TVA en comptabilité : que faut-il savoir exactement ?

Au programme :

• Pourquoi la TVA et la comptabilité sont-elles intimement liées dans les entreprises ?
• Calcul de la TVA sur les factures émises et reçues par votre entreprise
• Saisir la TVA en comptabilité pour les différentes transactions et étapes 
• Cas particuliers sur le plan de la comptabilisation de la TVA 
• Comptabilité et gestion de la TVA : s’équiper et se faire accompagner par des professionnels

Pourquoi la TVA et la comptabilité sont-elles intimement liées dans les entreprises ?

Avant de réaliser sa déclaration de TVA, toute entreprise assujettie à la TVA doit organiser correctement la gestion de la taxe pour chaque transaction, vente comme achat. Cela se passe d’une part dans le logiciel de facturation, au niveau des articles, mais aussi des tiers, les clients et les fournisseurs. D’autre part, la comptabilité comporte également des paramétrages indispensables au traitement correct de la TVA.

L’objectif consiste à mouvementer les bons comptes pour chaque type d’opération et selon la date d’exigibilité de la TVA. Pour ces raisons, la TVA et la comptabilité fonctionnent de pair.

Seules les micro-entreprises ne sont pas tenues à l’établissement d’une telle comptabilité. Si elles sont soumises au régime simplifié ou au régime réel de TVA, et non plus à la franchise en base, elles facturent et déduisent cette taxe. Elles établissent alors une déclaration de TVA. Mais, pour autant, elles restent dispensées de réaliser une comptabilité complète. Un simple suivi chronologique des recettes encaissées suffit, voire un état du même type pour les achats, en cas d’activité commerciale.

Comment calculer la TVA sur les factures émises et reçues par votre entreprise ?

Avant d’arriver en comptabilité, la taxe à la valeur ajoutée se calcule sur les factures. C’est donc essentiel de respecter le formalisme ainsi que les taux de TVA appliqués.

La TVA sur les factures clients

En amont de la comptabilité, la TVA se gère dès la facturation client. Et même, dès la création de la fiche client dans le fichier et du code article du bien ou du service à vendre. Toutes les explications qui suivent valent pour une entreprise assujettie à la TVA et qui doit facturer la taxe. Vous pouvez aussi consulter l’article sur la réalisation d'une facture avec TVA.

La gestion des taux de TVA sur les articles

Le correct calcul de la taxe à la valeur ajoutée sur chaque ligne de facture dépend de ce paramétrage. C’est donc essentiel de connaître les taux applicables pour votre activité, et cela produit par produit. Nous avons publié sur ce sujet un guide complet des taux de TVA en France.

La gestion des clients et des lieux de livraison

L’autre point qui conditionne le calcul automatique de la TVA sur la facture, c’est le client facturé et livré :

• Pour des ventes en France, peu importe le régime TVA de votre client. Ce qui l’emporte, c’est le vôtre. Ainsi, une vente à un particulier, comme à une entreprise assujettie à la TVA, comporte de la taxe, en fonction de ce qui est vendu (article par article), dès lors que vous êtes vous-même assujetti.

• Si vous vendez hors de France, vous sortez des ventes domestiques. Pour les livraisons au sein de l’Union européenne, c’est le régime de la TVA intracommunautaire qui s’applique, avec donc l’auto-liquidation et pas de taxe sur la facture. En cas de vente à l’international, vous effectuez une exportation et la facture ne comporte pas de TVA.

Prenez garde dans tous les cas aux mentions obligatoires, afin d’éviter les sanctions en cas de facture non conforme.

Présentation de la TVA sur chaque facture émise

Ensuite, la facture comporte un récapitulatif des bases taxables par taux, afin de déterminer le montant hors taxes (HT), le montant de la taxe (TVA) et le total toutes taxes comprises (TTC). Ce sont ces sommes qui s’enregistrent ensuite dans la comptabilité générale de l’entreprise.

La TVA sur les factures fournisseurs

Le principe reste assez similaire pour les achats aux fournisseurs. Il s'agit ici de contrôler que chaque facture est conforme au regard de la TVA. Avec la réforme de la facturation électronique, les documents seront plus normés qu'actuellement. La plateforme agréée (PA) de votre fournisseur devra vérifier sa conformité, notamment, avant de la transmettre à votre PA de réception.

Comment saisir la TVA en comptabilité pour les différentes transactions et étapes ?

Avec la dématérialisation grandissante des factures, et l'arrivée proche de la facturation électronique obligatoire en France, la saisie manuelle en comptabilité tend à disparaître.

L’intégration des factures en comptabilité : HT, TVA et TTC

Les logiciels de pré-comptabilité automatisent le traitement comptable et préparent les écritures, grâce aux techniques IA du machine learning. Le logiciel apprend à repérer le contenu des pièces et applique des règles pour affecter correctement chaque montant en comptabilité.

Pour vos propres factures de vente, c’est encore plus simple. Le logiciel de facturation est généralement connecté à celui de la comptabilité et un paramétrage précis existe. Ainsi, le chiffre d’affaires HT, la TVA collectée et le montant TTC dû par le client s’enregistrent dans les bons comptes.

La TVA collectée : comptes et écritures

Cette TVA s’appelle ainsi parce que le vendeur la collecte auprès de ses clients. Il fait donc office de boîte aux lettres, car cette taxe est destinée à être reversée à l'administration fiscale.

Utilisez le compte « 44571-TVA collectée ». Lors de l’enregistrement d’une facture, vous le créditez et la somme se positionne donc au bilan passif dans les dettes. La taxe reste dans ce compte, jusqu’à la préparation de la déclaration de TVA.

La TVA déductible : comptabilisation

Cette taxe correspond à celle que vous payez à vos fournisseurs et que la réglementation vous autorise à récupérer auprès de l’administration fiscale. Elle sera à déduire lors de la déclaration, sur la ligne de la TVA déductible. Pour les cas où la TVA ne peut se récupérer, le montant de la taxe doit se comptabiliser dans le même compte que la somme hors taxes.

Deux cas de figure existent en matière de compte de TVA à utiliser :

• factures d’achat qui correspondent à des investissements : compte « 44562 - TVA déductible sur immobilisations » ;

• autres factures d’achat : compte « 44566 - TVA déductible sur autres biens et services ».

Cette taxe représente donc une créance pour l’entreprise et se présente au bilan actif, dans l’attente de la déclaration de TVA.

Quelle écriture passer en comptabilité pour la déclaration de TVA ?

Quand déclarer quoi ? Comment enregistrer en comptabilité les sommes déclarées ? On vous explique !

Fait générateur et exigibilité de la TVA

Au moment d’établir la déclaration de TVA, votre comptable reprend l’ensemble des montants comptabilisés en TVA collectée et en TVA déductible. Il porte sur la déclaration les sommes, en fonction du fait générateur.

Voici les règles générales pour ce fait générateur qui détermine l’exigibilité de la TVA :

• les biens : la date de livraison effective ;
• les services : la date de paiement, sauf en cas d’option pour la TVA sur les débits (soit à la facturation), comme nous le détaillons dans la fin de l’article.

Écriture à comptabiliser pour la déclaration de TVA

Le fait d’établir la déclaration de TVA conduit à passer une écriture pour constater les sommes déclarées. Deux cas de figure se présentent :

• La TVA collectée dépasse la TVA déductible. L’entreprise doit payer le solde net. Alors, vous soldez la TVA collectée (débit du compte 44571 par le crédit du compte « 44551 - TVA à décaisser »). Puis, vous soldez les comptes de TVA déductible (crédit des comptes 44562 et 44566 par le débit du compte « 44551 - TVA à décaisser »).

• La TVA déductible excède la TVA collectée. L’entreprise dispose alors d’un crédit de TVA, qu’elle peut reporter ou pour lequel elle peut demander le remboursement. Alors, l'écriture consiste à solder les comptes de TVA collectée et de TVA déductible, comme dans le cas précédent, mais avec en contrepartie le compte « 44567 - crédit de TVA », au lieu du compte « 44551 - TVA à décaisser ».

Écriture en cas de régime simplifié d’imposition (RSI)

Les acomptes versés en cours d’année sont à solder au moment de l’établissement de la CA12 :

• crédit du compte « 445810 - Acomptes versés » ;
• par le débit du compte « 44551 - TVA à décaisser ».

Le paiement de la TVA ou le crédit de TVA : comment les comptabiliser ?

Au moment du paiement effectif de la TVA, l'entreprise comptabilise le décaissement ainsi :

• débit du compte « 44551 - TVA à décaisser » ;
• crédit du compte « 512 - banque ».

Si l'entreprise obtient le remboursement d’un crédit de TVA, voici l’enregistrement comptable pour la somme en question :

• débit du compte « 512 - banque » ;
• crédit du compte « 44567 - crédit de TVA ».

Quels sont les cas particuliers sur le plan de la comptabilisation de la TVA ?

Nous vous avons expliqué le fonctionnement classique de la TVA en comptabilité. Toutefois, quelques situations spécifiques demandent un peu d’attention, car elles suivent des règles particulières. Nous avons sélectionné les plus courantes.

Comptabilité et TVA intracommunautaire sur les opérations européennes

Pour tout comprendre sur ce régime particulier, consultez notre article sur la TVA intracommunautaire. Vous saurez à quoi correspondent ces types de transactions commerciales entre pays de l’Union européenne, comment établir les factures et quelles déclarations réaliser. Vous pouvez aussi ajouter à votre lecture avec l’article sur la facturation TVA pour un client étranger. Ici, nous complétons avec le traitement de la TVA intracommunautaire en comptabilité.

Principe de l’auto-liquidation de la TVA par l’acheteur

Le plus important à comprendre dans le phénomène de l’auto-liquidation de la TVA, tant pour le vendeur que pour l’acheteur, c’est ce fonctionnement :

• Les factures de livraisons intracommunautaires à un client assujetti et situé dans un autre État membre ne comportent pas de TVA. Elles mentionnent toutefois le numéro de TVA intracommunautaire de cet acheteur. Ce dernier se charge d’auto-liquider la taxe à la valeur ajoutée. Aucune TVA n’est enregistrée en comptabilité dans l’entreprise qui vend. Cette entité se contente de porter le montant hors taxes de la vente sur sa déclaration de TVA sur la ligne « opérations exonérées ».

• L‘acquisition intracommunautaire chez le client est à comptabiliser avec de la TVA. L’acheteur situé dans un autre État doit saisir la TVA dans sa comptabilité, même si elle ne figure pas sur la TVA. C’est lui qui doit en effet la reverser. Et, il peut dans le même temps également la déduire de sa déclaration.

Écriture comptable de TVA pour les acquisitions intracommunautaires

Le système comptable doit repérer le flux intracommunautaire afin de calculer la TVA et de l’enregistrer. Rappelons que la comptabilisation s‘effectue toujours en partie double, avec un crédit et un débit. Aussi, voici le schéma comptable pour la TVA à auto-liquider sur une telle facture d’achat :

• débit du compte « 445662 - TVA déductible intracommunautaire » ;
• crédit du compte « 4452 - TVA due intracommunautaire ».

Lors de l’établissement de la déclaration de TVA, ces comptes sont soldés par le compte « 44551-TVA à décaisser ».

Cadeaux clients : montant admis en déduction de TVA et suivi du plafond annuel

La fin de l’année approche ? C’est souvent le moment de réaliser quelques cadeaux aux clients dans le cadre des affaires. La déduction fiscale du résultat comme la récupération de la TVA font toutefois l’objet de règles strictes.

La taxe à la valeur ajoutée est déductible sur les cadeaux de faible valeur réalisés lors des fêtes de fin d’année. Ces cadeaux ne doivent pas dépasser un montant annuel TTC par an et par bénéficiaire. Il est fixé par décret, conformément à l’article du CGI 257. 1° du 1 du II. Le montant applicable en 2025 s’élève à 73 euros TTC et devrait faire l’objet d’une réévaluation au 1er janvier 2026.

Cette règle fiscale particulière signifie que vous devez suivre l’utilisation des cadeaux achetés afin de savoir quel montant de TVA vous pouvez récupérer sur la facture d’achat. La pièce s’enregistre en compte 6234 - cadeaux à la clientèle. Si une partie de la TVA est non déductible, du fait de la règle ci-dessus, vous devez venir imputer dans ce compte cette somme non récupérable, en plus du montant HT facturé par le fournisseur des cadeaux.

La TVA sur les prestations de services : deux possibilités

Vous êtes prestataire de services ? Vous pouvez choisir entre deux régimes pour la TVA. En outre, pour des achats de services, toute entreprise doit respecter le régime de son fournisseur pour la récupération de la taxe sur sa déclaration.

La différence entre les deux régimes se situe sur le fait générateur qui rend la TVA exigible chez le vendeur et déductible chez l’acheteur. C’est donc important de connaître ces règles et de paramétrer ces informations dans votre système informatique, notamment dans la fiche fournisseur.

Le régime d’office de la TVA à l’encaissement

C’est le fonctionnement par défaut pour tous les prestataires de service. La TVA est due par le vendeur dès qu’il encaisse le prix de la vente. L’acheteur peut déduire la taxe seulement après avoir réalisé le paiement de la facture.

Le régime optionnel de la TVA sur les débits

Les entreprises prestataires de service peuvent opter pour l’autre système de TVA, soit la taxe sur les débits. Cela revient à fonctionner sur la base de la date de la facture et non plus celle du règlement. Dans ce cas, le vendeur doit mentionner cette option de « TVA sur les débits » sur sa facture, afin que son client soit informé du choix.

Comptabilité et gestion de la TVA : s’équiper et se faire accompagner par des professionnels

Cet article vous donne les bases pour comprendre comment structurer votre fichier client, votre fichier fournisseur, vos produits, vos prestations de service, etc., pour gérer ensuite la TVA en comptabilité. Vous percevez qu’il vaut mieux utiliser des outils bien organisés et en conformité avec la réglementation. C’est l'assurance de disposer de schémas comptables clairs et fluides pour toutes les opérations et de générer la déclaration de TVA sans risque et sans stress.

Pensez aussi à vous faire accompagner par un expert-comptable. Vous sécurisez vos processus et vous profitez de ses conseils pour certaines transactions, en cas de doute. La tranquillité fiscale n’a pas de prix. Avec l’application Tiime, vous collaborez avec votre comptable, et bénéficiez d’un outil complet de l’émission ou la réception de la facture jusqu’à son paiement, en passant par sa comptabilisation. Si vous souhaitez réaliser un essai gratuitement, inscrivez-vous ici.