Charges d’exploitation : les comprendre pour les maîtriser

Au programme : 

• Les charges d’exploitation d’une entreprise
• À quoi correspondent les charges d’exploitation dans une comptabilité ?
• Analyser ses coûts d’exploitation et prendre des décisions appropriées 
• Maîtriser la charge d’exploitation d’une entreprise en situation de crise
• Comment Tiime vous aide à piloter vos coûts d’exploitation
• Des charges d’exploitation maîtrisables avec les bons outils

Qu’est-ce que les charges d’exploitation d’une entreprise ?

Les charges d’exploitation, comme l'indique leur nom, correspondent à des dépenses ou des coûts engagés par l’entreprise. Leur nature peut varier selon la ligne du compte de résultat concerné. Vous ne devez pas confondre cette notion avec les décaissements en trésorerie toutefois, car même les factures des fournisseurs non payées entrent dans ce poste comptable.

Définition des charges d’exploitation

Les charges s’opposent aux produits dans un compte de résultat d’entreprise. Ce document obligatoire se décompose en résultat d’exploitation, financier et exceptionnel. Le premier niveau de résultat, l’exploitation, enregistre toutes les opérations relatives à l'activité courante. Ceci exclut donc les aspects financiers liés aux placements et aux dettes (emprunts et comptes-courants d'associés).

Différence entre charges et dépenses d’exploitation

C’est très important de comprendre la différence entre les postes comptables d’un compte de résultat et ceux d’une situation de trésorerie. Le compte de résultat comprend les achats ou prestations engagées sur l’exercice ou la période, qu'elles soient payées ou non. En revanche, les suivis réalisés en cours d’année, en cas de comptabilité de trésorerie, se basent sur les encaissements de produits et les décaissements de charges.

À quoi correspondent les charges d’exploitation calculées par rapport aux factures d’achat ?

En plus de la nuance précédente entre charges engagées et encaissées, sachez qu’une autre catégorie de frais existe. En effet, la comptabilité y enregistre aussi des charges dites calculées, par opposition à celles qui sont facturées. Il s’agit principalement :

• Des dotations aux amortissements. Ceci correspond à l’étalement des investissements sur plusieurs années (bâtiments, matériels ou logiciels notamment). Ainsi, ils viennent diminuer le résultat fiscal et donc abaisser l'impôt, pendant toute la vie du bien en question. Ceci évite de passer tout le coût en charges d’exploitation en une seule fois.

• Des dotations aux provisions d’exploitation, pour les stocks ou les créances principalement. Ces montants qui viennent diminuer le résultat comptable servent à couvrir des risques, comme des stocks invendables à leur prix de revient ou des factures clients impayées.

À quoi correspondent les charges d’exploitation dans une comptabilité ?

Les charges d’exploitation, si votre comptabilité est à jour, sont aisées à identifier. Elles se situent au compte de résultat, si les comptes annuels ou mensuels sont déjà établis. Sinon, vous pouvez les lire à partir de la balance générale des comptes.

Où trouver les frais d’exploitation dans le compte de résultat d’une entreprise ?

Consultez aussi notre article sur le vocabulaire comptable. C’est un lexique des mots essentiels à comprendre pour analyser les états financiers ou manipuler des documents comptables. Les charges d’exploitation se trouvent au compte de résultat.

Il comporte une liste de postes qui se termine par une ligne appelée « II-Total des charges d’exploitation ». Ceci vaut autant pour la présentation prévue au plan comptable général pour le système de base (article 821-2) que pour celle du système abrégé (article 822-2).

Quelles sont les charges comptables prises en compte pour le calcul du résultat d’exploitation ?

Ces charges se classent en grandes catégories dans le compte de résultat. Pour disposer de davantage d’informations sur leur composition, vous pouvez consulter la balance comptable ainsi que le grand-livre comptable.

Voici, la présentation prévue pour le modèle du système de base :

Les services extérieurs (comptes des classes 61 et 62) comprennent principalement les dépenses suivantes :

• intérim ; 
• locations ;
• dépenses d’entretien ;
• assurances ;
• documentation ;
• honoraires ;
• commissions ;
• publicité ;
• transport ;
• frais de déplacements, missions et réceptions ;
• frais postaux et télécommunication.

Quelles sont les charges qui entrent dans le calcul de l’excédent brut d’exploitation ?

L'excédent brut d’exploitation (EBE) est un des soldes intermédiaires de gestion de l’entreprise. Il correspond aux ressources dégagées par une activité économique, avant de prendre en compte les amortissements, les provisions et le financement.

Ce montant de ressources sert ensuite à couvrir :les charges d’exploitation qui restent (amortissements et provisions) ;

• les frais financiers liés au financement de l’entreprise ;
• l’impôt société ;
• le bénéfice net, destiné à réaliser des dividendes ou à conforter les réserves de la société au passif du bilan.

Comment analyser ses coûts d’exploitation et prendre des décisions appropriées ?

Maintenant que vous disposez des éléments qui entrent dans les charges d’exploitation, comment évaluer leur niveau ? Comment descendre plus finement dans l’analyse de ces postes liés au fonctionnement d’une activité ? Voici quelques conseils pratiques.

Comment analyser le niveau et l'évolution des charges et du résultat d’exploitation d’une société ?

Commencez par l’analyse de l'excédent brut d’exploitation. Chaque poste de charge vient en effet se déduire des produits d’exploitation. Le niveau de ces postes impacte donc directement la rentabilité.

Si l’EBE ne permet pas de couvrir les charges expliquées précédemment, l’entreprise dégage un déficit. Se pose alors la question d'accroître les ventes ou de réduire les charges d'exploitation.

Par ailleurs, la comparaison des charges mois par mois, ou par rapport à l’année précédente, donne généralement de bonnes indications. Si vous apercevez des dérives, creusez votre analyse pour comprendre la raison. 

Comment répartir le poste entre charges fixes et variables et pourquoi ?

Les charges d’exploitation peuvent aussi se répartir entre charges fixes et charges variables. C’est une approche utile pour l’analyse. Pour réaliser cet exercice parfois complexe, faites-vous aider d’un expert-comptable spécialisé dans votre secteur d’activité, par exemple.

Les charges fixes

Ce sont des dépenses qui restent stables, quel que soit le niveau d’activité. Par exemple, les amortissements entrent dans les charges fixes. Ils restent en général identiques, même si les ventes diminuent. Ainsi, si un site de fabrication doit réduire la production, il est fort probable que les installations restent les mêmes.

Les charges variables

Inversement, les charges variables correspondent aux dépenses directement proportionnelles à l’activité. Par exemple, dans une équipe de production, le personnel posté dans des espaces ou ateliers, salariés ou intérimaires, fluctue selon le niveau de fabrication planifié. De la même manière, les coûts de transport, les commissions sur vente ou les emballages entrent dans la catégorie des frais variables.

À quoi comparer son niveau de charges d’exploitation pour une gestion sereine de l’activité ?

Parmi les autres approches intéressantes pour évaluer ses charges d’exploitation, citons leur comparaison avec :

• le niveau de charges constaté dans les entreprises du même secteur d’activité, ramené en pourcentage du chiffre d’affaires ;
• comme cité préalablement, les autres exercices comptables de l’entreprise (ce qui ne peut pas s’appliquer l’année de la création de la société) ;
• le budget prévisionnel établi, en fonction des objectifs et de la stratégie globale.

Comment maîtriser la charge d’exploitation d’une entreprise en situation de crise ?

Le niveau des frais d’exploitation n’est pas immuable. Une entreprise qui rencontre des difficultés économiques, avec un niveau de marge insuffisant pour équilibrer les comptes, doit chercher une solution. Plusieurs pistes s’envisagent, dont la réduction des charges d’exploitation.

Les vertus du compte d’exploitation prévisionnel pour gérer ses charges d’entreprise

Un des meilleurs moyens pour la gestion des marges et des frais d’exploitation consiste à établir un budget détaillé et de tenter de s’y tenir. Ce processus consiste à établir d’abord des prévisions pour l'exercice qui suit, puis à suivre les écarts entre le réel comptable et le budget mois après mois.

Dès que les charges fixes, notamment, dépassent les montants prévus, l’entrepreneur doit réfléchir aux moyens de les contenir. Cet exercice demande de poser à plat toutes les dépenses de l’entreprise par catégorie et d’identifier les réductions de coûts envisageables, sans impacter le volume prévisionnel de ventes notamment.

Par ailleurs, ce travail de budgétisation s’insère parfois dans un business plan complet, exercice incontournable pour chercher un financement ou attirer des investisseurs.

L’analyse comptable du seuil de rentabilité et du point mort

Une entreprise doit parvenir à dégager suffisamment de marge sur coûts variables (MSCV) pour couvrir le montant de ses frais fixes. C’est en outre important de bien fixer sa marge commerciale, afin d’éviter les mauvaises surprises. Même sans formation au pilotage financier, vous pouvez appliquer le concept de seuil de rentabilité et de point mort. Voici comment cela fonctionne.

Calcul du seuil de rentabilité (SR)

Cette marge se calcule en déduisant les charges variables des produits d’exploitation. Dans la mesure où les frais fixes se calculent systématiquement dans un budget, l’entrepreneur connaît le niveau de cette MSCV à atteindre. Ensuite, il s’agit de déterminer avec cette MSCV, selon le taux de marge moyen, quel chiffre d’affaires la société doit réaliser.

Calcul du point mort

Quant au point mort, c’est un ratio clé qui donne le nombre de mois nécessaire pour que l’entreprise atteigne son seuil de rentabilité, soit un résultat nul ou à l‘équilibre.

Exemple de calcul du SR et du point mort

Une société présente un total de charges fixes d’exploitation de 240 000 euros par an, soit 20 000 euros par mois. Son taux de marge moyen, selon l’exercice comptable précédent, atteint 25 %.

Voici le calcul du chiffre d’affaires (CAHT) à réaliser pour couvrir les frais fixes :

• MSCV minimale = charges fixes = 240 000 euros ;
• CAHT minimum = SR = (MSCV minimale/taux de marge), soit (240 000/0.25) =960 000 euros.

L’année avance et l’exercice se clôture avec un CAHT réel de 1 200 000 euros. Les charges fixes de 240 000 ont été respectées. Le taux moyen de marge s’élève en revanche à seulement 24 %. L’activité est linéaire, sans saisonnalité. Quel est le point mort ?

Voici son calcul :

• SR = MSCV de 240 000 euros (soit le niveau des charges fixes) divisée par le taux de MSCV de 24 %, soit un CAHT de (240 000/0.24) = 1 000 000 euros.
• Pour atteindre l’équilibre, avec un CAHT annuel de 1 200 000 euros, le point mort s’élève à (1 000 000/1 200 000) x 360 jours = 300 jours, soit environ 10 mois. L’entreprise doit attendre fin octobre pour devenir bénéficiaire.

Le plan de réduction des charges et d’optimisation du chiffre d’affaires

Une autre manière de piloter la rentabilité et le niveau des charges d'exploitation consiste à mener une analyse approfondie des frais et des sources d’économies envisageables. Appelé parfois « chasse au gaspi », ce processus revient à tout mettre à plat pour identifier les réductions possibles.

Les petites entreprises sont tout à fait en mesure de réaliser un tel plan. C’est souvent surprenant de découvrir notamment des abonnements payés, mais peu, voire pas utilisés. Elles peuvent également chercher des centrales d’achat pour bénéficier de tarifs plus avantageux, car négociés sur des volumes importants.

Pour des fabricants de produits, le responsable du sourcing fournisseurs peut retravailler avec eux, afin d’intégrer des matières moins chères. Vous pouvez aussi étudier la réduction des coûts de revient, grâce au changement de matières premières ou de matériaux, en accord avec eux. 

Utiliser des outils de gestion comptable qui facilitent la lecture et l’analyse des coûts

Cet aspect n’est pas à négliger, y compris dans les petites entreprises. Les technologies digitales autorisent en effet aussi les TPE à s’équiper de solutions en ligne pour toute leur gestion administrative. Avec un tel système, vous centralisez toutes vos actions et vos justificatifs au même endroit. Vous pouvez consulter tout document de n’importe où et quand vous le voulez. L’analyse de vos frais, en lien avec votre trésorerie et vos marges, devient simple. Or, prendre les bonnes décisions commence par disposer des informations au moment où vous en avez besoin.

Comment Tiime vous aide à piloter vos coûts d’exploitation et bien plus ?

Toutes les fonctionnalités utiles au pilotage des charges existent dans Tiime, l’application n° 1 des entrepreneurs. Ce logiciel correspond en réalité à une solution complète qui comporte 6 outils de pilotage d’une entreprise.

Avec cet outil, vous pouvez :

• Émettre les devis, contrôler les bons de commande et éditer les factures clients, y compris au format électronique, bientôt obligatoire.
• Gérer et automatiser vos dépenses, avec l’intégration et la catégorisation des factures fournisseurs. En outre, Tiime devient une plateforme agréée pour la facturation électronique dès 2026.
  
  

• Réaliser le transfert des pièces en comptabilité automatiquement et les archiver sur le cloud, grâce à une plateforme partagée avec son cabinet comptable.
• Émettre vos notes de frais et calculer vos indemnités kilométriques.
• Consulter vos comptes et retrouver les justificatifs.
• Suivre la trésorerie, réaliser vos paiements, tout cela en lien avec votre compte professionnel accessible dans l'outil.

 Avec l’actualité réglementaire en France, prenez le temps de télécharger notre guide de survie sur la facturation électronique.

Des charges d’exploitation maîtrisables avec les bons outils

Piloter sa trésorerie comme ses dépenses de près n’a jamais été autant d’actualité que ces dernières années. Les TPE et PME sont particulièrement exposées au risque financier dans 

les périodes de crise. Une gestion sereine commence par le suivi de ses frais d’exploitation.

Chez Tiime, nous apportons notre pierre à cet édifice. Nous proposons au chef d’entreprise une solution en ligne complète, partagée avec son expert-comptable. Pratique pour un usage quotidien, cette application évite au dirigeant de recourir à plusieurs outils. Le retour sur investissement s’avère ultra-rapide. Pour en savoir plus, consultez notre page sur la gestion des achats avec sa démonstration immersive.