Guide : Choisir sa plateforme de facturation électronique ?

Dans les prochaines années, la facture électronique deviendra d’ailleurs obligatoire. De fait, les entreprises devront faire le choix d'une plateforme adaptée à ce nouveau besoin.

Dans ce guide, découvrez nos meilleurs conseils afin de vous aider à comprendre les enjeux de la facturation électronique, à définir vos critères pour choisir une plateforme et à faire sereinement cette transition numérique.

Introduction à la facturation électronique

Qu’est-ce qu’une e-facture (ou e-invoicing) ?

La facturation électronique est un processus par lequel les factures sont créées, envoyées, reçues et stockées sous format électronique.

La e-facture est donc le format dématérialisé et remplace la facture papier traditionnelle. Cela implique alors l'utilisation d'une plateforme de facturation électronique qui a le rôle d'intermédiaire entre le fournisseur du produit ou le prestataire de services et le client.

Pourquoi la facturation électronique est-elle importante ?

La facturation électronique est devenue un élément essentiel dans la gestion financière des entreprises. Elle offre de nombreux avantages tels que la réduction des coûts, l'optimisation des processus, l'amélioration de la traçabilité et la contribution à la protection de l'environnement grâce à la diminution de l’utilisation du papier.

De plus, elle permet d'automatiser et d'optimiser les processus de facturation, mais aussi de garantir la conformité aux réglementations en vigueur. Enfin, elle offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les transactions financières.

L'obligation légale de facturation électronique : qui est concerné ?

Toutes les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille, seront tenues d'émettre et de recevoir des factures sous forme électronique. Cette obligation s'inscrit dans le cadre d'une démarche de modernisation et de dématérialisation des documents échangés.

Comprendre les types de plateformes de facturation électronique

Il existe différents types de plateformes de facturation électronique, chacune offrant des fonctionnalités et des services spécifiques. Il est donc important de bien comprendre ces différences pour choisir la plateforme la mieux adaptée à vos besoins.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme publique déployée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) et régie par l’administration fiscale.

Cette plateforme est gratuite et reprend toutes les fonctionnalités de Chorus Pro, portail dédié aux entreprises qui collaborent avec l’État.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme privée agréée par l'administration fiscale. Pour être certifiées PDP, les éditeurs de logiciels de facturation doivent en faire la demande et déposer un dossier de candidature auprès du service d’immatriculation de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).

PPF et PDP : quelle plateforme choisir ?

Le choix entre PPF et PDP dépend de vos besoins. Le PPF est une solution simple et gratuite, mais offre des fonctionnalités limitées.

Les PDP, bien que payantes pour la plupart MAIS 100% gratuit chez Tiime offrent une gamme plus large de services et peuvent être plus adaptées aux entreprises ayant un volume de factures important ou des besoins spécifiques en gestion.

Les critères à considérer lors du choix d'une plateforme de facturation électronique

Les critères techniques, commerciaux et financiers

Le choix d'une plateforme de facturation électronique doit se baser sur plusieurs critères :

• Les critères techniques : la plateforme doit être en mesure de gérer votre volume de facturation, d'être connectée avec vos systèmes existants et de respecter les normes de sécurité et de confidentialité ;

• Les critères commerciaux : la plateforme choisie doit offrir des services qui répondent à vos besoins spécifiques comme la gestion par application mobile, ou encore la présence d’un support client, etc. ;

• Les critères financiers : le coût de la plateforme doit être en accord avec votre budget.

Importance de l’interopérabilité

L'interopérabilité est la capacité d'une plateforme de facturation électronique à interagir avec d'autres systèmes ou plateformes. C'est un critère important, car il permet d'assurer la fluidité des échanges de factures électroniques entre différents acteurs comme la banque, l’expert-comptable, etc. ainsi que la récupération automatique des documents.

Adaptabilité de la plateforme à votre modèle d'entreprise

Que vous soyez une petite entreprise locale ou une multinationale avec des filiales dans plusieurs pays, la plateforme doit être en mesure de répondre à vos besoins spécifiques quant à la facturation : devises étrangères, TVA, mentions légales spécifiques, etc.

Questions à se poser avant de choisir une plateforme

Avant de choisir une plateforme de facturation électronique, il est important de se poser les bonnes questions :

• Quelles sont les fonctionnalités nécessaires et souhaitables ?

• Quel est le volume mensuel de factures à traiter ?

• Quels sont les outils et processus actuellement en place pour le traitement des factures ?

• Quelle est la part d'effectifs affectée au traitement des factures ?

Les avantages d'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Une PDP offre des services à valeur ajoutée tels que la conversion des factures au format électronique normé, le contrôle de conformité, l’envoi des factures à leur destinataire sans avoir à sortir de la plateforme, l’archivage électronique, ou encore la transmission des données de facturation ("e-reporting") au Portail Public de Facturation (PPF). 

De plus, elle peut contribuer à améliorer l'efficacité et la productivité de votre entreprise en automatisant les processus de facturation grâce à la connexion avec d’autres outils et services.

Comment mettre en place la facture électronique dans votre système d'information ?

L'intégration d'une plateforme de facturation électronique dans votre système d'information nécessite tout d’abord de cartographier vos processus comptables.

Ensuite, avant de souscrire à la plateforme, il est important de demander au service commercial si la solution peut se connecter avec vos outils existants.

Enfin, une fois la solution souscrite, vous pouvez commencer à connecter vos outils avec la plateforme, puis mettre en place des automatisations avec vos processus existants.

Pour bien choisir votre logiciel, regardez notre vidéo sur le sujet :

Anticiper le changement vers la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique est une étape importante qui nécessite une préparation et une anticipation afin d’éviter d’être dans l’urgence avant la date butoir.

Une solution de facturation électronique, telle que Tiime, peut vous aider à améliorer votre productivité au quotidien, mais aussi à répondre aux nouvelles exigences légales de l'administration fiscale.

Le digital étant en changement permanent, il est donc essentiel de choisir un outil évolutif qui pourra s'adapter à tous vos besoins futurs.