Charges fixes : caractéristiques, utilité pratique et suivi

Au programme : 

• Les charges fixes dans une entreprise
• Différencier les charges fixes et les charges variables d’une société
• Utiliser la notion de frais fixes pour piloter la rentabilité d’une entreprise
• Calculer et suivre les coûts variables et les coûts fixes sur le plan comptable ?

À quoi correspondent les charges fixes dans une entreprise ?

Une entreprise fonctionne comme un foyer. Certaines dépenses professionnelles sont incontournables, quel que soit le niveau de l’activité. C’est donc comparable à un loyer à rembourser chaque mois pour héberger une famille.

Définition des charges fixes d’exploitation

Le caractère fixe d’une charge en entreprise signifie que le poste reste identique, même si l’activité montre des signes de ralentissement. Comme pour une famille dont l’argent disponible fond, cela peut conduire à prendre des mesures pour réduire un loyer, par exemple. Ces dépenses parfois récurrentes, comme des abonnements, constituent une partie seulement des charges d’exploitation. C’est important de les piloter et de les contenir, afin d’aider la structure à demeurer rentable ou à le devenir.

Notez, toutefois, qu’une entreprise qui vit des étapes de croissance connaît des paliers de charges fixes. Le niveau d’activité peut conduire à revoir la structure et augmenter les charges fixes. Par exemple, une usine trop petite exige d’investir dans des locaux plus grands ou de déménager, avec un loyer plus élevé. De la même manière, la société qui recrute et voit ses revenus progresser peut faire le choix d’un abonnement supérieur ou premium à un service. Encore faut-il qu’elle dispose de la trésorerie suffisante.

Exemples de charges fixes les plus courantes

Nous avons recensé ici une liste de frais fixes fréquents dans les entreprises, quelle que soit l’activité :

• les loyers et crédits-baux immobiliers comme mobiliers ;
• les abonnements souscrits ;
• les dépenses d’entretien et de maintenance (surtout préventive) ;
• les dépenses d’assurance, sauf l’assurance crédit ;
• les coûts de téléphonie et internet ;
• les honoraires comptables, d’avocat, etc. ;
• les impôts et taxes ;
• les dotations aux amortissements (étalement des dépenses d’investissement sur plusieurs années) ;
• les intérêts financiers sur les emprunts souscrits.

S’y ajoute aussi parfois une partie de la masse salariale, dès lors que les employés sont présents à leur poste, indépendamment de la charge de travail, du niveau de chiffre d’affaires ou de production.

Comment différencier les charges fixes et les charges variables d’une société ?

Par définition, la charge variable s’oppose à la charge fixe. Toutes les dépenses enregistrées en comptabilité peuvent entrer dans une des deux catégories. Parfois, ce calcul est simple. Dans d’autres cas, il demande d’appliquer des clés de répartition.

Caractéristiques des charges variables

La charge variable existe uniquement si l’entreprise présente une activité effective. Ainsi, une ligne de fabrication à l’arrêt ne génère aucune charge variable. Les salariés sont affectés à d’autres ateliers ou les contrats d'intérimaires sont stoppés. Du fait de l’absence de production, les machines ne nécessitent pas d’énergie pour fonctionner. Elles ne consomment pas de matières premières, de fournitures, d'emballages, etc.

Divers postes de charges parfois variables et parfois fixes

Le premier exemple concerne les charges de personnel. Les salariés postés sur une ligne de fabrication, dans un entrepôt logistique ou à la préparation des commandes, correspondent à des coûts variables. Dans l’absolu, sans activité, ces charges n’existent pas.

En revanche, les employés de l’entreprise affectés à des services, comme la gestion de la facturation, de la comptabilité, de la paie, etc., entrent dans les coûts fixes. Vous percevez donc que la même ligne du compte de résultat comporte alors les deux natures de charges.

La même analyse existe pour des coûts énergétiques dans une entreprise qui dispose de plusieurs sites. Un entrepôt logistique ou un atelier de production présente des frais d’électricité variables dans la grande majorité des cas. En revanche, de telles dépenses d’énergie pour les bureaux ou le siège se classent en charges fixes.

Comment utiliser la notion de frais fixes pour piloter la rentabilité d’une entreprise ?

À quoi peut bien servir cette répartition des charges d’exploitation entre la part fixe et la part variable ? Voici plusieurs cas où un professionnel a besoin de ces informations pour prendre des décisions de gestion.  

Qu’est-ce que la notion de coûts variables et de coûts complets ?

Quelle que soit l'activité de votre entreprise, de la production, du négoce ou de la prestation de services, ce que vous vendez à un client exige de réaliser des dépenses. C’est la notion de coût de revient. Ce coût unitaire correspond à l’ensemble des charges engagées pour fabriquer l’article ou le service commercialisé, divisé par le volume vendu. C’est indispensable de bien maîtriser ce type de coût afin de fixer ses prix de vente et donc sa marge commerciale prévisionnelle.

Ce coût également appelé prix de revient se décompose entre charges fixes et charges variables. Le coût fixe représente la part des dépenses qui ne dépend pas du volume. Le coût complet comporte toutes les charges, variables comme fixes.

Qu’est-ce que le seuil de rentabilité (SR) en comptabilité ?

Une entreprise s’avère rentable si elle dégage des bénéfices. Aussi, le seuil de rentabilité correspond au moment où elle parvient à équilibrer ses comptes. En fait, cela revient à dire que la marge sur coûts variables (MSCV) atteint au moins le niveau des frais fixes. Toutes les ventes réalisées après, avec une MSCV positive, permettent alors de dégager du profit.

Vous comprenez que, pour déterminer ce seuil de rentabilité, vous devez disposer de deux données : le montant des frais fixes (FF) et le taux de marge sur coûts variable (a). Voici la formule de calcul de ce seuil de rentabilité : SR = (FF)/(a). Ce sont des notions essentielles, tant à la création d’une société que pour établir un business plan efficace.

Comment exploiter les charges fixes pour connaître son point mort ?

Le point mort complète le seuil de rentabilité. C’est un autre concept très intéressant pour l’entrepreneur. Il lui permet de savoir environ à quel moment de l’année comptable (exercice), il atteint son seuil de rentabilité, soit l’équilibre financier.

Par exemple, l’entreprise présente un niveau de charges fixes de 240 000 euros. Sa marge sur coûts variables parvient à ce niveau de 240 000 euros à fin septembre. Elle couvre à cette date 12 mois de frais fixes. Le point mort est donc franchi à fin septembre.

Comment calculer et suivre les coûts variables et les coûts fixes sur le plan comptable ?

Maintenant que vous savez comment distinguer les frais fixes des frais variables et à quoi servent ces informations vient le moment de structurer la comptabilité. Comment calculer les coûts fixes simplement ?

Tableau des charges fixes et variables sur Excel : un calcul et une répartition des dépenses peu pratique

La première solution consiste à bâtir un tableau afin de répartir tous les comptes de charges de votre balance comptable en deux colonnes. Vous indiquez chaque montant fixe ou variable manuellement en face du libellé du compte. Ce système reste peu pratique, tant pour vous, l'entrepreneur, que pour votre expert-comptable.

En outre, vous risquez de vous retrouver avec des comptes qui comportent à la fois des factures ou des écritures à caractère mixte. C’est par exemple le cas de l’électricité, si vous disposez d’un atelier de fabrication, comme expliqué précédemment.

En fonction de votre connaissance des coûts, vous pouvez toutefois procéder à une répartition approximative selon les types de dépenses. Mais, à chaque fois que vous souhaitez obtenir cette information, le travail est à reprendre. Par exemple, cet exercice semble compliqué pour comparer chaque mois les dépenses réelles avec celles prévues au budget.

Utiliser un axe de la comptabilité analytique pour une gestion des coûts plus simple

L’autre solution, plus structurée, consiste à mettre en place une comptabilité analytique en liaison avec votre expert-comptable. Ceci signifie enregistrer d’autres informations en parallèle de la comptabilité générale. Par exemple, vous pouvez utiliser un axe analytique qui éclate les charges entre montants variables et montants fixes.

Avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire, vous pouvez même automatiser la gestion des dépenses et de ces classements analytiques. Pour les postes comptabilisés à partir des flux bancaires, vous pouvez aussi affecter une catégorie analytique lors de l’enregistrement.

Pour la paie, votre cabinet comptable peut paramétrer des imputations analytiques en fonction de l’affectation des personnes dans l’entreprise. Pour certains postes, vous pouvez les éclater selon une clé de répartition.

Piloter son entreprise demande d’éviter le brouillard et de surveiller ses dépenses, comme le lait sur le feu. En fonction de l’argent disponible en banque, vous pouvez ou non valider le paiement des factures à échéance. Et, la gestion des coûts fixes fait partie d’un suivi de la rentabilité.

Avec une comptabilité automatisée et enrichie, vous disposez d’informations essentielles pour identifier les bons leviers d’optimisation de la performance. La maîtrise des frais fixes y participe. Équipez-vous d’une solution en ligne comme Tiime pour piloter toutes vos dépenses en quelques clics et en liaison avec votre comptable. Vous économisez votre énergie et bénéficiez de suivis de gestion réguliers et pertinents.