Facturation électronique & achats : organisation et conséquences

Facturation électronique des achats : la réforme fiscale majeure de 2026 et 2027

Après la première étape relative aux marchés publics en 2020, voici l’heure de rendre obligatoire la facturation électronique entre les entreprises privées.

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ou RFE ?

Cette réforme à caractère fiscal s’inscrit dans une évolution mondiale vers la dématérialisation des flux financiers. Tous les États membres de l’Union européenne doivent retranscrire dans leur législation nationale les dispositions des directives européennes, sachant que la prochaine étape arrive en 2030 avec ViDA.

Appelé réforme de la facturation électronique (RFE), le nouveau volet de 2026-2027 comporte plusieurs mesures, dont l’établissement de factures au format électronique, mais pas seulement. Les diverses obligations qui s’imposent peu à peu aux entreprises permettront pour fin 2027 à l'administration fiscale (DGFiP) de disposer d’une très bonne connaissance des activités économiques tout au long de l'année. En plus de lutter contre la fraude à la TVA, cette nouvelle réglementation vise aussi à terme le pré-remplissage automatique des déclarations de TVA par la DGFiP.

Quelles sont les obligations d’émettre des factures au format électronique en France ?

Seules les entreprises assujetties à la TVA française ont l’obligation d'émettre des factures électroniques dans les conditions prévues par la réforme. Cette nouvelle exigence fiscale concerne uniquement les ventes à destination de clients situés en France et également assujettis à la TVA. Par conséquent, les exportations, les livraisons intracommunautaires ainsi que les transactions avec des particuliers ou des associations en sont exclues.

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de la réforme ?

La facture électronique doit rester numérique du début (sa création) à la fin (son archivage). Elle fait l’objet d’un envoi dématérialisé, tout comme sa réception et son traitement. En outre, cela implique le respect d’un format bien spécifique à choisir parmi ceux autorisés (CII, UBL et Factur-X), sachant que tous comportent un fichier de données structurées. Cela signifie que vous n’avez pas le droit de bâtir librement les champs de chaque facture. La Factur-X présente une forme hybride, car elle comprend également un fichier PDF, donc lisible par l’humain.

Pourquoi cette réforme modifie-t-elle les échanges de factures électroniques avec vos fournisseurs ?

Certaines entreprises reçoivent déjà des factures dans un format dématérialisé. Il s’agit, par exemple, d’un fichier PDF communiqué par mail ou téléchargé sur une plateforme. C’est aussi le cas lorsque les fournisseurs et clients se mettent d’accord pour des échanges de données informatisés (EDI), comme cela se pratique dans certains secteurs d’activité.

Mais la RFE bouleverse toutes ces pratiques. En effet, désormais, un fournisseur ne peut plus se contenter d’envoyer un PDF par email à son client notamment. Un tel processus ne respecte pas les règles de la facturation électronique française. Le vendeur doit strictement concevoir et transmettre ses factures selon les normes et les spécifications externes de la facturation électronique.

Cela signifie une forte harmonisation nationale des documents échangés entre les entreprises, En outre, la transmission des pièces exige de passer par un intermédiaire habilité, la plateforme agréée. Tout ceci constitue un changement majeur pour les échanges commerciaux.

Quelles sont les obligations concrètes des entreprises en matière de factures électroniques fournisseurs ?

Du fait de l’obligation précédente d'émission de factures électroniques, les entreprises clientes se voient dans l’obligation de les accepter. Elles doivent donc s’organiser pour pouvoir les réceptionner, les traiter, les valider, puis les payer. Mais, ce n’est pas tout à fait tout.

L’obligation de réception des factures électroniques : une date d’application unique pour toutes les entreprises

Les grandes entreprises et les ETI doivent adopter le format électronique avec leurs clients professionnels français assujettis à la TVA dès septembre 2026. Aussi, ces clients ont l’obligation de les accepter. Cela signifie que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent recevoir des factures fournisseurs dans ce format dès septembre 2026. La réglementation impose de s'équiper afin d'être en mesure de gérer ces pièces correctement. Nous vous expliquons comment procéder dans le paragraphe suivant.

L’obligation de disposer d’une plateforme agréée pour recevoir les factures électroniques

Les textes spécifient que seules les plateformes agréées (PA), anciennement appelées plateformes de dématérialisation partenaires, peuvent prendre en charge le routage des factures.

Les PA transmettent les factures aux clients ainsi que les données qu’elles comportent à l’administration fiscale (processus appelé e-invoicing). Elles réalisent des contrôles de ces fichiers. Elles communiquent aussi les statuts des factures tout au long du cycle de vie.

Chaque entreprise éligible à la RFE doit donc choisir sa plateforme agréée parmi la liste officielle publiée sur le site impots.gouv.fr. Tiime en fait partie et a reçu son immatriculation définitive en décembre 2025.

Une obligation de déclarer d’autres informations dans l’e-reporting, y compris pour certains achats

En tant que client, vous pensez probablement que la déclaration e-reporting ne vous concerne pas. Il est vrai qu’elle impacte essentiellement vos fournisseurs français. Toutefois, dans certains cas, vos achats doivent figurer sur votre e-reporting des données de transaction. En effet, la DGFiP se sert de ce processus déclaratif pour récupérer les informations suivantes :

• Les importations de services d’un pays hors Union européenne (mais pas les importations de biens, car l'administration en a connaissance avec les douanes).
• Les acquisitions intracommunautaires de biens et de services.
  
  

Quelle organisation mettre en place dans une entreprise pour gérer ses achats au format électronique ?

En fonction de votre activité et de votre équipement informatique existant, la gestion de vos achats avec fourniture de factures électroniques exige plus ou moins d’adaptation.

Identifier tous les types de dépenses et de factures de l’entreprise

Certains de vos achats restent dans un format traditionnel, sauf si vos fournisseurs prennent l’initiative de vous proposer des documents électroniques. C’est le cas pour les marchandises ou services que vous achetez à l’étranger. Ces justificatifs comptables sont aussi à archiver pendant dix ans dans les conditions exigées par l'administration fiscale.

En revanche, si tous vos fournisseurs de biens ou de services sont franco-français, à compter de septembre 2027, l’intégralité de vos achats fera l’objet d’une facturation dématérialisée dès l’émission.

Si ces sociétés rencontrent des difficultés au démarrage pour vous transmettre les justificatifs dans ce format, elles peuvent exceptionnellement poursuivre dans la forme classique. Vous pouvez les comptabiliser et déduire la TVA malgré tout, comme la DGFiP a annoncé le 10/07/2026 lors de la réunion de la communauté des relais. Attention, il s’agit de mesures temporaires de tolérance, afin de maintenir la continuité de l’activité économique.

Prenez garde aussi aux justificatifs de notes de frais et aux recommandations en la matière de la norme AFNOR sur les cas d’usage. Par exemple, une note de restaurant doit suivre le processus électronique, ce qui vous contraint à communiquer les informations de votre entreprise au restaurateur (cas d’usage n° 28).

Les tickets de péage font exception en matière de traitement fiscal (cas d’usage n° 27), sauf si vous détenez un abonnement et recevez la facture mensuelle au niveau de l’entreprise. En effet, vos salariés peuvent récupérer les tickets aux bornes de péage, sans devoir produire les coordonnées de la société. Ces justificatifs permettent de déduire la TVA. La société de péages inscrit ces ventes dans son e-reporting, car elle n’a pas connaissance du client.

Adopter une plateforme agréée capable de gérer vos cas d’usage pour les achats

En théorie, vous avez déjà choisi une telle plateforme, l’échéance arrivant au 1er septembre 2026. Si vous faites partie des retardataires, voici quelques recommandations pour vous aider dans votre décision :

• Si vous disposez d’un logiciel de gestion des achats et des stocks, assurez-vous que la plateforme agréée envisagée communique correctement avec lui. Ce serait contre-productif de devoir tout ressaisir.
• Si vous utilisez essentiellement la bureautique pour suivre vos achats ainsi que la facturation, orientez-vous vers une solution qui vous offre plus de fonctionnalités qu’une simple PA. Par exemple, la plateforme de facturation électronique de Tiime vous apporte ces services. En plus, elle est gratuite dans de nombreux cas.
• Une PA n’a pas l’obligation légale de traiter tous les cas d’usage qui existent. Vérifiez bien que celle que vous envisagez de retenir répond à tous vos besoins. Chez Tiime nous avons choisi de prendre en charge la très grande majorité des cas d’usage, dès le démarrage de la RFE, tout du moins les plus fréquents en TPE et PME.
• Les PA doivent gérer tous les statuts de factures à caractère obligatoire. En revanche, les statuts facultatifs dépendent de leur propre stratégie. Intéressez-vous à ce que propose la plateforme envisagée.

Communiquer aux fournisseurs les données indispensables au routage des factures électroniques

Vous n’êtes pas émetteur de ces factures, seulement le payeur. Toutefois, ne restez pas passif et échangez avec vos fournisseurs. Ces entreprises peuvent notamment vous interroger pour confirmer votre adresse électronique de facturation. Cela arrive si vous n’avez pas encore choisi de PA, ou si l’annuaire national comporte plusieurs lignes d’adressage pour votre structure. D’où l’importance de bien les définir, comme nous l’avons expliqué dans l’article sur les adresses de facturation électronique. Rappelez-vous que, sauf cas particulier, l’adresse par défaut qui correspond au SIREN suffit très bien.

Vérifier comment la PA communique avec votre logiciel comptable et votre logiciel de pilotage des achats

La plateforme agréée ajoute une surcouche de fonctionnalités aux équipements existants. Dans ce cas, faites le point avec votre éditeur de logiciel afin qu’il vous explique les changements opérés dans l’outil pour :

• recevoir les factures fournisseurs ;
• les rapprocher automatiquement avec un bon de commande le cas échéant ;
• valider les achats afin de débloquer ensuite le paiement des factures ;
• générer seul les écritures pour l’intégration automatique en comptabilité, sans saisie manuelle ;
• gérer l’archivage à la valeur probante des factures électroniques (notez que les plateformes agréées n’ont pas l’obligation de le réaliser).

Se familiariser avec le workflow d’approbation des factures et avec les statuts du cycle de vie

En fonction de l’équipement choisi, deux cas de figure se présentent pour la validation d’une facture fournisseur :

1. Elle s’effectue dans un logiciel de gestion des achats. Vous devez notamment vous assurer que cet outil renvoie correctement à la plateforme agréée les informations relatives aux statuts de factures. Votre éditeur de logiciel doit réaliser des développements pour intégrer les nouveaux champs à gérer.
2. Elle intervient directement sur la plateforme agréée. Prenez le temps de bien comprendre comment fonctionne la procédure ou le workflow de validation électronique de vos factures. C’est la tâche qui vous incombe obligatoirement, et sans la reporter de trop, en tant qu’acheteur.
   
   

Dans tous les cas, apprenez à manipuler les différents statuts de factures, et en particulier, réfléchissez bien avant de refuser une facture électronique.

Quelles conséquences entraîne la facturation électronique sur le processus achat ?

Une telle transformation de votre entreprise, avec un fonctionnement proche du zéro papier, révolutionne les méthodes de travail et les habitudes. Mais, la facturation électronique des achats représente aussi un processus vertueux et à plus d’un titre.

La facturation électronique entrante, l’assurance de réduire le volume de factures et les archives papier

La généralisation (ou presque) du numérique dans la facturation fournisseur conduit à dégonfler les archives au format papier. Plus besoin de local spécial, dans ou en dehors de l’entreprise. Plus besoin, non plus, de scanner toutes les factures pour les archiver sous une forme dématérialisée. Le classement et l’archivage s’effectuent sans douleur, dès la délivrance des fichiers par la plateforme agréée de réception.

Une réforme qui ne supprime pas totalement les factures classiques, soit une cohabitation de divers formats à gérer

D’ici septembre 2027 (voire au-delà, si vous réalisez des achats à l’étranger pour votre entreprise), la réforme de la facturation électronique exige de s’organiser. En effet, les entreprises devront gérer simultanément trois types de flux :

• ceux relatifs aux fournisseurs qui émettent des factures électroniques ;
• ceux qui émanent des autres fournisseurs, dans le format habituel ;
• sans oublier les notes de frais des collaborateurs et leurs justificatifs.
  
  

Tiime a pensé à vous. Avant la RFE, nous proposions déjà un module de gestion des achats et des dépenses. Plus de papier, avec un simple transfert par mail, la prise d’une photo ou un système de drag&drop, vous alimentez le module achats de vos factures classiques. Quant aux factures électroniques, elles arrivent par la plateforme agréée de Tiime, soit le même logiciel que pour le suivi des achats. Votre cabinet comptable se connecte et récupère toutes vos pièces. Finies les relances pour documents manquants.

En outre, Tiime, c’est aussi une application en ligne pour établir toutes les notes de frais et indemnités kilométriques. Toutes ces tâches administratives s’effectuent en totale synchronisation avec votre expert-comptable.

Des factures d’achat plus conformes et sans erreurs, dès l’émission

C’est un des objectifs majeurs de la réforme. Elle impose à toutes les entreprises d'établir leurs factures électroniques dans le respect d’un format et d’un contenu structuré. Cela aide à les rendre plus fiables.

Les contrôles effectués aussi par la plateforme agréée d’émission, avant de transmettre les pièces, y contribuent. En cas d’anomalie ou de mentions obligatoires manquantes, la facture ne poursuit pas son chemin vers le client. C’est plus qu’une promesse pour une facturation fluide et avec moins de litiges dus à des erreurs matérielles.

Une traçabilité des traitements de chaque facture assurée par l’échange de statuts

Les fournisseurs oublient les attentes interminables des paiements, quand ils ne disposaient pas d'informations sur le traitement des factures chez les clients. Avec le système de statuts de factures, le fournisseur sait exactement où se situe la facture. La RFE rend obligatoires certains statuts (ceux dont la DGFiP a d’ailleurs connaissance). Elle propose de nombreux autres statuts facultatifs que les plateformes agréées peuvent décider de gérer ou non.

Un suivi des dépenses et des achats en temps réel

Les flux de factures électroniques arrivent sans aller chercher les pièces sur un portail fournisseur ou en pièce jointe d’un mail. Votre cabinet comptable les réceptionne de la même manière. Ainsi, vos suivis des achats (tableau de bord) ainsi que la tenue de la comptabilité sont tout le temps à jour.

Vous suivez vos dépenses et surveillez la consommation du budget tout au long de l’année. La plateforme Tiime permettait déjà cette fluidité et cette collaboration avec votre cabinet comptable. Avec la RFE, nous ajoutons seulement un mode de gestion des factures supplémentaires. Nous continuons à simplifier votre comptabilité.

Une réforme qui doit conduire à terme au pré-remplissage des déclarations de TVA

D’ici 2029 ou 2030, l’administration fiscale mettra en place le pré-remplissage des déclarations de TVA. Attention, cela représente une avancée similaire à celle qui existe pour l’impôt sur le revenu, mais vous resterez responsable de la déclaration périodique. Même si vous n’effectuez pas votre déclaration de TVA vous-même, votre cabinet comptable verra son rôle évoluer. Il prendra en charge le contrôle des montants pré-renseignés et corrigera ou complètera si nécessaire.

Une amélioration et une simplification de la relation fournisseur

Les factures électroniques viennent compléter les dispositifs qui existent déjà dans certaines entreprises, afin de rendre plus simples les relations commerciales. Contrats, bons de commande, bons de livraison et factures, tout le dossier d’un fournisseur devient numérique. Il se consulte en ligne à un seul endroit, ce qui facilite les recherches. Les rapprochements entre bons de réception valorisés et factures s’automatisent. Les erreurs diminuent. Les délais raccourcissent. Les paiements s'accélèrent, ce qui accroît la satisfaction de vos fournisseurs.

Tiime, la plateforme tout-en-un pour la facturation électronique et la gestion des achats

La nouvelle brique numérique qu'apporte la réforme de la facturation électronique vient compléter judicieusement les fonctionnalités que Tiime proposait avant aux petites entreprises et indépendants. Avec l’offre SMART, notre plateforme comportait déjà tous les outils utiles pour piloter les frais, dépenses et achats d’une TPE. Nous y avons ajouté le module de plateforme agréée pour vous aider à vous mettre en conformité. En plus, cela ne vous coûtera rien de plus qu’avant la réforme. Pour visualiser le contenu détaillé de nos abonnements, consultez la page des tarifs.

Sources & Références 

• « Je consulte la liste des plateformes agréées », impots.gouv.fr.
• Norme AFNOR XP Z12-014 - Cas d'usage B2B applicable dans le cadre de la réforme facture électronique en France, juin 2026.