Facturation électronique et logiciel de caisse : les obligations pour les commerçants

• deux obligations distinctes pour les commerçants : la certification du logiciel de caisse et la réforme de la facturation électronique ;
• le logiciel de caisse doit être attesté ou certifié conforme depuis la loi anti-fraude à la TVA ;
• dès le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie devra pouvoir recevoir des factures électroniques via une Plateforme Agréée ;
• les ventes aux particuliers (B2C) relèvent du e-reporting, les ventes aux professionnels (B2B) de la facture électronique ;
• le bon logiciel de gestion relie la caisse, les devis et factures, la comptabilité et la transmission conforme à l’administration fiscale.

Logiciel de caisse et facture électronique : deux obligations à ne pas confondre

Les deux mesures visent le même but : réduire la fraude à la TVA. Mais elles ne reposent pas sur les mêmes règles, ni sur le même calendrier.

Pour y voir clair, voici ce qui distingue les deux dispositifs :

La certification (ou l’attestation) du logiciel de caisse

Depuis 2018, tout commerçant assujetti à la TVA qui enregistre des paiements sur un logiciel de caisse doit utiliser un outil sécurisé.

Quatre conditions doivent être réunies :

• l’inaltérabilité des données enregistrées ;
• la sécurisation des opérations de vente ;
• la conservation des données dans le temps ;
• l’archivage des écritures pour le contrôle fiscal.
  
  

Cette conformité se prouve de deux façons.

Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, comme INFOCERT (AFNOR) ou le LNE. Soit par une attestation individuelle de l’éditeur.

La réforme de la facturation électronique et le e-reporting

Cette réforme ne remplace pas la certification de la caisse, elle s’y ajoute.

Elle repose sur deux mécanismes :

• la facture électronique (e-invoicing) pour les ventes entre professionnels (B2B) ;
• le e-reporting pour les ventes aux particuliers (B2C) et certaines opérations à l’étranger.
  
  

Pour un commerce de détail, c’est souvent le e-reporting qui pèse le plus.

Un commerçant qui vend surtout à des particuliers n’émet pas une facture électronique pour chaque ticket. Il transmet à l’administration un récapitulatif de ses données de vente, à intervalle régulier.

C’est tout l’objet du e-reporting.

Qui est concerné, et selon quel calendrier ?

Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont concernées. Commerçants, artisans du bâtiment, professions libérales, sociétés et même les SCI assujetties : personne n’y échappe, quelle que soit la taille de la société. L’objectif de la réforme est clair, moderniser les échanges et limiter la fraude. Le calendrier, lui, dépend de la taille de l’entreprise.

À partir du 1er septembre 2026, chaque entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre et de remonter ses données arrive ensuite, selon la taille de la société.

Les ventes aux particuliers (B2C) et le e-reporting

C’est le cœur du sujet pour un commerce physique. Boulangerie, épicerie, boutique de prêt-à-porter : la plupart des ventes se font à des particuliers, sans facture nominative.

Pour ces transactions, pas de facture électronique. Le logiciel de caisse doit transmettre les données de vente, comme le montant, la TVA et la date, sous forme de e-reporting, via une Plateforme Agréée. Le rythme de transmission dépend du régime de TVA : il peut aller de quelques jours à une fois par mois. Les ventes à distance, sur un site web par exemple, suivent la même logique.

Les ventes aux professionnels (B2B) et la facture électronique

Dès qu’un commerçant facture une autre entreprise, par exemple un achat en gros ou une vente à un professionnel, il bascule dans le circuit de la facture électronique.

La facture doit alors être émise dans un format structuré, comme Factur-X, UBL ou CII, puis transmise par une plateforme agréée. Le PDF envoyé par mail ne suffira plus. Quatre nouvelles mentions obligatoires s’ajoutent à celles d’aujourd’hui : le SIRET, l’adresse de livraison du bien, la nature de l’opération et la mention de l'option pour le « paiement de la TVA d'après les débits » le cas échéant.

Un même commerçant peut donc cumuler les deux flux : du e-reporting pour ses ventes en boutique, des factures électroniques en entrée et en sortie pour ses clients professionnels.

Ce que votre logiciel de caisse doit savoir faire

La question n’est plus seulement « ma caisse est-elle certifiée ? ». Elle devient « ma caisse sait-elle dialoguer avec une plateforme agréée ? ».

Voici les fonctions à vérifier :

• générer un e-reporting des ventes B2C à partir des données d’encaissement ;
• produire une facture au format électronique structuré pour les ventes B2B ;
• recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs ;
• se connecter à une plateforme agréée pour la transmission à l’administration fiscale ;
• conserver et archiver les documents selon les durées légales.
  
  

Si un seul de ces points manque, une mise à jour ou un outil complémentaire sera nécessaire. La plupart des éditeurs proposent une évolution logicielle, souvent moins coûteuse qu’un changement de matériel.

Comment se mettre en conformité sans tout changer

Bonne nouvelle : changer de logiciel de caisse n’est pas toujours nécessaire. La démarche tient en quelques étapes.

Les voici, dans l’ordre :

• vérifier que votre caisse est bien attestée ou certifiée conforme ;
• demander à votre éditeur sa feuille de route pour la facturation électronique ;
• identifier la plateforme agréée à laquelle votre outil se connectera ;
• tester la réception de factures avant l’échéance de septembre 2026 ;
• prévoir la formation de vos équipes au nouveau circuit de vente et de facturation.
  
  

Pour le volet facturation et e-reporting, certains commerçants préfèrent coupler leur caisse à une plateforme dédiée. Des solutions agréées comme Tiime gèrent l’émission des factures, leur transmission et le e-reporting, avec une offre gratuite. La caisse reste l’outil d’encaissement, la plateforme agréée prend en charge la conformité à la réforme.

Bon à savoir

Tiime déploie d’ici à l’entrée en vigueur des obligations de facturation électronique, des connecteurs directs avec les principaux outils de caisse du marché.

Bien choisir sa solution de facturation et de caisse

Une fois les obligations comprises, reste à choisir le bon outil. Pour une TPE ou une PME du commerce, les logiciels de facturation ne servent pas qu’à la conformité. Le bon logiciel de gestion aide aussi à suivre l’entreprise au quotidien. Trois familles de critères guident le choix.

Les critères de conformité

C’est la base. Vérifiez d’abord le statut de la solution :

• le statut de Plateforme Agréée, ou de Solution Compatible reliée à une PA ;
• la prise en charge des formats Factur-X, UBL et CII ;
• une transmission conforme des factures et du e-reporting à l’administration fiscale ;
• l’archivage légal et l’aide à la déclaration de TVA ;
• des mises à jour réglementaires assurées par l’éditeur, sans prestataire externe à gérer.
  
  

Sans ces garanties, le reste a peu d’intérêt.

Les fonctionnalités utiles au quotidien

Un bon logiciel de gestion fait gagner du temps sur tout le reste :

• la création de devis et factures avec personnalisation des modèles ;
• la gestion des stocks et le suivi des règlements clients ;
• une application mobile pour facturer en boutique ou en déplacement ;
• l’envoi des factures, la synchronisation bancaire et la gestion des notes de frais ;
• un espace client et un compte pro pour réunir gestion comptable et gestion commerciale ;
• le multi-boutiques et le multi-utilisateurs pour les structures qui grandissent.

Le prix et les conditions d’engagement

Le tarif ne fait pas tout, mais il compte :

• comparez les offres et les plans tarifaires, souvent facturés au mois ;
• regardez s’il existe une offre gratuite, à utiliser pour démarrer ;
• lisez les conditions : certains éditeurs imposent un engagement ferme sur douze mois ;
• consultez les avis des utilisateurs et la qualité du support ;
• vérifiez l’accompagnement au démarrage et la possibilité de contacter un conseiller sur demande.
  
  

Des solutions existent, à l’image de Tiime, qui réunissent facturation et e-reporting 100% gratuite et proposent en plus un compte professionnel et suivi comptable au même endroit, grâce à une interface intuitive. Quel que soit votre choix, utiliser un logiciel certifié reste le seul moyen de sécuriser la gestion de votre entreprise.

Sources & Références

• DGFiP — Réforme de la facturation électronique : calendrier et obligations (impots.gouv.fr) ;
• Service-public.fr — La facturation électronique entre entreprises ;
• France Num — Guide du e-reporting des données de transaction et de paiement ;
• Code général des impôts — art. 286-I-3° (logiciels de caisse) et art. 289 bis (facturation électronique) ;
• Code général des impôts — art. 1770 duodecies (amende pour logiciel de caisse non conforme) ;
• Loi de finances pour 2026 — dispositions sur la certification des logiciels de caisse.