Guide pratique sur l'utilisation d'un logiciel de gestion de contrats

- Centralisation sécurisée : regroupez tous vos engagements (fournisseurs, clients, baux) dans un espace unique pour éviter la dispersion des documents.
- Suivi des échéances : paramétrez des alertes automatiques pour ne plus rater les dates de résiliation ou de renouvellement.
- Signature électronique : intégrez des outils de validation en ligne pour accélérer la contractualisation et garantir la valeur juridique des échanges.
- Contrôle des risques : analysez rapidement les clauses clés et maîtrisez votre exposition juridique grâce à une visibilité globale.

Gérer les contrats manuellement est devenu au fil des années un casse-tête pour les ressources humaines, les équipes juridiques et administratives. En effet, avec l'évolution des réglementations contractuelles, il devient de plus en plus urgent pour les entreprises d'opter pour une solution de gestion contractuelle. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrats ou gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ? Quels sont ses avantages ?

Logiciel de gestion de contrats : définition

Une solution de gestion de contrats est un logiciel qui permet de monitorer les contrats automatiquement et d'optimiser la gestion des différents cycles de vie, de la création, au renouvellement ou à l'expiration des contrats. Autrement dit, la supervision du contrat s'étend dès la création du contrat, jusqu'à la fin de vos engagements contractuels. Le logiciel de gestion de contrats s'adresse donc à toutes les entreprises, en particulier les plus importantes en matière d'effectifs.

Pourquoi opter pour une solution de gestion de contrats ?

Les entreprises qui gèrent en moyenne des centaines ou des milliers de contrats ont nécessairement besoin de mettre en place une stratégie efficace de Management de contrat afin de faciliter :

• L'édition des contrats en respectant toutes les réglementations en vigueur
• La négociation des conditions du contrat, en particulier lorsqu'il s'agit de la partie juridique et commerciale
• La signature du contrat sous sa forme numérique
• L'archivage du contrat
• La supervision du dossier dans le but de veiller au respect des obligations contractuelles jusqu'à la fin du contrat

Un logiciel de gestion de contrats est une solution numérique conçue pour automatiser la gestion de vos contrats. Il possède autant d'usages que d'utilisateurs différents, et s'intègre facilement aux systèmes des entreprises quels que soient leurs domaines d'activité. Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats propose de nombreux avantages.

Les avantages d'une solution de gestion de contrats

Gagner en temps et en compétitivité

Les logiciels de gestion sont dotés de plusieurs fonctionnalités permettant d'améliorer considérablement votre temps d'exécution. Parmi ces fonctionnalités, l'on peut citer :

• L'outil de comparaison : permet d'avoir un suivi des modifications ou des annotations effectuées sur un contrat (Word ou PDF)
• Le tableau de bord intuitif : il permet de faire le reporting et le suivi des différents contrats
• Les workflows : c'est un processus de confirmation, avec des validations personnalisées afin d'éviter les retards et les goulots d'étranglement
• La recherche intelligente : grâce à un outil de recherche intelligent, il devient plus simple de trouver une information au sein d'un document

Outil parfait pour votre stratégie de management de contrat

Les clauses d'un contrat peuvent évoluer au fil des années. C'est pourquoi il est important pour l'entreprise de connaître les différentes étapes du cycle de vie d'un contrat. L'objectif est de s'assurer que les conditions sur lesquelles repose le contrat sont respectées, afin de garantir leur application et éventuellement leur modification en cas de besoin.

Un logiciel de gestion de contrat est donc la solution idéale pour superviser toutes les étapes de la relation contractuelle entre une entreprise et ses employés. C'est une solution qui s'adapte aux besoins de tous les acteurs impliqués dans la stratégie de management, et permet à ceux-ci de créer et de gérer les contrats, afin d'éviter les retards et les goulots d'étranglements.

Gagner en productivité et faire des économies

Les entreprises qui utilisent un logiciel de gestion de contrats réduisent de moitié les coûts de création de contrats. En effet, avec la digitalisation du processus de contractualisation, les entreprises évitent les coûts liés au processus de gestion manuelle.

D'autre part, l'automatisation de la gestion des contrats réduit les risques de pertes financières dus aux problèmes de conformités des contrats et aux pénalités liées aux retards. En effet, il est possible de paramétrer des rappels automatiques d'échéances à l'approche d'une date d'expiration ou de renouvellement de contrat.

Baisse des risques financiers et juridiques

Grâce à un logiciel de gestion de contrats, il est désormais possible de structurer, avec des informations fiables, l'ensemble des opérations qui concernent le service juridique. Il garantit également la conformité contractuelle et réglementaire des documents produits et signés tant sur le plan juridique que financier.

La solution de gestion de contrat intègre automatiquement les clauses et conditions spécifiques dans les contrats, et supervise toutes les modifications effectuées. En effet, pour sauvegarder l'intégrité d'un contrat, il est possible de paramétrer des workflows de validation et des alertes en cas de changements dissimulés.

Centraliser et sécuriser les contrats

Un logiciel de gestion de contrats permet aux entreprises d'accéder à l'ensemble des contrats, via une contrathèque.

Centraliser les données est donc un point important, car facilite le suivi des engagements de l'entreprise, et évite toute prise de risque financière. La sécurité fait par ailleurs partie des fonctionnalités les plus importantes de votre solution. Grâce au paramétrage des accès, vous êtes certains de sécuriser les contrats et de protéger votre confidentialité.