Factures : Quels sont les éléments essentiels à connaître ?

Que vous soyez un professionnel ou un particulier, il est indispensable de connaître les éléments qui composent une facture.

Découvrez dans notre article les différents éléments obligatoires à mettre dans vos factures, pour que vous puissiez établir la vôtre, en toute sérénité et sécurité. 

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture ?

Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur une facture, ces différentes mentions sont régies par l'article L 441-3 du Code du commerce.

Identification de l'émetteur de la facture 

L'identification de la société émettrice de la facture est la première étape et mention obligatoire devant figurer dans votre facture.

Pour cela, il vous suffit de renseigner :

1. La dénomination sociale de la personne morale ainsi que le statut juridique de la personne émettrice.
2. Le montant de son capital avec l'adresse du siège social ainsi que l'adresse de facturation 
3. Le numéro de SIRET ou SIREN, numéro unique d'identification de l'entreprise 
4. Enfin, renseignez votre greffe d'immatriculation, si vous êtes commerçant, il vous faudra spécifier votre numéro au répertoire du commerce et des sociétés (RCS) suivi du nom de votre ville. Si vous êtes artisans, ce sera votre numéro au répertoire des métiers (RM). 

Que doit contenir ma facture ? 

• Votre statut : en tant qu'entrepreneur, il est important de penser à bien détailler son identité en incluant des éléments tels que la raison sociale de l'entreprise principale, l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de votre siège social.
• Votre numéro SIRET ou SIREN : ce numéro vous permettra de rassurer votre client et de vous faire gagner en crédibilité tout en facilitant le suivi de vos factures. 
• Votre type d'activité : si vous êtes commerçant, pensez à renseigner votre numéro RCS et si vous exercez une activité artisanale, cela sera votre numéro aux répertoires des métiers (RM). 
• Les informations de votre client sont également à indiquer dans la facture, l'identité, l'adresse du siège social (adresse de facturation) et la raison sociale du client doivent être comprises. 
• Information dans le cas d'un particulier ou personne morale : ajoutez l’adresse du domicile de la personne et renseignez son numéro individuel d’identification à la TVA. (Exception pour les factures inférieure ou égale à 150 €)
• En cas de prestation de services, vous devrez ajouter le nom et l'adresse du client, la date, le prix, l'objet de la prestation et le taux de TVA.
• Le numéro de bon de commande est obligatoire s'il a été émis préalablement. 
• Numéro de la facture 
• Date d'émission de la facture 
• La désignation des produits ou services : la nature, la marque et référence des produits doivent être mentionnées ainsi que les différents matériaux fournis 
• N'oubliez pas que les rabais, remises ou réductions sont aussi à prendre en compte, ce qui fera le bonheur de votre client ! 
• Enfin, la somme totale à payer doit figurer dans votre facture, les sommes HT et TTC doivent obligatoirement apparaître. 

Tout ce qu'il faut savoir sur la facturation

La facturation est un processus essentiel pour les entreprises qui vendent des produits ou des services. Elle est une preuve importante pour les clients et les fournisseurs et permet de documenter la transaction. Pour être efficace, une facture doit comporter les éléments essentiels énoncés ci-dessus.

Pour émettre des factures, vous devez donc vous assurer que votre document contient tous les éléments essentiels. 

Important : dans le cas d'un client professionnel, la date de paiement doit être renseignée avec soin. Indiquez la date à laquelle vous souhaitez recevoir votre paiement. 

À noter que dans le cas de la micro-entreprise, les entrepreneurs bénéficient d'un délai de paiement compris entre 30 à 60 jours. 

Si vous souhaitez être payé en avance et plus rapidement, il vous est possible de mettre une date de paiement avancée. Cela vous permettra de prendre de l'avance sur le paiement et d'éviter l'attente de celui-ci. 

Quid de la facturation électronique.

La facture peut également être émise de manière électronique et est considérée comme étant une facture d'origine, dans le cas où l'acheteur formalise son acceptation.

Attention : une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante.

Les mêmes mentions obligatoires doivent figurer sur la facture papier que sur la facture électronique. 

Notez que depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour le cas des entreprises. 

Si vous avez le moindre doute ou difficulté, vous pouvez prendre contact avec un de nos conseillers qui répondra avec plaisir à vos interrogations. 

Comment faire une facture professionnelle ?

Une facture professionnelle doit comprendre plusieurs éléments essentiels afin d'être valide et de garantir la protection juridique de l'entreprise. Ces éléments sont le nom et l'adresse du vendeur, le nom et l'adresse du client, la date et le numéro de facture, la description et le prix des produits ou services vendus, le mode et la date de paiement, ainsi que le taux de TVA et le total à payer.

Quel est le délai d'émission d'une facture ? 

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison (lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du service.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois. 

Peut-on facturer une prestation un an après l'avoir réalisée ?

Il est tout à fait possible de facturer une prestation un an après l'avoir réalisée. Cependant, pour que la facture soit valide, elle doit contenir tous les éléments essentiels nécessaires précédemment cités. 

Info : le vendeur et l'acheteur devront chacun conserver un exemplaire de la facture pendant 10 ans, tout comme les pièces comptables et justificatives du commerçant.

Garder ses factures sous format papier pendant 10 ans peut être vu comme quelque chose d'impossible et non synonyme de bonne organisation. 

C'est pour cela que depuis le printemps de l'année 2017 tous les professionnels ont l’autorisation de conserver sous format numérique l’ensemble des factures initialement reçues ou émises au format papier uniquement si ces dernières peuvent être reproduites parfaitement à l’identique.

Nous vous conseillons d'opter pour la simplicité en choisissant de numériser vos factures via un logiciel de facturation qui vous permettra de saisir vos factures simplement et de suivre le dépôt de celles-ci, ce qui vous fera gagner du temps et vous facilitera la vie au quotidien.