affectent son patrimoine. Elle doit aussi réaliser un inventaire de ses actifs et de ses passifs à la fin de l’exercice comptable. Elle établit un compte de résultat, un bilan et une annexe. Elle dispose d’un livre-journal, d’un grand-livre et d’un manuel des procédures comptables. Enfin, la SASU a l’obligation de conserver ses pièces justificatives et factures pendant 10 ans.

Les SASU qui sont soumises au régime réel simplifié d’imposition peuvent alléger les documents annuels, avec un bilan, un compte de résultat et une annexe simplifiés.

Quelles sont les obligations fiscales d’une SASU ?

Qu’elle soit soumise à l’impôt sur les sociétés (de plein droit) ou à l’impôt sur le revenu (sur option), la SASU établit annuellement une liasse fiscale afin de déclarer ses résultats. Les déclarations dépendent aussi du régime : réel normal ou réel simplifié.

Voici les déclarations de résultat requises selon les cas :

Notez aussi qu’un régime réel simplifié pour la TVA s’applique si la SASU ne dépasse pas certains seuils. Nous les avons détaillés dans l’article sur les risques de faire sa déclaration de TVA soi-même.

Pourquoi est-ce incontournable d’adopter un logiciel comptable en SASU ?

Les différentes dispositions réglementaires en matière de comptabilité et de fiscalité conduisent à adopter un outil spécialement prévu pour le suivi comptable. Même si la loi n’impose pas strictement l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, dans les faits, il devient impossible de faire sans.

Prenons l’exemple du FEC. Dès lors que la comptabilité est informatisée, les entreprises doivent pouvoir produire un FEC (fichier des écritures comptables) en cas de contrôle fiscal. C’est impossible de respecter cette obligation avec une comptabilité tenue, par exemple, sur tableur.

2 - Une SASU doit-elle disposer obligatoirement d’un expert-comptable ?

Que vous exerciez votre activité professionnelle en entreprise individuelle, en SASU, SARL, EURL, etc., rien ne vous oblige à faire appel à un cabinet d’expertise comptable pour votre comptabilité. Cela vaut pour la tenue des écritures comptables, comme pour l’établissement des états financiers annuels ou de la liasse fiscale.

Toutefois, la SASU, bien qu’idéale pour des petits entrepreneurs, est une forme de société commerciale complexe sur le plan de la réglementation. C’est parfois compliqué de respecter toutes les obligations comptables, sociales et fiscales tout seul.

Les techniques comptables à maîtriser pour clôturer ses comptes, par exemple, conduisent souvent à faire appel à un expert-comptable et à ses collaborateurs. En tant que président de SASU, utilisez plutôt votre temps ailleurs que dans des tâches administratives. En outre, vous disposez rarement des compétences pour cela. Si vous n’avez pas la possibilité d’embaucher votre propre comptable, le recours au cabinet s’impose.

3 - Faut-il choisir le même outil de comptabilité que son cabinet d’expertise comptable ?

Vous avez en tête que le recours à un expert-comptable est recommandé pour une SASU. Mais, vous ne savez pas si vous devez utiliser les mêmes logiciels que lui. C’est une excellente question avant d’adopter votre propre outil comptable.

De quoi a besoin votre expert-comptable pour vous accompagner ?

L’émission de devis et de factures, tout comme le contrôle des justificatifs pour vos achats fournisseurs, exige des outils spécifiques, en amont de la comptabilité, et encore plus avec l’arrivée de la facturation électronique.

Votre expert-comptable a besoin de traiter tous ces documents, tout comme les extraits de comptes bancaires. L'idéal est d’éviter de saisir chaque montant à la main. Aussi, le type de logiciel utilisé par la SASU correspond souvent à une étape appelée la pré-comptabilité. Ce système permet d’extraire les données des factures afin de préparer automatiquement les écritures comptables. Un tel logiciel se connecte ensuite à la solution retenue par votre cabinet pour établir vos comptes annuels et vos déclarations fiscales.

Pourquoi l’outil collaboratif représente-t-il la meilleure solution pour la SASU et son expert-comptable ?

Une alternative existe avec l’outil partagé ou collaboratif. Avec ce type de logiciel, le président de la SASU et son expert-comptable travaillent sur le même système. Chacun dispose de ses propres accès et fonctionnalités. Les données de la pré-comptabilité, alimentées par la SASU, se déversent dans le module de comptabilité du cabinet. Ce fonctionnement s’avère plus simple et plus fluide.

4 - Est-ce mieux d’adopter une solution pour devis et factures qui sert aussi pour sa comptabilité ?

Cette question rejoint indirectement la précédente. La création de devis et leur transformation en factures électroniques correspondent à une tâche réalisée par le dirigeant de la SASU, avant la tenue de la comptabilité.

Le fait d’utiliser un outil qui inclut directement le transfert comptable facilite l’établissement des comptes. Le cabinet passe moins de temps, du fait de l’absence de saisies manuelles des écritures. Le PDG de SASU peut consulter directement les comptes clients en comptabilité, sans devoir attendre un état transmis par son comptable.

Enfin, rappelez-vous au moment du choix que la réforme de la facturation électronique représente avant tout l’arrivée d’une nouvelle réglementation fiscale. Mieux vaut tout gérer dans le même logiciel pour simplifier le suivi de la comptabilité et de la TVA.

5 - Existe-t-il des outils spécifiques pour la gestion administrative et comptable des SASU ?

Lorsque vous cherchez votre futur logiciel de pré-comptabilité et de comptabilité, sachez que de multiples solutions adaptées aux petites entreprises s’envisagent. Toutefois, le logiciel étiqueté spécial SASU n’existe pas.

Dans les faits, c’est rarement le statut juridique de l'entreprise qui guide le choix des outils, sauf peut-être dans des cas très spécifiques, comme les associations ou les coopératives. C'est plus important de vous concentrer sur les fonctionnalités du logiciel.

Bien évidemment, si vous dirigez une petite SASU, mieux vaut éviter les systèmes adaptés aux grandes entreprises, comme certains ERP. Orientez-vous vers des logiciels de facturation pour TPE ou mieux : un logiciel comme Tiime, qui vous simplifie la comptabilité.

6 - Quelles fonctionnalités doit idéalement comporter un logiciel comptable de SASU ?

Si vous avez le choix, orientez-vous pour le maximum de praticité vers un logiciel comptable pour SASU qui concentre toutes vos tâches, ainsi que celles réalisées par votre comptable.

Ce logiciel comptable idéal comprend :

1. La gestion administrative et commerciale : devis, factures et gestion de la relation clients. Par exemple, Tiime propose avec son offre BUSINESS à 24,99 euros HT par mois la signature électronique des devis.
2. La gestion des achats et des dépenses. Chez Tiime, la réception des factures électroniques des fournisseurs s’effectue gratuitement, en conformité avec la nouvelle réglementation fiscale. En plus de piloter vos achats, vous pouvez aussi suivre vos notes de frais ainsi que vos indemnités kilométriques.
3. La synchronisation avec les comptes bancaires de l’entreprise. Tiime vous propose cette fonctionnalité dès l’offre SMART à 17,99 euros HT. Avec cet abonnement, vous pouvez aussi détenir directement un compte pro sur la plateforme Tiime.
4. La préparation et la transmission des déclarations à l’administration fiscale par votre cabinet comptable (ou sous leur supervision). Tiime permet le partage de l’application avec votre cabinet dès l’offre SMART.
5. L’archivage des factures et autres pièces justificatives à la valeur probante. C’est également ce que vous permet l’abonnement SMART de Tiime.
6. Le tableau de bord du dirigeant de la SASU, avec plus ou moins d'informations sur le chiffre d’affaires, les dépenses, les marges et la trésorerie. Nos différents abonnements proposent ce type de fonctionnalités plus ou moins détaillées, jusqu'au prévisionnel de trésorerie intégré à l’offre BUSINESS.
7. Le pilotage global de la facturation électronique. Cela dépasse la seule émission de factures dans un format conforme, soit Factur-X, CII ou UBL. Il s’agit aussi de transmettre ces factures aux clients et de communiquer les données requises par l'administration fiscale (e-invoicing et e-reporting). Tiime, en tant que plateforme agréée, vous garantit toutes ces étapes au sein de sa plateforme.

7 - De quels atouts doit disposer votre futur logiciel de comptabilité pour votre SASU ?

L’examen des fonctionnalités du logiciel comptable s’impose avant de prendre sa décision. Mais, cela ne suffit pas à trancher. Voici l’ensemble des aspects à passer en revue :

• Ensemble des fonctions adaptées à une SASU et au suivi administratif de l’activité (voir paragraphe précédent).
• Simplicité de l’ergonomie. Même si vous utilisez probablement ce logiciel presque chaque jour, une prise en main facile aide à travailler plus vite.
• Partage des informations avec son comptable, parce que la pré-comptabilité que vous réalisez sert à alimenter ensuite en automatique et au moindre coût la comptabilité. Cette collaboration en ligne facilite aussi les échanges et interactions.
• Solution globale pour tous les besoins de gestion administrative et comptable. Ce fonctionnement, tel que Tiime le propose aux SASU, rend le suivi administratif plus facile. Inutile de passer d’un logiciel de facturation à un logiciel comptable ou à une plateforme agréée pour la facturation électronique.

La plateforme Tiime coche toutes les cases de la SASU

Les dirigeants de SASU ont choisi une forme juridique qui les conduit à devoir respecter des obligations comptables et fiscales bien spécifiques. Idéalement, mieux vaut dans un tel cas opter pour une plateforme tout-en-un et qui facilite la collaboration avec son cabinet d’expertise comptable. Elle apporte tous les services en ligne utiles pour l’entrepreneur et un partage immédiat des factures et justificatifs avec le comptable. C’est exactement le fonctionnement que nous avons retenu chez Tiime. Envie d’essayer ? Créer un compte sans engagement et gratuitement vous prendra quelques secondes.

Sources & Références

• Obligations comptables d'une société commerciale, Entreprendre service public.gouv.fr
• Fiscalité de la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) : ce qu’il faut savoir