Carte bancaire pro : 7 critères de choix et 6 erreurs à éviter

Carte bancaire pro : de quoi parle-t-on exactement pour une entreprise ?

Autant l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est souvent obligatoire, autant rien ne contraint un chef d’entreprise à l'utilisation d’une carte bancaire pro. Mais, ce moyen de paiement est devenu incontournable, ce qui conduit à l’adopter presque systématiquement.

Qu’est-ce qu’une carte bancaire pro ?

Tout comme le compte bancaire pro sert à l’entrepreneur pour ses transactions professionnelles et non pas privées, la carte bancaire pro s’utilise seulement dans le cadre de paiements émis par l’entreprise. Toutefois, ce système pour régler ses dépenses est multiforme, car il existe de nombreux types de cartes bancaires pour les dirigeants et leurs salariés. Chacune présente ses particularités et offre des services spécifiques, adaptés à des besoins différents.

Quels sont les types de cartes bancaires à connaître dans une entreprise ?

Le dirigeant d’une entreprise individuelle ou d’une société dispose de plusieurs choix en matière de cartes bancaires professionnelles. Nous vous les passons en revue une à une.

La carte de débit immédiat et la carte de crédit (débit différé)

La carte bancaire traditionnelle correspond à une carte de débit et non pas à une carte de crédit. Le débit sur le compte bancaire de chaque dépense intervient immédiatement, dès le paiement.

Par opposition, les cartes bancaires dites de crédit vous donnent la possibilité de réaliser des dépenses et de repousser le débit sur le compte à la fin du mois ou au mois suivant. Elles sont donc à débit différé. En quelque sorte, c’est une forme de crédit accordé à l’entrepreneur par la banque, d’où le nom de la carte.

Les cartes bancaires (CB) pour collaborateurs : carte affaire à débit salarié et carte business à débit société

Non seulement l’entrepreneur peut disposer d’une carte bancaire pro pour son entreprise, mais il peut aussi en équiper ses collaborateurs. C’est intéressant dans de nombreux cas de figure, notamment quand ils se déplacent pour leurs missions. Dans ce domaine, plusieurs types de cartes bancaires pros existent :

• La carte à débit société permet au salarié de réaliser une dépense qui apparaît directement sur le compte bancaire de son entreprise. Elle porte également le nom de carte corporate ou de carte business. Avec cette carte, le salarié n'avance pas les frais. Il doit toutefois fournir les justificatifs des dépenses.

• La carte à débit salarié est une carte connectée avec le compte bancaire de l’employé. Elle présente souvent un différé, afin que la personne puisse établir ses notes de frais et recevoir le remboursement de son employeur, avant le débit bancaire. L’autre nom de cette CB est la carte affaires. Elle permet à l’entreprise de vérifier les justificatifs de dépenses, avant de rembourser chaque salarié.

La carte virtuelle à usage unique ou récurrent

Une autre manière de trier entre les différentes cartes bancaires consiste à les classer entre les physiques et les virtuelles. La carte de paiement virtuelle reste similaire à une carte bancaire classique. Elle comporte un code à 6 chiffres, un cryptogramme et une date de validité. C’est un mode de paiement pratique pour les achats en ligne.

Le principe de l’usage unique correspond à une carte utilisable pour une dépense ponctuelle. C’est une manière pour l’employeur de conserver la maîtrise des dépenses envisagées par ses salariés. Ceux-ci obtiennent la carte, après en avoir fait la demande pour une transaction précise.

La carte prépayée virtuelle ou physique

La carte virtuelle sert dans la limite d’un plafond qui peut être rechargeable ou non. Cela revient à fixer une ligne ou un budget, par exemple, à un salarié. Il peut réaliser des dépenses dans la limite du montant prépayé par l’employeur. Ce système évite de devoir rembourser des notes de frais aux collaborateurs. En revanche, ces derniers doivent produire les justificatifs de leurs achats pour la comptabilité. Ces cartes existent tant en mode virtuel que physique.

Quels sont les 7 critères à passer en revue pour choisir sa carte bancaire professionnelle ?

Nous vous avons sélectionné les principaux paramètres à regarder de près avant de choisir votre carte bancaire pro. Tout dépend évidemment de vos besoins. En plus de ces critères, posez-vous les questions également sur les cartes physiques ou virtuelles.

#1 - Comment fonctionnent les plafonds des cartes bancaires ?

Chaque banque ou solution bancaire pro fixe ses règles en matière de plafonds, tant pour les dépenses que pour les retraits d’argent par carte. Ces montants se calculent généralement sur 30 jours glissants.

Souvent, l’offre bancaire comporte plusieurs variantes de cartes avec des services, des plafonds et des coûts qui fluctuent. Parfois, l’entrepreneur peut demander un relèvement temporaire du plafond pour des dépenses à caractère exceptionnel. D’autres offres donnent la possibilité au chef d’entreprise de paramétrer lui-même les plafonds en fonction de chaque salarié ou service.

Par exemple, Tiime propose une carte physique Mastercard et un maximum de trois cartes virtuelles, toutes compatibles avec Apple Pay et Google Pay. La gestion des plafonds s’effectue en toute autonomie et dans les limites suivantes :

• paiement mensuel maximum de 15 000 euros ainsi qu’en hebdomadaire ou en journalier ;
• plafond de retrait sur 7 jours de 2 000 euros.

#2 - Quels plafonds de retrait présentent les cartes d’entreprise ?

Même si les paiements en espèces ont tendance à se raréfier au profit de l’électronique, c’est toujours utile de vérifier ce que vous offre votre future carte bancaire pro. Mais, tout dépend de vos besoins et de vos politiques de dépenses, notamment pour vos collaborateurs équipés de cartes d’entreprise.

Si vous souhaitez éviter cette fonctionnalité pour vos salariés, et donc aussi la gestion d’une caisse pour les espèces non utilisées, choisissez une carte sans retrait physique dans un distributeur, ou désactivez ce processus.

Chez Tiime, vous modulez vous-même dans notre application le montant possible pour les retraits d’espèces, tout comme les paiements en ligne ou sans contact.

#3 - Quelles sont les assurances associées aux cartes bancaires pros ?

Prenez le temps de bien examiner le niveau des garanties fournies par votre carte bancaire pro. Il dépend souvent du type de carte retenue (standard, premium, gold, business, platinum, etc.). C’est d’autant plus important si vous recherchez des cartes bancaires pour vos salariés, afin de gérer leurs dépenses lors de déplacements professionnels.

Voici les types de garanties qui sont généralement proposées :

• Assurance pour les achats payés par carte bancaire (contre le vol ou la détérioration).
• Assurance liée aux déplacements (retard de transports ou de bagages, perte, vol ou détérioration de bagages, ainsi que la modification, l’annulation ou l'interruption de voyages).
• Assistance médicale ou juridique, notamment en cas d’accident survenu à l’étranger.

Tiime vous offre les assurances classiques attachées à la carte Mastercard, soit une indemnisation en cas de fraude sur le compte. C’est le principe de la responsabilité zéro : vous n’êtes pas responsable des transactions non autorisées réalisées avec votre carte, tant en physique, en ligne, par téléphone, via un appareil mobile ou un guichet ATM.

#4 - Comment s’effectue la gestion en ligne de la carte bancaire d’entreprise ?

Interrogez-vous sur la manière de gérer votre carte bancaire pro. La solution que vous envisagez de retenir propose-t-elle une application mobile pour cela ? Non seulement vous pouvez consulter vos comptes et vos dépenses en ligne au fil de l’eau, mais vous pouvez aussi modifier les plafonds, voire bloquer une carte, si besoin.

Chez Tiime, la gestion de la carte pro et de toutes les options associées s'effectue soit sur l’application mobile Tiime, soit sur la plateforme web qui héberge toutes nos applications.

#5 - Quels sont les coûts de ces cartes bancaires professionnelles ?

Au sein d‘un même établissement bancaire, le coût d’une carte peut fortement fluctuer, en fonction de la catégorie (débit, crédit, virtuelle), des options ou des services souscrits. Si vous comparez plusieurs solutions bancaires, préparez une grille pour vous y retrouver.

Vous pouvez aussi utiliser des sites en ligne spécialisés et qui réalisent ces comparatifs périodiquement. Pensez également à inclure dans votre analyse les commissions éventuelles prélevées sur les transactions, paiements ou retrait, notamment à l’étranger. Analysez globalement le tarif de votre compte pro.

Tiime vous recommande d’optimiser vos finances professionnelles et d’éviter certains frais bancaires autant que possible. Chez Tiime, le coût de la carte Mastercard pour dirigeant ou salarié, virtuelle ou physique, est compris dans celui du compte bancaire pro.

Et, ce compte devient accessible dès la souscription d’une offre business à notre plateforme tout-en-un. Consultez notre page tarifs pour plus de détails. Par exemple, pour un freelance ou un indépendant, cela correspond actuellement à 17,99 euros HT par mois.

#6 - Quels autres services associés comprennent les offres de carte bancaire pro ?

Demandez-vous ce que propose votre solution bancaire en plus de l’aspect paiement. Finalement, la carte d’entreprise représente seulement un des paramètres pour bien choisir son compte pro. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d’un compte pro en ligne avec dépôt de chèque occasionnel pour encaisser des règlements clients.

En outre, certaines solutions bancaires s’insèrent dans une offre administrative et financière plus large. Cela revient pour les dirigeants de TPE à disposer, en plus de leur compte pro, d’un logiciel de facturation et de comptabilité au même endroit.

Cela signifie que votre analyse doit idéalement intégrer toutes les autres fonctionnalités. Il semblerait contre-productif d’adopter un outil pour la gestion administrative, les factures et devis, et une autre solution pour ses paiements, par exemple.

Comme expliqué précédemment, la carte pro représente un des multiples avantages offerts par Tiime aux petites entreprises. Elle s’insère dans une proposition de services bien plus large et sans surcoûts, une application complète pour entrepreneurs.

#7 - Comment fonctionne l’intégration des transactions payées par carte dans la comptabilité ?

Parmi les avantages de certaines solutions comme Tiime, notez la possibilité de catégoriser en quelques clics chaque transaction. Vous rattachez le justificatif à la dépense, par la simple prise d’une photo sur smartphone. Tout est prêt pour une comptabilisation automatique. Ce mode d'utilisation d'une carte pro connectée à votre compta vous fait gagner du temps pour la gestion administrative de votre TPE ou PME.

Connaissez-vous les 6 erreurs classiques en matière de carte bancaire pro ?

Le choix des cartes bancaires pour votre entreprise dépend donc de vos besoins et de la manière dont les solutions y répondent. Prenez aussi le temps de découvrir les erreurs à éviter, car elles peuvent coûter cher.

#1 - Oublier d’analyser ses besoins en amont du choix de la carte bancaire professionnelle

Il existe autant de solutions que de besoins. Évitez de vous concentrer uniquement sur le coût de la carte. Vous pourriez rater des opportunités pour gérer des situations vécues par vos collaborateurs lors de déplacements en France, comme à l’étranger. En outre, le tarif de la banque ou de la solution bancaire est à lire en détail. Car, une gratuité apparente ou un faible prix peut masquer l’application de frais élevés pour des transactions ponctuelles.

#2 - Équiper ses collaborateurs d’une carte bancaire pro sans définir les procédures d’utilisation de l’entreprise

Adopter une carte bancaire pro pour vous en tant que dirigeant, c’est une chose. Équiper certains salariés de cartes affaires ou business, qu’elles soient physiques ou virtuelles, exige davantage d’organisation. Prenez le temps d’évaluer les besoins et les cas de figure pour l’utilisation de telles cartes de paiement.

Rédigez une petite procédure de fonctionnement : quelles dépenses ? À quel rythme ? Avec quel plafond ? Quel système de budget déployer ? Ou, quelle demande d’autorisation préalable mettre en place ? Et, surtout, expliquez-la et diffusez-la aux collaborateurs concernés. Vous évitez ainsi les erreurs d’utilisation et les incompréhensions, tant pour un achat électronique que physique.

#3 - Sous-exploiter les fonctionnalités de plafonds et de budgets incluses dans les cartes de paiement

Vous avez opté pour l’utilisation de cartes bancaires pros pour votre équipe ? Si elles se pilotent directement à partir de votre smartphone ou d’une application en ligne, pensez à bien exploiter leurs potentialités. Par exemple, vous pouvez dans certains cas mettre en place des systèmes de cartes prépayées pour un budget donné. Vous pouvez aussi gérer les autorisations de dépenses avec des cartes virtuelles à usage unique. Ces habitudes dans la gestion de votre trésorerie vous évitent des déboires ou de mauvaises surprises.

#4 - Utiliser sa carte business en tant que dirigeant pour un achat professionnel comme privé

Cette erreur classique consiste à réaliser le paiement d’achats personnels avec une carte professionnelle. C’est le comptable qui se retrouve à gérer cette situation après coup. Car, oui, vous allez devoir rembourser ces sommes indûment payées avec cette carte. Dès lors que vous adoptez une carte Mastercard pour votre activité, séparez bien le privé du pro. Rappelons qu’une dépense personnelle constitue une charge non déductible du résultat fiscal d’une entreprise.

#5 - Manque de contrôle des opérations effectuées avec la carte bancaire

Même si vous adoptez des moyens de paiement simples, comme la carte d’entreprise, c’est capital de maintenir le contrôle de vos relevés bancaires. En plus, la plupart des outils en ligne donnent la possibilité aux TPE et PME de suivre les règlements au fil de l’eau en cours de mois.

Contrairement aux factures que vous devez régler a posteriori de l’achat par virement bancaire, le paiement par carte s’effectue immédiatement, sauf dans le cas de cartes à usage unique. Si c’est un salarié qui réalise les dépenses, le besoin de vérification semble d’autant plus important à organiser.

#6 - Absence de réaction en cas d’utilisation suspecte de la carte bancaire professionnelle

La sécurité d’une carte pro est fondamentale, alors que les cybermenaces ne cessent de croître. Vous devez donc suivre les consignes liées à la lutte contre la fraude. Par exemple, si vous souhaitez que l’assurance incluse dans votre carte bancaire fonctionne, respectez les exigences de votre solution bancaire. Signalez sans délai la perte ou le vol de votre carte. En cas de transaction frauduleuse, désactivez la carte ou, du moins, la fonctionnalité sans contact.

Tiime, la plateforme tout-en-un avec un compte pro et une carte professionnelle

Avec Tiime, c’est bien plus qu’une carte professionnelle pour vos dépenses en France ou à l’étranger que vous choisissez. Notre plateforme apporte tous les services indispensables pour piloter votre activité, y compris sur votre téléphone. Émission de devis et de factures électroniques, gestion des achats, transmission automatique en comptabilité, notes de frais, indemnités kilométriques, etc., voilà des fonctionnalités en plus du compte pro et des paiements. Et dès 2026, nous vous assurons toute la conformité pour la facturation électronique, entrante comme sortante. Pour vous forger une opinion, rien de mieux que d’essayer notre plateforme. Créez votre compte gratuitement et sans engagement.