Les avantages de la facturation en ligne

Piloter une entreprise implique de prendre de nombreuses décisions dans l’intérêt de celle-ci. Les dernières mesures prises par le gouvernement dans sa lutte contre la fraude poussent les entrepreneurs à reconsidérer les avantages de la facturation en ligne.

S’il s’agissait jusque-là de n’omettre aucune mention obligatoire sur ses factures et devis, la réglementation porte désormais sur le support utilisé pour établir et transmettre ses pièces comptables, tant à ses clients qu’à l’administration fiscale.

Les éditeurs de logiciels de facturation ne sont pas à court d’arguments pour vanter les mérites de leurs applications : automatisation des tâches, conformité légale, personnalisation de l’interface, etc. Quel parti tirer réellement de la facturation électronique ?

Quelle est l'importance de la facturation ?

La facturation joue un rôle fondamental au sein d’une entreprise, quelle que soit son envergure ou la nature de son activité. Avant toute chose, elle répond à l’obligation légale de facturer pesant sur les professionnels, dans le cadre de la vente d’un produit ou d’une prestation de services. Ainsi, pour rester conforme à législation en vigueur, le fournisseur est tenu d’éditer une facture pour son client s’il s’agit d’un professionnel, ou une note lorsque la transaction est conclue avec un particulier.

Son rôle clé dans la gestion financière de la société

La facturation s’inscrit dans un processus d’actions que l’on nomme également « le poste client ». Il se compose de diverses tâches, telles que :

• La création des devis et l’édition des factures ;

• La relance client ;

• Le recouvrement des créances.

Il est essentiel pour un dirigeant de mettre en place un bon suivi de sa facturation. Pour cela, il peut s’appuyer sur les multiples avantages de la facturation en ligne. En tout état de cause, la santé financière globale de l’entreprise repose sur la qualité et l’efficacité déployée pour assurer la gestion des créances.

En effet, produire une facture permet de matérialiser les transactions, ainsi que toutes les actions relatives à la relation commerciale. La manière dont elle est traitée impacte directement la trésorerie de l’organisation et peut sérieusement mettre à mal la pérennité de son activité. C’est pourquoi le suivi de l’encaissement des sommes dues ne doit pas laisser la place à l’improvisation. Les professionnels de la facturation font preuve de rigueur et d’une grande réactivité en cas de retard de paiement.

Ses implications légales et fiscales

Outre l’utilité commerciale que démontre l’émission d’une facture, cette dernière revêt également une fonction juridique. Elle prouve et concrétise l’existence d’un accord entre un fournisseur et son client, relatif à l’exécution d’une mission ou de la vente d’un bien. De même, elle confère au prestataire le droit de réclamer le versement des sommes dues en contrepartie du service rendu.

Pour être recevable devant un tribunal, cette pièce comptable et fiscale doit répondre au formalisme imposé par le Code général des impôts (CGI). Ainsi, la facture vise à désigner la nature de la prestation en question et doit comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires ou d'éléments essentiels, telles que :

• La mention « facture » ;

• Sa date d’émission ;

• Son numéro unique et respectant l’ordre chronologique, sans discontinuer avec les autres factures ;

• La date de livraison de la prestation ;

• Les coordonnées du client (raison sociale, adresse du siège social, adresse de facturation si différente, etc.) ;

• L’identité du fournisseur (raison sociale, numéro SIREN, forme juridique, adresse du siège social, etc.) ;

• Le numéro du bon de commande le cas échéant ;

• Le numéro d’identification à la TVA du prestataire et du client si ce dernier en est redevable

• La désignation du produit ou du service ;

• Sa quantité et son prix unitaire ;

• Le taux de TVA appliqué ;

• Les modalités de paiement ;

• Les éventuelles majorations ou rabais de prix ;

• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Les factures sont à conserver pour une durée de 10 ans. Elles comptent parmi les pièces justificatives à présenter à l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle, d’où l’importance d’une gestion saine et efficiente. Consultez notre vidéo sur les bases de la facturation pour plus d'informations :

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne ?

À l’ère du digital, les avantages de la facturation en ligne se font de plus en plus présents.

Efficacité et facilité d'utilisation

La dématérialisation des logiciels de facturation apporte une touche de modernisme dans la manière d’éditer ses factures. Les solutions disponibles sur le marché sont toujours plus nombreuses et séduisent les entrepreneurs adeptes des nouvelles technologies.

La force de ces logiciels de facturation en ligne réside dans leurs interfaces intuitives, agréables et simples à prendre en main. Leurs fonctionnalités avancées permettent aux chefs d’entreprise d’automatiser certaines de leurs tâches chronophages et de facturer leurs clients en quelques clics. De même, cette même quittance peut être validée de n’importe où via la signature électronique. Ce procédé permet de gagner un temps considérable sur la gestion administrative.

La plupart de ces solutions se veulent adaptées aux besoins du plus grand nombre. Cependant, il peut être judicieux d’opter pour celle s’étant le mieux approprié les spécificités et les contraintes afférentes à l’activité en question.

Avantages de la dématérialisation des factures par rapport à la facturation traditionnelle

Nombreux sont les entrepreneurs à se contenter d’outils comme Excel ou Word pour établir leurs factures. Les plus créatifs s’emploient même parfois à créer leurs supports commerciaux avec divers outils de graphisme (Photoshop, InDesign, etc.). Si ces derniers font preuve d’une grande originalité, là n’est pas l’essentiel en matière de facturation. Au contraire, cette façon de procéder peut même s’avérer source d'erreurs.

L’avantage de la facturation en ligne tient en sa faculté de limiter les risques, tels que :

• Les oublis de facture ;

• Une numérotation de facture erronée ;

• Un mauvais taux de TVA appliqué ;

• L’omission ou l’absence de mise à jour d’une mention obligatoire ;

• etc...

Les anciennes méthodes de facturation impliquent que le gestionnaire doit tout saisir à la main, et se tenir vigilant à chaque édition de facture. Un logiciel de facturation bien paramétré suffit souvent à éviter bien des déboires, sans compter un gain de temps considérable et des coûts optimisés.

Quels sont les gains de temps offerts par la facturation en ligne ?

Le temps d’un entrepreneur est précieux. Il se doit de le consacrer à des travaux à forte valeur ajoutée.

La gestion des factures en déplacement professionnel

Le traitement des factures au moyen de la méthode traditionnelle contraint le gérant à officier exclusivement de son bureau, entouré de ses classeurs, et le soumet aux délais d’envois postaux. Or, la nature de leur activité ne permet pas toujours à ces chefs d’entreprise de rester sédentaires dans leurs locaux.

Dans le secteur du BTP par exemple, ces derniers sont souvent amenés à se déplacer sur les divers chantiers dont ils ont la charge. Il en est de même pour les entrepreneurs commerciaux, qui naviguent d’un rendez-vous client à un autre. Ces derniers ne sont donc pas toujours en mesure d’éditer leurs factures au format papier.

Le gain de temps constitue donc l’un des principaux avantages de la facturation en ligne. Pour cause, les logiciels en ligne sont configurés de manière à réaliser des devis et des factures de n’importe où, même lors de déplacements professionnels. De plus, les clients y trouvent également leur compte. En effet, leur quotidien s’en trouve facilité puisque l’outil leur permet de signer un devis ou de payer une facture en ligne, réduisant ainsi le délai de traitement.

L’automatisation des tâches récurrentes

Tout l’enjeu consiste à choisir la solution en ligne la mieux adaptée aux contraintes de l’activité et de la paramétrer de la façon la plus optimale possible. Une fois cette étape franchie, les actions répétitives et chronophages sont alors prises en charge par le logiciel en mode automatique. Le gestionnaire jouit d’un gain de temps significatif pour les tâches suivantes :

• La création et l’envoi des devis par courrier ou par e-mail ;

• La gestion des factures ;

• Le traitement des données concernant les clients ;

• La mise à jour des mentions obligatoires ;

• La relance des créances clients impayées ;

• etc...

Le professionnel se libère des plages horaires qu’il peut consacrer à d’autres prérogatives nécessitant plus de réflexion intellectuelle. De même, la facturation en ligne contribue à se faire payer une facture plus rapidement et éviter les retards d'acquittement. Laisser une telle situation perdurer peut lourdement entraver la progression du chiffre d’affaires et par conséquent, le développement de l’organisation. Le recours à la facturation électronique résout facilement ce type de problématique. Elle permet une détection rapide des paiements en souffrance et la mise en œuvre des relances.

Comment la facturation en ligne simplifie-t-elle la gestion des données ?

Parmi les divers avantages de la facturation en ligne, les utilisateurs de ces applications voient le traitement de leurs données grandement facilité. En effet, les fonctionnalités avancées dont elles disposent permettent de centraliser les documents relatifs au poste client et d’organiser leur stockage. L’entrepreneur retrouve ainsi ses pièces justificatives plus rapidement et jouit là encore d’un gain de temps non négligeable.

Ces logiciels de facturation électronique proposent également une interface agréable, composée d’un tableau de bord intuitif. Les principales informations y sont consignées de manière structurée et fluide. Ainsi, en un coup d’œil, le chef d’entreprise accède aux chiffres clés de sa société ou aux divers documents dont il a besoin, sous réserve de disposer d’une connexion internet fichiers clients.

En quoi la facturation en ligne est-elle un atout pour la conformité légale ?

La mise à jour automatique des normes de facturation

La facturation en ligne est un outil précieux pour les chefs d’entreprise en ce sens qu’elle limite l’intervention humaine sur de nombreux postes, et par là même, le risque d’erreur. Une solution de facturation appropriée à l’activité concernée intègre parfaitement les contraintes légales qui l’entourent.

Il est possible de paramétrer le logiciel de sorte que celui-ci tienne compte des normes de facturation imposées par la législation. Ce faisant, l’automatisation des tâches peut alors se dérouler dans les meilleures conditions.

Toutefois, le concours du logiciel n’exonère pas le personnel en charge des factures d’effectuer les contrôles requis visant à s’assurer que la mise à jour des normes s’opère correctement. Quoi qu’il en soit, la détection d’un dysfonctionnement et la mesure corrective qui l’accompagne demeurent plus rapides à mettre en œuvre qu’une réactualisation manuelle sur l’ensemble des supports.

Une meilleure observation des obligations légales et fiscales

Les chefs d’entreprise sont vivement incités à découvrir les nombreux avantages de la facturation en ligne. À travers la loi relative à la lutte contre la fraude, l’État impose progressivement l’utilisation d’un logiciel de gestion conforme à cette nouvelle réglementation. Déjà en vigueur depuis le 1er janvier 2020 pour le secteur public avec sa plateforme Chorus Pro, la généralisation de la facture électronique doit s’effectuer selon un calendrier précis :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et assujettis à la TVA ;

• 1er septembre 2027 pour les structures plus petites (TPE, PME et les micro-entreprises).

Les dirigeants devront opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour la gestion de leur facturation et des encaissements. Celle-ci devra être accréditée par l’administration fiscale. La facturation en ligne se prête parfaitement à la mise en œuvre de cette nouvelle réglementation. Il convient cependant de porter une attention toute particulière à : 

• La solution d’e-invoicing à privilégier en s’assurant de sa conformité aux exigences légales ;

• L’intégration rigoureuse des données client dès le départ pour réduire au maximum le besoin d’une intervention humaine.

Quels sont les avantages en termes de personnalisation et d'image de marque ?

On y pense moins, mais adopter la facturation électronique permet également de gagner en crédibilité. En effet, la plupart des logiciels offrent la possibilité de personnaliser ses devis et ses factures. Le chef d’entreprise est aussi libre d’ajouter sur ses pièces comptables des mentions complémentaires, comme ses CGV (conditions générales de vente) par exemple. Outre le caractère original qu’elles apportent, ces options de personnalisation gomment les signaux d’amateurisme que peut renvoyer un professionnel qui se lance.

Les avantages de la facturation en ligne sont tels que les organisations peuvent créer facilement leurs propres modèles de facture. Pour ce faire, il leur suffit d’intégrer dans l’outil :

• Leur charte graphique ;

• Leur logo ;

• Tous les éléments constituant leur identité visuelle.

Si soigner le design des factures peut sembler secondaire par rapport à tout ce que doit accomplir un entrepreneur, ce détail peut néanmoins s’avérer redoutable en termes de communication.

Pour cause, il contribue à renforcer l’image de marque de son entreprise et, par conséquent, à la démarquer de ses concurrents. C’est un fait, dans l’esprit de leurs clients, les factures personnalisées sont souvent gage de sérieux et de professionnalisme.

Le quotidien d’un dirigeant de société est souvent intense, donc tous les outils propices à alléger ses charges sont bons à prendre. Les avantages de la facturation en ligne sont indéniables et les arguments en faveur de ces solutions sont multiples. Le gérant tire profit d’un gain de temps considérable pour piloter son entreprise. De plus, l'automatisation des tâches lui évite de nombreuses déconvenues, souvent liées à l’erreur humaine, et lui garantit de rester en conformité avec la réglementation en vigueur. Pour plus d'informations concernant le choix de votre logiciel ou sur la généralisation de la facturation électronique des entreprises, n’hésitez pas à contacter les équipes de Tiime, et laissez-vous guider par des professionnels avisés.

Vous cherchez à savoir comment trouver le logiciel qu'il vous faut, regardez notre vidéo sur les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de facturation :