Frais de repas : le guide complet pour l’entrepreneur

Sommaire :

• Frais de repas : quelles sont les obligations de l’employeur en matière de restauration ?
• Attention au traitement fiscal et social des repas des collaborateurs dans les entreprises
• Fonctionnement des frais de repas remboursés aux employés dans le cadre d’un déplacement professionnel

• Repas pris hors déplacements professionnels et notion d’avantage en nature
• Les frais de repas de l’entrepreneur

• Faites-vous épauler par votre cabinet comptable

1. Frais de repas : quelles sont les obligations de l’employeur en matière de restauration ?

La réglementation encadre strictement les frais de repas et le montant que les employeurs peuvent rembourser à leurs collaborateurs. Notamment, les textes fixent les règles pour les avantages en nature et précisent les sommes perçues en exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu… ou pas. Et, ils précisent aussi toutes les obligations qui incombent aux entreprises en matière de fourniture de repas ou de locaux pour se nourrir, en dehors des déplacements professionnels. 

Le cas des déplacements professionnels

Le fait de devoir se déplacer pour une mission peut générer des dépenses professionnelles, dont l’hébergement, les frais de transport et les repas principalement. Cela peut concerner la réalisation d’un chantier, une réunion chez un client ou un repas d’affaires notamment. L’Urssaf détaille les modalités de remboursement de tels frais, sur la base de dépenses réelles ou sur une base forfaitaire.

L’obligation de mise à disposition d‘un espace pour les repas au sein de l'entreprise

Vous êtes entrepreneur ? Les textes vous imposent plusieurs obligations pour que les salariés puissent s’alimenter sur place. Tout dépend de la taille de l’entreprise. 

Pour un effectif de moins de 50 personnes, la loi vous contraint à organiser la prise de repas des collaborateurs dans un endroit dédié. La réglementation ne spécifie rien de plus sur le plan du mobilier, de l’accès à l’eau, d’un frigo ou de fours à micro-ondes.

Si votre entreprise dépasse cet effectif de 50, l’obligation est renforcée. Vous devez disposer d’un local restauration, avec tout l’équipement pour s’asseoir à table, réfrigérer la nourriture, chauffer les plats et laver la vaisselle.

Toutefois, il existe d’autres solutions pour répondre à ces obligations :

• la cantine, dans les locaux de la société ou dans un restaurant inter-entreprise ;
• les tickets-restaurants, système créé dans cet objectif, soit une indemnité pour financer partiellement la prise de repas.

2. Attention au traitement fiscal et social des repas des collaborateurs dans les entreprises

C’est important de bien connaître la limite fiscale et sociale autorisée par les textes afin d’éviter les risques. En effet, ces règles fixées par le Code général des impôts et le droit de la Sécurité sociale visent à donner un cadre aux remboursements ou indemnités réalisés en exonération de cotisations et d'impôt sur le revenu.

Dans de nombreux cas, la prise en charge des frais de repas ne doit pas dépasser les montants autorisés, sans quoi cela constitue un complément de rémunération taxable. Distinguons toutefois deux cas de figure : les remboursements de frais de repas engagés lors d’un déplacement professionnel et les autres dépenses de l’entreprise liées à la nourriture. En effet, le fonctionnement diffère sensiblement.

Les frais de repas engagés par le collaborateur dans le cadre des dépenses professionnelles

Les dépenses professionnelles comportent différents types de frais, tant pour un déplacement, que pour du télétravail. Il peut s’agir de frais de transport, comme la location d‘un véhicule ou d’indemnités kilométriques. Le salarié peut aussi présenter des dépenses pour son logement, un déménagement, etc., ainsi que des frais de repas.

Fonctionnement dans l’entreprise

Les frais professionnels qu’un salarié assume dans le cadre de son travail sont remboursables par l’employeur, soit sur la base de justificatifs, donc au coût réel, soit par l’attribution d’une allocation forfaitaire.

Dans la mesure où le salarié engage la dépense pour le besoin de l’activité professionnelle, le montant que l'employeur lui rembourse, sur la base de justificatifs, vient en déduction du résultat fiscal.

Attention, comme nous le détaillons dans la partie qui traite de ces frais professionnels, la société peut choisir une indemnisation selon la méthode du forfait et non au réel. Dans ce cas, les sommes sont versées en exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu pour le salarié, seulement dans la limite des plafonds prévus par les textes. Ce système correspond par exemple aux primes de paniers.

Traitement social fiscal chez le salarié pour les remboursements perçus

Les montants versés dans ce cadre s’effectuent en exonération de charges sociales, dans la mesure où le collaborateur :

• Est contraint d'engager cette dépense pour réaliser sa mission. 
• Produit des justificatifs pour un remboursement au réel ou perçoit une indemnité forfaitaire inférieure ou égale au plafond Urssaf.

Le salarié ne doit pas les déclarer dans son revenu imposable, dans ces deux cas de figure. Il se fait juste indemniser pour ses propres frais.

Les autres indemnisations du salarié pour les repas

Il s’agit ici de tous les cas où l’employeur doit, selon la loi expliquée précédemment, aider le salarié à financer ses repas pris au sein de la société.

Traitement dans l’entreprise : déduction des charges et cotisations sociales 

Les textes prévoient des barèmes forfaitaires, notamment pour calculer l’avantage en nature que cela représente pour chaque salarié bénéficiaire. C’est la base de calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu. Les titres-restaurants constituent une catégorie à part sur ce plan, comme nous l’expliquons ultérieurement.

Traitement pour l’impôt sur le revenu du salarié

Lorsque le salarié perçoit un avantage en nature de son employeur pour des repas gratuits, par exemple, il paie l’impôt sur le revenu sur ces montants. Les tickets-restaurants échappent à cette imposition, dans la limite prévue par la réglementation.

En outre, n’oubliez pas que, sur le plan de l’impôt sur le revenu, le salarié a le choix entre deux règles : la déduction forfaitaire de 10 % de son revenu imposable ou l’option pour les frais réels.

Imposition selon les frais réels

Dans le cas de l’option aux frais réels, l’employé doit produire un état détaillé des dépenses, dont les repas, et conserver toutes les pièces justificatives pendant 10 ans. De nombreuses situations peuvent se présenter.

Pour la nourriture, en cas de méthode au réel, le contribuable peut déduire de son revenu imposable l’écart entre les dépenses engagées et la valeur d’un repas qu’il prendrait à son domicile. Il doit alors justifier ces frais supplémentaires de nourriture par le fait que la distance ou les horaires ne lui permettent pas de se restaurer à la maison. Le salarié doit utiliser le barème fourni annuellement par l'Urssaf pour cette valeur du repas à domicile. Pour 2025, le montant est fixé à 5,45 euros.

De nombreuses autres situations peuvent se présenter. En voici quelques-unes :

• Un employé sans système de restauration collectif sur son lieu de travail ou à côté. Il peut également, sur la base de justificatifs, déclarer la différence entre le coût du repas payé et la valeur forfaitaire d’un repas à domicile (5,45 euros en 2025). 

• Un collaborateur aux frais réels dispose d’une solution de restauration collective à son travail ou à côté. Il peut également défalquer de son revenu imposable le surcoût par rapport au forfait du repas à domicile (5,45 euros). 

• Un salarié qui opte pour les frais réels pour sa déclaration de revenus peut recevoir des titres-restaurants. Son employeur en paie une partie. Il ne bénéficie pas de service de restauration au niveau de la société et est éloigné de son domicile. Alors, il peut déduire de son revenu imposable le surcoût de ses frais de repas. Il calcule ce montant en soustrayant de ses dépenses le forfait du coût à domicile ainsi que la contribution de son employeur au ticket-restaurant. 

• Un salarié aux frais réels déjeune dans une cantine d’entreprise. Seule la partie de la dépense qu’il règle sur ses propres deniers et qui excède le forfait nourriture à domicile de 5,45 euros est déductible.

Voici un exemple chiffré pour le cas 3 ci-dessus : le salarié perçoit des titres restaurants d’une valeur de 9 euros. L’employeur en paie la moitié. Ce salarié déjeune en dehors de son domicile pour 15 euros à midi. Pour l’option aux frais réels, il peut soustraire de son revenu imposable pour chaque repas : (15 -5,45 - 4,5) = 5,05 euros.

Pour tous ces aspects, pensez à vous faire aider par un professionnel. Vous pouvez en trouver un proche de chez vous ou en ligne, notamment dans l’annuaire des experts-comptables.

3. Fonctionnement des frais de repas remboursés aux employés dans le cadre d’un déplacement professionnel

Entrons dans le détail des différents cas de figure qu’un salarié peut rencontrer et la manière dont l’employeur doit réagir, afin d’éviter certaines des erreurs comptables les plus courantes. 

Repas pris au restaurant lors d’un déplacement professionnel

La notion de déplacement professionnel signifie que l’employé se trouve en dehors des locaux de la société et ne peut pas rentrer à son domicile ou à son lieu habituel pour prendre son repas. Deux cas se présentent :

Indemnisation au réel

Le collaborateur va au restaurant et règle lui-même la note, s’il ne dispose pas de carte bancaire pour salarié (au nom de la société). Ensuite, il reçoit le remboursement des frais de repas sur la base des dépenses réelles. Dans ce cas, l’employeur lui reverse la somme intégrale, après avoir vérifié l’objet du déplacement et le justificatif. La charge est déductible du résultat de l’entreprise. Aucune cotisation sociale ne s’applique sur le remboursement opéré au réel.

Il est toutefois fréquent que l’employeur fixe des règles internes aux salariés, afin de donner un cadre aux dépenses acceptées, notamment en montant par repas. Libre au salarié de dépenser plus et d’en assumer alors les conséquences. S’il dépasse, il n’obtient le remboursement que dans la limite du plafond fixé. Souvent, ce plafond correspond au barème fiscal et social.

Indemnisation au forfait

La seconde solution consiste à accorder un remboursement forfaitaire pour ces dépenses professionnelles. Il existe des limites d’exonération au niveau de l’Urssaf dans ce cas, tout comme pour toutes les autres catégories de repas, hors déplacement professionnel (voir la suite de l’article). 

Pour le cas d’une mission professionnelle hors des bureaux, le plafond est fixé à 21,10 euros par repas pris au restaurant. Dans un tel cas, le salarié n’a pas l’obligation de produire un justificatif.

Attention, comme nous l’expliquons dans la dernière partie, ce système forfaitaire est interdit aux TNS (travailleurs non salariés) pour les repas.  

Indemnisation de repas hors restaurant pour un déplacement professionnel

Ce cas de figure correspond à un salarié qui déjeune ou dîne dans d’autres endroits, lors d’un déplacement professionnel. Par exemple, il peut s’agir d’un chantier. Ce système identique au précédent fonctionne avec un plafond de 10,30 euros par repas non pris au restaurant. 

Cas du salarié contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail

Si le poste occupé oblige le salarié à se restaurer sur place, dans l’entreprise, notez que l’indemnité forfaitaire de frais de repas s’élève au maximum à 7,40 euros par repas. Ce cas de figure concerne les employés postés, qui travaillent de nuit ou en horaire décalé, par exemple.

Cas des frais professionnels en cas de grand déplacement

L’Urssaf encadre aussi cette situation particulière. Vous devez distinguer trois cas de figure : le grand déplacement en métropole, en Outre-Mer ou à l’étranger. Dans ces différentes situations, l’employeur peut rembourser les frais selon les dépenses réelles ou verser une indemnité forfaitaire.

Ce forfait évolue dans le temps. Au bout d’un certain temps, le versement d’une telle indemnité forfaitaire est exclu. Le site Urssaf donne tous les détails des différents forfaits applicables aux grands déplacements. Par exemple, pour un grand déplacement en métropole, le forfait par repas pour les trois premiers mois de la mission s’élève à 21,10 euros.

Le grand déplacement en métropole

La notion de grand déplacement suppose dans ce cas que soient réunies simultanément deux conditions :

• distance de plus de 50 km entre le domicile et le lieu de travail ;
• impossibilité de faire ce trajet en transport en commun en moins de 1 h 30.

Cette catégorie d’indemnité forfaitaire pour grand déplacement sert à couvrir plusieurs types de dépenses du salarié : le logement ainsi que la nourriture.

Grand déplacement en Outre-Mer

Ces déplacements comprennent des indemnités forfaitaires spécifiques. La Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française ainsi que Wallis et Futuna bénéficient de leur propre grille. Ces forfaits correspondent à l’indemnisation de l’hébergement, avec petit déjeuner ainsi que les repas.

Grand déplacement à l’international

C’est un dispositif similaire. Soit l’employeur rembourse les frais réels, soit il applique une indemnité forfaitaire, sans exiger de justificatif. Toutefois, souvent, le salarié est logé gratuitement à l’étranger pour des missions longues, avec le paiement direct du loyer ou de la note d'hôtel par l’employeur. Aussi, si c’est le cas, le versement d’une indemnité forfaitaire doit être diminué de 65 %. En outre, si le salarié est nourri sur place, une autre réduction de 17,5 % intervient pour un repas et de 35 % pour les deux.

4. Repas pris hors déplacements professionnels et notion d’avantage en nature

Abordons maintenant tous les cas de frais de repas en dehors des déplacements professionnels. Là aussi, plusieurs situations peuvent intervenir dans une entreprise. 

Les différents moyens d’aider le salarié à prendre ses repas en dehors des déplacements professionnels

Toutes ces aides apportées par l’entreprise, conformément aux obligations légales détaillées en début d'article, correspondent à des avantages pour le bénéficiaire. Ils représentent, pour la plupart, des avantages en nature soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, sauf exception. Voici les cas que nous détaillons ci-après :

• octroi de titres-restaurants ;
• fourniture de repas gratuitement ;
• participation financière aux repas, dans les locaux de l'entreprise ou en dehors.

Définition de l’avantage en nature repas (AN)

Le fait de profiter d’un produit ou d’un service au sein de l’entreprise, gratuitement et pour un usage privé, revient à percevoir un avantage. En effet, le bénéficiaire de l’avantage en nature ne doit pas débourser d’argent pour accéder au service ou produit. Ce dispositif existe dans de nombreux domaines en entreprise : véhicule, logement, téléphone, repas ou nourriture, etc.

Qui peut bénéficier d’un tel avantage en nature dans une entreprise ?

Tous les salariés, tant du secteur privé que du secteur public, peuvent percevoir ces compléments de rémunération en nature. C'est aussi le cas des dirigeants assimilés salariés ainsi que des travailleurs non salariés (TNS). Cette situation se distingue clairement des frais engagés par un collaborateur pour l’exercice de sa mission, notamment lors d’un déplacement.

Ici, l’employé ou le dirigeant bénéficie d’un plus sur le plan de la rémunération. La réglementation taxe ces sommes dans la plupart des cas, en tant que complément de revenus, même si des exceptions existent.

Quel est le montant forfaitaire d’un AN pour un repas fourni gratuitement ?

Lorsque l’employeur fournit gracieusement la nourriture à ses collaborateurs, l’avantage en nature suit un barème forfaitaire revalorisé chaque année. Il s’élève en 2025 à 5,45 euros pour un repas ou 10,90 euros pour une journée. Les salariés des hôtels, cafés, restaurants et bars, soit du secteur HCBR, bénéficient de forfaits repas spécifiques. Depuis novembre 2024, le montant atteint 4,22 euros pour un repas et 8,44 euros pour deux.

Les autres frais de repas du salarié partiellement pris en charge par l’entreprise

Dans d’autres situations, l’entreprise prend en charge seulement une partie du coût des repas. Voici les règles à appliquer. Dans ce cas, l’employeur fournit le repas et déduit sur le bulletin de salaire une retenue financière qui correspond à la participation du salarié aux coûts. Deux cas peuvent alors exister.

Participation aux frais de repas pris dans les locaux de l'entreprise

Si le lieu où se prennent ces repas se situe dans les locaux de l’entreprise, le montant soumis à cotisations est le coût évalué forfaitairement diminué de la participation du salarié.

Participation aux frais de repas pris dans une cantine ou dans un restaurant d’entreprise

Dans ce cas, le montant soumis aux charges sociales correspond à 50 % de l'évaluation forfaitaire diminuée de la participation du salarié. Par exemple, si le collaborateur paie 3 euros par repas, la formule de calcul donne : (50 % X 5,45 euros -  3 euros) < 0. Donc, cet avantage en nature ne fait pas partie de l'assiette des cotisations sociales.

Et le système du titre-restaurant ?

C’est un autre dispositif qui permet d’aider les collaborateurs à payer leur repas. Ce système de ticket ou de chèque est accessible pour chaque jour de travail effectif, dans l’entreprise ou en télétravail. Sont donc exclus les jours qui correspondent à des déplacements professionnels. Le salarié ne perçoit pas cet avantage en nature pendant ses absences pour maladie ou pour congé, notamment. C’est un cas particulier où l’avantage n’est cependant ni taxé ni imposé, à condition de se conformer à certaines règles.

Pour bénéficier de l’exonération de cotisations patronales, l’employeur doit contribuer au financement du dispositif entre 50 % et 60 % de la valeur nominative de chaque titre. En outre, les tickets doivent respecter un plafond. Voici les montants pour l’année 2025 :

• exonération de cotisations patronales, dans la limite d’une base de 7,26 euros ;
• valeur du titre-restaurant comprise entre 12,10 euros et 14,52 euros.

5. Les frais de repas de l’entrepreneur

Reprenons l’analyse plus spécialement pour les chefs d’entreprise. Les dirigeants doivent justifier leurs frais de repas selon leur valeur réelle, sauf une exception. En effet, depuis début 2020, les avantages en nature sur les repas octroyés aux dirigeants assimilés salariés peuvent aussi se déterminer en fonction de la méthode forfaitaire.

À l’exception de ce cas des dirigeants assimilés salariés, le mode d'évaluation au réel vaut dans tous les cas :

• pour le remboursement de frais professionnels engagés par le dirigeant ;
• pour le calcul de l’avantage en nature soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, pour les autres cas de repas pris en charge par l’entreprise.

Qui est travailleur non salarié (TNS) ?

La catégorie des travailleurs non salariés (TNS) comprend :

• le gérant majoritaire de SARL ;
• le gérant rémunéré d’une société civile ;
• le chef d’une entreprise individuelle ;
• les associés de SNC (société en nom collectif) ;
• le gérant associé unique d’EURL.

Qui est dirigeant assimilé salarié et les frais de repas

Cette catégorie de dirigeants affiliés au régime de la Sécurité sociale comprend :

• le président ou dirigeant d’une SAS ;
• le président ou directeur général d’une SELAFA ou d’une SA ;
• le gérant minoritaire ou égalitaire d’une SELARL ou d’une SARL.

Possibilité de déduire du résultat fiscal des frais supplémentaires

Les dirigeants d’activités imposées au réel aux BIC et aux BNC peuvent déduire des frais supplémentaires de repas de leur résultat fiscal. Ces dépenses interviennent lors de repas d'affaires ou de déplacements professionnels, par exemple pour un congrès. Considérées comme réalisées dans l’intérêt de l’entreprise, ces sommes entrent donc dans les charges déductibles, sous réserve de disposer de justificatifs des dépenses réelles. Ceci exclut les frais à caractère purement personnel ou somptuaire (jugées excessives). 

Pour l’année 2025, cette limite par repas s’élève à 21,10 euros, sachant que doit être déduite de ce montant la valeur forfaitaire du repas pris à domicile (5,45 euros en 2025). D’où le terme de frais supplémentaires.

Possibilité de déduire partiellement les frais de repas pris sur le lieu de travail

Ces mêmes entrepreneurs soumis aux BIC ou aux BNC peuvent déduire du résultat fiscal des frais de repas s’ils ne peuvent pas rentrer chez eux du fait de la distance. Le montant déductible maximum correspond aux dépenses effectuées pour ce repas, dans la limite du plafond prévu par les textes (21,10 euros en 2025), et sous réserve de disposer de justificatifs. 

Attention, seule la part des dépenses qui excède la valeur d’un repas pris au domicile est déductible (soit, un forfait de 5,45 euros en 2025). Aussi, dans les faits, ces entreprises peuvent déduire fiscalement pour ces personnes la somme maximum de (21,10 - 5,45), soit 15,65 euros par repas.

Gestion des frais de repas dans les entreprises : faites-vous épauler par votre cabinet comptable

La gestion sociale et fiscale des frais de repas reste complexe pour les entreprises françaises. Que ce soit le dispositif des dépenses professionnelles ou le versement d’une indemnité forfaitaire avec le calcul de l’avantage en nature, mieux vaut bien maîtriser ses obligations comptables pour éviter les impairs. 

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