Introduction
Créer un devis est une étape incontournable dans la vie d'un entrepreneur. Premier contact avec ces clients, document qui initie une possible relation client vendeur. Cet article vous accompagne dans la maîtrise de la création de devis et les notions clés notamment pour les nouveaux entrepreneurs. Il vous donnera les éléments pour apprendre à gagner du temps lors de votre création de devis.
Pourquoi un devis est-il crucial pour votre activité ?
L'importance légale et commerciale des devis
Un devis est bien plus qu'une simple estimation : c'est un document engageant qui joue un rôle primordial dans la protection légale de votre entreprise. Il sert de base à la relation commerciale, établit une relation de confiance auprès de vos clients. Il permet à votre client d'avoir un premier regard, un avis sur votre travail et de comprendre à quoi correspond le coup de votre prestation. Un devis se doit donc d'être parfaitement rédigé, pour cela, il doit respecter les normes légales, assurant ainsi une base solide pour vos transactions.
Cet article s'adresse donc aux entrepreneurs souhaitant savoir créer un devis en bon et du forme.
Le devis n'est pas obligatoire pour toutes les transactions, mais si vous choisissez de ne pas l'éditer, il faut impérativement informer correctement votre client des caractéristiques essentielles de votre prestation. À savoir le prix exact de la prestation, la date à laquelle elle est prévue, le délai de livraison s'il y en a un et le délai de son exécution.
Cependant, le devis devient obligatoire lorsque :
- La prestation de services à la personne est supérieure à 100 euros par mois.
- Il s'agit d'une prestation de dépannages ou de travaux.
💡 En voici la liste : les travaux de raccordement, d'installation, d'entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers ; les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols.
Au-delà du caractère obligatoire ou non du devis, ce document permet d'être le plus transparent possible avec vos clients pour justifier des coûts qu'engendre la prestation demandée. Lorsque la demande client est personnalisée et/ou complexe, il est recommandé d'éditer un devis afin de présenter les frais détaillés.
Comment faire un devis efficace et professionnel ?
Étapes de la création d'un devis
Voici les 10 points essentiels que votre devis doit comporter dans le but de présenter correctement votre prestation à votre client. Nous allons reprendre ensemble chaque point pour comprendre ce que l'on attend d'un devis :
Identification de l'entreprise et du client
Inclure les coordonnées complètes de votre entreprise (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.).
Ajouter les informations du client (nom, adresse, coordonnées).
Description de la prestation ou du produit
- Énumérer chaque service ou produit proposé avec une description claire et précise.
- Spécifier les quantités, les références, et toutes autres informations pertinentes.
Prix et conditions financières
-
- Indiquer le prix unitaire et le prix total pour chaque service ou de chaque produit.
- Préciser si les prix sont TTC (Toutes Taxes Comprises) ou HT (Hors Taxes).
- Mentionner les éventuelles remises, réductions ou conditions particulières.
Conditions de paiement
- Définir les modalités de paiement (acompte, paiement à la livraison, échéancier, etc.).
- Indiquer les délais de paiement et les pénalités en cas de retard.
Date de validité du devis
- Spécifier la durée de validité du devis (généralement quelques semaines).
Délais de réalisation
- Indiquer les délais prévus pour la réalisation des services ou la livraison des produits.
Mentions légales et signature
- Inclure les mentions légales obligatoires selon votre secteur d'activité.
- Prévoir un espace pour la signature du client et la date, ainsi que pour votre propre signature.
Conditions Générales de Vente (CGV)
- Joindre ou faire référence à vos CGV, si applicables.
Informations complémentaires
- Ajouter toutes informations supplémentaires pertinentes, comme les garanties, les conditions d'annulation, etc.
Vérification et finalisation
- Relire le devis pour corriger d'éventuelles erreurs.
- S'assurer que le devis est clair, complet et professionnel.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un devis qui soit à la fois clair, professionnel et conforme aux attentes de vos clients ainsi qu'aux exigences légales attendues.
Avantages des logiciels de devis
L'utilisation de logiciels de devis simplifie la création de devis pour les entrepreneurs et les petites entreprises. Ces outils numériques vous feront économiser du temps grâce au calcul automatique sur le devis et à l'utilisation d'un éditeur avec des modèles prédéfinis, réduisant ainsi les erreurs manuelles. Ils offrent une présentation professionnelle des devis, renforçant la crédibilité de l'entreprise auprès des clients.
Avec la plupart des logiciels, l'accès et la gestion des devis sont possibles à n'importe quel moment et d'où vous le souhaitez, ce qui est particulièrement avantageux pour les professionnels en déplacement.
En outre, ces logiciels assurent la conformité légale et la sécurité de vos données et celles de vos clients, et parfois des aspects essentiels de votre gestion financière (encours clients). La capacité de convertir facilement un devis en facture une fois accepté simplifie également le processus de facturation. En résumé, les logiciels de devis offrent une solution efficace, simple et professionnelle pour la gestion de vos relations clients.
Les 5 erreurs à éviter lors de votre création de vos devis
Appliquer le mauvais taux de TVA : Choisir le mauvais taux de TVA, différent en fonction de vos produits et de votre statut, peut non seulement entraîner une perte de temps, mais peut aussi avoir des conséquences plus graves comme un redressement fiscal.
Erreurs dans les coordonnées du client : des coordonnées erronées peuvent non seulement nuire à votre image professionnelle, mais surtout compliquer le recouvrement en cas d'impayés et affecter votre encours client.
Oublier la mention obligatoire : l'absence de mentions obligatoires sur vos devis peut vous exposer à des risques d'amendes, de contraventions, voire à une annulation de vente.
Estimation inexacte de votre prestation : une évaluation erronée de vos services ou de vos produits peut considérablement réduire votre marge de bénéfice, notamment après la signature du contrat où aucune réclamation n'est possible.
Faire un devis sur Excel : la création de devis sur Excel peut mener à des erreurs et donc vous exposer à des risques de sanctions.
Pour éviter ces erreurs et les sanctions potentielles, qu'elles soient d'ordre juridique ou financière, nous vous conseillons de privilégier l'utilisation de logiciels spécialisés dans la création de devis.
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