Introduction
Dans un contexte économique où les échanges sont de plus en plus dématérialisés, la notion de valeur probante prend une importance capitale pour les entrepreneurs. Qu’il s’agisse de conclure un contrat, de régler un litige ou de présenter des comptes à un organisme de contrôle, la capacité d’un document numérique à faire foi en justice est devenue un enjeu central.
Cet article a pour objectif de décrypter cette notion et d’expliquer en quoi elle est essentielle pour les entreprises, en mettant l'accent sur les solutions apportées par des outils comme Tiime.
Qu’est-ce que la valeur probante d'un document ?
La valeur probante d’un document, c’est sa capacité à être reconnu comme authentique et fiable par un tiers, notamment un juge. En d’autres termes, c’est la garantie que ce document peut servir de preuve en cas de litige : valeur probante = preuve légale.
Dans le monde physique, la valeur probante d’un document papier reposait souvent sur des éléments tangibles comme la signature manuscrite, le sceau ou le cachet. Dans le monde numérique, ces éléments doivent être remplacés par des mécanismes électroniques tout aussi fiables.
Qu’est-ce que l'archivage à valeur probante ?
Les entreprises produisent d'énormes quantités de données électroniques. Ces données doivent être conservées pendant une durée définie par la loi ou par les réglementations spécifiques à chaque secteur d'activité.
L'archivage à valeur probante est une méthode d'archivage électronique qui assure l'enregistrement, le stockage et la restitution des documents tout en garantissant leur valeur légale. Pour faire simple, les documents archivés de cette manière peuvent être utilisés comme preuve légale au même titre que des documents papier.
Les règles de l'archivage à valeur probante
Pour être valable, l'archivage à valeur probante doit respecter trois règles fondamentales :
- Authenticité : le provenance du document doit être vérifiable. Il doit être possible de prouver que le document provient de l'entreprise ou de la personne qui l'aurait émis.
- Intégrité : le document ne doit pas avoir été modifié depuis son archivage. Des techniques comme l'horodatage, la signature électronique ou l'empreinte numérique sont largement utilisées pour garantir cette intégrité.
- Intelligibilité : le document doit rester lisible et compréhensible par tous, ce qui implique l'utilisation de formats standards tels que PDF/A-3.
Pourquoi est-ce important pour les entrepreneurs ?
La valeur probante, c'est un peu l'assurance vie de vos documents. En garantissant l'authenticité et la fiabilité de vos preuves, elle vous protège contre d'éventuels litiges et vous permet de défendre vos intérêts en toute sérénité. Une valeur probante solide vous permettra :
- De faire valoir vos droits : En cas de non-paiement, de livraison défectueuse ou de tout autre litige, des documents probants vous permettront de prouver vos dires et de faire valoir vos droits.
- De vous protéger contre les accusations : Des documents bien conservés peuvent vous disculper en cas d'accusation de fraude ou de non-respect de vos obligations contractuelles.
- De gagner du temps et de l'argent : Des preuves solides accélèrent les procédures judiciaires et limitent les coûts liés aux litiges.
Antoine, expert en création d'entreprise qui accompagne les entrepreneurs dans leur gestion quotidienne, vous explique le fonctionnement de l’archivage à valeur probante dans cette vidéo :
Tiime : une solution pour garantir la valeur probante
Un bon logiciel d'archivage à valeur probante offre plusieurs fonctionnalités essentielles :
- Versement d'opérations : permet de transférer les documents de manière sécurisée vers l'archivage en lui-même.
- Conservation : assure la sécurité et la pérennité en termes de stockage dans le temps.
- Consultation : accès facile aux documents grâce à une politique de gestion définie, telle que la GED (Gestion électronique des documents).
- Destruction : option de destruction des documents en cas de besoin (par exemple, délai de conservation légale dépassé).
Tiime dispose de la valeur probante, permettant ainsi à l'entrepreneur de jeter toutes ses factures une fois transmises dans l'application. Tous les justificatifs enregistrés via notre logiciel ont donc la même valeur légale que vos documents d’origine aux yeux de l'administration fiscale. Cela signifie la fin des justificatifs papier entassés dans vos boîtes d'archives !
En cas de contrôle, vous pouvez présenter sans crainte la version numérique de vos documents. Cette garantie est possible grâce à Universign*, une société française certifiée par l’État, qui appose un cachet avancé conforme aux normes du RGS**. Nous conservons vos documents de manière sécurisée sur nos serveurs.
*Universign est une autorité de certification inscrite sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
**Le RGS (Référentiel Général de Sécurité) est un cadre légal assurant la sécurité des services numériques en France.
Les avantages de Tiime pour les entrepreneurs
- Sécurité juridique : Les documents conservés sur Tiime ont une valeur probante élevée, ce qui les rend admissibles en justice.
- Simplification des processus : La dématérialisation des documents permet de gagner en efficacité et en productivité.
- Conformité réglementaire : Tiime est conçu pour répondre aux exigences légales en matière de conservation des documents numériques.
- Réduction des coûts : En éliminant les coûts liés à l'impression, au stockage et à l'archivage papier, Tiime permet de réaliser des économies.
- Archivage sécurisé : Les documents sont stockés dans un environnement sécurisé et accessibles en temps réel à tout moment.
Réforme de la facturation électronique et valeur probante
L'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. Cette réforme va dans le sens de cette notion de valeur probante qui offre une meilleure traçabilité des opérations.
Conclusion
La valeur probante est un enjeu majeur en 2025 pour sécuriser et conserver vos documents de manière légalement. En adoptant l'archivage à valeur probante, vos données et vos justificatifs sont conservés de manière pérenne et vous êtes préparés aux nouvelles exigences réglementaires qui entreront en vigueur d'ici 2026.
En investissant dans des outils de gestion électronique des documents, les entreprises se dotent d'un atout précieux pour faire face aux défis du monde numérique. En choisissant une solution comme Tiime, les entrepreneurs peuvent garantir la sécurité juridique de leurs documents, faciliter leurs échanges et se conformer aux réglementations en vigueur. Vous pouvez enfin jeter toutes vos factures tout en étant en accord avec la loi !
En cas de besoin, n'hésitez pas à contacter notre support par mail à l'adresse aide@tiime.fr pour nous demander vos justificatifs certifiés par Universign.
Consultez nos autres ressources sur la valeur probante :
