Comptabilité avec Excel : bonne ou mauvaise idée en TPE ?

Au programme :

• Est-ce autorisé de faire sa comptabilité sur Excel ?
• Avantages et inconvénients d’Excel pour réaliser sa comptabilité 
• Alternative sérieuse et fiable à Excel pour la tenue comptable en TPE 
• Est-ce intéressant de se servir d’Excel en amont et en aval de la comptabilité ?
• L’alternative à Excel pour la comptabilité : la solution de gestion tout-en-un de Tiime

Est-ce autorisé de faire sa comptabilité sur Excel ?

Commençons par ce que disent les textes en matière de tenue de la comptabilité, mais aussi de facturation, un processus très imbriqué dans la tenue comptable désormais.

Aucun logiciel de comptabilité obligatoire à ce jour

Parmi vos obligations comptables actuelles, notez que la réglementation n’impose pas l’utilisation d’un logiciel professionnel pour établir sa comptabilité. Cela peut laisser croire que toute méthode, dont Excel, reste envisageable.

Mais, ce serait ignorer que le domaine comptable comporte de nombreuses règles, sans oublier les conséquences fiscales qui s’ensuivent. Ceci se voit particulièrement en cas de contrôle fiscal, avec un risque comme le rejet de la comptabilité. Prenons juste un exemple : les écritures doivent être non modifiables une fois validées. Tous les systèmes ne savent pas gérer cette obligation.

Quant au Code de commerce, voici les obligations qu’il décrit aux articles L123-12 à L123-27 : 

• enregistrer en comptabilité de façon chronologique tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise ;
• établir un inventaire au moins une fois par an, afin de contrôler les éléments de l’actif et du passif ;
• préparer les comptes annuels, avec le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Cas particulier : les systèmes utilisés pour enregistrer des règlements clients par les assujettis à la TVA

La seule exception à la liberté exposée précédemment concerne les entreprises assujetties à la TVA qui « enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse ».

Attention, la loi n’impose pas de détenir un logiciel ou système de caisse. Mais, les commerçants qui font ce choix doivent alors utiliser un processus qui garantit l’inaltérabilité, la sécurisation et l'archivage des données. Avec la loi de finances pour 2025, les conditions se durcissent.

Désormais, la certification de ces logiciels par un organisme accrédité est obligatoire. Si vous utilisez une telle caisse enregistreuse, assurez-vous que l’éditeur vous fournit ce certificat.

Les obligations liées à la tenue d’une comptabilité informatisée

Si vous utilisez un système informatisé pour la gestion comptable de votre entreprise, vous devez fournir à la demande de l'Administration fiscale un fichier appelé FEC. C’est un fichier normé des écritures comptables. Le format est à respecter scrupuleusement. C’est une obligation gravée à l’article L47 A du Livre des procédures fiscales.

Le tableur Excel, une possibilité théorique pour tenir sa comptabilité générale

Certains d’entre vous pensent peut-être gérer leur comptabilité sur un fichier Excel. Vous êtes à l’aise avec ce tableur gratuit ou presque, et vous vous dites que c’est la solution la plus simple ? Vous avez peut-être l’habitude d’établir vos factures ainsi. Vous dépendez du régime de la franchise en base ? Ou vous allez dépasser les seuils et facturer de la TVA ?

Si vous pensez poursuivre sur Excel, c’est plutôt une mauvaise idée, surtout avec les nouvelles obligations de la facturation électronique. Quant au FEC, clairement, Excel ne permet pas de respecter cette obligation fiscale stricte pour une comptabilité informatisée.

Quels sont les avantages et inconvénients d’Excel pour réaliser sa comptabilité ?

Le tableur Excel semble un fantastique outil souple, adaptable et accessible. C’est aussi un excellent moyen de créer des formules avec des fonctions plus complexes qu’un simple calcul de somme dans une colonne. Effectivement. Sauf, que parfois vous ne maîtrisez pas vos « recherchev », par exemple. Vous vous retrouvez avec des fichiers de données remplis d’erreurs et complexes à partager.

Les atouts apparents d’un système comptable sur Excel

Vous avez l’habitude de manipuler le tableur Excel ? Vous savez créer des feuilles de calcul, avec de multiples colonnes, lignes et cellules ? Vous concevez des modèles pour saisir et additionner toutes vos dépenses ou charges d’exploitation ? Vous appréciez donc ses points forts suivants :

• la souplesse de l’outil pour le pilotage de votre activité ;
• la simplicité de saisie des montants dans la base de données ;
• l’association immédiate de graphiques aux données saisies dans une plage précise ;
• le coût nul ou très faible du tableur de Microsoft ou d’un équivalent ;
• la personnalisation extrême offerte par ce type de fichier en local, sur un PC ou en ligne avec SharePoint.

Les inconvénients du tableur Excel pour faire ses comptes

Malgré ces avantages, Excel montre rapidement de nombreuses limites, surtout quand il s’agit de la comptabilité :

• L’outil ne comporte pas nativement de fonctions du type système comptable en partie double. Il ne propose pas de modèle de saisie qui génère aisément une double imputation au débit et au crédit de différents comptes.
• Le risque d’erreurs peut s’avérer important, lors de la saisie des montants dans les cellules. Cela arrive aussi en cas de suppression malencontreuse de formules, d’une ligne ou d’une colonne. Vous pouvez, certes, opter pour le verrouillage de chaque plage d’un modèle. Mais, cela s’avère peu pratique à l’usage.
• Le partage et la collaboration au sein d’une équipe restent complexes, malgré des systèmes comme SharePoint. Cela reste peu sécurisé pour des métiers comme la comptabilité ou la gestion de trésorerie.
• Excel ne permet pas de disposer d’un FEC (fichier des écritures comptables), contrairement aux logiciels de comptabilité classiques.
• Les entreprises doivent transmettre leur déclaration fiscale annuelle sous une forme normée : l’échange de données informatisé dit EDI. Impossible de réaliser cette démarche avec un tableur Excel.

Quelle alternative sérieuse et fiable à Excel retenir pour la tenue comptable en TPE ?

Vous l’aurez compris, mieux vaut adopter une autre solution informatisée qu’Excel pour émettre une facture client, payer vos fournisseurs ou établir vos documents comptables. C’est d’autant plus important que des solutions existent pour les petites entreprises, à prix modéré, voire gratuites.

Un logiciel de comptabilité spécialement conçu pour les petites entreprises

Parmi toutes les offres du marché, mieux vaut privilégier une solution spécialement adaptée aux TPE, PME ou indépendants. D’une part, elles répondent généralement à vos besoins : devis, factures, comptabilité, trésorerie et indicateurs clés. D’autre part, avec ce type d’outil simple à prendre en main, vous évitez de mettre un éléphant dans votre magasin de porcelaine. En quelque sorte, c’est un logiciel comptable qui se rapproche le plus d’Excel, tout en apportant bien plus de sécurité et de respect aux normes comptables.

Découvrez aussi notre comparatif des meilleurs logiciels de facturation électronique.

Une solution qui automatise le traitement des écritures bancaires et des factures

Pour le maximum d'efficacité et d’automatisation, pensez aux logiciels de comptabilité qui comprennent tous les modules ou qui se connectent aisément aux autres outils. C’est ce que propose par exemple l’application tout-en-un de Tiime pour les entrepreneurs,

Ce type de solution informatisée pour TPE permet de :

• créer ses devis et factures, plutôt que de facturer sur Excel ou Word chaque client avec le risque que cela comporte ;
• recevoir, vérifier et payer ses factures d’achat, dans le cadre d’une automatisation du traitement fournisseur ;
• intégrer en comptabilité chaque facture, entrante comme sortante, automatiquement, sans aucune ressaisie manuelle ;
• récupérer les mouvements sur les comptes de banque en automatique et les interfacer directement dans le logiciel comptable, afin de suivre aussi votre trésorerie.

Un outil comptable partagé par l’entreprise et son expert-comptable

Enfin, parmi les critères de choix pour une petite structure, l’aspect collaboratif en ligne nous semble essentiel à l’heure de la digitalisation. Toutes les factures, les bulletins de paie, les notes de frais, etc., s’établissent désormais sous une forme dématérialisée. Autant profiter de cette organisation pour transmettre et consulter aisément toutes les données à son expert-comptable, proche de son entreprise ou en ligne. Quelques clics suffisent.

D’ailleurs, si le cabinet utilise les mêmes logiciels que l’entreprise, c’est encore plus simple. C’est exactement ce que propose Tiime, avec une plateforme partagée entre les cabinets et leurs clients. Chacun peut consulter les informations, déposer des documents, valider une facture, relancer un client, analyser ses comptes, etc. Par exemple, l’entrepreneur vérifie ses achats fournisseurs en ligne, voire émet les paiements directement avec son compte pro intégré. Il dispose d’un tableau de bord avec les indicateurs essentiels au suivi de son activité.

Est-ce intéressant de se servir d’Excel en amont et en aval de la comptabilité ?

Maintenant que vous avez probablement abandonné l’idée des fonctions Excel pour tenir votre comptabilité, étudions si le tableur de Microsoft reste utile pour les autres processus administratifs.

Les inconvénients majeurs d’Excel pour les devis et factures

Excel est non sécurisé. C’est une source d’erreurs et de risques multiples, tant au niveau des formules que des données saisies, comme nous l’avons déjà expliqué. En outre, un modèle de facture ou de devis sur tableur oblige à de nombreux contrôles pour chaque client. Il empêche une automatisation simple pour l’intégration des pièces dans la comptabilité. Bref, Excel ne comporte pas les fonctions essentielles d’un logiciel de facturation.

Enfin, l’arrivée de la facture électronique obligatoire rend le processus de facturation sur Excel ou Word impossible pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela concerne aussi les micro-entreprises, y compris celles qui ne facturent pas de TVA (franchise en base). Les factures doivent suivre un processus électronique de leur émission à leur archivage, en passant par l’envoi et la réception. Elles doivent respecter un format précis, dont le plus connu pour les TPE, Factur-X.

Autant adopter dès que possible un logiciel de facturation en ligne, comme le propose Tiime, et compatible avec les obligations qui arrivent en 2026 et 2027. Téléchargez ici le guide de survie sur la facture électronique.

Les limites et risques du tableur pour les analyses de vos données comptables et tableaux de bord

Vous vous dites qu’après la saisie en comptabilité, vous aimeriez suivre vos dépenses enregistrées et votre chiffre d’affaires sur Excel ? Vous pouvez là encore vous simplifier la vie avec des outils intégrés à votre logiciel de comptabilité.

Ce type de solution complète autorise souvent les entrepreneurs à consulter un tableau de bord, réaliser des filtres sur les données, sélectionner un client facturé ou un produit vendu, etc. Vous suivez votre trésorerie et optimisez vos dépenses. Bien sûr, pour les accros au tableur de Microsoft, un tel outil de gestion comptable et financière dispose généralement aussi d’une fonction export sur Excel.

L’alternative à Excel pour la comptabilité : la solution de gestion tout-en-un de Tiime

Vous l'aurez compris : en fonction de vos besoins, les feuilles Excel vous rendent de nombreux services au quotidien. Mais, dès lors qu’il s’agit de la comptabilité ou des opérations en amont ou en aval, mieux vaut abandonner ces modèles de fichier. Passez à la vitesse supérieure pour votre gestion financière. En outre, la réglementation sur les systèmes informatisés vous y conduit peu à peu. Alors, oubliez le tableur Excel, tout comme ses ancêtres, le boulier ou le papier.

C’est facile de franchir le pas, car les meilleures technologies deviennent accessibles aux TPE. Avec une application comme Tiime, vous optez pour la modernité, la conformité et la sécurité. En plus, ce logiciel s’adapte spécialement à tous vos besoins du quotidien. Pour en découvrir davantage, lancez-vous dans un essai gratuit et qui ne vous engage à rien.