Comment se préparer à la facture électronique en TPE / PME ?

Cela laisse le temps aux TPE (très petites entreprises) et PME (petites et moyennes entreprises) de se préparer dans de bonnes conditions à la facturation électronique qui leur promet une meilleure productivité et un gain financier important (4,5 milliards d’euros par an pour les PME d’après le communiqué de presse).

Dans les années à venir, les TPE et PME devront être capables d’émettre et de recevoir des factures sous forme électronique. Quelles sont les informations à connaître ? Comment anticiper efficacement cette réforme ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place de la facturation électronique en TPE et PME.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture établie, envoyée et reçue dans un format normalisé permettant d’automatiser le traitement de ses données structurées.

Il existe trois formats de facture électronique :

• UBL (Universal Business Language) : c’est un standard basé sur le format XML (langage informatique intégrant du texte et des balises) permettant aux entreprises d’échanger des données sans passer par la conversion de fichier.
• CII (Cross Industry Invoice) : la facture est inter industries. Avec ce système, la facturation est normalisée pour que les entreprises puissent se transmettre facilement des données, quels que soient leur pays et leur secteur d’activité.
• Factur-X : c’est le standard européen de facturation électronique répondant aux exigences de la norme européenne EN16931. Il s’agit d’un format franco-allemand mixte qui réunit le fichier PDF/A3 pour être lisible par les utilisateurs et le fichier XML qui récupère les données structurées. Par son caractère hybride, il est conseillé aux TPE et aux PME.

La facture électronique ne doit pas être confondue avec la version numérisée d’une facture au format papier. Celle-ci nécessite une durée de traitement longue (saisie comptable, suivi des paiements, archivage) tandis que la facture électronique permet un échange de données beaucoup plus rapide grâce à l’automatisation de sa transmission.

D’ailleurs, une facture au format PDF classique ne peut pas être qualifiée de facture électronique. En effet, elle n’a pas été créée selon le processus de facturation électronique.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

L’obligation de facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA et établies en France, peu importe leur taille : TPE, PME ou grandes entreprises. Les échanges commerciaux doivent avoir lieu entre professionnels. La facture électronique est donc facultative pour les relations entre des entreprises et des particuliers.

En parallèle, les entreprises doivent assurer la transmission à l’administration fiscale des données de leurs transactions (e-reporting). Les opérations visées sont les suivantes :

• Les transactions réalisées avec des partenaires situés à l’étranger : les livraisons et acquisitions intracommunautaires pour les échanges dans l’Union européenne (UE), et les exportations pour les opérations hors UE. En revanche, les données des importations sont traitées par les douanes.
• Les prestations de services et les ventes de biens pour les particuliers comme le commerce de détail.

Les avantages de la facture électronique

Le passage de la facturation papier à la facturation électronique procure plusieurs bénéfices :

• La réduction des coûts : la fin de l’impression et du stockage des factures papier fait réaliser des économies aux entreprises.
• Le gain en efficacité et en productivité : l’automatisation de la transmission des factures abaisse la charge administrative de l'entreprise et limite les erreurs humaines. Les déclarations de TVA sont également simplifiées avec un système de préremplissage.
• La réduction des délais de paiement : cela contribue à améliorer la trésorerie de l’entreprise.
• Une meilleure traçabilité des factures permettant de mieux les contrôler.
• Une sécurité renforcée : la facture électronique permet de faciliter la détection d’éventuelles fraudes.

Comment se préparer à la facturation électronique ?

Faire un état des lieux du mode de facturation papier existant

Pour se préparer à la facturation électronique, une entreprise doit d’abord examiner son processus de facturation actuel.

Voici quelques éléments à analyser :

• Les erreurs sur les factures : si leur nombre conduit l’entreprise à repousser le paiement de ses ventes ou de ses services, alors il est opportun de réfléchir à automatiser la création des factures.
• La gestion de la base de données clients : les informations des clients doivent être régulièrement mises à jour. Or, ce travail d’actualisation peut prendre beaucoup de temps.
• Les méthodes de suivi : le système d’archivage des factures doit être efficace pour permettre une recherche rapide de données en vue d’un audit par exemple. La facturation électronique changerait la donne.
• L’enregistrement comptable des paiements : la facture électronique est un moyen de limiter les erreurs de saisie.

Se sensibiliser à la dématérialisation des factures

Pour favoriser la réussite du passage à la facturation électronique, les TPE et PME peuvent consulter le portail de la transformation numérique des entreprises sur le site francenum.gouv.fr. La page qui leur est dédiée met à disposition plusieurs fiches pédagogiques pour les accompagner.

Même si la réforme est reportée, les entreprises sont fortement invitées à s’y préparer sans attendre. Elles peuvent d’ailleurs faire appel à leur expert-comptable pour anticiper la généralisation de la facturation électronique et mettre en place la dématérialisation des factures et autres documents comptables.

Choisir entre les différentes plateformes de facturation électronique

Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises pour envoyer et recevoir des factures électroniques :

• Le portail public de facturation (PPF) : c’est une solution gratuite assurant un service minimum pour la transmission des factures et l'e-reporting. Les acteurs du secteur public utilisent déjà le portail Chorus Pro.
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : c’est une plateforme privée qui doit être immatriculée par l’administration fiscale. Elle détient les habilitations nécessaires pour proposer des fonctionnalités semblables à celles du PPF.
• Un opérateur de dématérialisation (OD) : il s’agit d'un prestataire privé qui ne peut intervenir qu’en tant qu’intermédiaire. Il utilise la PDP ou le PPF pour transmettre et récupérer les factures.

Le PFF convient aux entreprises ayant un faible volume de factures. En revanche, la saisie manuelle des factures atteint ses limites lorsque le nombre de documents à traiter est important. Le cas échéant, il est conseillé de se tourner vers une PDP ou un OD.

Le calendrier de déploiement de la facturation électronique

Avant son report, l’État prévoyait de déployer la généralisation de la facturation électronique comme suit :

• Dès le 1er juillet 2024 : toutes les entreprises assujetties à la TVA sont capables de recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises ont l’obligation de les émettre.
• Dès le 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire doivent transmettre les factures électroniques.
• Dès le 1er janvier 2026 : les microentreprises et les PME doivent facturer électroniquement.

Ce programme étant devenu caduc. Les nouvelles dates à retenir sont :

• Si vous êtes assujettis à la TVA, à partir du 1er septembre 2026, il sera obligatoire de pouvoir réceptionner une facture sous format électronique.

• Le 1er septembre 2026, toutes les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire devront pouvoir transmettre une facture électronique.

• C'est la dernière date, le 1er septembre 2027, les PME et microentreprises devront se conformer à la facturation électronique.

Les sanctions en cas de non-respect de la réglementation

D’après les articles 1737 et 1788 D du Code général des impôts (CGI), les entreprises assujetties s’exposent à :

• Une amende de 15 € par facture pour non-respect de l’obligation d’émettre une facture électronique. Le montant total des amendes ne doit pas dépasser 15 000 € par année civile.
• Une amende de 250 € par transmission pour non-respect de l’obligation de réaliser l'e-reporting dans la limite de 15 000 € d’amendes par année civile.

Selon ces mêmes articles, les opérateurs d’une plateforme de dématérialisation qui ne respectent pas leurs obligations de transmission de données sont punis d’une amende de 15 € par facture et d’une amende de 750 € par transmission dans la limite de 45 000 € d’amendes par année civile.

Conclusion

Le report de la généralisation de la facturation électronique, initialement prévue en 2024, donne l’opportunité aux TPE et PME de se préparer de manière optimale. L'automatisation de la facturation leur fait réaliser des économies et améliore leur productivité. Attention toutefois à respecter la réglementation pour éviter les sanctions.

L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est une première étape pour réussir votre transition vers la facturation électronique. Anticipez son déploiement avec Tiime !